учебное пособие по ДОУ. Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями

• Название: Учебное пособие по дисциплине документационное обеспечение управления с разноуровневыми практическими заданиями
• Анкор: учебное пособие по ДОУ
• Дата: 06.10.2020
• Размер: 1.05 Mb.
• Имя файла: uchebnoe_posobie_po_dou.doc
• Тип: Учебное пособие; #141217
• страница: 19 из 26

Отдельная опись на документы по л/с составляется для удобства поиска.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.


Опись дел постоянного срока хранения:

Наименование учреждения УТВЕРЖДЕНА Протоколом ЭК от 00.00.0000 № ___ О П И С Ь № _____ 00.00.0000 за ________ год
	№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
В опись включено (__) дела с № ___ по № ___ Референт л.п. ИН. Фамилия Итоговую запись к разделу за _______________ года заверяю Председатель ЭК л.п. ИН. Фамилия Генеральный директор л.п. ИН. Фамилия 00.00.0000

После передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с

номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.
Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Название учреждения и его подчиненность Наименование структурного подразделения Д Е Л О № ____ том № ________
(заголовок дела) _____________________ год на _______________лист. Хранить _____________

Оформление обложки дела
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Ответственность за сохранность документов несут:

• 
  руководители структурны подразделений;
  
• 
  работники службы делопроизводства.
  

Дела хранятся:

• 
  в шкафах, на стеллажах (обычные документы);
  
• 
  в сейфах (с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т.п.).
  

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа:

• 
  для удобства поиска необходимого дела;
  
• 
  проверки наличия дел.
  

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятия создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».