БУХ ДЕЛО. Учебное пособие по изучению дисциплины и проведению практических занятий для специалистов и бакалавров экономикоматематического факультета по специальности Бухгалтерский учет, анализ и аудит
 Скачать 0.56 Mb.
|
|
Тема 13. П РАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА БУХГАЛТЕРИИ Существенная роль в укреплении дисциплины труда и полном ис- пользовании рабочего времени принадлежит распорядку дня, режиму ра- боты. Режим работы означает такой распорядок и чередование периодов работы и отдыха, которые не допускают потерь рабочего времени. Общий режим рабочего дня и поведение работников учета подчине- ны правилам внутреннего трудового распорядка предприятий. В правилах внутреннего распорядка обычно предусматриваются на- чало и конец работы и время перерыва. Опыт показывает, что не везде и не всегда такой распорядок обеспечивает правильное использование рабо- чего дня учетных работников. Для учетного аппарата к общим правилам распорядки необходимо предусматривать дополнительные положения, вытекающие из специфики его работы. Для учетных работников, связанных с непосредственным обслужи- ванием представителей поставщиков, покупателей и других организаций, рабочих, служащих, должны быть регламентированы часы приема посети- телей. К этой категории учетных работников относятся бухгалтеры по учету заработной платы, кассиры, бухгалтеры и счетоводы, оформляющие операции по отпуску продукции и материальных ценностей. Для таких работников необходимо делить рабочий день на две части: одна часть, большая, отводится для выполнения работы по обслуживанию посетите- лей, вторая часть, меньшая, используется для обработки документов за день и выполнения учетной работы, не связанной с обслуживанием рабо- чих, служащих и других посетителей. В распорядке дня должна быть предусмотрена сменность работы, особенно в отчетном периоде (отчетный период в данном случае понима- ется как период составления отчетности). Учетная работа, связанная с проверкой и обработкой первичных документов, сосредоточивается в дни отчетного периода. Значительная часть документов сдается материально- ответственными и другими работниками к исходу рабочего дня. Работник 74 учета вынужден переносить обработку документов на следующий день, что удлиняет отчетный период. К таким работам относится обработка сменных рапортов, нарядов за последние 1-2 дня, лимитных карт и требо- ваний на отпуск материалов, инвентаризационных ведомостей незавер- шенного производства, а также работа по подсчету и оформлению журна- лов-ордеров в вечернюю смену. Правильный трудовой режим не допускает нарушений распорядка дня. Борьба за укрепление трудовой дисциплины в учетном аппарате должна быть в центре внимания руководителей и общественных органи- заций, предприятий. Контрольные вопросы и задания 1. Как вы понимаете «Внутренний трудовой распорядок»? 2. С какой целью разрабатывается внутренний трудовой распорядок бухгалтерии? 3. Перечислите особенности свойственные внутреннему трудовому распорядку бухгалтерии? 4. Назовите типы организации работы бухгалтерской службы. 5. Как вы считаете, внутренний трудовой распорядок бухгалтерии является обязательным документом? 6. Кто отвечает за разработку внутреннего трудового распорядка? 7. Назовите меры наказания за нарушения внутреннего трудового распорядка. 75 Тема 14. О РГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА РАБОТНИКА БУХГАЛТЕРИИ Важнейшее значение для лучшего использования работников учета имеет правильная организация рабочего места. Под рабочим местом работника учета подразумевается не только место, занимаемое работником, но и общая обстановка работы учетного аппарата. Организация рабочего места каждого работника учета должна соот- ветствовать характеру возложенной на него работы и обеспечить ему не- обходимые условия для ее выполнения с наименьшей затратой силы и времени. Общими требованиями рабочего места учетного работника являются: • создание таких благоприятных условий, при которых работник в состоянии сосредоточить на выполняемой работе свое внимание; • расположение всех предметов, которыми пользуется работник, должно быть на таком расстоянии и таким образом, чтобы производимая им работа требовала меньшего количества и менее сложных движений; • определение целесообразных и постоянных мест для рабочих и справочных материалов, счетных машин, приборов и приспособлений. Рабочие места должны быть оснащены необходимыми приборами и приспособлениями, применяемыми в процессе работы и способствующи- ми наиболее целесообразному размещению, хранению и использованию этих приборов и приспособлений. Предметы оборудования рабочих мест подразделяются на постоян- ные, которые должны находиться на рабочем месте независимо от выпол- няемой работы, и общего пользования (временные), надобность в которых имеется и у других работников бухгалтерии. К постоянным предметам оборудования учетных работников отно- сятся: папки для входящей и исходящей корреспонденции, ручки, табель- календарь, бланки. Предметами общего пользования считаются общие инструкции, справочники и др. При планировке помещения, отведенного для учетного аппарата, не- 76 обходимо разместить, прежде всего, группы и отдельных работников, об- служивающих рабочих, служащих и других посетителей и выполняющих оперативные функции. Остальных работников лучше всего разместить по ходу операций. Там, где позволяет помещение, лучше всего отказаться от мелких комнат и расположить аппарат в больших комнатах. Планировка рабочих мест должна быть подчинена принципам еди- ного и целесообразного распорядка, всемерного сокращения пути доку- ментооборота, организации наилучшей связи между отделами, а внутри – между работниками. При планировке рабочих мест необходимо обеспечить их нормаль- ным освещением как в дневное, так и в вечернее время работы. Стол, стулья и другая мебель, являющиеся, на первый взгляд, самы- ми обыкновенными предметами обстановки учетного аппарата, играют большую роль в производительности труда работников учета. Мебель должна быть недорогой, конструктивно простой и удобной для работы. Рабочее место нуждается в поддержании строгого порядка и чисто- ты, для этих целей устанавливаются определенные правила. Перед нача- лом работы стол приводится в рабочее состояние. На нем не должно быть лишних предметов. После ухода с работы на столах не должно оставаться ни одной папки. Папки, документы и другие предметы следует перенести в шкафы либо убрать в ящики столов. Бланки и чистую бумагу необходимо хранить в специальных шкафах или на стеллажах, в которых предусматривается достаточное количество полок, причем одни бланки не должны заслоняться другими. В ящиках столов допускается хранить лишь минимальный запас их. Учетный работник, умеющий организовать свою работу и заранее под- готавливающий необходимые ему бланки, документы и другие предметы, несомненно, добьется большей производительности труда, чем другие ра- ботники, необращающие внимания на организацию своего рабочего места. Создание трудовой обстановки включает также мероприятия, обес- печивающие гигиенические и культурные условия работы, в частности устройство освещения, поддержание чистоты и порядка, создание нор- мальной температуры, чистоты воздуха. 77 Осуществление этих мероприятий, связанных с организацией рабочего места, – необходимое условие для нормальной работы учетного аппарата. Контрольные вопросы и задания 1. Что подразумевается по рабочим местом бухгалтера? 2. Перечислите общие требования, предъявляемые к рабочему мес- ту учетного работника. 4. Приведите примеры постоянных предметов оборудования. 5. Приведите примеры предметов оборудования общего пользования. 6. Каких правил и принципов необходимо придерживаться при пла- нировке рабочих мест? 7. Какие требования предъявляются к мебели и рабочему месту учетного работника? 8. Чем объясняется повышенный интерес к организации рабочего места учетного работника? 78 Тема 15. Н ОРМИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ БУХГАЛТЕРИИ Техническое нормирование является основой правильной организа- ции труда и заработной платы. Организация труда требует установления для каждого работника ме- ры труда, определяющей степень его участия в общественном труде. Та- кая мера труда исчисляется в нормах времени, т. е. в величине затрат вре- мени на единицу каждой работы, выполняемой работником. Норма вре- мени соответствует норме выработки, определяющей собой то количест- во натуральных единиц работы, которое должно быть выполнено работ- никами в определенную единицу рабочего времени (в минуту, час, день). Установление норм времени на выполнение учетных работ имеет исключительно большое значение для повышения производительности труда, для установления штатов учетных аппаратов, для организации и планирования учетной работы. Никакие нормы, на каком бы высоком уровне они ни были рассчита- ны, не могут рассматриваться как предел производительности труда. По мере овладения техникой эти нормы должны заменяться новыми с учетом достижения передового опыта и общего уровня техники и культу- ры учетной работы. В практике применяются два метода установления норм: аналитиче- ско-расчетный и опытно-статистический. При аналитическо-расчетном методе пользуются способом норми- рования по элементам, по отдельным составным частям операций. При опытно-статистическом методе применяется способ суммар- ного нормирования, т. е. норма времени устанавливается целиком на все операции, без расчета ее по основным элементам и частям. Опытно-статистические нормы обычно являются заниженными и не мобилизуют работников на более продолжительную работу. Нормы, установленные аналитическо-расчетным методом, являются обоснованными нормами, мобилизующими работников на лучшую работу. Хотя учетный труд существенно отличается от труда производст- 79 венных рабочих, тем не менее, многие учетные работы являются доступ- ными для нормирования. Большинство учетных работ периодически повторяются из месяца в месяц. К таким работам можно отнести: приемку первичных документов, их таксировку и обработку, запись данных из обработанных документов и накопительные, группировочные и другие учетные регистры, заполнение счетов-фактур, платежных поручений и других документов, составление отчетных таблиц. Эти работы в большей части являются работами технического по- рядка и поддаются нормированию. Конечно, есть ряд учетных работ (про- верка документов, контрольные функции, анализ) и оперативных функ- ций, выполняемых учетными работниками (представительство, руково- дство, инструктаж, участие в разработках планов, заданий и др.), которые не допускают распространения на них методов нормирования. Эти осо- бенности должны быть учтены при нормировании учетного труда. Учетный труд основан на регламентированных методах и приемах работы. Учетной практикой выработан ряд определенных технических приемов, которыми работники учета пользуются в своей повседневной деятельности. Учетный труд подразделяется на виды работ, каждая из них состоит из ряда операций. Например, работу по обработке счета-фактуры постав- щика можно расчленить на следующие операции: а) арифметическая про- верка; б) подборка к счету приходных ордеров и актов; в) запись в нако- пительную ведомость или журнал-ордер; г) передача счета-фактуры по принадлежности или для хранения. Работа по выписке приходного кассо- вого ордера может быть расчленена на операции: а) просмотр документа, по которому надлежит выписка ордера; б) заполнение ордера; в) заполне- ние квитанции; г) подшивка документа; д) оформление ордера подписями; е) передача кассиру. Каждая учетная работа является первичным элементом учетного процесса, следовательно, для организации труда и планирования учетной работы нормы времени должны быть установлены отдельно на каждую 80 операцию и всю работу. Но для того чтобы установить эти нормы пра- вильно, т. е. на основе анализа всех факторов, определяющих продолжи- тельность выполнения операций и всей работы, необходимо изучить за- траты рабочего времени. Время рабочего дня подразделяют на время работы и время перерывов. Время работы – время, когда работник производит действия, свя- занные с рабочим процессом, а время перерывов – все ISBN 978-5-9795- перерывы в процессе труда независимо от их причин, кроме не засчиты- ваемых в продолжительность рабочего дня, как, например, время обеден- ного перерыва. Время работы и время перерывов, которое учитывается при расчете норм времени для выполнения отдельных операций всей ра- боты, называется нормируемым временем. При установлении нормы выработки по каждой операции для учет- ной работы должна быть определена свойственная ей единица. Единицей учетной работы по оформлению и обработке одного до- кумента может быть, например, один ордер, один счет, одна ведомость и т. п. При обработке счетов кассира и выписок из счетов банка, а также при обработке документом позаработной плате за единицу принимается обслуживании одного работающего (рабочего, ИТР, служащего и т. д.). Норма времени может устанавливаться на отдельную операцию и суммарно по всей учетной работе в целом, т. е. по всем операциям, вхо- дящим в данную работу. При установлении норм времени необходимо иметь в виду сле- дующие условия, обеспечивающие составление прогрессивных норм: • работа должна выполняться учетным работником, имеющим прак- тические навыки и опыт работы на данном рабочем месте; • учетный работник должен обеспечиваться возложенной на него работой; • труд и рабочее место должны быть рационально организованы без лишних затрат времени и при использовании технических средств в соот- ветствии с наличным парком счетных машин, приборов и приспособлений; • учетный работник должен быть по возможности освобожден от подсобных работ. 81 Нормируемое время в учетной работе подразделяется на оператив- ное время, подготовительно-заключительное время и время перерывов на отдых и личные надобности. К оперативному времени относится время, затрачиваемое работни- ками непосредственно на выполнение учетной и отчетной работы. Опера- тивное время расчленяется на основное и вспомогательное. Основное время представляет собой то время работы, в течение ко- торого непосредственно осуществляется цель учетного процесса: исчис- ление заработка рабочего, ежедневная запись операций в журналы-ордера, накопительные ведомости, лицевые счета и т. п. Сюда же включается вре- мя, используемое на просмотр документов, их проверку и т. п. Вспомогательное время – это время, которое должно затрачиваться на выполнение различных действий, создающих возможность выполнения основной работы. Например, сдача выполненной работы, выдача справок, сортировка и подборка и другие работы настолько значительны по своему объему, что требуется выделение для этого специальных исполнителей, и такие работы будут являться основными. Подготовительно-заключительное время затрачивается работни- ком на уход за рабочим местом на протяжении всего рабочего времени: раскладка на столе папок с документами, обеспечение ручками, каранда- шами, бумагой и т. п. и уборка их в конце работы. В учетной работе подготовительно-заключительное время занимает незначительный вес, примерно до 4-6%, поэтому допустимо объединение вспомогательного и подготовительно-заключительного времени. Обычно это время принято называть временем, затрачиваемым на подсобные и вспомогательные работы. Время перерывов на отдых и личные надобности включает в себя лишь время, регламентированное условиями работы на данном рабочем мес- те, продолжительность которого регулируется правилами внутреннего распо- рядка. Время регламентированного обеденного перерыва не входит в состав рабочего времени, предусмотренного продолжительностью рабочего дня. К ненормируемому времени относится время, затрачиваемое на все 82 виды непредусмотренных работ, возникающих вследствие низкой произво- дительности секретарей, делопроизводителей, курьеров и почтальонов, – это получение писем, исправление текущих ошибок в оформлении офици- альных документов, самостоятельная распечатка документов, заполнение различных бланков, получение необходимых подписей и т. д. Такая допол- нительная работа приводит к потере времени, которую принято называть организационной. Низкая продуктивность работника может быть вызвана нарушением трудовой дисциплины и установленного внутреннего распорядка органи- зации (систематические опоздания на работу, преждевременное окончание рабочего дня, прогулы, время, потраченное на решение проблем личного характера и т. д.). Потери рабочего времени, возникающие вследствие нерегламенти- рованных перерывов, могут быть восполнены путем включения в норму общей выработки подсобно-вспомогательного времени и времени на от- дых. Нормы выработки определяются путем деления продолжительности рабочего дня на норму времени. Например, если норма времени на выпис- ку одного счета-фактуры на компьютере составляет 10 мин, то дневная норма выработки будет равняться 48 счетам-фактурам (480 : 10 = 48). Для установления обоснованных норм на учетные работы необходи- мо проводить систематические наблюдения и изучение затрат времени на рабочем месте. В зависимости от цели наблюдения и техники его проведения разли- чают два основных метода наблюдения: хронометраж и фотография рабо- чего дня. При помощи хронометража измеряется расход времени на выпол- нение отдельных повторяющихся операций для установления их продол- жительности. В процессе хронометража должно быть установлено, из ка- ких элементов состоит хронометрируемая операция или работа, и опреде- лена продолжительность времени на каждый элемент операции и в целом на работу. 83 Помимо основного назначения хронометража как средства получе- ния первичного материала для разработки нормативов времени на отдель- ные элементы основной работы, данные его могут быть использованы и для установления самих норм времени отдельных операций и всей учет- ной работы. Хронометраж является важным условием аналитическо- экспериментального метода нормирования. Фотография рабочего дня представляет собой метод изучения всех без исключения затрат времени на работе. Объектом этого изучения могут быть одно или несколько рабочих мест на протяжении всего рабочего дня. Фотография рабочего дня позволяет установить, как распределяется рабочий день у наблюдаемых учетных работников, какие виды полезного расхода времени и потерь у них имеются, какова их величина, по каким причинам происходят потери времени. Основное назначение фотографии рабочего дня заключается в том, чтобы установить имеющиеся потери времени и их причины, разработать и осуществить технические и организационные мероприятия по устране- нию этих потерь и добиться полного и уплотненного использования рабо- чего дня. Объектами фотографии рабочего дня должны быть как передовики, так и другие работники. Наблюдения за работой передовиков, хорошо владеющих техникой и рационально организующих свой труд, позволяют выявить применяемые последними методы уплотнения рабочего дня за счет передовых, более рациональных приемов и вместе с тем вскрыть по- тери, не зависящие от работника. Наблюдения за другими работниками, выполняющими однородную работу с передовиками, дополнительно вскрывают потери и непроизводительные затраты времени из-за неумения работника рационально организовать свою работу и распланировать свой рабочий день. Результаты фотографии рабочего дня подвергаются анализу, с тем, чтобы установить: • какие потери времени могут быть устранены немедленно, без вся- ких затрат и что для этого нужно сделать; 84 • какие технические и организационные мероприятия надо провести, чтобы ликвидировать остальные потери; • в какой мере можно сократить время, затрачиваемое на подсобные и вспомогательные работы; • какую часть этой работы можно передать менее квалифицирован- ным и менее загруженным учетным и другим работникам, и какие для этого нужны мероприятия. На основании данных анализа и в соответствии с запроектирован- ными организационными и техническими мероприятиями производится проектирование целесообразного и экономического режима рабочего дня. Одним из способов, содействующих разработке нормативов, необ- ходимых для установления штата учетных работников и распределения работы между участниками и отдельными исполнителями, является гра- фик в учете. Он определяет разработку предварительных технических карт и заданий, которые облегчают уточнение комплекса работ для за- грузки каждого исполнителя. При графике изучением времени, необходи- мого на выполнение той или другой операции или работы в целом, зани- маются сами непосредственные исполнители. Этот способ основан на са- мофотографии исполнителем своего рабочего дня, его части и затрат вре- мени на выполнение отдельных операций (работ) и других функций. Самофотографирование производится самим учетным работником. Учетный работник может записывать в карточку наблюдения время, за- траченное на выполнение какой-либо работы, или же только фиксировать потери рабочего времени. Самофотография времени, затрачиваемого на выполнение работы, позволяет установить необходимое на выполнение отдельных учетных операций или на всю работу время. Самофотография потерь рабочего времени производится с целью устранения причин, вызывающих выполнение непредусмотренных работ, простои и перерывы в работе. Длительное изучение этого вопроса показало, что такой способ нор- мирования учетного труда вследствие своей оперативности и доступности 85 и активного участия учетных работников является практически возмож- ным для каждого предприятия. График в учете с применением самофотографии сам по себе заставля- ет каждого исполнителя искать и находить пути и средства, повышающие производительность труда и улучшающие организацию его работы. Работ- ник учета заинтересован в выполнении предусмотренных в его графике ра- бот в установленные сроки с наименьшей затратой усилий и времени. Преимуществами самофотографии учетной работы являются ее массо- вость, возможность в короткий срок определить нагрузку отдельных испол- нителей, установить и устранить недостатки в организации учетного труда. Установление нагрузки для каждого исполнителя путем самофото- графии нельзя смешивать с опытно-статистическим методом. Необходи- мое время, установленное расчетным путем, должно базироваться на ос- нове всестороннего изучения работы каждого конкретного исполнителя, для которого определяется нагрузка. Особенно успешно способ самофотографии используется при регла- ментации учетно-оперативных работ. К ним относятся такие работы, как представительство, руководство, инструктаж, прием посетителей, сверка различных учетных и отчетных данных и т. д. Нормирование труда, затра- чиваемого на подобные работы, методом хронометража оказалось бы слишком сложным. Под воздействием правильной организации труда и самофотографии время, затраченное на выполнение учетно-оперативных функций, примет нормальные размеры. Таким образом, пользуясь различными способами и средствами, ру- ководители учета могут выявить значительные неиспользованные резервы. Важно при этом не пренебрегать часами, даже минутами, из которых в ко- нечном результате складываются дни и недели рабочего времени. |