Книга. Управленческий учет
 Скачать 8.24 Mb.
|
|
1.2. Сравнительная характеристика управленческого и финансового учета Поскольку и управленческий и финансовый учет являются подсистемами бухгалтерского учета, данным видам учета присущи общие черты. Во-первых, целью ведения и управленческого учета, и финансового учета является предоставление информации, т. е. оба вида учета являются информационными системами. Во-вторых, и управленческий учет, и финансовый учет основаны на одних и тех же первичных данных, но по-разному их обрабатывают и представляют различную итоговую информацию в зависимости от целей пользователей этой информации. Оба вида учета имеют единые процедуры документального оформления хозяйственных операций и их стоимостной оценки. В-третьих, и в управленческом, и в финансовом учете применяется учет затрат и калькулирование себестоимости. Однако в финансовом учете исчисляется себестоимость продукции и ее видов в целом по организации, а в управленческом учете себестоимость может быть рассчитана по отдельным производствам, центрам ответственности, направлениям продаж и т.п. Себестоимость, исчисленная по данным финансового учета, используется, в основном, для составления финансовой (бухгалтерской) отчетности: для оценки запасов в балансовом отчете и себестоимости продаж в отчете о прибылях и убытках. В рамках управленческого учета возможно исчисление различных видов себестоимости (полной, сокращенной, маржинальной, нормативной, в соответствии с функциональным методом учета затрат, методом «стандарт-кост» и др.), которые используются для конфиденциальной информации для конкретных управленческих задач. Финансовый и управленческий учет также имеют отличительные черты. Во-первых, хотя оба вида учета являются информационными системами, их цели несколько отличаются. Целью финансового учета является предоставление информации для составления внешней финансовой отчетности, осуществления контроля за целесообразностью и законностью хозяйственных операций, предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации. Целью управленческого учета является предоставление информации для осуществления управления, планирования, контроля, анализа и оценки. Во-вторых, объектом финансового учета является организации в целом, а управленческий учет предоставляет информацию по организации в целом, по структурным подразделениям, по видам деятельности. В-третьих, информация, подготовленная в рамках финансового учета, предназначена, в основном, для внешних пользователей, которые подразделяются на пользователей с прямым финансовым интересом (поставщики, покупатели, кредитные учреждения и др.) и на пользователей с косвенным финансовым интересом (различные государственные органы, общественные организации, аудиторские компании и др.). Управленческий учет предоставляет информацию, в основном, руководителям разного уровня и специалистам организации, которые являются внутренними пользователями. В-четвертых, финансовая отчетность доступна для всех пользователей. Кредитные и страховые организации, биржи инвестиционные фонды, открытые акционерные общества и ряд других организаций обязаны публиковать финансовую (бухгалтерскую) отчетность. Управленческая отчетность является коммерческой тайной. В то же время следует отметить, что налоговые, финансовые органы, государственные внебюджетные фонды, аудиторские компании, на условиях соблюдения конфиденциальности, имеют право получать внутреннюю учетную информацию организации, необходимую для проверки правильности расчета и уплаты налогов. В-пятых, ведение финансового учета является обязательным для каждой организации (в России – на основании Федерального закона о бухгалтерском учете). Ведение управленческого учета не обязательно и определяется решением руководства организации. В-шестых, финансовый учет осуществляется в соответствии со стандартами, общепринятыми принципами, нормативными положениями, правилами (в России устанавливаются законодательно). Управленческий учет ведется по правилам, определяемым руководством организации. В-седьмых, в финансовом учете информация предоставляется за прошедший период (месяц, квартал, девять месяцев и год). В управленческом учете информация предоставляется за прошлый, настоящий и будущий периоды. В-восьмых, в финансовом учете информация предоставляется по уже свершившимся, документально подтвержденным операциям. В управленческом учете возможны приблизительные оценки, что влияет на степень точности информации по сравнению с финансовым учетом. В-девятых, финансовый учет характеризуется периодичностью составления отчетности, которая предоставляется раз в год, квартал и месяц. Отчеты по управленческому учету могут составляться за меньшие сроки - ежемесячно, еженедельно, ежедневно, но строгой периодичности при этом не существует. В-десятых, в финансовом учете предусматривается более длительные сроки для составления отчетности по окончании отчетного периода, чем в управленческом учете. Это связано с тем, что финансовая отчетность подлежит аудиторской проверке, аудиторами, что требует дополнительное время. В-одиннадцатых, в финансовом учете применяются денежные, натуральные и трудовые измерители, причем денежный измеритель является основным. В управленческом учете, помимо указанных измерителей, применяется также различные специфические измерители, например, "будущий" рубль в процессе планирования. В-двенадцатых, ответственность за неправильное ведение финансового учета и несвоевременное представление финансовой отчетности предусмотрена законодательно. За ошибки в управленческом учета законодательная ответственность не предусмотрена. 1.3. Взаимосвязь управленческого и финансового учета В настоящее время можно выделить различные практики взаимосвязи финансового и управленческого учета. Для российского учета, уходящего корнями в советскую бухгалтерскую школу, где подразделение бухгалтерского учета на финансовый и управленческий четко не зафиксировано, характерен калькуляционный вариант. Операции управленческого учета отражаются в общей системе бухгалтерских записей на соответствующих синтетических счетах (основное производство, вспомогательное производство и др.), которые условно считаются относящимися к управленческому учету. Разграничение данных бухгалтерского (финансового) учета и управленческого учета может осуществляться на уровне аналитического учета. В российской учетной практике в настоящее время исчисляются два вида фактической себестоимости – полная и сокращенная. При калькулировании полной себестоимости в течение отчетного периода прямые затраты собираются по дебету калькуляционных счетов «Основное производство» и «Вспомогательные производства», а косвенные – по дебету собирательно-распределительных счетов «Общепроизводственные расходы» и «Общехозяйственные расходы». В конце отчетного периода расходы, собранные на счетах косвенных расходов, в полной сумме списываются в дебет калькуляционных счетов с одновременным распределением между объектами калькуляции. В результате происходит закрытие собирательно-распределительных счетов, а на счетах основного и вспомогательного производства формируется полная фактическая себестоимость продукции. На себестоимость продаж без распределения между объектами калькуляции списываются только расходы на продажу (коммерческие расходы). При исчислении сокращенной себестоимости общехозяйственные расходы могут не включаться с себестоимость объектов калькуляции, а в качестве условно-постоянных списываться в дебет счета «Продажи». Если готовая продукция в текущем учете учитывается по плановой (нормативной) себестоимости, то ее выпуск может отражаться с использованием одноименного счета «Выпуск продукции», ведение которого носит рекомендательный характер. В течение отчетного периода при выпуске продукции в учете делаются записи по кредиту счета «Выпуск продукции» и дебету счетов «Готовая продукция» или «Продажи» (если выполнены работы или оказаны услуги) на сумму плановой (нормативной) себестоимости. В конце отчетного периода после оценки незавершенного производства рассчитывается фактическая себестоимость готовой продукции, которая отражается по кредиту счета «Основное производство» и дебету счета «Выпуск продукции». Таким образом, и по дебету, и по кредиту счета «Выпуск продукции» фиксируется тот же объем продукции, но в разной оценке. Сопоставлением оборотов выявляются отклонения, которые списываются со счета дополнительной или сторнировочной записями. В западном учете, где существует реальное выделение подсистем управленческого и финансового учета, различают автономную и интегрированную системы управленческого учета. Автономная система предполагает наличие двух обособленных учетных подсистем управленческого и финансового учета, каждая из которых ведется по собственному плану счетов и, в основном, в отдельных компьютерных модулях. Учет затрат в разрезе экономических элементов и доходов по видам деятельности ведется в финансовом учете, а учет затрат в разрезе статей калькуляции и доходов по видам произведенной продукции – в управленческом учете. При таком варианте обеспечивается сохранение коммерческой тайны о наиболее важных показателях финансово-хозяйственной деятельности организации. Существуют две разновидности автономной системы. При «полной» автономии взаимосвязь между финансовым и управленческим учетом осуществляется оперативным путем, то есть вне системы счетов бухгалтерского учета. При «обычной» автономии связь происходит при помощи парных контрольных счетов с одним и тем же названием. Чтобы применять автономные системы в российском учете, в едином плане счетов можно использовать для управленческого учета свободные коды с целью получения данных о производственных затратах по экономическим элементам. Проблема формирования такой информации существует, поскольку в действующем плане счетов получение такой информации не предусмотрено. При интегрированной системе управленческий учет ведется совместно с финансовым учетом по единому плану счетов, в котором для управленческого учета выделяются специальные разделы, и в единой информационной системе. Для связи управленческого и финансового учета служат контрольные счета (счета доходов и расходов в финансовом учете), которые либо имеют прямую корреспонденцию со счетами управленческого учета, либо передают данные через временные передаточные счета. Для применения такого варианта в российской практике необходим интегрированный план счетов, в котором обеспечена возможности детализации данных для управленческого учета. Истоки отличий в способах организации управленческого учета (автономная или интегрированная система) и взаимовлияния финансового и управленческого учета лежат в институциональном контексте мировой учетной практики. Как к началу ХХ века утрата релевантности информации финансового учета для целей управления предприятием (ограничения калькуляционного учета в годы промышленной революции) послужила сигналом к развитию управленческого учета, так и потеря релевантности информации управленческого учета к 1980-м годам стимулировала появление в нем принципиально новых методов. Полемика о релевантности информации управленческого учета часто ассоциируется с именами американских ученых Роберта Каплана (Robert Kaplan) и Томаса Джонсона (Thomas Johnson), которые являются авторами известной работы «Утрата релевантности: подъем и упадок управленческого учета» (Johnson H.T., Kaplan R.S. Relevance lost: the Rise and Fall of Management Accounting // MA, Boston: Harvard Business School Press, 1987), опубликованной в 1987 году. В этой работе авторы указывают на обременительное влияние финансового учета на управленческий учет в период, начиная с 1920-х и заканчивая 1980-ми годами. Доминирующее положение финансового учета, как в образовании, так и в практической деятельности, препятствовало динамичной перестройке системы управленческого учета в соответствии с реалиями современной окружающей среды. Попытки изменить управленческий учет должны принимать во внимание институциональный контекст, в котором ведется управленческий учет. Авторы пересмотрели также исторический аспект управленческого учета. Хотя официальное признание управленческого учета произошло в 1972 году, когда американская ассоциация бухгалтеров разработала программу подготовки специалистов по управленческому учету, авторы нашли, что управленческий учет уходит корнями в середину девятнадцатого века. Уже в 1920-х годах успели сформироваться зрелые традиции управленческого учета, отделившие его от финансового учета и ставшие основой зарождения эффективного управления затратами, административного контроля и управления производительностью. Эволюцию взаимосвязи управленческого и финансового учета проходила на протяжении последних ста лет. Прежде всего, отметим, что системы учета затрат в организациях предназначены для выполнения трех основных функций. Во-первых, для целей формирования финансовой отчетности производственных предприятий в каждом отчетном периоде должны определяются затраты, связанные с производством продукции, которые затем распределяются между себестоимостью проданной продукции в отчете о прибылях и убытках и стоимостью запасов в балансовом отчете. Во-вторых, системы учета затрат должны обеспечивать обратную связь с персоналом организации относительно эффективности производственного процесса и контроля затрат. И, в-третьих, представляемая системой учета затрат информация должна быть подходящей для оценки затрат по видам деятельности, продуктам, услугам, потребителям. Две последние функции требуются для внутрифирменного управления организацией. Многие компании пытались соединить все функции в единой системе учета затрат, однако до недавнего времени такие попытки не давали желаемого результата, и только развитие интегрированных систем учета затрат сделало данное объединение возможным. Робин Купер (Robin Cooper) и Каплан в своей книге «Конструирование систем управленческого учета» (Cooper R.,Kaplan R. The Design of Cost Management Systems. Text and Cases // New Jersey, Upper Saddle River: A Simon & Schuster Company, 1999) отмечали, что развитие систем управленческого учета прошло четыре стадии. На первой стадии системы учета затрат в должной мере не удовлетворяли даже требованиям финансовой отчетности. Они имели множество недостатков, которые происходили от слабого внутреннего контроля за учетом операций, которые или не учитывались вовсе или учитывались с ошибками. Такие системы могли возникать в недавно созданных компаниях, еще не имевших времени или возможностей наладить более качественный учет. Или они могли присутствовать в достаточно зрелых компаниях, которые в течение длительного времени не меняли свои, уже устаревшие, учетные системы. Данные системы не в состоянии адекватно выполнять ни одну из трех основных функций. Тем не менее, являясь единственным механизмом учета и осуществления хозяйственных операций, они не могут быть ликвидированы сразу. Системы учета затрат первой стадии были характерны для многих российских организаций в 1990-х годах. Помимо отсутствия возможностей, а нередко и желания, создать качественную учетную систему, на данный процесс существенно влияло и отсутствие достаточного количества квалифицированных бухгалтерских кадров. Функционирование систем учета затрат второй стадии вызвано необходимостью подготовки финансовой отчетности. Фактически на данной стадии управленческий учет является вспомогательным процессом сбора и обработки информации для основного процесса – формирования финансовой отчетности. Составленные отчеты соответствуют национальным стандартам финансовой отчетности и требованиям регулирующих и налоговых органов, а также аудита и внутреннего контроля. Однако, системы учета затрат второй стадии, достаточно широко используются и в настоящее время, имеют существенные недостатки. Самым уязвимым местом этих систем считается соотнесение производственных накладных расходов с заказами и видами продукции. Многие компании, осознавая произвольный характер распределения таких расходов при исчислении полной себестоимости, и намереваясь облегчить процесс принятия управленческих решений, перешли на систему сокращенной себестоимости. Так, в 1930-х годах в США появилась калькуляция себестоимости по прямым затратам («direct costing») и калькуляция по переменным затратам («variable costing»). Тогда же многими компаниями стала активно применяться разработанная в США система учета нормативных затрат «стандарт-кост». Важной частью системы «стандарт-кост» является анализ отклонений, в котором выявленные отклонения раскладываются на различные составляющие (отклонение объема производства, отклонение по цене на материалы, отклонения по производительности труда и др.). Это делается для понимания того, почему фактические затраты отличаются от запланированных, и принять надлежащие меры по исправлению ситуации. Однако в условиях новой конкурентной среды требуется самая точная и своевременная информация для того, чтобы сделать производственный процесс более эффективным и направленным на потребителя, а данные анализа отклонений нередко поступают слишком поздно, чтобы можно было быстро и действенно отреагировать на возникшие проблемы. В отношении выполнения функции оценки, обеспечивающей достоверность учета и отчетности, системы учета затрат второй стадии также оказались не очень успешными. Доминирование финансового учета и отчетности повлекло за собой оценку объектов бухгалтерского учета по исторической стоимости, а значит, и калькуляционный подход к формированию бухгалтерской информации на основе исчисления полной себестоимости. Данный подход весьма характерен для российской учетной практики, где, несмотря на существование целого ряда иных методов оценки, например, метода справедливой стоимости (fair value), примерно соответствующей восстановительной стоимости в отечественном учете, применяется оценка по фактической себестоимости. Таким образом, системы учета затрат второй стадии выполняют первую функцию (составление финансовой отчетности), но должным образом не соответствуют двум другим (оценка и обратная связь). На третьей стадии происходит развитие обособленных систем, ориентированных на потребителя и отвечающих требованиям управления. Третья стадия включает: (1) системы учета затрат второй стадии, используемые для подготовки внешней финансовой отчетности; (2) систему функционального метода учета затрат, которая оперирует данными как «официальных» финансовых систем, так и других информационных и операционных систем для целей стратегического управления затратами; (3) операционные системы обратной связи, которые обеспечивают персонал своевременной, точной информацией, как финансовой, так и нефинансовой, относительно эффективности, качества и циклах бизнес-процессов. После публикации в 1987 году Джонсона и Каплана с критикой релевантности традиционного управленческого учета для принятия управленческих решений, управленческий учет вошел в новую фазу своего развития, в которой стали пересматриваться традиционные и возникать новые методы управленческого учета. На первом этапе наиболее успешным оказался функциональный метод учета затрат, который был разработан Капланом совместно со своим коллегой Робином Купером в 1980-е годы. Изначально данный метод был представлен в качестве средства более точного подсчета себестоимости продукции. Второй этап совершенствования управленческого учета был отмечен появлением универсальных подходов, направленных на повышение роли учета в процессе стратегического управления. В начале 1990-х годов Каплан и Купер трансформировали функциональный метод учета затрат в более обширную теорию, также основанную на видах деятельности, которая получила название функционального менеджмента. Новый подход концентрировался не на точном определении себестоимости продукции, а на увеличении ее потребительской стоимости. Четвертая стадия характеризуется появлением интегрированных систем управленческого и финансового учета. На данной стадии две предыдущие системы – система управленческого учета и система оценки деятельности, развивающиеся на третьей стадии (функциональный метод учета затрат и обратная связь), объединяются и вместе обеспечивают основу для подготовки внешней финансовой отчетности. Такая интеграция может быть выполнена с применением систем планирования ресурсов предприятия (Enterprise resources planning systems или ERP), которая объединяет и координирует все основные предпринимательские функции: покупку, производство, маркетинг, логистику, исполнение заказов, а также вспомогательные услуги, такие как человеческие ресурсы и бухгалтерский учет. Концепция ERP была предложена в 1990-х годах и представляет собой компьютерную систему управления предприятием, объединяющую все его ресурсы. Система ERP содержит данные, поступающие из различных служб организации, в реальном времени, что является огромным изменением по сравнению с привычной практикой подготовки отчетов бухгалтерской службой, которая ранее осуществлялась ежегодно, ежеквартально или ежемесячно. Таким образом, мы видим, что взаимосвязь управленческого и финансового учета развивалось на протяжении длительного времени, где имело место и доминирование финансового учета над управленческим учетом, и их интеграция. И все же остается вопрос, имеет ли значение, что управленческий учет существует как независимая профессия, а не находится под контролем финансового учета? Вопрос вызывает особую озабоченность, поскольку движение реформ, начатое Капланом, прошло полный круг. В ранних работах отмечалась необходимость отделения систем учета управленческого учета от систем финансового учета, но в большинстве последних работ была подчеркнута необходимость интегрировать информационные системы путем создания систем планирования ресурсов предприятия4. 1.4. Управленческий учет как информационная система Управление современной компанией, которое характеризуется наличием дорогостоящих технологий, сложными организационными структурами, глобализацией экономики, превратилось в сложный процесс, требующий от руководителей знаний, навыков и организаторских способностей. Процесс управления представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций – планирование, организацию, мотивацию и контроль. Для успешного осуществления указанных функций необходима адекватная информационная поддержка, поэтому организации создают управленческую информационную систему, составной частью которого является система управленческого учета. Планирование – одна из важнейших функций управления, предшествующая выполнению всех других функций. Именно на стадии планирования формулируются цели и задачи организации, пути и методы их достижения, а также определяются необходимые для этого средства. Компания должна оценить свои сильные и слабые стороны, состояние институциональной среды. Бухгалтерский учет и планирование тесно связаны между собой - учетные данные принимаются в качестве базы для планирования. Еще в советской, а сейчас и в российской практике методология планирования и методология бухгалтерского учета на предприятии достаточно увязаны между собой. Так, в 1970 г. были разработаны «Основные положения по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях» (утверждены Госпланом СССР, Госкомцен СССР, Минфином СССР, ЦСУ СССР 20.07.1970 г.), в настоящее время издаются отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции. Классификации затрат, приведенные в данных инструкциях, применяются как в планировании, так и в учете. Более того, в соответствии с международной практикой, сметное планирование или бюджетирование является одним из направлений управленческого учета. Организация как функция управления представляет собой вид деятельности людей, направленный на создание собственно управленческой структуры фирмы. Если во время планирования цели фирмы ставятся, то функция организации должна создать условия для достижения поставленных целей. Для обеспечения эффективности организационной структуры фирмы необходимо, чтобы все, кто принимает решения на каждом уровне управления, должны быть всегда осведомлены о той организационной политике, в рамках которой они должны строить свою деятельность, и с помощью которой эта деятельность должна координироваться. Этот критерий требует построения внутрифирменной системы связи с соответствующей обратной связью. Организационная структура должна быть построена так, чтобы обеспечить как вертикальные, так и горизонтальные каналы взаимного понимания между высшими руководителями и работниками самого низкого звена. В организационной структуре управления фирмой важное место занимает бухгалтерская служба, которая непосредственно занимается организацией учетного процесса и управленческого учета, как его органической составляющей. При учреждении бухгалтерской службы руководитель должен создать условия для надлежащей организации учетного процесса, предполагающей, прежде всего, выявление особенностей предприятия, его организационной структуры, взаимосвязи отдельных подразделений, их территориальное местоположение и т.п. Учетный процесс – это весьма сложный процесс, состоящий из четырех основных видов (стадий) работ: первичный учет, текущий учет, итоговый учет и использование учетной информации в анализе финансово-хозяйственной деятельности организации. Каждая стадия подразделяется на фазы, а фазы – на отдельные учетные операции, которые представляют собой определенные действия с данными или информацией с целью получения учетных показателей, как итоговых, так и промежуточных. На первой стадии (первичный учет) осуществляется текущее наблюдение, сбор, измерение и регистрация хозяйственных операций. Эти составляющие учетного процесса тесно связаны между собой и в совокупности представляют собой документирование операций. Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственных операций и права на их совершение. Поэтому обязательным условием правильной постановки учетного процесса является оформление документами каждой хозяйственной операции. Данные первичных документов являются основой учетного процесса, связывая воедино все его стадии. От качества документов зависит качество всего учетного процесса. На второй стадии учетного процесса (текущий учет) содержащаяся в первичных документах информация обрабатывается в соответствующих учетных регистрах. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Записи в учетные регистры зависят от применяемой формы учета. Формы бухгалтерского учета – это определенная система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записей в них. Формы бухгалтерского учета непрерывно развиваются вместе с совершенствованием техники и организации учета. Наиболее применяемыми в российской учетной практике в настоящее время являются журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная форма учета для субъектов малого предпринимательства. На третьей стадии учетного процесса итоговая информация по данным синтетического и аналитического учета из учетных регистров переносится в формы бухгалтерской отчетности. В соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете, бухгалтерская отчетность – это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. Бухгалтерскую отчетность можно подразделить на индивидуальную бухгалтерскую отчетность, консолидированную финансовую отчетность и управленческую отчетность. Наконец, четвертой стадией учетного процесса является использование учетной информации в анализе финансово-хозяйственной деятельности организации. Так, для подготовки пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчетности бухгалтерской службе необходимо выполнить серьезный анализ деятельности организации. Необходимо раскрыть динамику важнейших экономических и финансовых показателей деятельности организации за ряд лет, планируемое развитие организации, предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения, политику в отношении заемных средств, управления рисками и др. Дополнительная информация при необходимости может быть представлена в виде аналитических таблиц, графиков и диаграмм. Технология любого информационного процесса, а учетный процесс представляет собой его разновидность, содержит такие элементы, как характеристика данных, носители данных и информации, движение носителей и обеспечение процесса. Эти элементы образуют объекты организации учетного процесса, причем независимо от техники учета, ведется ли учет вручную, с применением компьютерных технологий или комбинированным способом. Таким образом, объектами организации учетного процесса являются учетные номенклатуры (характеристика данных), документы (носители данных и информации), документооборот и документопотоки (движение носителей), техническая оснащенность (обеспечение процесса). Исходным объектом организации учетного процесса является учетная номенклатура. В бухгалтерском учете под учетной номенклатурой понимают перечень названий фактов хозяйственной деятельности, которые обычно представляют собой характеристики состояния объектов бухгалтерского учета. Состав объектов бухгалтерского учета определяется на каждой стадии учетного процесса и зависит от особенностей финансово-хозяйственной деятельности и требований управления каждым предприятием. Учитывая многообразие и значительный объем объектов формирования учетных номенклатур, их отбор обычно проводят в разрезе разделов бухгалтерского учета (учет материалов, учет денежных средств), в разрезе хозяйственных операций (поступление, перемещение, выбытие) и т.д. Наличие перечня учетных номенклатур дает возможность определять объем учетных работ и выбирать наиболее подходящие носители учетных данных. После формирования перечня учетных номенклатур выбирают носителей учетных данных и информации. Вся бухгалтерская информация (количественные и качественные характеристики хозяйственных фактов) сначала отражается в регламентированных законодательно документах – носителях данных. Далее хозяйственные факты из первичных документов переносятся и накапливаются в учетных регистрах, которые также становятся носителями учетных данных (информации). Кроме учетных регистров на данной стадии учетного процесса составляются различного рода расчетные таблицы (например, расчет распределения цеховых расходов), бухгалтерские справки (например, исправление ошибок). Все они также несут учетную информацию. По мере того, как осуществляется перенос данных из учетных регистров в отчетные формы, последние оказываются носителями учетной информации. Анализ учетной информации, содержащейся в отчетных формах, помещается в различные аналитические материалы (обзоры и т.д.), являющиеся важными носителями учетной информации. Таким образом, каждой стадии учетного процесса соответствует свой носитель данных. Формирование учетных показателей требует, чтобы в учетном процессе присутствовала упорядоченная система движения носителей учетных данных (информации), называемая документооборотом. В учетном процессе на современном предприятии первичные документы уже редко перемещаются в одиночку; применение информационных технологий позволяет перемещать массивы документов, что уже превращает документооборот в документопотоки. В учетном процессе циркулируют не только первичные документы, но и учетные регистры, и отчетные формы. В конечном итоге документы поступают в архив, где должна обеспечиваться их сохранность и быстрота нахождения. Поэтому организация документооборота охватывает время от получения документов или начала их составления до сдачи в архив после обработки и систематизации. Техническая оснащенность как один из объектов организации учетного процесса на современном предприятии представляет исключительную важность. Использование информационных технологий значительно усложняет обеспечение учетного процесса и ставит предприятие перед необходимостью совершенствовать его организацию. В настоящее время на многих предприятиях существует автоматизированное рабочее место бухгалтера, которое оснащено персональным компьютером и прикладными программами для выполнения профессиональных задач. Такое обеспечение учетного процесса сокращает поток бумажных носителей информации, снижает трудоемкость учетных работ, сокращая долю ручного труда, но, в то же время, требует больших знаний и способностей от работника, который становится участником процесса автоматизированной обработки информации. Следует отметить, что вследствие развития информационных технологий и систем баз данных стало возможным проектировать системы управленческого учета таким образом, чтобы они действительно отвечали информационным потребностям руководителей, а не только требованиям составления финансовой отчетности. Хотя учетный процесс ведется работниками бухгалтерии, в него тем или иным способом вовлечены руководители различных уровней, сотрудники других подразделений. Поэтому то, как учетный процесс осуществляется, во многом определяется поведением людей, работающих на предприятии. Средства и способы обеспечения связи между участниками следует рассматривать как составные элементы системного подхода к организации учетного процесса. Система связи объединяет различные части системы в единую структуру. Связь в своей простейшей форме означает передачу информации от одного лица к другому. Необходимо, чтобы лицо, пославшее информацию, было уверено в том, что человек, ее принявший, все понял правильно и полностью с учетом тех оттенков «значений», которые имел в виду человек, передавший информацию. Следовательно, эффективной связью является двухсторонняя связь, поэтому все служащие предприятия должны оказывать содействие обмену информацией в рамках учетного процесса. Мотивация как функция управления – это процесс, с помощью которого руководство компании побуждает работников действовать в соответствии с планом и в рамках принятой организации, поскольку успех компании в значительной степени зависит от того, насколько эффективно действуют ее работники. Мотивация также может представлять собой внутреннее состояние, которое является причиной поведения индивида таким образом, что позволяет участнику бизнеса отождествлять себя с целями организации и принимать решения, соответствующие поставленным целям. Успех управления определяется, помимо прочих факторов, способностью руководителя влиять на поведение подчиненных для лучшего достижения целей и подчинения их собственных желаний целям компании. Мотивация осуществляется через материальное и моральное стимулирование работников, создание благоприятных условий для проявления их способностей и профессионального роста. Для надлежащей организации и исполнения учетного процесса важна правильная мотивация, как работников бухгалтерии, так и других сотрудников, взаимодействующих с бухгалтерией с области предоставления данных и других направлениях. Управленческий учет обеспечивает основу для мотивационной системы организации, благодаря бюджетам и различным отчетам о деятельности компании. Контроль как функция управления предполагает количественную и качественную оценку и учет результатов работы организации. Контроль связывает все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения. Чем обширнее система сбора информации, тем более полно будет отображена та сфера, над которой центр намеревается установить и поддерживать контроль, и тем более полным будет ее понимание. Можно выделить два основных направления контроля: контроль для оценки полученного результата и контроль для принятия мер по корректировке существенных отклонений от плана, либо корректировки самого плана. Управляющие на всех уровнях должны обладать ясным представлением о своих целях, а также способами оценки результатов деятельности в соответствии с этими целями. При помощи различных финансовых и нефинансовых показателей именно управленческий учет обеспечивает оценку результатов деятельности организации. Управленческий учет обеспечивает также обратную связь, предоставляя фактические учетные данные для выявления отклонений от планов, смет, норм и нормативов, лимитов, заказов, сделок и, при необходимости, их корректировки. Для этого в управленческом учете имеются как традиционные инструменты (например, бюджетирование, метод «стандарт-кост»), так и новейшие методики, такие как сбалансированная система показателей деятельности организации, разработанная специально для обеспечения согласованности задач. В современном информационном веке часто говорится о том, что самой большой опасностью для эффективного функционирования организации является простое отсутствие информации, необходимой для принятия решений. Однако более серьезной проблемой может оказаться ситуация, когда для принятия решений используется недостоверная информация. При этом возникает вопрос, что понимать под достоверностью? В российской учетной практике достоверность означает соответствие законодательным нормам; в то же время довольно широко распространено урегулирование споров в арбитражном суде. Значит, как бы эффективно не был организован учетный процесс, он не может вырабатывать абсолютно достоверную информацию. Кроме того, затраты на организацию учетного процесса могут оказаться слишком высокими и превышать те положительные выгоды, которые приносит его реализация. Для многих участников российского рынка игнорирование законодательства связано с меньшими издержками, чем его соблюдение. На степень достоверности информации существенно влияет и человеческий фактор. Почти у каждого человека может создаться иллюзия, что он всегда передает всем четкую, лаконичную и исчерпывающую информацию, а кто-то другой просто не выслушал или не смог понять его сообщения. Так, может сложиться ситуации, когда сотрудник неправильно истолковал инструкцию или указание руководителя. В то же время один человек умеет слушать другого человека и оценивать содержание услышанного, исключив сомнение, неопределенность или недопонимание. В данной связи представляется необходимым упомянуть о роли доверия к информации, производимой в рамках учетного процесса. Бухгалтерская информация тесно связана с человеческим поведением, которое допускает манипулирование учетными данными, если есть причины для сомнений относительно направления их использования, или если работники компании опасаются, что данные будут использованы против них. И все же доверие к бухгалтерам, равно как и к бухгалтерской информации, необходимо. Перспективы доверительного отношения к данным учета связаны с тем доверием, которое смог завоевать конкретный счетный работник у других сотрудников организации. Иными словами, у кого-то можно получать информацию без опасения, что она окажется неточной, неполной или сфальсифицированной, а у кого-то нет. Склонность доверять кому-либо и осознание необходимости информации зависят от способностей, доброжелательности и честности, которые демонстрирует конкретный человек. Если один человек оказывает доверие другому, это частично определяет величину риска, которую он готов взять на себя, и, следовательно, также приемлемую для него степень уязвимости. В случае благоприятного исхода человек признается надежным, доверие к нему растет, что означает, что в будущем отношения с ним будут контролироваться не так сильно. И, наоборот, при отрицательном развитии событий последствия могут быть негативными: доверие может быть подорвано, что потребует большего контроля. Вопросы для обсуждения
|