Ваш бизнесможетбольше!
 Скачать 3 Mb.
|
|
BPMN — система условных обозначений (нотация) и модель для описания и подготовки к автоматизации бизнес-процессов. Разработана она компанией Business Process Management Initiative и поддерживается после слияния организаций в 2005 году. Предыдущая версия BPMN — 1.2, последняя версия — Нотация BPMN появилась относительно недавно. Она ориентирована на описание так называемых исполняемых процессов, то есть процессов, которые поддерживаются системами автоматизации операционных процессов — Рассмотрим пример. В торговой компании есть отдел продаж, деятельность которого заключается в получении и обработке заявок клиентов, выставлении счетов и т. п. Структура процессов отдела следующая: получение заявок клиентов; — обработка заявки и выставление счета (процесс выполняется по одинаковой процедуре несколькими менеджерами отдела Появилась в 2012 году Глава 4. Описание бизнес-процессов организации 251 формирование графика доставки; — обработка ждущих (отложенных) заявок; — контроль остатков, рассылка информационных писем клиентам; — изменение статуса товара в базе; — обработка отказов. — На рис. 4.6.6 показан процесс Обработка заявки и выставление счета клиенту, описанный в нотации BPMN. Схема рис. 4.6.6 содержит три объекта типа Gateway, восемь — типа Event и четыре операции (действия, задачи. Как видим, процесс совсем несложный, но количество условных обозначений, нужных для его описания, значительно. К нотации BPMN специалисты относятся по-разному. Для профессионалов, описывающих процессы с целью автоматизации, она весьма удобна. Более того, сейчас BPMN, очевидно, нет альтернативы. Но для руководителей и сотрудников организации, не обладающих компетенциями в области бизнес-моделирования, эта нотация слишком сложна. Применение BPMN в масштабах компании требует значительных затратна обучение сотрудников, создание у них навыков моделирования. Это сложнее, чем при использовании более простой и понятной нотации. Поэтому выбирать BPMN можно в случае, если: руководители готовы тратить деньги на обучение и развитие культуры бизнес-моделирования в организации; руководители сами готовы активно осваивать нотацию предполагается активно использовать схемы процессов в BPMN для автоматизации операционных процессов. К сожалению, сейчас на русском языке нет книг по использованию нотации BPMN. Есть только статьи, презентации, материалы вебинаров. Специалисты, заинтересованные в ее изучении, вынуждены обращаться к англоязычным источникам. Надеюсь, что в ближайшей перспективе ситуация изменится к лучшему. Рис. Фрагмент модели процесса в нотации Выписать счет Сформировать новую заявку на отгрузку в Номенклатура товаров Запросить уточненные данные поз аявкеПр ов ер и ть заявку на корректность Клиент Об работка заявки ивы ста вл ен ие счета Запрос клиенту Есть необработанная заявка Заявка кор рек тн ая? Пи сь мокли ен ту Да Не т дня Отказ клиента Счет на товар для клиента Ответа нет Счет клиенту Ут очненна яз аявк а От ка з Глава 4. Описание бизнес-процессов организации 4.6.5. Нотация Процедура среды моделирования Business Сейчас одним из распространенных инструментов бизнес-мо дели- ро вания стала среда Business Studio * . В этой системе реализованы четыре нотации IDEF 0 , Процесс, Процедура, Нотация IDEF 0 используется для построения моделей верхнего уровня, а Процедура и eEPC — для создания моделей типа Work Рассмотрим подробнее нотацию Процедура (см. рис. 4.6.7), так как она наиболее проста и удобна для описания бизнес-про цес сов организации. Основные элементы нотации — это: операция (Действие в терминологии Business Studio); — событие; — блок «Решение»; — стрелка типа Связь предшествования»; — стрелка типа Поток объектов»; — междиаграммная ссылка (МДС); — сноска (текстовый комментарий); — дорожки. — Ниже привожу рекомендации по использованию нотации Процедура в организации. Размеры используемых шрифтов, визуальный вид объектов, цветовое кодирование могут быть реализованы в типовых настройках Business Studio. Как правило, данные настройки делаются один разине должны в последующем изменяться пользователями. Дорожки на схеме процесса предназначены для отображения операций, выполняемых одним сотрудником, находящимся на соответствующей должности, либо одним сотрудником, играющим в процессе соответствующую роль. Рекомендуется использовать * На начало 2011 года данная система использовалась более чем в 1000 компаний в России и странах СНГ. 254 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление вертикальное представление дорожек. Можно выбирать их горизонтальное расположение, если так принято в организации. Схема процесса располагается на листе формата А. Какие-либо изменения размера листа, как правило, не допускаются. Это ограничение дает возможность документировать схемы процессов в привычном формате (включать в регламентирующие документы компании. Отмечу, что это важное требование и им не стоит пренебрегать. Рекомендуемое количество операций на одном листе — от 3 до 12. Если операций более 15, необходимо либо агрегировать их, либо попытаться разбить процесс на несколько подпроцессов. Рис. 4.6.7. Схема процесса в нотации Процедура среды моделирования Business Начальник отдела Менеджер Пример процесса Наименование операции 1 процесса Наименование операции 2 процесса Наименование операции 3 процесса Наименование операции 4 процесса Наименование блока «Решение» Наименование инициирующего события Наименование завершающего события Наименование стрелки Наименование стрелки Наименование стрелки Наименование стрелки. Пример процесса Блок «Решение» Стрелка типа Поток объектов» Операция процесса именуется глаголом или отглагольным существительным Стрелка типа Связь предшествования». Стрелки должны быть обязательно именованы Событие, инициирующее процесс. Может быть несколько событий, инициирующих процесс Наименование стрелки 4 Междиаграммная ссылка Наименование стрелки Наименование стрелки Наименование стрелки Наименование стрелки Наименование стрелки 6 Глава 4. Описание бизнес-процессов организации 255 В рамке автоматически указывается название процесса. Использовать номер процесса в рамке нежелательно. Дело в том, что в справочнике процессов удобно применять автоматическую нумерацию. Если в него вносятся новые процессы, то нумерация меняется. При этом в графических схемах, которые уже включены в регламентирующие документы компании, остается старый номер процесса. Это неудобно. Именно поэтому не рекомендуется указывать номер процесса на его графической схеме. Надписи на стрелках могут располагаться как горизонтально, таки вертикально для обеспечения визуальной наглядности. Операции процесса должны быть связаны между собой стрелками типа Связь предшествования. Если после выполнения операции необходимо поставить блок Решение, то связи операций с этим блоком также отображаются при помощи стрелок Связь предшествования». Если между двумя операциями на схеме представлен блок Решение, то для моделирования передачи информации/документов из одной операции в другую используют стрелки типа Поток объектов». В случае перехода на один уровень вверх относительно схемы под- процесса, разработанной в нотации Процедура, дорожки на схеме устанавливаются по должности или роли владельца подпроцесса. На рис. 4.6.8 представлены варианты именования операции процесса в формате глагол + существительное. Также показаны ошибки, часто допускаемые при именовании операций. Выполнить подготовку договора поставки оборудования Правильно Подготовить договор на поставку оборудования Правильно Выполнить подготовку договора поставки оборудования Неправильно — тип и размер шрифта Подготовка договора на поставку оборудования Неправильно — именование при помощи существительного Договор поставки оборудования Неправильно — вместо термина действия — существительное (договор) Менеджер по продажам Неправильно — вместо термина действия — название должности Подготовить договор поставки оборудования с учетом наличия оборудования на складе, индивидуальных скидок клиенту, фазы Луны и методики расчета опускной цены с учетом коэффициента Неправильно — чрезмерно длинное название операции Рис. 4.6.8. Именование операций процесса 256 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Стрелки типа Связь предшествования показывают последовательность выполнения операций процесса во времени. Каждая именованная стрелка в Business Studio — объект базы и хранится в справочнике стрелок. К именованным стрелкам типа Связь предшествования можно привязывать объекты из справочника Объекты деятельности (например, бумажные или электронные документы. К неименованным стрелкам привязать объекты невозможно. На рис. 4.6.9 показаны правильные и неправильные варианты применения стрелок на схеме процесса. Стрелки должны быть привязаны к операциям. Наличие стрелок, не привязанных к операциям (либо междиаграммным ссылкам, не допускается. Стрелки необходимо именовать. Нельзя использовать короткие, абстрактные названия да, договор, поступило письмо, информация. Они должны быть подробные, конкретные и отражать контекст того процесса, в рамках которого создаются. Стрелки типа Связь предшествования желательно именовать, указывая: название документа в именительном падеже; — описание результата выполнения операции в терминах со- — бытия. Стрелки типа Поток объектов показывают движение объектов между операциями процесса. Под объектами понимаются любые объекты из справочника Объекты деятельности системы Business Studio». В первую очередь это бумажные/электронные документы и информация. Стрелки Поток объектов используются там, где невозможно (нецелесообразно) использовать стрелки Связь предшествования, например при использовании блока Решение при описании межпроцессного взаимодействия при помощи информационного потока с использованием междиаграмм- ных ссылок Рис. 4 .6 .9 . Использование стрелок типа Связь предшествования Операция Операция Связь предшествования полнить подготовку договора поставки оборудования Согласовать договор с клиентом Выполнена подготовка проекта договора на поставку оборудования полнить подготовку договора поставки оборудования Выполнить подготовку договора поставки оборудования Согласовать договор с клиентом Согласовать договор с клиентом Договор слишком общее, неконкретное название стр ел ки Неп р а в и л ьно слишком общее, неконкретное название стр ел ки В ы полнить подготовку договора поставки оборудования Выполнить подготовку договора поставки оборудования Согласовать договор с клиентом Согласовать договор с клиентом Проект договора на поставку оборудования стрелка не поименована Опера ция Операция Операция Операция Операция Операция Связь предшествования Связь предшествования Связь предшествования стрелка не прик реп лена к операции Неправильно стрелка не прик реп лена к операции Неправильно стрелка не прик реп лена к о пе р ац и ям Неп р а в и л ьно — нача ло /к онец с тре лк и не прикреплены ник о дному из о бъ ек тов Опера ция 1 258 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Каждая именованная стрелка — объект базы и хранится в справочнике стрелок. К именованным стрелкам можно привязывать объекты из справочника Объекты деятельности (например, бумажные или электронные документы. К неименованным стрелкам привязать объекты невозможно. На рис. 4.6.10 показаны правильные и неправильные варианты применения стрелок на схеме процесса. Стрелки должны быть привязаны к операциям. Наличие стрелок, не привязанных к операциям (либо междиаграммным ссылкам, на схеме процесса не допускается. Стрелки необходимо обязательно именовать, но нельзя использовать короткие, абстрактные названия типа Договор, Письмо, Информация. Они должны быть подробными, конкретными и содержать наименование или отражать суть тех документов информации, которые используются в рамках моделируемого процесса. Стрелки типа Поток объектов можно именовать, указывая название документа (формулировку информационного потока) в именительном падеже. Объекты типа Событие используются на схеме процесса для отображения событий. События бывают инициирующими процесс одно или более, промежуточными (одно или более, завершающими процесс (одно или более). Промежуточные события можно использовать, когда временнáя последовательность выполнения операций процесса прерывается на неопределенное время. Если походу моделирования возникает промежуточное событие, то рекомендуется разделить процесс на несколько подпроцессов. На рис. 4.6.11 показаны правильные и неправильные варианты применения на схеме объектов типа Событие Рис. 4 .6 .1 0 . Использование стрелок типа Поток объектов Операция Операция Поток объектов полнить подготовку договора поставки оборудования Согласовать договор с клиентом Проект договора на поставку оборудования полнить подготовку договора поставки оборудования Согласовать договор с клиентом Договор слишком общее, неконкретное название стр ел ки В ы полнить подготовку договора поставки оборудования Выполнить подготовку договора поставки оборудования Согласовать договор с клиентом Согласовать договор с клиентом Выполнена подготовка проекта договора на поставку оборудования стрелка именована в терминах результат дей ст вия », но пос iiмiiыiiслiiу она п р ед ст ав ля ет со бо й поток о бъ ек то в Неп р а в и л ьно стрелка не поименована Опера ция Операция Поток объектов стрелка не прик реп лена к операции Неправильно — нача ло /к онец с тре лк и не прикреплены ник о дному из о бъ ек тов Опера ция Операция Операция Поток объектов стрелка не прик реп лена к о пе р ац и ям Опера ция Операция Поток объектов стрелка не прик реп лена к операции 1 Рис. Использование событий Конец процесса подписания договора на поставку оборудования Зарегистрирован запрос клиента на поставку оборудования Потребность в оборудовании Начало процесса Утром За регистрирован запрос клиента на поставку оборудования Конец процесса абстрактная формулировка с об ы ти я Н еп р а в и л ьн о — абстрактная формулировка события и н еи м ен ов ан на я с тр ел ка Прави л ьно Прави л ьно П рави л ьно В данном случае неизвестно, через какое время поступит письмо от клиента. Процесс прерывается на неопределенное время и ждет поступления письма От править технико- коммерческое предложение (ТКП) клиенту Подготовить ответ на вопросы клиента по Т К П ТК П отправлено клиенту Поступило письмо от клиента св опросами по Т К П Прави л ьно От править технико- коммерческое предложение (ТКП) клиенту Подготовить ответ на вопросы клиента по Т К П Неп р а в и л ьно в рамках процесса в оз ни ка ет прерывание , которое в д анном ва р иа н те схемы визуально не опис ано З ап рос клиента на поставку обо р удова ни я П ос тупил запрос от клиента на поставку оборудования ТКП для клиента Письмо от клиента по Т К П ТК П для клиента Глава 4. Описание бизнес-процессов организации 261 Блок Решение используется на схемах процессов в качестве логического оператора (gateway). Обратите внимание, что Решение в Business Studio обладает всеми атрибутами класса Процесс, ноне может быть декомпозировано наследующий уровень. Блок Решение именуется при помощи существительного. При- меры: «Проверка принятого решения»; — «Проверка применимости условий типового предложения»; — «Сравнение величины запрашиваемой скидки с возможной»; — «Определение соответствия классификатору…». — На рис. 4.6.12 показаны правильные и неправильные варианты применения на схеме процесса блока «Решение». Блок Решение необходимо использовать на схеме процесса при возникновении ситуации, требующей применения оператора исключающего логического ИЛИ (рис. 4.6.12, ситуация 1). В случае применения блока Решение необходимо дополнительно использовать стрелку Поток объектов для описания информационного потока между операциями процесса (если он существует. Ситуация 2 некорректна в части именования блока Решение и стрелок. Ситуация 3 некорректна, так как требовалось применение блока «Решение». Для упрощения графической схемы в Business Studio * блок Решение не используется при возникновении ситуации, требующей применения оператора исключающего логического ИЛИ при объединении двух веток процесса (ситуация 4), а также оператора И ситуация Для моделирования межпроцессного взаимодействия в Business Studio используют междиаграммные ссылки. К ним могут быть привязаны как стрелки типа Поток объектов, таки стрелки Связь предшествования». На рис. 4.6.13 показаны правильные и неправильные варианты применения на схеме процесса междиаграммных ссылок В других нотациях это не так Рис. 4.6.12. Использование блока «Решение» Выполнить классификацию запроса клиента Информация о типе запроса клиента Проверка типа запроса клиента Запрос клиента на оказание услуг За прос клиента Запрос клиента на поставку оборудования. Правильно Выполнить классификацию запроса клиента Запрос на оборудование Нет За прос клиента Да. Неправильно — несколько ошибок 1) не именована стрелка до Решения 2) некорректное наименование Решения |