Проектный мененджмент. Уч_пособие__Проектн_менеджмент. Учебное пособие Проектный менеджмент базовый курс Попова Инна Викторовна Владивосток 2015 удк 658
 Скачать 0.62 Mb.
|
4.5 Практическое задание к кейсу по теме 4Практическое задание выполняется по кейсу «Проект рекультивации карьера», расположенному в Приложении А. Задание: В ходе реализации проекта произошли следующие непредвиденные изменения: 1) в период с 20 сентября по 04 октября 2008 года двое рабочих находились на больничном; 2) для выполнения работы 2.1. «Освобождение производственной площадки цеха по переработке рыбы» для освобождения площадки по факту было привлечено 10 рабочих и 2 автомобиля; 3) для посадки лесополос по факту было привлечено 15 работников. В соответствии с изменившимися условиями производительности труда необходимо пересчитать сроки и стоимость работ по соответствующим этапам (таблица 4). Таблица 4. Структура разбиения работ по проекту рекультивации карьера
Рассчитайте отклонение по расписанию (в днях и в %) и отклонение по затратам (в руб. и в %) с учетом изменившихся обстоятельств. Тема 5. Управление ресурсами проекта5.1 КонспектРесурсы проекта и управление имиУправление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью. В принципе понятие «ресурс» в методологии управления проектом трактуется широко — все, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки, ограничения), информация, знания и технологии, — это взаимосвязанные ресурсы проекта. И основная задача управления этими ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата с запланированными показателями. В данной главе рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов: 1) материально-технические, т.е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности», или технологические ресурсы, т.е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.; 2) трудовые, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами, например, строители, водители машин, монтажники оборудования и пр. Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на этапе технико-экономического обоснования, прединвестиционной фазе при оценке инвестиций затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения. На рисунке 5.1 представлена структура материально-технического обеспечения проектов.  Рисунок 5.1. Структура материально-технического обеспечения проекта Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение и управление запасами ресурсов. Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рисунке 5.2.  Рисунок 5.2. Модель управления ресурсами проекта Закупки ресурсов — центральный элемент системы управления ими. Приведем основные понятия. Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта. Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта — подсистема управления проектами, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг от внешних организаций — поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов. Управление поставками выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки. Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками. Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности. Список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов. Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок. Оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов, которое производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования. Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график, основываются на стандартных формах отчетности. Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает: разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта; разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей; контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий. Ресурсы являются обеспечивающими компонентами работ по проекту, включающими исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом, а методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами. Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта: 1) ресурсное планирование при ограничении по времени; 2) планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта. В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами — к организации их закупок и поставок. Управление закупкамиОсновная задача в период проектно-закупочной фазы — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом. Этот процесс можно разделить на две части: 1) закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; 2) поставки на место производства работ. Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам: 1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; 2) планирование и организация процесса закупок; 3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками; 4) предварительный отбор участников торгов; 5) подготовка документов для торгов; 6) проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; 7) размещение заказа, включая переговоры о поставках; 8) контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; 9) разрешение конфликтов; 10) взаиморасчеты; 11) найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов; 12) планирование поставок; 13) организация бухгалтерского учета; 14) доставка, приемка и хранение товара; 15) учет и контроль доставки. Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки — подрядчик. Различают следующие организационные формы закупок: прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок. Между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов; посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, которое берет на себя обязательство обеспечить проект необходимыми ресурсами; биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, или от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок. Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при проведении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внешнеторговой деятельностью, разрешаются в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ. Укажем основные требования к закупкам и поставкам, характерные для рыночной экономики: закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации; графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз; план должен охватывать весь проект в целом; выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов; в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке. Выбор поставщиков происходит на основе изучения так называемых квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов. Требования к порядку размещения заказов таковы: совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования. Контроль за поставками: осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок; организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности. Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе). Управление поставкамиСистема обеспечения проекта ресурсами должна: гарантировать устойчивое обеспечение сырьем, материалами, комплектующими в объемах и ассортименте, диктуемых потребителями проекта; создавать материальные условия для постепенной диверсификации номенклатуры продукции; обеспечить своевременный переход к выпуску новых, конкурентоспособных на мировом и российском рынках видов продукции; способствовать снижению материалоемкости производства, в том числе за счет применения новых технологий и материалов, сокращению уровня материальных запасов и транспортно-заготовительных затрат; обеспечить поставку ресурсов в соответствии с проектной документацией и технологией реализации проекта. В современных условиях договор поставки товаров (контракт) — основополагающий документ, регламентирующий сроки, объемы и условия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом. На этапе планирования разрабатываются графики потребности и поставок материально-технических ресурсов, которые являются основой для заключения договоров на поставку ресурсов. Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы: календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах (сетевые графики, циклограмма); календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций; договоры и спецификации; нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому; информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов. На основании календарной заявки-графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность — основа для разработки квартальных заказов для проекта. На стадии разработки проекта (планирования) создается модель технологической комплектации. В состав планов проекта входит определенная унифицированная нормативно-технологическая документация (УНТД) — комплекс документов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производственного потребления, в контейнерах и пакетах, непосредственно в рабочую зону проекта. Виды запасовВопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов, что нужно закупить, следуют новые вопросы: сколько приобрести (какими объемами и с какой частотой поставок), а в соответствии с этим определяется, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде некоторого запаса с целью минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса. В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемые параметры при решении этой задачи — объемы запасов; частота, сроки и объемы их пополнения (поставок); степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса. Точка заказа, или пороговый запас, — минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ. Страховой (резервный) запас — минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета, при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность (критичность) ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр. Понятие «запасы» относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают: товароматериальные запасы (сырье и материалы); незавершенное производство; готовую продукцию на складе. Под управлением запасами понимается контроль за их состоянием и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта. Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами — обеспечение бесперебойного снабжения процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и с запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов. Целесообразное и эффективное управление запасами позволяет: уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов; свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые, по сути, замораживают денежные средства; снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по проекту; снизить затраты на хранение товароматериальных запасов. Размеры запасов по каждому виду ресурсов определяются их спецификой, колебаниями в поставках, важностью для работ по проекту. Предусматривается минимально необходимый резервный, или страховой, размер запаса, который никогда не расходуется. Необходимость планирования запасов зависит от той роли, которую они играют в распределении ресурсов по работам проекта. Каждый из видов запасов выполняет определенные функции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов. Транзитные запасы. Предполагается, что определенные ресурсы в дальнейшем будут транспортированы на небольшие расстояния. Для снижения транзитных запасов применяют различные способы (местные поставщики, формирование мелких партий ресурсов и т.п.). Линейные запасы (запасы в пути). Формируются товарами, находящимися в процессе перевозки (перемещения) от поставщиков к потребителям или производства. Размер линейных запасов определяется временем перевозки, расстоянием, на которое перевозятся грузы, характером хозяйственных связей между поставщиками и потребителями, числом звеньев товародвижения в процессе обращения и т.д. Размер запасов зависит в основном от времени перевозки. Так, например, когда товар перегружают с одного вида транспорта на другой, обладающий большей скоростью (воздушный транспорт вместо морского), средний размер линейных запасов сокращается наполовину. Резервирование ресурсов в виде запаса. Такие запасы формируются для снижения рисков снабжения. Способы снижения рисков включают использование местных источников, сокращение времени поставок, затрат на содержание запасов и пр. Оптимизация резервов запасов должна учитывать также возможность повышения цен на ресурсы. Запасы, создаваемые в связи с ожиданием определенных событий. Отличаются от резервных запасов тем, что будущие потребности известны и события определены (например, сезонный завоз ресурсов в северные районы или объявленное повышение цен). Иногда этот тип запасов называют предупредительные запасы, которые образуют, чтобы избежать предсказуемых колебаний в поставках, производстве или вывозе (Закуплено дополнительное сырье, поскольку ожидается рост цен или предвидится забастовка со стороны поставщика. Или создание сезонных запасов для удовлетворения ожидаемого пика спроса (рождественские украшения, детские подарки)). Серийные запасы образуются вследствие округления в сторону большего, чем заказано, количества ресурсов. В таком случае средний размер серийных запасов равен половине размера серии (Поставщик предоставляет только кратное количество сырья, или склад обеспечивает производство только полными коробками винтов, а не поштучно.). Циклические запасы. Образуются вследствие производства или ввоза товаров через определенные промежутки времени. Причина образования циклических запасов — непостоянное наполнение. Если при серийных запасах ограничителем является количественный аспект, то при циклических — временной (Транспорт, обеспечивающий вывоз партии товаров от поставщика, прибывает каждую первую неделю месяца или каждую пятницу; при этом за один подвоз потребность в определенном виде товаров на всю следующую неделю обеспечивается полностью.). Запасы безопасности. Создаются, чтобы избежать возможной неуверенности, связанной с гарантированностью подвоза, производства и вывоза продукции. Чем больше неуверенность и чем длиннее период реакции на заказ, тем выше должен быть уровень необходимых запасов безопасности. Существующие статистические методы позволяют определить оптимальный уровень запасов безопасности (Чтобы быть независимым от надежности поставщика, на складе потребителя создаются небольшие запасы, которые имеются всегда «под рукой». Их размер зависит от степени надежности поставок и качества поставляемого товара.). Оптимизация размера запасовНаличие запасов определяет эффективность управления материально-техническим обеспечением проекта. Положительные аспекты наличия большого объема запасов — высокий уровень обслуживания. Появляется возможность избежать ряда проблем, влияющих на эффективность проекта. Отрицательные аспекты наличия большого объема запасов — увеличение периода движения ресурсов и омертвление капитала, вложенного в них. Теоретически должен поддерживаться как можно более низкий уровень запасов ресурсов определенной номенклатуры при условии сохранения высокого уровня обслуживания и оптимального времени поставок с учетом множества дополнительных условий. Система управления запасами решает следующие основные задачи: контроль и учет уровня запасов; определение размера резервного запаса для каждого ресурса, необходимого для непрерывного обеспечения работ проекта; расчет оптимального размера заказа ресурса; определение интервала времени между заказами. Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете их наличия и отслеживании момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов. Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-метод — способ учета и контроля за состоянием запасов, заключающийся в разбиении номенклатуры ресурсов на три подмножества — А, В и С. Метод АВС-контроля товароматериальных запасов базируется на разделении запасов сырья и материалов на три категории по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости: 1) категория А включает ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного детального учета и контроля (возможно, ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа; 2) категория В составлена из тех видов товароматериальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для этой категории ресурсов, как и для категории А, используют методики определения оптимального размера заказа; 3) категория С включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве. Из АВС-метода вытекает, в частности, правило 20/80. Установлено, что в большинстве случаев 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов (подмножество А), 20% стоимости — соответственно 25% наименований (подмножество В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С). Во многих случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80% стоимости запасов. Оптимизация размера заказа. Наиболее распространенным инструментом в управлении запасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа. Причина популярности этой модели — простота математического аппарата и хорошие результаты ее практического использования. Задача управления запасами сведена к определению объема заказа (Q) и частоты выполнения заказов (T) за планируемый промежуток времени, что в свою очередь рассчитывается посредством балансирования между затратами, связанными с выполнением одного заказа (O), и затратами на хранение единицы запасов (C). Размер заказа следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение. В наиболее простом варианте модели величина заказа Q и период между поставками T принимаются постоянными величинами. Введенное в модель дополнительное ограничение по единовременной поставке новой партии в момент завершения запасов предыдущей позволяет утверждать, что средний объем хранящихся на складе материалов равен Q, деленному пополам. Соответственно издержки хранения запасов за период между двумя поставками равны произведению затрат хранения единицы материала на средний объем запасов: Z1 = C × Q : 2. Для расчета затрат на выполнение заказа к условию неизменной величины заказа прибавляется предположение о его постоянной стоимости, поэтому затраты по заказу определяются как произведение затрат на один заказ O и количество заказов за отчетный период (S : Q) Z2 = S × O : Q, где S — потребность в материалах или готовой продукции за отчетный период; Q — объем заказа; O — затраты, связанные с выполнением одного заказа. Оптимальный размер заказа получается при минимальных суммарных издержках по управлению запасами. Z = Z1 + Z2 ⇒ Min. Приравнивая первую производную от функции суммарных затрат к нулю, находим непосредственное значение оптимального размера заказа DZ : dQ = C : 2 — (S × O) : Q2 = 0. Таким образом, оптимальный размер заказа определяется:  Другие показатели, необходимые для оптимизации размера запасов, рассмотрены в таблице 5.1. Таблица 5.1. Параметры системы управления запасами
Анализ примеров расчетов показывает: что резервный запас зависит от времени возможной задержки поставки и не зависит от времени поставки; пороговый запас существенно зависит от суммарного времени поставки и возможной задержки поставки; издержки на содержание резервного запаса зависят от возможной задержки поставки. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
