Ваш бизнесможетбольше!
 Скачать 3 Mb.
|
|
3) абстрактные имена у стрелок после Решения. Правильно — при слиянии потоков в ситуации, требующей применения исключающего логического ИЛИ, блок Решение не используется ТКП для клиента согласовано ТКП для клиента не согласовано. Правильно — в случае возникновения ситуации, требующей применения логического И, блок Решение не используется Принять решение по премированию персонала Принято решение выдать премии Принято решение подарить ценные подарки. Неправильно — не использован блок Решение в случае возникновения ситуации применения исключающего логического «ИЛИ» Выполнить классификацию запроса клиента Запрос клиента на оказание услуг Запрос клиента на поставку оборудования Рис. 4.6.13. Использование междиаграммных ссылок Правильно Операция Процесс... Правильно Операция Процесс... Договор на поставку оборудования Неправильно — стрелка типа поток объектов не может быть именована в терминах действия/события Операция Процесс... Заключен договор на... Неправильно — стрелка не присоединена к операции Операция Процесс... Договор на поставку оборудования Неправильно — стрелка не присоединена к ссылке Операция Процесс... Договор на поставку оборудования Неправильно — стрелка типа вязь предшествования не может быть именована в терминах информации/документа Операция Процесс... Договор на поставку оборудования Неправильно — стрелка не присоединена к ссылке Неправильно — стрелка не присоединена к операции Операция Процесс... Операция Процесс... Заключен договор на... Заключен договор на... Заключен договор на 264 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Если по смыслу модели нужно указать, что процессы обмениваются информацией/документами, ток междиаграммной ссылке привязывается стрелка типа Поток объектов. Если следует указать, что процессы выполняются последовательно, ток междиаграммной ссылке привязывается стрелка типа Связь предшествования». Создавая междиаграммную ссылку, важно помнить, что соответствующая ссылка и стрелка появятся на той схеме процесса, на которую указывает ссылка. Взаимодействие между процессами в рамках одной процессной ветки может быть показано при помощи механизма миграции стрелок с одного уровня модели на другой. Поясню. На схеме верхнего уровня один процесс связан с другим некоторым информационным потоком. При декомпозиции этих процессов на уровень вниз на схеме первого появится исходящая стрелка, а на схеме второго — входящая. В данном случае междиаграммная ссылка не используется. Однако если процессы находятся в разных процессных ветках, то использование междиаграммных ссылок при моделировании целесообразно и удобно. Схема процесса в нотации Процедура при кажущейся простоте весьма информативна и удобна для описания. Можно сформулировать следующие преимущества этой нотации (в случае ее использования в Business представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ); быстрота создания графических схем для целей регламентации; — возможность повышения информативности схем процессов за счет гибкого использования событий и именованных стрелок (одновременно с возможностью привязки документов к стрелками последующей выгрузки информации в регламентирующие документы); схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения Глава 4. Описание бизнес-процессов организации 265 простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны — обучение можно проводить силами сотрудников отдела организационного развития); схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания сквозных процессов компании; можно выгружать и редактировать схемы в MS Visio (при не- — обходимости). Среда моделирования Business Studio позволяет быстро создавать процессную модель компании. Информацию о процессах можно выгружать из системы в виде регламентирующих документов в требуемом формате. В этом параграфе я привел описание требований к стандартному использованию нотации Процедура Business Studio. Но при создании корпоративного стандарта описания процессов вы можете разработать свои правила применения этой нотации. Хочу подчеркнуть, что не бывает идеальных нотаций и стандартов их применения. Важно сделать свой, понятный всем внутренний стандарт описания, опробовать его на практике, а затем использовать в текущей деятельности. Информативность графических схем процессов Одна из важнейших целей формирования графических схем процессов их последующее использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, не обученные сложным нотациям, не имеющие навыков системного анализа. Для них очень важны простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие массу условных обозначений, плохо воспринимаются, и это затрудняет их практическое использование. Поэтому очень важен корректный выбор и использование нотации описания процессов. По каким критериям следует выбирать, как сравнивать разные нотации между собой Рассмотрим следующие популярные нотации и попытаемся ответить на эти вопросы 266 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «решение»); «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»); «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления В качестве тестового примера я выбрал простой и понятный процесс. Результаты его описания представлены на рис. На рис. 4.7.1 последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки Решение использованы классическим образом. Они отображают информацию вопросы, от которых зависит последующий ход процесса. Такой подход к использованию ромбиков — весьма распространенное явление. Но вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если вдуматься, то ценность (смысл) рисования этих ромбиков не очевидна. Что это за объекты — операции процесса, события Вроде бы ни тони другое. Это, скорее, операторы принятия решения по какому- либо условию. Но ведьмы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе ромбик был бы полноценной операцией сравнения условий. Нона схеме процесса нужно показывать реальные объекты — процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы. Задумайтесь, корректно ли показывать ромбики отдельно от операции процесса на схеме Вместо этого можно: описать логику принятия решения в виде последовательности операций на схеме рассматриваемого процесса; описать логику в виде схемы шагов соответствующего под- — процесса, переходя на уровень ниже; описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) ив последующем вывести в регламент выполнения процесса Рис. 4.7.1. Схема процесса в нотации Простая блок-схема» в MS Visio сдвижением документов, с использованием блока «Решение») Анализ доставок за предыдущий день. Корректировка графика доставки наследующий день Диспетчер Начальник отдела Менеджер по закупке График согласован? Блок «Решение» Ежедневно вечером с 19.00 до Конец процесса Событие Сформировать отчет по недоставленным товарам Сформировать отчет по инкассации задень Выполнить анализ отчета Выполнить корректировку графика доставки Расформировать заказ Согласовать график доставки Операция процесса Получить информацию о согласовании графика доставки Сформировать/скоррек- тировать график доставки наследующий день Отчет по недоставленным товарам в MS Комплект отчетов Требования по срокам передоставки Информация по передоставкам График доставки наследующий день Информация о согласовании графика доставки Информация в электронной форме Информация по расформированию заказов Стрелка предшествования Стрелка потока документов/ информации Нужно ли выносить описание логики принятия решений из операции? Добавляет ли ценность сточки зрения понятности схемы сотруднику? Да Да Да Нет Нет Нет Передоставка возможна? Все заказы доставлены в срок 268 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Сформулируем плюсы и минусы рассмотренного (рис. 4.7.1) способа использования ромбиков. Простая блок-схема в MS Visio (сдвижением документов, с использованием блока «Решение») Плюс Минус Наглядное отображение логики выбора тех 1. или иных выходов процесса. Акцентирование внимания исполнителя 2. на точке принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий Вынос логики принятия решения за пределы 1. операции процесса (некорректно сточки зрения формальной декомпозиции процессов). Неудобства при документировании процесса 2. приходится дублировать ромбики текстом при формировании текстового описания операции). Схема процесса перегружена информацией. Ромбики часто используются слишком формально, без реальной необходимости На рис. 4.7.2 приведен пример того же процесса, только описанного без использования блоков Решение и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на рис. 4.7.1. Схема на рис. 4.7.2 выглядит гораздо проще от графических элементов не рябит в глазах, ас точки зрения информативности она понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению, током- бинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании. (Еще раз замечу не вся информация о процессе должна быть представлена на его графической схеме. При работе с объектной моделью значительная часть сведений хранится в виде атрибутов объектов в базе данных.) Плюсы и минусы графического изображения процесса в форме, представленной на рис. 4.7.2, показаны ниже. Простая блок-схема в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение») Плюс Минус Простота и наглядность для исполнителя. На лист можно поместить больше информации, чем в случае формата, использованного на рис. Логика принятия решений скрыта внутри операций процесса. Графическую схему целесообразно сопровождать таблицей с текстовым описанием операций процесса Диспетчер Начальник отдела Менеджер по закупке Анализ доставок за предыдущий день. Корректировка графика доставки наследующий день Ежедневно вечером с 19.00 до Конец процесса Сформировать отчет по недоставленным товарам Сформировать отчет по инкассации задень Выполнить анализ отчета Выполнить корректировку графика доставки Расформировать заказ Согласовать график доставки Получить информацию о согласовании графика доставки Сформировать/скоррек- тировать график доставки наследующий день Отчет по недоставленным товарам График доставки наследующий день Комплект отчетов (недоставленные товары, отчет по инкассации) Информация об отсутствии замечаний по отчету Информация по расформированию заказов Информация по передоставкам заказов Информация по передоставкам Информация по расформированию заказов Информация для корректировки графика Информация о согласовании графика доставки Рис. 4.7.2. Схема процесса в нотации Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение») Событие Операция процесса Универсальная стрелка связи 270 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Применение схем в таком же формате, как представленный на рис. 4.7.2, удобно как для разработчиков (бизнес-аналитиков), таки для сотрудников. На рис. 4.7.3 показана схема процесса, сформированная в нотации Процедура среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки Решение использованы нестандартным образом — не как графический элемент для отображения ветвления (оператор логики, развилка, гейтвей), а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. Использование ромбика (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты ромбика можно внести любую текстовую информацию описание, начало, завершение, требование к сроками т. п. Вторая особенность схемы процесса на рис. 4.7.3 — применение стрелок. Для отображения последовательности операций полезно использовать стрелку с одним наконечником — стрелку Связь предшествования. Для отображения движения документов применяют стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок — стрелками Связь предшествования, а к именованным стрелкам привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход позволяет сократить количество графических элементов на схеме процесса и при этом вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах. Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем полностью описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию. Тот факт, что название стрелки вне зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки понятными удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования Подготовлен комплект отчетов * В Business Studio ромбик обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, ноне может быть декомпозирован. Это нужно иметь ввиду при описании процессов в этой системе. В параграфе 4.6 я как раз не рекомендую использовать Решение как полноценную операцию. Рис. 4.7.3. Процедура системы Business Studio (вариант с нестандартным использованием блоков «Решение») Диспетчер Начальник отдела Менеджер по закупке Анализ доставок за предыдущий день. Корректировка графика доставки наследующий день Согласовать график доставки Ежедневно вечером с 19.00 до Конец процесса Сформировать отчет по недоставленным товарам Сформировать отчет по инкассации задень Выполнить корректировку графика доставки Расформировать заказ Получить информацию о согласовании графика доставки Сформировать/скоррек- тировать график доставки наследующий день Подготовлен отчет по недоставленным заказам О тче т по не доставленным заказам Подготовлен комплект отчетов Требуется передоставка заказов Требуется расформирование заказов Замечаний по отчету и пожеланий нет График доставки наследующий день Информация для корректировки графика Информация о согласовании графика Инф ор м ац и я по пере доставкам Один из возможных вариантов (А) использования блока Решение. Недостаток варианта в том, что блок Решение нельзя декомпозировать Можно показать поток документов в виде отдельного типа стрелок либо привязать конкретные документы к стрелкам предшествования Комплект отчетов (недоставленные товары, отчет по инкассации) Можно по-разному именовать стрелки для повышения информативности схемы Информация о расформировании заказов Выполнить анализ отчетов 272 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление можно привязать комплект конкретных документов. Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию, — Сформировать отчет по инкассации задень. (Замечу, что в методологии компании СТУ * стрелка после операции процесса — это сущность, а не событие. После блока Решение можно показывать его возможные результаты.) Плюсы и минусы графического представления процесса на рис. 4.7.3 показаны ниже. Процедура системы Business Studio (вариант с нестандартным использованием блоков «Решение») Плюс Минус Простота представления. Акцентирование внимания исполнителя 2. на операции, связанной с принятием решения ветвлением процесса. На листе формата А может располагаться 3. большой объем информации Блок Решение не декомпозируется. 1. Неоднозначность в именовании стрелок 2. возможны разночтения) Обратите внимание, что в Business Studio нотация Процедура может использоваться по-разному. На рис. 4.7.4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Замечу, что в схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий. Человек, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или без помощи квалифицированного бизнес-аналитика. Замечу, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает намного больше места, чем схемы на предыдущих рисунках. Трудоемкость ее формирования также гораздо выше СТУ — Современные технологии управления (г. Самара) — разработчик Business Studio. Рис. 4.7.4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (сформирована в Business Studio) OR — неисключающее логическое ИЛИ XOR — исключающее логическое «ИЛИ». Сформировать отчет по недоставленным товарам Сформировать отчет по инкассации задень Выполнить анализ отчетов XOR XOR OR OR Расформировать заказ Сформировать/скоррек- тировать график доставки наследующий день Диспетчер Диспетчер Менеджер по закупке выполняет выполняет выполняет выполняет выполняет Диспетчер Выполнить корректировку графика доставки выполняет Диспетчер Согласовать график доставки выполняет Начальник отдела Диспетчер Комплект отчетов График доставки на следующи день Требования по передоставке Требования по расформированию заказов Ежедневно вечером с 19.00 до Сформирован комплект отчетов Необходимо расформировать заказ Необходима передоставка Передоставки учтены в графике доставок Сформирован график доставки наследующий день Все заказы доставлены в срок Заказы расформированы Отчет по недоставленным товарам сформирован 274 |