БУХ ДЕЛО. Учебное пособие по изучению дисциплины и проведению практических занятий для специалистов и бакалавров экономикоматематического факультета по специальности Бухгалтерский учет, анализ и аудит
 Скачать 0.56 Mb.
|
|
Тема 11. П ЛАНИРОВАНИЕ УЧЕТНОЙ РАБОТЫ Задача правильной организации учетной и отчетной работы состоит в том, чтобы создать условия для своевременного учета, контроля и ана- лиза хозяйственной деятельности предприятия, а также для дальнейшего совершенствования учета и сокращения расходов на содержание учетного аппарата. Организация и планирование учета представляет собой важную часть работы каждого учетного аппарата, и являются для него руководя- щим началом в деле правильной постановки учета. Основными предпосылками рациональной организации бухгал- терского учета являются: • изучение специфики функционирования организации; • изучение законоположений и инструкций и других регламенти- рующих документов по учету и отчетности; • установление наиболее рациональных взаимоотношений произ- 59 водственных участков организации с ее бухгалтерией; • определение характера и объема бухгалтерской информации; • рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата. При изучении специфики функционирования организации необ- ходимо установить ее организационно-правовую форму, организацион- ную структуру и структуру управления, определить наличие видов произ- водств, видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразделений и их территориальное расположение. Изучению подлежат также организационно-технологические особенности и системы методов управления видами деятельности организации. Все эти аспекты оказыва- ют существенное влияние на организацию и построение учетного процес- са, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических аспектов бухгалтерского учета при разработ- ке и принятии учетной политики организации. Например, знание организационной структуры, структуры вспомога- тельных, основных и обслуживающих производств предопределяет воз- можность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных ра- бот. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельно- сти использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т. д. Организация и планирование учетной работы требуют также изуче- ния плана предприятия, конкретных условий и характера работы его цехов и отделов, хозяйственных связей, материальной базы, особенностей тех- нологии и организации производства. Изучаются номенклатура изделий, объем их производства, а также лимиты и нормативы по численности и фонду заработной платы работающих по категориям, сметы затрат на производство, общепроизводственных, общехозяйственных и других рас- ходов и т. д. Без изучения планапредприятия и плановых заданий цехам и условий их выполнения невозможно правильно организовать оформление 60 документов, их отражение в учете и контроль за выполнением плана, за- тратами на производство, соблюдением смет, лимитов и нормативов. Изучение условий работы отделов управления предприятия позволит установить взаимоотношения этих отделов с учетным аппаратом, объем учетных и отчетных данных, необходимых для оперативного руководства работой предприятия, его цехов, правильно организовать документацию и документооборот и определить объем учетных и отчетных работ. Наряду с этим совершенно необходимо изучить организацию снабже- ния и сбытовой деятельности, в частности работу складов и кладовых, связи с поставщиками и покупателями. Без этого нельзя организовать учет мате- риалов, готовой продукции и контроль за их движением и сохранностью. Предварительное изучение этих вопросов не только обеспечит пра- вильную организацию учета и контроля хозяйственной деятельности предприятия и его звеньев, но и будет способствовать полной увязке бух- галтерского учета с оперативно-статистическим учетом и устранению дублирования и параллелизма в учетной и отчетной работе. При организации учета важным условием являются знание работ- никами бухгалтерской службы законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в РФ. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) органи- зации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рацио- нально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хо- зяйственные операции. При организации бухгалтерского учета необходимо установить наи- более рациональное взаимоотношение производственных подразделе- ний с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получе- ние необходимой информации для контроля за ходом процессов воспро- изводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов. Для определения объема и характера бухгалтерской информации, необходимо установление направлений и характера учетных работ (опре- 61 деление штата бухгалтерии и распределение работ между отдельными ра- ботниками бухгалтерии). Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организа- ции, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от органи- зации и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др. Рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подлежа- щих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтер- ского учета включает: • план документации и документооборота. Здесь перечисляются документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций, и составляют расчет потребности в бланках. Перечень документов состав- ляется по отдельным участкам работ (по учету материалов, по учету зара- ботной платы и т. д.), который можно представить в следующей форме: Перечень документов № п/п Документы Количество экземпляров Наименование № форм Общее количество Кем используются документы 1 Приходный кассовый ордер ф.КО-1 100 Кассир, гл. бухгалтер Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график доку- ментооборота; • план инвентаризации – определяют порядок, сроки и количество проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации; 62 • план отчетности – определяют калькуляционный период и период определения финансовых результатов, а также формы внутренней и внешней отчетности, сроки их составления и представления. План отчет- ности представляет собой перечень форм государственной и внутриве- домственной отчетности с указанием адресатов, периодичности, способов и сроков представления, а также работников, отвечающих за составление и представление тех или иных форм отчетности; • план технического оформления учета – определяют форму бухгал- терского учета, которая будет применена в данной организации. Здесь да- ют подробную характеристику данной формы учета и приводят последо- вательность выполнения всех, процедур бухгалтерского учета при исполь- зовании выбранной его формы; • план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, опре- деляют должностную характеристику каждому работнику, намечают ме- роприятия по повышению их квалификации, составляют график учетных работ и посещения учебных занятий, семинаров и т. д.; • план (проект) корреспонденции счетов рабочего плана счетов опре- деляют проект корреспонденции счетов бухгалтерского учета по предпола- гаемым хозяйственным операциям; • план проверок и ревизии; • организация бухгалтерского архива. После обработки все доку- менты, учетные регистры и отчеты сдаются для хранения в архив. Архив учетных документов принято делить на текущий и постоянный. В теку- щем архиве хранятся обработанные документы текущего отчетного пе- риода. К ним относятся кассовые отчеты и выписки из счетов банков с до- кументами, сменные рапорты, рабочие наряды, требования, приходные ордера, а также журналы-ордера, ведомости к ним, карточки, книги. По- стоянный архив составляет неотъемлемую часть общего архива предпри- ятия, в котором документы, учетные регистры и отчеты прошлых лет хра- нятся в течение сроков, предусмотрены указаниями архивных органов. 63 Контрольные вопросы и задания 1. Что означает «рациональная организация бухгалтерского учета»? 2. Перечислите основные предпосылки рациональной организации бухгалтерского учета. 3. С какой целью необходимо изучать специфику функционирова- ния организации? 4. Как знание работникамибухгалтерской службы законодательных ак- тов и инструктивных материалов влияет на организацию бухгалтерского учета? 5. Что означает «рациональное взаимоотношение производственных подразделений с бухгалтерией» при организации бухгалтерского учета? 6. Нужно ли при организации бухгалтерского учета определять ха- рактер и объем бухгалтерской информации? 7. Перечислите основные разделы плана организации бухгалтерско- го учета. 64 Тема 12. Р АЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ БУХГАЛТЕРИИ Главной силой в проведении мероприятий, направленных на пре- вращение учета в действенное орудие контроля и управления и его совер- шенствования, являются кадры. Успехи, достигнутые в деле постановки учета и отчетности, в правильной организации учетного труда, в первую очередь обусловлены отношением работников учета к труду и понимани- ем ими целей учета. Учетная работа складывается из разнородных операций и функций, требующих для своего выполнения различной специализации и квалифи- кации работников. Под квалификацией учетных работников понимаются определен- ные специальные знания, умения и навыки, необходимые для выполнения определенной учетной работы по должности. Под квалификацией работ понимается степень сложности и ответствен- ности выполнения учетной работы, свойственной соответствующей должности. Квалификация работников учета и учетных работ служит основой для правильной расстановки работников с учетом уровня их знаний и на- выков, которые должны соответствовать характеру работ, закрепленных за отдельными рабочими местами, и мероприятий по повышению квали- фикации работников. Квалификация работников учета и учетных работ имеет большое значение для правильной организации заработной платы. На предприятиях все учетные работники разделяются по должно- стям: главный (старший) бухгалтер, бухгалтер, счетовод. К работникам, занимающим эти должности, предъявляются определенные требования в отношении их квалификации. Главные бухгалтеры и их заместители должны обладать общеэконо- мической и специальной теоретической подготовкой и достаточным опы- том работы в области учета, контроля и анализа хозяйственной деятельно- сти предприятия, а также хорошо ориентироваться в вопросах организа- ции производства, права и финансов. 65 Старшие бухгалтеры должны обладать общеэкономической и спе- циальной теоретической подготовкой и опытом работы в области учета, контроля и анализа на определенном участке работы предприятия, а также иметь навыки в выполнении технической учетной работы группы главной бухгалтерии. Бухгалтер должен иметь теоретическую подготовку по бухгалтер- скому учету, владеть техникой учета и уметь работать на технических средствах учета. Счетовод должен иметь общую подготовку для выполнения учетных работ по составлению и обработке документов и записи хозяйственных операций в учетные регистры, производить таксировку, подсчеты и т. д., а также уметь работать на компьютере. Этими должностями не ограничиваются штаты учетных работников. На каждом предприятии имеются кассиры, а иногда – помощники бухгал- теров, учетчики. На крупных предприятиях устанавливаются должности бухгалтеров-ревизоров и бухгалтеров-методологов. Требования к помощникам бухгалтеров и учетчикам в отношении знаний и опыта должны быть предъявлены как к счетоводам, а к бухгалте- рам-ревизорам и бухгалтерам-методологам – как к старшим бухгалтерам. Для определения пригодности учетного работника к выполнению возложенных на него обязанностей по занимаемой должности при приеме на работу устанавливается испытательный срок. Успех работы учетного аппарата, прежде всего, зависит от квалифи- кации работников. Поэтому руководитель учета обязан организовать по- вышение и систематический инструктаж учетных работников предприятия. Руководитель учетного аппарата, являясь организатором учета и труда учетных работников, обязан хорошо знать технику работы и все- мерно ее упрощать и совершенствовать, использовать все возможности для систематического роста производительности труда и качества работы учетных работников, для снижения расходов по ведению учета. Расстановка работников учета требует, прежде всего, тщательно продуманного разделения труда, способствующего лучшему использова- 66 нию рабочего времени, росту производительности труда и согласованной, слаженной работе всего учетного аппарата предприятия. Разделение труда состоит в расчленении учетных работ и в их распределении между участ- ками и отдельными исполнителями. Основными условиями правильной расстановки учетных работ- ников по участкам работ являются: • приближение учетных работников к цехам, отделам и другим хо- зяйственным звеньям предприятия с целью основательного изучения осо- бенностей их работы; • обеспечение работнику не только участка работы, соответствующе- го его квалификации и призванию, но и условий дальнейшего роста и де- лового уровня; • эффективное использование рабочего времени каждого работника и повышение производительности его труда. Приближение учетных работников к цехам и отделам создает условия для своевременного выполнения работ по учету и контролю и превращает учет в действенное средство борьбы за повышение экономических показа- телей деятельности предприятий. В этих условиях создаются большие воз- можности для обеспечения руководителей учетными данными, необходи- мыми для руководства работой различных звеньев предприятия. Однако приближение учетных работников к цехам, отделам и хозяй- ственным звеньям предприятий не связано с децентрализацией учета и учетного аппарата. При правильной расстановке учетных работников вполне возможно при централизации учета и учетного аппарата поддер- живать повседневную и тесную связь работников главной бухгалтерии с цехами и отделами и осуществлять учет и контроль их деятельности. Каждому учетному работнику должен отводиться определенный участок работы в соответствии со специальностью, удовлетворяющей требованиям предприятия и в зависимости от подготовки, склонностей и навыков того или другого исполнителя. Такой подход к расстановке работников учета создаст условия для достоверного, научно обоснованного отражения хозяйственной деятель- 67 ности предприятия, составления доброкачественной отчетности и глубо- кого анализа учетных и отчетных данных, а также и для дальнейшего со- вершенствования учета и повышения уровня учетной работы. Каждое предприятие имеет значительные резервы для повышения производительности учетного труда. Не везде еще труд работников учета используется достаточно эффек- тивно. На многих предприятиях квалифицированные руководящие работни- ки выполняют техническую работу (выписка счетов-фактур, запись данных в аналитические счета, составление оборотных ведомостей и т. д.). Немалая часть времени исполнителей тратится на выполнение неучетных работ. Согласованная и слаженная работа учетного аппарата, способст- вующая рациональному использованию рабочего времени и повышению производительности учетного труда отдельного работника и всего учетно- го аппарата, требует целесообразного, тщательно продуманного разделе- ния труда. Разделение учетного трудаможет осуществляться по следующим ос- новным признакам: а) по технической однородности работ (функциональное разделение); б) по обособленности выполнения работ (оперативное разделение); в) по объему работ (смешанное разделение). Разделение труда по технической однородности работ предполага- ет централизованное построение учетного аппарата и выполнение каждым работником технически однородных работ. Например, работа по учету за- работной платы в этом случае должна быть распределена следующим об- разом: один работник принимает и проверяет первичные документы; вто- рой – производит по этим документам исчисление заработка; третий – за- писывает данные из них в накопительные регистры и составляет платеж- ные ведомости и т. д. Схематически разделение труда по учету заработной платы при его делении по технической однородности представляется в следующей схеме (рис. 10). 68 Рис. 10. Схема разделения труда по учету заработной платы Положительной стороной разделения учетного труда по технической однородности работ является сокращение затрат рабочего времени, свя- занных с переходом работника от выполнения одних работ к другим, и наиболее целесообразное использование каждого учетного работника в зависимости от его квалификации. Такое разделение труда позволяет ши- ре использовать компьютерную технику, а также создает условия для нормирования учетного труда. Отрицательными сторонами такого разделения учетного труда яв- ляются: разрыв единого учетного процесса при недостаточной ответст- венности за отдельные его элементы; узкая специализация учетного ра- ботника и ограничение в применении его труда на другой работе. Очень часто такое разделение учетного труда, особенно в напряженные периоды работы, затрудняет свободу маневрирования в использования отдельных работников. В эти периоды работы обычно образуется перегрузка одной части аппарата и недогрузка другой. Разделение учетного труда по признаку обособленности выполне- ния работ предполагает построение учетного аппарата в соответствии со структурой предприятия, при котором весь цикл работы по учету отдель- ных операций совершается и заканчивается в пределах данного рабочего места только одним работником или частью учетного аппарата. Например, 69 по учету труда и заработной платы одним работником она выполняется полностью по одному или нескольким цехам, вторым работником выпол- няется та же работа по другим цехам, третьим – по отделам заводоуправ- ления и т. д. Каждым работником учета в этом случае выполняется следующая работа: • прием и проверка сменных рапортов, нарядов, табелей и других до- кументов; • таксировка и исчисление зарплаты; • запись заработка в накопительную ведомость; • подсчет накопительной ведомости и составление расчетной ведо- мости на заработную плату; • выписка платежных ведомостей на зарплату; • составление бухгалтерских проводок по зарплате. К положительным сторонам разделения учетного труда по обособ- ленности выполнения работ относятся: возможность большого приближения учетного аппарата или отдель- ного работника к учитываемым им оперативным частям и объектам учета; полное представление о ходе учетной работы каждым работником, создающее у него больший интерес к порученным обязанностям, большая возможность временного замещения отсутствующих, одинаковые работы. Кроме того, такое разделение труда создает условия для лучшего выполнения работ, усиливает ответственность за их выполнение и устра- няет обезличку. Отрицательными сторонами этой формы разделения учетного тру- да являются: потребность в работниках более высокой квалификации; ис- пользование квалифицированного работника на технических учетных ра- ботах; сокращение возможностей применения механизации учета. На практике, как первая, так и вторая формы разделения учетного труда в законченном виде встречаются редко. Чаще всего можно встре- тить разделение труда по объему работ (смешанное разделение). Разде- ление труда по объему работ создает условия для полной и равномерной загрузки каждого учетного работника. 70 Объем учетной работы является основным признаком, определяю- щим целесообразные формы разделения труда. Разделение труда между участниками и отдельными исполнителями осуществляется путем закрепления за каждым участком или исполните- лем соответствующего объема работы, определенного круга обязанностей. При расстановке работников по отдельным участкам учетного про- цесса необходимо исходить из принятой формы организации учета и учетного аппарата (централизация или децентрализация). Установление численного состава каждого участка (группы) должно обосновываться на определении объема работы, места и способа ее вы- полнения. Учетная работа каждого участка подлежит распределению между отдельными исполнителями. Рабочий день каждого исполнителя должен быть загружен полно- стью. Если тот или иной исполнитель по своей прямой работе не имеет ежедневной достаточной нагрузки, в его обязанности включается выпол- нение других работ. Тщательное изучение объема работы и времени, не- обходимого дли каждой операции или комплекса работ, позволяет более эффективно использовать рабочее время каждого исполнителя и создает уверенность в возможности выполнения возложенных на него работ. В целях предупреждения срывов в выполнении работ отдельными исполнителями при невыходе на работу устанавливается круг совместите- лей. Совместители выполняют работу в случае болезни, очередного от- пуска или невыхода ни работу в связи с выполнением государственных обязанностей основными исполнителями. Функции отсутствующего исполнителя могут передаваться не одно- му, а нескольким совместителям, за каждым из них закрепляются в зави- симости от трудоемкости и в соответствии с его графиком (заданием) тот или другой участок работы. Это необходимо для того, чтобы передача всей работы одному совместителю не привела к большому напряжению, а, следовательно, и к невыполнению порученных обязанностей. Совмести- тель должен быть связан по работе с отсутствующим исполнителем, знать 71 свои дополнительные обязанности и без затруднения их выполнять. Закрепление, как основной работы, так и работы по совместительст- ву за каждым исполнителем должно способствовать всемерному укрепле- нию ответственности за выполнение порученной работы, ликвидации обезлички, а также создавать условия для проявления инициативы каж- дым исполнителем, для уплотненной равномерной и качественной работы и для накопления необходимых опыта и навыков. При расстановке учетных работников по участкам и распределении работы между ними необходимо, прежде всего, выделить более сложные и квалифицированные работы. На практике довольно часто можно встретить выполнение квалифи- цированными учетными работниками технической работы. Например, на одном предприятии при большом количестве учетных работников замес- титель главного бухгалтера 25% месячного бюджета времени расходовал на записи хозяйственных операций по счетам аналитического учета и со- ставление по ним оборотных ведомостей. На другом предприятии два старших бухгалтера на техническую работу затрачивали до 40% своего месячного бюджета рабочего времени. Пределы целесообразного разделения работ по сложности их выпол- нения зависят от объема этих работ. В небольшом учетном коллективе объем сложных работ может оказаться недостаточным для обеспечения полной загрузки отдельного исполнителя. В этом случае допустимо вы- полнение одним и тем же работником всех видов работ. При большом ко- личестве учетных работников вполне возможно разделение учетных работ по их сложности, а также загрузка ими работников соответствующей ква- лификации. Целесообразная расстановка учетных работников по участкам рабо- ты и правильное разделение их труда должны обеспечить четкую плано- мерную работу учетного аппарата и высокую производительность труда. Правильная организация труда – это, прежде всего, полное и целесо- образное использование рабочего времени. Одной из обязанностей работника учета является соблюдение стро- 72 жайшей дисциплины и эффективное использование рабочего времени. На каждом предприятии должна быть установлена определенная система табельного учета, обеспечивающая контроль своевременности прихода на работу и ухода с нее. Контрольные вопросы и задания 1. Что понимается под квалификацией учетных работников и работ? В чем сходство и различие? 2. Перечислите должности, выделяемые в составе бухгалтерской службе и дайте им краткую характеристику. 3. Назовите основные условия правильной расстановки учетных ра- ботников по участкам работ. 4. Какие основные признаки разделения учетного труда вы знаете? 5. Охарактеризуйте разделение учетного труда по технической од- нородности работ (функциональное разделение)? 6. Каким образом разделен учетный труд по обособленности вы- полнения работ (оперативное разделение)? 7. Что означает «смешанное разделение» учетного труда? 8. Опишите порядок определения совместительства. 9. Основные требования, предъявляемые к рациональной организа- ции бухгалтерского учета. |