учебное пособие по ДОУ. Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями

• Название: Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями
• Анкор: учебное пособие по ДОУ
• Дата: 06.10.2020
• Размер: 1.05 Mb.
• Имя файла: uchebnoe_posobie_po_dou.doc
• Тип: Учебное пособие; #141217
• страница: 16 из 26

	Наименование образовательного учреждения		Диплом, серия, номер	Год окончания
	Квалификация по диплому		Направление или специальность по диплому
			Код по ОКСО
	Наименование образовательного учреждения		Диплом, серия, номер	Год окончания
	Квалификация по диплому		Направление или специальность по диплому
			Код по ОКСО
	Послевузовское профессиональное образование ____________________________________________________________ Код по ОКИН аспирантура, адъюктура, докторантура
Наименование образовательного, научного учреждения		Удостоверение, номер, дата выдачи			Год окончания
		Специальность
		Код по ОКСО
7. Профессия _______________________________________________________________ по ОКПДТР основная _______________________________________________________________ по ОКПДТР другая						Код

8. Стаж работы (по состоянию на «___» __________________ 20___ года):

Общий __________________ дней ________________ месяцев ____________ лет

Непрерывный __________________ дней ________________ месяцев ____________ лет

Дающий право на

надбавку за выслугу лет __________________ дней ________________ месяцев ____________ лет

__________________ дней ________________ месяцев ____________ лет

9. Состояние в браке _________________________________________________ Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3

11. Паспорт: _________________ № ___________________ Дата выдачи «____» ________________________года

Выдан ________________________________________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

12. Адрес места жительства:

По паспорту	Почтовый индекс

Фактический	Почтовый индекс

____________________________________________________________________________
Дата регистрации по указанному месту жительства «____» ________________________________________ года Номер телефона _______________________________

года

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1. Категория запаса _____________________________ 2. Воинское звание _____________________________ 3. Состав (профиль) ____________________________ 4. Полное кодовое обозначение (ВУС) ____________ ______________________________________________ 5. Категория годности к военной службе ___________ ______________________________________________

6. Наименование военного комиссариата по месту жительства ____________________________________ 7. Состоит на воинском учете: ____________________ а) общем (номер команды, партии)________________ ______________________________________________ б) специальном_________________________________ 8. ____________________________________________ отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы _________________________________________________________________________

должность подпись расшифровка подписи

Работник _____________________

подпись

«____» ___________________20____г.

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурное подразделение	Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификация	Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб.	Осно­вание	Подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6

IV. АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)		Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата		Вид повы­шения квали­фикации	Наименование образова­тельного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основание
начала обучения	окончания обучения
				наимено­вание	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата		Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)			Основание
начала перепод-готовки	окончания перепод-готовки
			наимено­вание	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

VII. ПООЩРЕНИЯ И НАГРАДЫ

Наименование награды	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения зара­ботной платы и др.)	Период работы		Количество дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,

на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

XI. Основание увольнения _________________________________________________________________

Дата увольнения «___» _____________________________ 20___ года

Приказ (распоряжение) №. _____________ от «_____» ______________________________ 20___ года

Работник кадровой службы _______________________________________________________

должность подпись расшифровка подписи

Работник ____________________________________

подпись

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документа – фиксация факта создания или получения документа, путем

присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о

документе в регистрационные формы.
Цели регистрации:

• 
  учет документов;
  
• 
  контроль за исполнением;
  
• 
  справочная работа по документам.
  

Главное назначение регистрации документов:

• 
  придание им юридической силы;
  
• 
  подтверждение факта их создания;
  
• 
  подтверждение факта их поступления или отправления;
  
• 
  создание регистрационно-справочного аппарата;
  
• 
  давать количественные характеристики документам.
  

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливает Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел. К инструкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации [Приложение 5], и классификаторы.

Классификаторы информации, используемые при регистрации:

• 
  номенклатура дел;
  
• 
  классификатор корреспондентов;
  
• 
  классификатор структурных подразделений учреждения;
  
• 
  классификатор руководителей и специалистов;
  
• 
  классификатор видов документов;
  
• 
  классификатор вопросов деятельности организации.
  

При регистрации из документа выписывают:

дату поступления; входящий номер; дату и индекс документа (основные поисковые признаки); автора документа; заголовок; резолюцию;

срок исполнения; исполнителя; ход исполнения; номер дела, где хранится документ.

Существует три формы регистрации документов:

• 
  журнальная;
  
• 
  карточная;
  
• 
  автоматизированная.
  

Журнальная форма используется, когда учет документов выступает на первое место и при поступлении незначительного количества документов.

Журнальная форма имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При ведении журнальной формы регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

• 
  входящей корреспонденции;
  
• 
  исходящей корреспонденции;
  
• 
  входящих распорядительных документов от руководства;
  
• 
  входящих телеграмм;
  
• 
  исходящей переписки с руководством и т.д.
  

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Форма журнала регистрации входящих документов

№ входящего документа	Дата	Исходящий номер	Отправитель	Заголовок или краткое содержание	Исполнитель	Подпись исполни-теля
1	2	3	4	5	6	7

Отправляемые документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению.

Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

№ исходящего документа	Дата	Получатель	Краткое содержание	Исполнитель	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Карточная система регистрации наиболее удобна. Форма регистрационно-контрольной карточки может быть определена в самом учреждении (используется формат А5 или А6). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготавливаются с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветовой бланк карточки.
Срок исполнения обводится кружком

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор)
Дата получения	Входящий №	Дата документа	№ документа
Заголовок
Резолюция
Исполнитель (Фамилия и инициалы)

Лицевая сторона

Ход исполнения _______________№ дела

Оборотная сторона
При карточной системе регистрации необходимо иметь достаточное количество РКК на год и ящики для хранения карточек. Контрольно-справочная картотека делится на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

Количество заполняемых РКК на документ определяется учреждением. Как правило, этих карточек заполняется как минимум две.

По мере исполнения документов карточки перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Целесообразно аналогично формировать и машинные базы данных.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляется сведения о структурном подразделении и месте хранения документов, например:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
02-20	06-23	02-14
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОТЕКА

карточки на просроченные документы 01

основной раздел картотеки на исполняемые документы (31 рубрика) 02

документы, исполнение которых намечено на следующий месяц 03

карточки на исполненную документацию 04

Наиболее рациональной является регистрация документов на компьютере. Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

Организация, использующая компьютерную программу по делопроизводству, регистрирует документы на электронных карточках, т.е. карточках которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, процесс ее заполнения такой же, только он осуществляется при помощи клавиатуры.

Разработчиками нормативно-методических документов по ДОУ, после неудачного внедрения единой автоматизированной контрольной системы (в составе УСОРД), признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата документной поисковой системы.