Проектный мененджмент. Уч_пособие__Проектн_менеджмент. Учебное пособие Проектный менеджмент базовый курс Попова Инна Викторовна Владивосток 2015 удк 658

• Название: Учебное пособие Проектный менеджмент базовый курс Попова Инна Викторовна Владивосток 2015 удк 658
• Анкор: Проектный мененджмент
• Дата: 06.10.2022
• Размер: 0.62 Mb.
• Имя файла: Уч_пособие__Проектн_менеджмент.docx
• Тип: Учебное пособие; #718855
• страница: 9 из 17

Тема 4. Управление работами по проекту

4.1 Конспект

Взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ

Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (заданный) интервал времени (к определенному сроку). Работа наследует основные черты проекта — сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т.д. — и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Объем работы относится к важнейшим ее характеристикам и может выражаться в разных величинах: трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д. Если объем работы выражается в ее продолжительности, то выделяются сроки начала работы (раннее начало и позднее начало) и сроки окончания работы (раннее окончание и позднее окончание). Точные значения сроков начала и окончания работ определяются при расчете расписания. Кроме того, работа обычно имеет планируемые стоимость и потребность в ресурсах.

Планируемая потребность в ресурсах определяется на основании того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Источником информации для этого могут служить нормативные показатели, СРР, содержание работ, цели проекта.

Планируемая стоимость работ в общем случае определяется на основании планируемой потребности в ресурсах, необходимых для ее выполнения, и стоимости единицы ресурса. Возможны ситуации, когда нецелесообразно или трудно оценивать потребность в конкретных ресурсах на работу (административные работы, услуги и т.д.). В этом случае планируемая стоимость определяется либо по нормативам на данные виды работ, либо на основании заключенных договоров, либо в результате экспертных оценок и предыдущего опыта.

Продолжительность работы, планируемые потребность в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: изменение одного из них приведет к изменению остальных. Определение работ включает идентификацию и документальное оформление действий, которые должны быть осуществлены для достижения целей проекта.

Объем является одной из важнейших характеристик работ проекта и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для определения трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д.

Продолжительность проекта и составляющих его работ, с одной стороны, ограничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, установленной либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями, например, выходом конкретного продукта на рынок. С другой стороны, продолжительность работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения:



где Т – продолжительность;

V – объем работ;

Q- производительность.

В общем случае объем работы является величиной фиксированной, и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей производительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время использования которого непосредственно влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве сначала определяют продолжительность механизированных работ, ритм которых задает все построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его выполнения, именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат можно добиться оптимального срока завершения проекта, поэтому на этапах инициации и разработки графика необходимо учесть следующее:

• 
  можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирования?
  
• 
  стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах?
  
• 
  правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта?
  

Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов).

Косвенные затраты связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта. Сокращение его продолжительности выразится в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, с обязательствами по субдоговорам. Они могут относиться к пакетам работ и отдельным работам. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны, но как только появляются ограничения, возникает необходимость сокращения длительности. Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому если необходимо сократить сроки реализации проекта при минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех критических работ, стоимость которых сравнительно мало зависит от продолжительности либо является наименьшей при одинаковых сроках сокращения длительности.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительность), ресурсы и затраты как основные элементы управления проекта взаимозависимы — изменения в одном из них приводят к изменениям в других.

Методы управления содержанием работ

Под содержанием понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. Для эффективного управления содержанием необходимо определить:

• 
  работы, которые необходимо выполнить;
  
• 
  последовательность работ;
  
• 
  продолжительность работ;
  
• 
  потребность в ресурсах и стоимость работ.
  

В любом случае описание/определение работ и ресурсов для их выполнения — важный этап при управлении содержанием работ.

Определение работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в СРР. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.

Инструментарий для определения работ включает:

• 
  декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и управляемые компоненты. основная разница между применением декомпозиции в данном случае и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей;
  
• 
  список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта. Список работ для элемента СРР из текущего проекта может быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.
  

Результатом определения работ являются:

• 
  список работ, включающий все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, которые не требуются для реализации содержания проекта;
  
• 
  дополнительные детали для списка работ, например, ограничения, которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;
  
• 
  модернизация структур разбиения видов деятельности. При использовании СРР для определения работ команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей.
  

Планирование (описание) ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы. Планирование потребности в ресурсах может осуществляться на основании:

• 
  определения содержания проекта;
  
• 
  разработки СРР;
  
• 
  опыта ранее реализованных проектов;
  
• 
  нормативной или проектной документации;
  
• 
  описания существующих в организации запасов ресурсов. Описание включает определение потенциально имеющихся ресурсов, которые будут учитываться при планировании ресурсов;
  
• 
  политики в отношении набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т.д.
  

Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами. Возможны ситуации, когда ресурсы, назначаемые на конкретную работу, — основной фактор, определяющий сроки ее начала и окончания. В этом случае составляются собственные ресурсные календари, согласно которым осуществляется выполнение работы. При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени (например, для работника это 8 человеко-часов в день). Максимальный предел потребления характеризует то количество использования ресурса в единицу времени, которое при дополнительных затратах может быть обеспечено (10—12 человеко-часов в день).

При анализе профилей использования ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняемые работы используют один и тот же ресурс.

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов используются методы выравнивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в их использовании и устанавливает уровень использования ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты.

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

• 
  нормальное — работы планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;
  
• 
  разбиение — работа развивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо требуемое количество ресурса;
  
• 
  растяжение — уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;
  
• 
  сжатие — в случае избытка ресурса — уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.
  

Структура и объемы работ

Под структурой работы подразумеваются компоненты или параметры, определяющие ее характеристики в проекте. Они имеют следующий состав:

• 
  идентификатор — уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте;
  
• 
  описание — краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме (графике) проекта. Обычно описывает суть работы;
  
• 
  исходная длительность (продолжительность). Оценка времени (в часах, днях, неделях, месяцах, годах), требуемого для выполнения работы с учетом ее характера и необходимых ресурсов.
  

На оценку продолжительности работ оказывают влияние ограничения по времени, предположения, потребности в трудовых ресурсах, их квалификация и опыт выполнения предыдущих проектов (фрагменты проектов).

Основными методами для оценки продолжительности работ являются:

• 
  экспертная оценка;
  
• 
  оценка по аналогам, называемая также оценкой «сверху вниз». Она подразумевает использование истинной продолжительности, имевшей место ранее работы в качестве базы для оценки продолжительности похожей работы в будущем. Этот метод часто используется при оценке продолжительности проекта при ограниченном объеме детальной информации, например, на ранних стадиях. Данная оценка наиболее надежна, когда проекты однотипны и лица, осуществляющие оценку, имеет необходимый опыт;
  
• 
  имитация (моделирование). Имитация представляет собой расчет продолжительности при различных наборах предположений. Наиболее распространен анализ Монте-Карло, в котором распределение возможных результатов определяется для каждой работы и используется в качестве расчета распределения возможных результатов для проекта в целом;
  
• 
  процент выполнения — доля завершенной части работы в процентах;
  
• 
  оставшаяся длительность для выполняемых работ. Рассчитывается либо исходя из процента выполнения, либо путем оценки;
  
• 
  календарь — список рабочих и нерабочих периодов, принятый для выполнения работы в проекте;
  
• 
  ранние начало и окончание, поздние начало и окончание;
  
• 
  резервы времени — свободный и полный. Свободный резерв определяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя раннего начала всех последующих работ. Полный резерв определяет время, на которое может быть задержано выполнение работы без изменения продолжительности или:
  
• 
  сроков окончания всего проекта. Определяется как разность между поздним и ранним сроками окончания работы;
  
• 
  фактические начало и окончание — фактические даты начала и окончания отдельной работы;
  
• 
  предшествующая работа — работа, от которой зависят сроки выполнения данной работы, являющаяся технологически (логически) предшествующей ей;
  
• 
  последующая работа — работа, сроки выполнения которой зависят от выполнения данной работы, технологически (логически) следующей за данной.
  

Основные методы для определения последовательности работ:

• 
  ограничения — характеризуют внешние или внутренние условия по отношению к работам проекта, влияющие на сроки их выполнения. Например, отчитаться о финансовой деятельности предприятия нужно не позднее заранее известной даты и т.д.;
  
• 
  код СРР — код, определяющий, к какому пакету работ в рамках СРР принадлежит данная работа;
  
• 
  ресурсы — оборудование, материалы, людские ресурсы, необходимые для выполнения работ;
  
• 
  затраты/бюджет — выраженные в денежных измерителях затраты на выполнение работ.
  

Формы контроля производительности труда

Производительность представляет собой отношение между количеством продукции, произведенной данной организационной системой, и количеством затрат, использованных в той же организационной системе для выпуска этой продукции (энергия — газ, электричество и т.п.; труд — прямые затраты и накладные расходы; материалы; капитал — земля, оборудование и т.п.):



Производительность труда — плодотворность, продуктивность производственной деятельности людей, т.е. способность конкретного труда создавать в единицу рабочего времени определенное количество продукции.

Управление производительностью включает следующие процессы:

• 
  измерение и оценку производительности;
  
• 
  планирование контроля и повышения производительности на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки;
  
• 
  осуществление мер контроля и повышения производительности;
  
• 
  измерение и оценку воздействия этих мер.
  

В качестве примера для разъяснения терминов, применяемых при управлении производительностью труда, может служить использование хронометражных карт (время как признак) для измерения затрат труда (переменная затрат) на различные работы (процесс или преобразование). Эти работы можно измерить в отношении качества, своевременности и т.д. (все это признаки). В результате выполнения работ получается продукция (переменная продукция), которая в свою очередь поддается измерению в отношении количества, качества, своевременности и совокупных издержек.

Формы контроля производительности тесно связаны с методами ее измерения. Измерение производительности — отбор физических, временных и иных показателей для оценки затрат и конечной продукции и вычисление количественного отношения между ними. Компоненты исчисления и повышения производительности, а так же планирования представляют собой элементы обратной связи.

В процессе управления производительностью обратная связь используется по крайней мере два раза. Во-первых, в результате оценки системы измерения может быть модифицирована сама система — возможно, измерения производятся некорректно или же неудовлетворителен состав показателей. Во-вторых, оценка системы измерения может стимулировать планирование производительности. Другими словами, результаты оценки способны побудить руководство предусмотреть и осуществить мероприятия по повышению производительности.

Существуют две основные группы измерителей производительности:

• 
  статистические коэффициенты производительности. Это измеритель продукции, деленный на измеритель затрат за определенный период времени;
  
• 
  динамические индексы производительности. Это статистический коэффициент производительности за определенный период, деленный на аналогичный коэффициент за некий предшествующий период. Получается безразмерный коэффициент, характеризующий динамику производительности.
  

Внутри каждой группы имеются три типа измерителей производительности. Каждый из измерителей характеризует отношение продукции к затратам, но отличаются они тем, сколько элементов затрат учитывается:

1) частный фактор — один элемент затрат (труд, материалы и т.п.);

2) многофакторный измеритель — учитывается несколько элементов затрат;

3) совокупный фактор — учитываются все элементы затрат.

Производительность труда измеряется тремя методами: стоимостным, натуральным, нормативным.

Наиболее распространен стоимостной метод, при котором количество продукции учитывается по сметной стоимости или договорной цене. Уровень производительности труда при этом характеризуется сметной стоимостью работ, приходящихся на одного рабочего.

Натуральный метод производительности труда позволяет определять выработку рабочих по профессиям в натуральных показателях по видам работ (в кубических метрах кирпичной кладки) либо в целом в единицах измерения конечного продукта, приходящегося на одного работающего (в километрах трубопровода). По видам работ натуральный показатель (выработку рабочего в натуральных показателях) можно определить, как отношение объема отдельного вида работ в натуральном измерении (в кубических метрах, километрах) к численности рабочих по данному виду работ. Натуральная выработка — наиболее объективный и достоверный показатель производительности труда. Показатели выработки в натуральных измерителях позволяют определять и сравнивать производительность труда отдельных рабочих, планировать их численность, профессиональный и квалификационный состав.

Нормативный метод измерения производительности труда показывает соотношение фактических затрат труда на определенный объем работ с затратами труда, полагающимися по норме. Нормативный показатель представляет собой отношение трудоемкости работ по норме (человеко-дни) к фактической трудоемкости работ (человеко-дни). Показатель трудоемкости не подвержен влиянию посторонних для каждого конкретного процесса факторов, поэтому фактическая трудоемкость работ более правильно характеризует уровень и динамику производительности труда, чем показатель стоимостной выработки.