БУХ ДЕЛО. Учебное пособие по изучению дисциплины и проведению практических занятий для специалистов и бакалавров экономикоматематического факультета по специальности Бухгалтерский учет, анализ и аудит
 Скачать 0.56 Mb.
|
|
Тема 6. О РГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЫ Рациональная организация бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей орга- низации, и ее количественный состав зависит от размеров организации, видов предпринимательской деятельности, организации и технологии производства, наличия структурных подразделений и их территориально- го расположения, квалификации персонала бухгалтерии. Структура бухгалтерского аппарата зависит от особенностей каждой организации, технологии производства, объема учетной работы, форм учета. В настоящее время сложились три типа структуры аппарата бухгалтерии: • линейная (иерархическая) – все работники бухгалтерии подчинены главному бухгалтеру; • линейно-штабная (вертикальная) – учет ведется в разрезе промежу- точных звеньев (отделов, групп, секторов), возглавляемых старшими бух- галтерами, подчиненными главному бухгалтеру; • комбинированная (функциональная), т. е. выделяются специальные отделы, выполняющие замкнутый цикл работ (самостоятельные балансы). При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Данная структура предусматривает централизацию бухгалтерского учета, которая предполагает обобщение учетных данных в главной бухгалтерии, что по- зволяет рационально организовать труд персонала бухгалтерии. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях (рис. 5) с небольшим учетным аппаратом до 8-10 человек. При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, кото- рый осуществляет руководство бухгалтерией. Руководящий состав в этом аппарате занимает примерно 30%. Структура учетного аппарата этого типа является приемлемой и оправды- 31 вающей себя как в отношении руководства и управления аппаратом, так и в отношении эффективности использования рабочего времени учетных работников. На таких предприятиях на одного работника приходится больше работающих, чем на других предприятиях; удельный вес заработ- ной платы учетных работников этих предприятий в общем фонде зарпла- ты всех работающих занимает примерно 1%. Рис. 5. Линейная структура бухгалтерской службы При линейно-штабной структуре в бухгалтерии создаются про- межуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Персонал бухгалтерии подчиняется непосредст- венно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управле- ния). А старшие бухгалтера подчиняются главному бухгалтеру. В самих бухгалтерских службах могут выделяться следующие груп- пы по участкам учетной работы: • материальная, ведущая учет по МПЗ, их поступлению и выбытию, хранению и использованию; • расчетов по оплате труда, осуществляющая учет расчетов с работ- никами, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т. п.; • производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат, осу- ществляет калькулирование себестоимости продукции и готовит произ- водственный отчет; • учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продук- ции на складах и ее реализацию; • учета капитальных вложений; 32 • общая, ведущая учет по остальным операциям. Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях (рис. 6). Рис. 6. Схема организации бухгалтерского учета по вертикали На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета по основным средствам, денежным средствам, расчетам с поставщиками и подрядчиками (рис. 7). Количество учетных работников может быть также 8-10 человек. Несмотря на небольшой аппарат, он состоит из групп. В таких учетных аппаратах руководящие работники занимают 40-60% всего состава аппа- рата. Производительность труда учетных работников ниже и содержание их обходится дороже, чем в учетных аппаратах первого типа. 33 Рис. 7. Схема линейно-штабной структуры бухгалтерии При комбинированной организации структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, выполняющим замк- нутый цикл работ, кроме того, в ее структуру могут быть включены сек- торы внутреннего аудита, управленческого и налогового учета (рис. 8) или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности (рис. 9). Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных орга- низациях. Количество работников бухгалтерии и число рабочих мест опреде- ляются масштабом организации, количеством одновременно осуществ- ляемых видов предпринимательской деятельности и объемом бухгалтер- ской информации по каждому направлению. Главный бухгалтер Старший бухгалтер группы расчетов по оплате труда Старший бух- галтер матери- альной группы Старший бух- галтер группы расчетов Старший бух- галтер группы производства Кассир Подгруппа расчетов с покупателями и заказчиками Подгруппа расчетов с поставщиками и подрядчиками Подгруппа расчетов с бюджетом 34 Рис. 8. Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по участкам учетной работы Рис. 9. Схема комбинированной организации бухгалтерского учета по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности В организации, осуществляющей предпринимательскую деятель- ность по выпуску продукции или занимающейся торговой деятельностью, 35 бухгалтерской службой должны выполняться операции: 1. Кассовые. 2. Расчеты с работниками по оплате труда. 3. Материально-производственных запасов. 4. Расчеты с поставщиками и подрядчиками. 5. Расчеты с покупателями и заказчиками. 6. Расчеты с бюджетом по налогам и сборам. 7. Учет производственных затрат и издержек обращения (в торговых организациях). Если объем работ на участке является значительным, вместо 1-го ра- бочего места создается группа, в которой заняты от 2 и более работников. Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место бухгалтеру, который будет зани- маться исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для проведения операций с наличной валютой обособленная касса создаваться не может – все операции с наличными деньгами должны про- изводиться в одной кассе. В некоторых крупных организациях (например, в торговых холдин- гах) в штат бухгалтерии вводится должность бухгалтера-ревизора, кото- рый подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может ра- ботать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточ- ной отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и ут- верждение внутреннего распорядительного документа, в котором опреде- ляются объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или группе бухгалтерских работников. При необходимости в штат бухгалтерии может вводится должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимо- действие главного бухгалтера с работниками и группами. Структура бухгалтерии и организация дела в ней должны обеспечи- 36 вать выполнение учетных задач в минимальные сроки и с высоким каче- ством. Выбор лучшей формы организации учета, создание наиболее гиб- кого учетного аппарата без лишних звеньев и надстроек является одной из важнейших задач руководителя предприятия и главного бухгалтера. Одним из основных вопросов организации учета является правиль- ное распределение учетных функций между бухгалтерией предприятия и производственными подразделениями. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов. Не менее важным является увязка и согласованность работы между отдельными группами учетного аппарата и обеспечение соответствующе- го руководства всей учетной работой предприятия. Структура учетного аппарата определяется особенностями отдель- ных предприятий. К вопросам организации учетного аппарата нужно под- ходить обоснованно, изучая характер, содержание, объем и способы рабо- ты по учету и контролю хозяйственной деятельности предприятий. Учетный аппарат должен быть экономичным, минимальным по сво- ей численности и одновременно способным успешно осуществлять стоя- щие перед ним задачи и выполнять свои функции. Таким образом, организация выбирает варианты ведения бухгалтер- ского учета, принимая во внимание специфические особенности деятель- ности организации и других влияющих факторов, а также самостоятельно разрабатывает систему, организационную структуру бухгалтерии. Однако выбор структуры бухгалтерии не является неизменным про- цессом. Систематическая работа по совершенствованию учетных аппара- тов и их структуры, несомненно, поможет повысить производительность учетного труда, эффективно использовать учетных работников, сократить расходы на их содержание. 37 Контрольные вопросы и задания 1. Перечислите факторы и условия, оказывающие влияние на раз- мер и структуру бухгалтерской службы. 2. Перечислите типы организационных структур бухгалтерии, сложившиеся на сегодняшний день. 3. Охарактеризуйте линейную (иерархическую) структуру бухгал- терской службы. 4. Приведите примеры линейной организации бухгалтерской службы. 5. Чем отличается линейно-штабная структура от линейной струк- туры? Охарактеризуйте первую. 6. Для каких предприятий наиболее приемлемо применение ли- нейно-штабной структуры бухгалтерской службы? 7. Какие группы по участкам работы могут быть выделены в ли- нейно-штабной структуре бухгалтерской службе? 8. Приведите примеры линейно-штабной структуры бухгалтерской службы. 9. Как организовано распределение обязанностей при комбиниро- ванной структуре бухгалтерской службы? 10. Приведите пример комбинированной организации бухгалтерии. 11. Перечислите операции, обязательные для выполнения в работе любой бухгалтерской службы. 12. Назовите требования, предъявляемые к бухгалтерской службе. 13. Как вы считаете, может ли организационная структура бухгал- терской службы меняться? 14. В каких случаях может изменяться тип организационной струк- туры бухгалтерской службы? 38 Тема 7. Ф УНКЦИИ И ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЫ Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определенных Законом «О бухгалтерском учете»: 1. ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и других нормативных правовых ак- тов в целях формирования полной и достоверной информации о деятель- ности организации и ее имущественном положении, необходимой внут- ренним пользователям бухгалтерской отчетности; 2. организация документооборота и обмена данными бухгалтерско- го учета и бухгалтерской отчетности с целью обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчет- ности для осуществления предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров действующему законодательству; 3. оперативный и систематический анализ данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с целью выявления внутрихозяйствен- ных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости. Кроме того, в обязанности бухгалтерских служб входит: • контроль за правильным и экономным расходованием денежных средств, материальных и трудовых ресурсов; • обеспечение сохранности денежных средств в процессе их полу- чения, хранения и использования; • контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хра- нения и эксплуатации. • формирование рациональной схемы документооборота со струк- турными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс; • начисление и выплата в установленные сроки оплаты труда работ- никам, проведение расчетов с работниками по иным основаниям; • своевременное проведение расчетов с налоговыми органами; • своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе 39 осуществления предпринимательской деятельности; • участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов ин- вентаризации и отражение их в учете; • проведение инструктажа материально-ответственных лиц по во- просам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении; • широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ; • составление и представление в установленном порядке и в преду- смотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности; • ведение массива нормативных и других документов по вопросам учета и отчетности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб; • хранение документов в соответствии с правилами организации го- сударственного архивного дела. Таким образом, задачами бухгалтерской службы являются: • организация взаимоотношений организации с другими субъекта- ми хозяйствования; • поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных ис- точников финансирования, выбор наиболее оптимального; • своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации; • эффективное использование финансовых ресурсов для достиже- ния стратегических и тактических целей организации; • сохранение и рациональное использование основного и оборот- ного капитала, собственного и заемного капитала; • обеспечение своевременности платежей по обязательствам орга- низации. Конкретной формой реализации задач бухгалтерской службы явля- ется разработка учетной политики, элементами которой являются сле- дующие виды политики: • финансовая; 40 • кредитная; • управления денежными потоками; • амортизационная; • формирования доходов и расходов; Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета: • самостоятельно устанавливает организационную форму бухгал- терской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяй- ствования; • определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтер- ского учета, а также технологию обработки учетной информации; • разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетно- сти и контроля; • формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам. Деятельность бухгалтерской службы организации осуществляется на основании самых разнообразных документов: организационных, распоря- дительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным за- коном «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными документа- ми, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной до- кументации на основании организационных и распорядительных доку- ментов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализи- рованных документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности. Контрольные вопросы и задания 1. Перечислите задачи, стоящие перед бухгалтерской службой предприятия. 2. Какие обязанности возложены на бухгалтерскую службу? 3. Назовите границы самостоятельности бухгалтерской службы. 41 Раздел 3. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО АППАРАТА Тема 8. П ОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается Положение о бухгалтерии. Положение о бухгалтерии представляет собой локальный норматив- ный акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и орга- низация бухгалтерской службы, права и обязанности счетных работников. Данный документ относится к унифицированной системе организа- ционно-распорядительной документации; его форма имеет четко установ- ленную структуру и форму. Положения оформляются на общем бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: • наименование организации; • название вида документа («Положение»); • дата и место составления; • заголовок к тексту (наименование структурного подразделения); • гриф утверждения; • текст Положения должен содержать обязательные разделы; • подпись руководителя структурного подразделения, для которого предназначено Положение; • визы согласования. Положение о бухгалтерии включает 8 разделов. В разделе «Общие положения» указываются название подразделе- ния (бухгалтерии), его место в организационной структуре организации, в чьем подчинении находится, кто им руководит, а также указывается поря- док назначения на должность руководителя бухгалтерии, освобождения его от занимаемой должности, замещения в случае отсутствия (отпуск, болезнь, командировка). Перечисляются нормативные инструктивно- методические материалы, которыми бухгалтерия руководствуется в своей 42 деятельности, могут быть включены квалификационные требования к ру- ководителю бухгалтерии. Раздел «Основные задачи» содержит формулировку цели и задач осуществления бухгалтерского учета на предприятии. Раздел «Структура» посвящен описанию структуры бухгалтерии и распределению обязанностей между его работниками. Раздел «Функции» содержит перечисление функций, реализуемых в деятельности бухгалтерии. Раскрываются предположительно возлагаемые на бухгалтерскую службу по ведению бухгалтерского учета функции: ор- ганизационная, методологическая, аналитическая, учетная, контрольная, расчетная, отчетная, исполнительская, архивная. В целях распределения всего объема работ между сотрудниками бухгалтерии функции должны быть четко определены. На основании перечисленных функций разраба- тываются должностные инструкции работников бухгалтерии. Здесь же указывается степень самостоятельности бухгалтерии в решении конкрет- ных вопросов. В разделе «Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделе- ниями организации» определяются взаимосвязи бухгалтерии в ходе осу- ществления своей деятельности. Указывается наименование документа- ции, которой обмениваются подразделения, ее периодичность. В этом раз- деле приводится перечень подразделений, которые представляют инфор- мацию бухгалтерии, а также подразделения, которые получают информа- цию от нее, т. е. с которыми бухгалтерия взаимодействует: • все структурные подразделения – по вопросам бухгалтерского учета; • юридическая служба – по правовым вопросам, связанным с подго- товкой документов; • кадровая служба – по вопросам подбора кадров для бухгалтерии, расчета заработной платы персонала в соответствии с приказами о зачис- лении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении в органи- зации и т. д.; 43 • секретариат – по вопросам, связанным с предоставлением справок, сведений, сводок по запросам руководства, а также с представлением от- четов о результатах финансово-хозяйственной деятельности. В этом же разделе отражаются внешние связи: • с налоговыми, статистическими и социальными органами – пред- ставление соответствующей отчетности; • с банковскими структурами – осуществление расчетов с помощью документов, оформляемых в бухгалтерии. В разделе «Права» дается перечень прав, которыми наделены руко- водитель и другие должностные лица бухгалтерии в соответствии с уста- новленным разделением труда. Очень важно отразить соответствие прав законодательству, постановлениям Правительства РФ, а также докумен- там, регулирующим деятельность организации. В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность руководителя бухгалтерии за выполнение возложенных на подразделение задач, правильность применения тех или иных инструкций, рациональную организацию труда сотрудников бухгалтерии, состояние трудовой дисци- плины и работу с кадрами. В разделе «Организация работы» оговаривается порядок работы бухгалтерии, включая правила внутреннего распорядка работы бухгалте- рии, порядок ее реорганизации и ликвидации. В тех случаях, когда орга- низация попадает в число субъектов, подлежащих обязательному аудиту, в данный раздел вносится соответствующая информация. Таким образом, Положение о бухгалтерии – многопрофильный до- кумент, четко регламентирующий порядок ее работы. От тщательности и детализации его разработки зависит эффективность системы бухгалтер- ского учета в организации. Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером, согла- совывается с заинтересованными должностными лицами (например, с юридическим отделом) и утверждается руководителем организации. Срок действия утвержденного положения о бухгалтерии не ограни- 44 чен. Но его содержание может быть изменено после реорганизации орга- низации, после переименования или изменения структуры бухгалтерии. После внесения изменений в положение о бухгалтерии оно должно быть вновь утверждено приказом руководителя организации. Контрольные вопросы и задания 1. Дайте определение Положения о бухгалтерии. 2. Какие задачи позволяет реализовать Положение о бухгалтерии? 3. Как оформляется Положение о бухгалтерии? 4. Перечислите основные реквизиты Положения о бухгалтерии. 5. Назовите основные разделы текста Положения. 6. Кратко охарактеризуйте основные разделы Положения о бухгалтерии. 7. Кто отвечает за разработку Положения о бухгалтерии? 8. Имеет ли юридическую силу Положение о бухгалтерии не утвер- жденное руководителем предприятия? Как оформляется гриф утверждения? 9. Каков срок действия Положения о бухгалтерии? 10. В каких случаях возможно изменение содержания Положения о бухгалтерии? |