Ваш бизнесможетбольше!
 Скачать 3 Mb.
|
|
Комплекс процессов, методов, инструментов и элементов организационной структуры, обеспечивающий разработку, ввод в действие, контроль исполнения, поддержание в актуальном состоянии и своевременную отмену нормативно- методических документов компании. Конечно, нормативно-методические документы бывают разные. Но основная их группа предназначена для регламентации деятельности, то есть бизнес-процессов. Пример. Некоторые симптомы отсутствия порядка с регламентами на практике выглядят так: У вас в компании постоянный бардак при заказе или приемке товара, пересортица, другие ошибки, несоблюдение сроков и т. п. В разных кафе сети из одних и тех же продуктов, по одной и той же рецептуре получаются разные блюда — клиенты недоумевают сравнивая ситуацию с незабвенным «Макдоналдсом»). Вы закупили дорогое импортное оборудование, но никто в организации не понимает, когда и как надо выполнять техническое обслуживание (ТО, и делают замену запчастей и ТО на глаз. Результат — поломки и простой дорогого импортного оборудования, купленного на кредитные деньги. На рис. 5.4.1 представлены важнейшие элементы системы стандартизации бизнес-процессов. Рассмотрим каждый их этих элементов, начиная с методов Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации 319 5.4.2. Методы системы Среди документов (в рамках системы стандартизации) центральное место занимает методика моделирования (стандарт описания) процессов. Она включает в себя описание подходов к созданию моделей описаний) процессов организации. Поскольку сейчас широко распространены и доступны срéды моделирования бизнес-процессов, такая методика должна учитывать возможности и ограничения выбранного программного продукта (MS Visio, Business Studio, Casewise, ARIS и др. В практике бизнес-моделирования документ, содержащий требования по использованию программного продукта, часто называют соглашение по моделированию * ЖЦ НМД — жизненный цикл нормативно-методических документов организации ** Эта тема обсуждалась в главе Персонал Пр о ц е сс ы Ме то д ы Ин стр умен ты Отдел организационного развития Учебный центр Описание процессов Регламентация процессов Процедура управления НМД, в том числе формы документов Среда бизнес-мо де- лирования (BPА) Интранет-портал организации Электронный архив документов Система электронного документооборота Методы контроля исполнения регламентов процессов Процедура внутреннего аудита исполнения регламентов Стимулирование на исполнение регламентов Методические материалы по обучению Методика управления изменениями модели организации Методика моделирования стандарт описания процессов, соглашение по моделированию) Контроль исполнения Управление изменениями Управление ЖЦ НМД * Внутренний аудит Обучение персонала Стимулирование персонала Рис. 5.4.1. Элементы системы стандартизации процессов 320 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Второй важнейший документ — методика управления изменениями модели организации. В нем вы найдете требования, которые нужно исполнять привнесении изменений в модель организации. Например, нужно частично изменить (дополнить) структуру бизнес- процессов, переназначить исполнителей процессов в случае изменения организационной структуры и т. п. Следующий документ — процедура (методика) управления норма тивно-методическими документами (НМД) внутреннего происхождения. Он устанавливает все необходимые требования по управлению жизненным циклом нормативных документов (регламентов, стандартов по бизнес-процессам и т. д, в том числе: порядок разработки и согласования НМД; — порядок ввода НМД в действие (в том числе кодирование НМД); — порядок выдачи копий НМД сотрудникам; — порядок актуализации НМД; — порядок отмены действия НМД; — прочее. — Если в организации отсутствует процедура управления НМД, то зачастую база документов находится в хаотичном состоянии, возникает путаница с версиями, документы теряются. Документированные методы контроля исполнения требований стандартов по бизнес-процессам нужны для того, чтобы руководители и сотрудники службы внутреннего аудита могли быстро и эффективно контролировать исполнение требований, сформулированных в регламентах по бизнес-процессам. Одно из возможных решений — описание методов контроля в тексте самих регламентов. В этом случае проверяющий открывает соответствующий раздели следует инструкции по выполнению контроля. Суть состоит в том, что мы определяем контрольные точки (где есть смысл проверять исполнение требований) внутри процесса. Процедура внутреннего аудита содержит требования по его организации и проведению. В том числе в ней указано, когда и каким Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации образом сотрудники отдела внутреннего аудита должны контролировать исполнение требований стандартов. Полезно также методически проработать организационную систему стимулирования по созданию у сотрудников мотивации исполнять требования регламентов по бизнес-процессам. Еще один элемент — методические материалы по обучению сотрудников. Они могут быть универсальными или создаваться на базе конкретных регламентов. Инструменты системы Для создания системы стандартизации бизнес-процессов можно использовать различные программные инструменты. В первую очередь речь идет о среде бизнес-моделирования (Business Process Ar- chitecture или Enterprise Architecture), при помощи которой можно описывать: бизнес-процессы; — подразделения и должности; — документы и информацию; — прочее. — Очень значима в современной среде моделирования возможность формировать регламентирующие документы регламенты выполнения процессов (инструкции по выполнению бизнес-процессов), положения о подразделениях, должностные инструкции и т. д. Благодаря этому в среде моделирования хранится существенная часть информации о деятельности компании. Фактически она является ядром системы стандартизации процессов. Но если ее использовать изолированно, без остальных элементов, представленных на рис. 5.4.1, эффект будет незначительным. Пример. Описание бизнес-процессов (ситуация, которая, надеюсь, будет становиться все менее типичной руководители компании собрались и решили внедрять процессный подход. В итоге все свелось к покупке программного обеспечения. Наняли аналитика ценою подешевле. 322 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Потом он в темной дальней комнате три месяца рисовал модели процессов. Получилось два тома по 100 страниц каждый. Генеральный директор три дня подержал у себя на столе этот отчет, потом отдал заму, тот — своему заму и т. д. Через два месяца всем стало ясно, что материал никуда не годится. Аналитика уволили, ау генерального директора появился устойчивый негативный рефлекс на словосочетание «процессный поход. Безусловно, к реальному процессному управлению ситуация не имеет никакого отношения. Многие компании, использующие среду бизнес-моделирования, размещают полученные модели процессов на интранет-сервере внутреннем веб-портале). У сотрудников появляется возможность просматривать схемы процессов, переходя по гиперссылкам суров- ня на уровень и от процесса к процессу. Такая возможность весьма удобна для быстрого поиска нужной регламентирующей информации и понимания бизнес-процессов организации в целом. Выгруженные из среды бизнес-моделирования проекты нормативных документов необходимо провести через процедуру согласования, утверждения и ввода в действие. Оригиналы этих документов нужно хранить. В этом деле должен быть порядок. Можно, конечно, хранить документы в виде файлов на сервере или в специально разработанном для этого электронном архиве компании. Но эффективнее использовать современную систему электронного документооборота. Тем более что в нее можно экспортировать документы прямо из среды моделирования. Процессы системы Лучшие методики и программные продукты бесполезны, если не отлажены реальные процессы, которые их используют. Поэтому при внедрении системы стандартизации процессов наряду с разработкой методики настройкой инструментов нужно запускать и отлаживать соответствующие бизнес-процессы: управление системой стандартизации процессов; — описание процессов Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации регламентация процессов; — контроль исполнения процессов; — управление изменениями; — управление жизненным циклом НМД; — внутренний аудит; — обучение персонала (в части ввода в действие новых регламентов по процессам); стимулирование персонала (в части создания культуры работы по стандартам); прочее. — В зависимости от подхода принимать участие в данных процессах могут сотрудники различных подразделений, в том числе отдела организационного развития, менеджмента качества, внутреннего аудита и т. п. Руководители и специалисты подразделений — это обязательные участники процессов описания и регламентации. Персонал, необходимый для работы системы Управление системой стандартизации может осуществлять руководитель отдела организационного развития. В зависимости от размера компании численность его сотрудников варьируется один-два человека — для малой, три-пять — для средней и шесть-девять — для крупной организации. Не стоит думать, что именно они должны выполнять всю работу по стандартизации. Для создания культуры работы по стандартам необходимо привлекать к работе по описанию, анализу, оптимизации и стандартизации бизнес-процессов руководителей и специалистов линейных подразделений. Развитие системы По ходу создания системы стандартизации процессов некоторые ее элементы могут быть созданы и действовать, но оставаться при этом незакрепленными в документах. В этом нет большой беды. Главное, 324 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление чтобы нужные элементы присутствовали в системе. При необходимости их в любой момент можно задокументировать (то есть закрепить в стандартах). Система стандартизации бизнес-процессов создает и поддерживает в организации культуру работы по стандартам, что повышает эффективность и получение лучших коммерческих результатов. Объекты регламентации и структура нормативно-методических документов организации Рассмотрим объекты регламентации в компании. Удобно структурировать НМД по типам объектов, а именно по элементам структуры и процессам. Структурные НМД К структурным элементам можно отнести: подразделения (департаменты, службы, отделы, группы, команды и т. п.); должности и роли; — оборудование; — прочее. — Наглядные примеры структурных документов — положение о подразделении и должностная инструкция сотрудника. Компании нужны и структурные, и процессные документы — при регламентации деятельности невозможно обойтись какой-то одной из этих групп. Процессные НМД Процессные документы предназначены для регламентации бизнес- процессов различного уровня и масштаба. Примеры процессных документов — инструкция по выполнению процесса, регламент выполнения процесса, документированная процедура и т. п Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации Рассмотрим структуру процессных документов небольшой организации (например, торговой компании, ресторана или небольшого производства, представленную на рис. В этой компании на верхнем уровне определено 12 процессов. Затем каждый процесс декомпозировали на 8–10 подпроцессов — процессов второго уровня. В свою очередь эти процессы были описаны в виде кросс-функциональных схем формата Атакой формат удобен при создании регламентирующих документов. Документ, содержащий эту схему и текстовое описание соответствующих операций, на рис. 5.5.1 назван Регламентом (инструкцией) выполнения процесса. Форма документа может варьироваться в зависимости от задач. Дорожки на кросс-функциональных схемах соответствуют определенным должностям в организации. Поэтому для каждой должности можно определить, в каких процессах участвует занимающий ее сотрудник, то есть составить регламент его работы. В нем в виде таблицы представлены операции из всех процессов, в которых занят Процесс верхнего уровня из 10–12) Подпроцесс Подпроцесс Подпроцесс Схема подпроцесса Регламент процесса два уровня описания) Регламент (инструкция) выполнения процесса один уровень описания) Регламент работы сотрудника табличное приложение к ДИ) Должностная инструкция (ДИ) сотрудника Регламентирует процесс в целом Регламентирует процесс в формате Work Flow (кросс-функциональная схема процесса) Регламентирует деятельность сотрудника Регламентирует операции, выполняемые сотрудником в различных процессах Включает в себя схемы в формате Work Flow или ссылается на инструкции по выполнению процессов Ссылается на инструкции по выполнению процессов Включает в себя Рис. 5.5.1. Структура НМД по процессам для небольшой компании 326 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление этот человек. Группируются операции по различным параметрам, например по частотности выполняется ежедневно, еженедельно и т. п. На рис. 5.5.2 структура регламентирующей документации представлена в более полном виде. Условно показаны три уровня 1) уровень компании в целом 2) уровень процессов и подразделений 3) операционный уровень (процессы типа Work На первом уровне следует обратить внимание на процесс управления компанией. Это целая группа процессов, их участники — топ- менеджеры и специалисты, которые непосредственно сними взаимодействуют (аналитики, маркетологи, советники. В небольшой организации для генерального директора можно разработать и утвердить регламент управления компанией. Для средних и крупных организаций такой документ слишком сложен — лучше разрабатывать комплект взаимосвязанных регламентов для важнейших аспектов управления, в том числе: разработки, утверждения и контроля исполнения стратегии; — разработки и утверждения бизнес-плана; — разработки, утверждения и контроля исполнения плана инвестиционного проекта; формирования операционного плана компании на период месяц, квартал); бюджетирования; — ценообразования; — прочее. — Некоторые документы, регламентирующие управление компанией в целом, представлены на рис. Рассмотрим Уровень процессов и подразделений на рис. 5.5.2. На нем возникает практическая необходимость описывать и регламентировать процессы, выполняемые как внутри структурных подразделений, таки на межфункциональном уровне. Процессы можно регламентировать на нескольких уровнях детализации Процесс Процесс Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с Пр оц ес с По ложение ос ов ет е директоров Процедура управления Н М Д П о ли тика Рабочая инструкция сотрудника Процедура С М К По ложение об управлении договорами Положение о бюджет ир ов ании По ложение об ю дж ет ном комитете Ре гл амент процесса управления компанией Ре гл амент процесса уровня Должностная инструкция сотрудника Ре гл амент процесса управления Положение о подразделении Регламент сквозного процесса уровня Регламент (и нс тру к ц и я) по выполнению процесса у ровен ь) П р о ц е с су правления компанией Ур овень компании в целом Уровень процессов и подразделений Ур овень сотрудников Ри с. 5.5. 2 . Структура НМ Д компании Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. Одноуровневый регламент выполнения процесса Рассмотрим так называемый одноуровневый регламент выполнения процесса. Объект регламентации для этого документа: Процесс 1: 1. операция 1.1; 2. операция 1.2; 3. … n. операция Уровень, на котором рассматривается процесс 1, — относительный, а не абсолютный, то есть одноуровневый регламент может содержать описание процессных групп в рамках одной категории, процессов в рамках процессной группы, операции в рамках процесса этот вариант используется чаще всего). Для каждой операции нужно указать исполнителя, текстовое описание, входы/выходы, требования к сроками другую необходимую информацию (водной или нескольких таблицах. Нужно включить в документ графическую схему, отображающую все указанные операции. Полученный документ можно называть Регламент процесса на одном уровне (одноуровневый регламент или Инструкция по выполнению процесса». Шаблон одноуровневого регламента представлен в приложении Предложенный шаблон одноуровневого регламента весьма прост, но имеет некоторые особенности. В частности, в разделе 5 есть информация о целях и показателях, которые должны использоваться для управления процессом. Отмечу, что плановые и фактические значения показателей в регламенте не указываются. Они должны включаться в соответствующие плановые и отчетные документы по процессу. В разделе 6 содержится информация о так называемых методах контроля. Строго говоря, контроль исполнения требований регламента предполагает выполнение некоторых процессов. Но для упрощения системы и сокращения числа регламентирующих документов Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации в данном случае процессы контроля детально (в виде схем, подробных инструкций) не прописываются. Дается их краткое описание в таблице. Такое решение, как, впрочем, и любое другое имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам, с моей точки зрения, можно отнести то, что владелец процесса, его руководитель, внутренний аудитор имеют информацию о том, где и как нужно проверять исполнение требований регламента. Информация оме- тодах контроля представлена именно в том документе, который и нужно проверять. Методы контроля следует привязывать к наиболее важным этапам процесса. Возможны методы контроля, предполагающие анализ результатов выполнения процесса в целом и т. п. Еще раз подчеркну, что, описывая процесс и разрабатывая его регламент, мы определяем: цели и показатели контроля результативности и эффективности процесса; методы контроля исполнения требований. — При необходимости шаблон регламента процесса можно дополнить нужными разделами. Двухуровневый регламент выполнения процесса Объект регламентации двухуровневого регламента — это: Процесс 1. Процесс 1.1: 1. операция 1.1.1.; 2. операция 1.1.2; 3. … n. операция 1.1.n. Процесс 1.2: 1. операция 1.2.1; 2. операция 1.2.2; 330 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. … n. операция 1.2.n. Процесс 1.m: 1. операция 1.m.1; 2. операция 1.m.2; 3. … n. операция Описание операций может быть представлено в виде таблиц. Для каждого процесса на уровне х.х (процесс 1.2) приводят схему процесса. Для процесса в целом также представляют общую графическую схему. Документ на этот процесс можно называть Регламент процесса на двух уровнях (двухуровневый регламент)». Можно разработать и трехуровневый * , и даже четырехуровневый регламент. Но эти документы будут слишком объемными и сложными для использования. Возникает вопрос нужно ли делать одно- и двухуровневые регламенты для одной и той же деятельности Все зависит от ситуации. Если регламентная база отсутствует (или находится в запущенном состоянии, то для начала разрабатывается система процессов (иерархический справочник процессов компании. Описание начинают с операционного (по сути, нижнего) уровня. При этом получаются одноуровневые регламенты, которые нужно своевременно утверждать и вводить в действие. Представим себе, что в течение некоторого времени многие процессы были описаны на уровне операций в виде одноуровневых регламентов. В данной ситуации вместо десятка одноуровневых стóит разработать и ввести в действие один двухуровневый регламент. Также удобно сформировать двухуровневый регламент для сквозного процесса, содержащего несколько под- процессов Пример разработки такого регламента при помощи среды моделирования Business Studio приводится в главе 4. Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации 331 5.5.5. Положение о подразделении и должностная инструкция Кроме регламентов процессов, полезно разрабатывать положения о подразделениях. При внедрении процессного управления эти положения можно создать, выявляя те процессы, в которых участвует соответствующее подразделение. На уровне сотрудников (рис. 5.5.2) показаны инструкции по выполнению процессов (операционные карты. Это могут быть документы типа одноуровневого регламента или более детальные формы процессного представления деятельности. Например, в операционной карте на одном-двух листах показаны все действия, выполняемые отдельным сотрудником в рамках процесса более высокого уровня. Обязательные документы на этом уровне — должностные инструкции, в приложения к которым могут включаться все операции, выполняемые соответствующей должностью в процессах организации. Шаблоны положения о подразделении и должностной инструкции в приложениях 3 и 4. Данные шаблоны нормативных документов построены таким образом, что могут быть полностью выгружены из среды моделирования бизнес-процессов Business Studio. 5.6. Процедура разработки и согласования НМД Рассмотрим процедуру разработки, согласования, утверждения и ввода в действие НМД компании. Содержание этой процедуры зависит от следующих факторов: размера организации (по численности сотрудников, сложности организационной структуры); подхода к регламентации процессов (упрощенный, стандартный, сложный); наличия ресурсов, выделяемых на управление жизненным циклом НМД (персонал, инфраструктура); наличия системы электронного документооборота; — прочее. — 332 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Далее рассмотрим процедуру, которая используется в небольших и средних по величине организациях. Использование системы электронного документооборота в данном случае не предполагается * Титульный лист процедуры не приводится. Оглавление опущено. Комментарии к тексту приводятся курсивом. ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ НМД ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ. Термины и определения В процедуре используются следующие термины и определения табл. Таблица 5.6.1. Термины и определения № Термин Сокращение Определение термина 1 Документ — Значимые данные, представленные на соответствующем носителе информации 2 Нормативно- методический документ — Разработанный, введенный в действие и поддерживаемый в рабочем состоянии документ, содержащий нормативные и методические требования к выполнению деятельности сотрудника(ов) организации 3 Нормативно-ме то ди- ческая документация НМД Комплект нормативно-методических документов 4 Внутренний документ — Документ, разработанный сотрудниками организации для использования внутри организации 5 Документированная процедура ДП Нормативно-методический документ уровня организации, содержащий описание установленного способа осуществления деятельности 6 Регламент процесса РП Нормативно-методический документ, определяющий порядок выполнения процесса 7 Регламент процесса управления РПУ Нормативно-методический документ, определяющий порядок выполнения процесса управления Подлинник (оригинал) — Документ на бумажном носителе, оформленный подлинными установленными подписями и предназначенный для снятия с него копий В случае применения системы электронного документооборота рассматриваемая процедура должна быть переработана с учетом возможностей этого программного обеспечения Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации 333 № Термин Сокращение Определение термина 9 Учтенная (рабочая) копия — Документ на бумажном носителе, идентичный подлиннику Документ в электронной форме (файл) — Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством (компьютером сотрудника организации) 11 Держатель копии — Сотрудник организации, который имеет учтенную копию документа 12 Система обеспечения качества — Совокупность планируемых и систематически выполняемых мероприятий, обеспечивающих производителю продукции уверенность в том, что произведенная продукция отвечает установленным критериям качества 13 Ответственный разработчик ОР Руководитель структурного подразделения организации, несущий ответственность за разработку и последующую актуализацию документа 14 Согласующие руководители СР Руководители организации, согласующие проект документа Внутренний аудитор — Сотрудник организации, уполномоченный генеральным директором, проводит внутренний аудит в организации Список терминов может быть расширен и переработан с учетом специфики конкретной компании. Нормативные ссылки При разработке этой процедуры использовались следующие документы внешнего происхождения (табл. Таблица 5.6.2. Документы внешнего происхождения № Наименование документа Идентификатор 1 ГОСТ Р ИСО 9000–2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь ГОСТ Р ИСО 9001–2008 ГОСТ Р ИСО 9001–2008. Системы менеджмента качества. Требования ГОСТ Р ИСО 9001–2008 ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования ГОСТ Р ИСО Список внешних НМД приводится в качестве примера 334 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление При разработке этой документированной процедуры использовались следующие документы внутреннего происхождения (табл. Таблица 5.6.3. Документы внутреннего происхождения № Наименование документа Идентификатор Нет Могут приводиться ссылки на НМД компании и внешние нормативные документы, которые были использованы при разработке процедуры. Структура НМД Структура НМД, используемая в организации, представлена в табл. Таблица 5.6.4. Структура НМД организации Уровень Структурные документы Процессные документы. Предприятие в целом. Структура ООО Компания. Положение оправлении. Классификаторы. Справочники. Документированные процедуры. Регламент управления организацией. Уровень процессов и подразделений. Положение о подразделении. Регламент процесса управления на первом уровне. Регламент процесса управления. Регламент процесса (на двух уровнях. Уровень операций и сотрудников. Должностная инструкция сотрудника. Регламент процесса (на первом уровне) Основными факторами, определяющими необходимость разработки пересмотра (актуализации) НМД, могут быть: усовершенствование системы процессов организации; — изменение структуры организации, перераспределение ответственности руководителей организации; изменение технологии работы Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации выявленное отсутствие необходимого нормативно-мето ди- — ческого документа; усовершенствование системы НМД организации; — результаты внутреннего или внешнего аудита системы процессов организации; указания руководителей, утверждающих документы; — другие факторы, определяющие необходимость разработки/ — пересмотра (актуализации) документации по результатам текущей деятельности организации. Это поясняющий текст, его можно убрать из реальной процедуры. Инициация разработки НМД Порядок инициации разработки НМД представлен на рис. 5.6.1. Инициаторами разработки НМД могут быть руководители организации до уровня отделов. При возникновении потребности в НМД инициатор разработки готовит обоснование необходимости его разработки в виде служебной записки и передает ее генеральному директору (ГД). Кто может являться инициатором разработки НМД? Это зависит от размера организации и сложности структуры НМД. Как правило, инициатором разработки должен быть руководитель структурного подразделения или ведущий специалист. ГД проверяет обоснованность заявки. Если заявка недостаточно обоснованна, то ГД уведомляет об этом инициатора в устной форме. Если необходимо совещание по обсуждению целесообразности разработки НМД, то ГД организует его. Замечу: если в компании внедрена система электронного документооборота, то практически все действия, указанные в настоящей процедуре, могут быть автоматизированы. Для этого используют типовые маршруты и соответствующие задания исполнителям Рис. Инициация разработки НМ Д Во зник ла потребность в Н М Д Ко н ец 7. Контроль исполнения Н М Д Не обходи мо совещание Отказ в устной форме Согласую щи еру ко водители Помощник Г Д И ниц иат ор разработки Н М Д Ге нера льный директор ( ГД ) О тве тс тв енный разработчик Принять участие в совещании Принять участие в совещании Организова ть совещание Ув ед ом и ть в устной форме об отказе Подготовить обоснование необходимости разработки Н М Д Завизирова ть заявку передать помощнику Подписать распоряжение о раз работке п ер ес мо тр е НМ Д По лучить распоряжение о разработке Н М Д По дг от овить проект распоряжения о разработке Н М Д Пер едать ответственному разработчику Поставить на контроль Принять решение пои тогам совещания Уведомить в устной форме об отказе Служебная записка обоснование разработки Н М Д П р овери ть обоснованность заявки Заявка не обоснована Пр иня тор еш ени ера зр аб ат ы ват ь П роек т распоряжения о пересмотре Н М Д В течение- х рабочих дней. Разработка и презентация й версии Н М Д К оп и я распоряжения о разработке Н М Д П р о ек т распоряжения о разработке Н М Д П о дп и са н н о е распоряжение о разработке пересмотре Н М Д За визированная заявка на разработку Н М Д Разработ ка необходима Принято решение не разрабатывать Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации При необходимости ГД проводит совещание по обсуждению целесообразности разработки НМД. В совещании принимают участие инициатор разработки и согласующие руководители. По итогам совещания ГД принимает решение о целесообразности разработки НМД. Если это нецелесообразно, то ГД уведомляет инициатора разработки в устной форме или по системе электронного документооборота) * Если разработка НМД полезна, ГД визирует служебную записку на разработку НМД и передает ее помощнику ГД. Разработка нормативно-методического документа типа регламент стоит дорого. Расчеты показывают, что одноуровневый регламент обходится в сумму от 20–30 до 50–60 тыс. рублей в зависимости от сложности описываемого процесса. При расчете принимались во внимание зарплата бизнес-аналитика, стоимость его рабочего места (инфраструктура, затраты на обеспечение связью и поддержание программных продуктов, стоимость рабочего времени сотрудников, которые были вовлечены в разработку и согласование документа. Помощник ГД готовит проект распоряжения о разработке НМД и передает ГД. Помощник ГД в данном случае отвечает за документооборот в организации. В более крупной компании это может быть специализированное подразделение (канцелярия, архив и т. п.). ГД подписывает распоряжение о разработке/пересмотре НМД и передает своему помощнику. Помощник ГД регистрирует распоряжение, ставит его на контроль и передает копию распоряжения ответственному разработчику (ОР). ОР получает копию распоряжения и приступает к разработке НМД. Ответственный разработчик документа — это руководитель подразделения или ведущий специалист, который в соответствии с распоряжением обязан разработать нормативный документ * Автоматизация этих процессов возможна также в системах класса Business Process Management. 338 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление за отведенное время. Хотя ответственному разработчику может помогать квалифицированный бизнес-аналитик, ответственность за разработку, контроль исполнения и последующую актуализацию документа целиком возлагается на ответственного разработчика. То есть ответственными разработчиками целесообразно назначать руководителей подразделений, которые потом будут оперативно контролировать исполнение требований соответствующих нормативных документов. Разработка и презентация первой версии НМД Ответственный разработчик готовит первую версию НМД и отправляет ее в электронном виде согласующим руководителями помощнику ГД (рис. Помощник ГД помещает эту версию НМД в электронный архив. Название файла должно содержать название документа (допускаются незначительные сокращения, статус (проект, дату и номер версии. Согласующие руководители и инициатор разработки НМД рассматривают проект НМД в течение двух рабочих дней. Ответственный разработчик организует и проводит презентацию проекта НМД для согласующих руководителей и инициатора разработки. Презентация нужна, если документ новый и сложный. Для новых версий уже существующих документов и/или при незначительных изменениях ее можно не проводить. На презентации рассматривается структура документа и раскрываются основные моменты его содержания. Затем проходит обсуждение проекта документа. Вовремя презентации согласующие руководители получают интересующую их информацию по документу, задают вопросы и т. п. В результате им проще формулировать замечания к документу, которые должны быть представлены ОР. Согласующие руководители и инициатор разработки готовят и представляют ОР замечания по проекту НМД в течение трех рабочих дней после проведения презентации. ОР взаимодействует Рис. Разработка и презентация первой версии НМ Д С ог л а сующие руководители Помощник Г Д И ниц иат ор разработки Н М Д Ге нера льный директор ( ГД ) О тве тс тв енный разработчик Совещание требуется Совещание НЕ требуется Получено распоряжение о разработке Н М Д 1. Инициация разработки Н М Д 3 . Согласование проекта Н М Д З ам еч ан и я к й версии Н М Д 2 -я версия проекта Н М Д 1 -я версия Н М Д 1 -я версия Н М Д Озн ак ом и ть ся с й версией Н М Д Озн ак ом и ть ся с й версией Н М Д П р и н ять участие в презентации проек та Н М Д П р и н ять участие в презентации проек та Н М Д Пр овес ти презентацию проекта Н М Д С ф ормир ов ать сводку замечаний Внести изменения в проект Н М Д . Подготовить ю версию проекта Н М Д По дг о тови ть замечания к й версии проекта Н М Д Поме ст и ть ю версию проекта Н М Д вар хи в Поме ст и ть ю версию проекта Н М Д вар хи в П о дг ото вить ю версию Н М Д . Отправить нас ог лас ование По дг о тови ть замечания к й версии проекта Н М Д В течение- х рабочих дней В течение- х рабочих дней В течение х рабочих дней я версия Н М Д 2 .1 .3 . Ежемесячный контуру правления Зам еч ан и я к й версии Н М Д 340 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление с согласующими руководителями и инициатором разработки в рабочем порядке (устно, по Эта работа может проводиться при помощи системы электронного документооборота, или Ответственный разработчик получает замечания, формирует сводку замечаний. Ответственный разработчик формирует вторую версию проекта НМД и вносит в нее необходимые изменения, предоставляет ее помощнику ГД, проверяет необходимость проведения совещания по согласованию проекта НМД. Совещание проводится в случае, если замечания по НМД противоречат друг другу и не могут быть учтены одновременно. Помощник ГД помещает вторую версию НМД в электронный архив. Согласование проекта НМД При необходимости ОР организует и проводит совещание по согласованию проекта НМД (рис. 5.6.3). Согласующие руководители и инициатор разработки принимают в нем участие. Согласование версии НМД всегда вызывает вопросы. Чем больше согласующих лиц, тем дольше и сложнее проходит этот этап. Пример.Двадцать шесть версий проекта НМД В крупной известной компании в рамках одного из проектов нужно было подготовить несколько десятков регламентирующих документов. Каждый документ представлял собой регламент объемом от 12 дои более страниц. Как правило, в список согласующих лиц включались шесть-восемь руководителей подразделений, один-два специалиста по организационному развитию и начальник отдела организационного развития. Формальной процедуры согласования проектов документов в компании не было. Все делалось на коленке — файлы отправлялись через с сопроводительным письмом в произвольной форме. Затем разработчикам приходилось буквально отлавливать менеджеров на их Рис. Согласование проекта НМ Д С ог л а сующие руководители Помощник Г Д И ниц иат ор разработки Н М Д Ге нера льный директор ( ГД ) О тве тс тв енный разработчик Принять участие в совещании поп роек ту Н М Д П р и н ять участие в совещании поп роек ту Н М Д П р и н ять решения по спорным вопросам Пр овес ти совещание по обсуждению проекта Н М Д Пр ов ер и ть необходимость тестирования Н М Д Вн ес ти изменения в проект Н М Д Поме ст и ть ю версию проекта Н М Д вар хи в По дг о тови ть протокол. Разработка и презентация й версии Н М Д 2 . Разработка и презентация й версии Н М Д 4 . Тестирование проекта Н М Д 5 . Ввод Н М Д в действие Совещание требуется Совещание НЕ требуется Требуется тестирование Н М Д Н е требуется тестирование Н М Д П р ото кол совещания по согласованию Н М Д Ре шения пос порным вопросам 3-я версия проекта Н М Д 3-я версия проекта Н М Д В течение- х рабочих дней Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление рабочих местах. Большинство из них явно проявляло бурную активность кучи документов, перегородки, облепленные желтыми и красными сти- керами, постоянные звонки и электронные письма. Приходилось ловить момент, когда менеджер не говорит по телефону и не отправляет e-mail, и вежливо напоминать про такой-то документ и необходимость его согласования. Ответ, как правило, был один Приходите завтра, а лучше через неделю. А кстати, разве Иванов (Петров, Сидоровне может его посмотреть и согласовать?» У специалистов по организационному развитию была своя фишка. Получат документ на согласование, пробегут глазами пару страниц, сделают замечания и отправят разработчику. В следующей версии читаются уже третья-пятая страницы и т. д. Когда появляется четвертая или пятая версия, специалист забывает, какие изменения внес на первой или второй странице, и делает новые правки и замечания и т. д. Впечатляющий итог таких согласований — от 26 до 40 версий документов наверняка не предел для этой компании! Пример. Оптимизация процесса на основе обобщения лучшего опыта Крупная компания имела несколько филиалов в разных городах. Руководство приняло решение стандартизировать деятельность всех филиалов. Для этого был выбран ряд процессов, в том числе процесс управления договорами. Специально созданная рабочая группа проанализировала этот процесс в трех филиалах и выявила лучшие практики работы. Каждый филиал имел свои положительные и отрицательные особенности. По итогам был разработан проект регламента управления договорами, который объединял все лучшие наработки. Приступили к согласованию документа. В процессе согласования со стороны менеджмента филиалов возникали критические замечания. Разработчикам многое пришлось убирать. После двенадцати итераций документ стал весьма формальным, зато устраивал всех. Однако кто-то из руководителей филиалов пролоббировал следующее решение головного офиса каждый филиал имеет право адаптировать общий регламент к своим конкретным условиям. В результате регламенты были откорректированы настолько, что новыми остались лишь две вещи структура документа и его обложка Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации Формализованная процедура согласования НМД, четкие требования по формулировке замечаний, учету замечаний и т. п. необходимы, чтобы снизить бесконечное количество согласований, существующее в современных компаниях. В рассматриваемой нами процедуре управления НМД должно быть три, максимум четыре итерации документа. По итогам совещания ОР готовит протокол. Если на совещании не удается прийти к общему мнению по формулировке спорных пунктов документа, протокол передается ГД. В протоколе обязательно указывают пункты, по которым не удалось достичь соглашения. ГД принимает решение по редакции спорных пунктов и передает его ОР (в электронном виде). Не стоит чересчур нагружать ГД такого рода проблемами. Однако рассматриваемая процедура предназначается для небольшой и средней компании. Если организация крупная и/или документов много, лучше рассмотреть возможность согласования и утверждения НМД различными должностными лицами, например по направлениям деятельности. ОР вносит изменения в проект НМД и передает третью версию проекта НМД помощнику ГД. Помощник ГД помещает ее в электронный архив. После формирования третьей версии НМД (или второй, если совещание по согласованию НМД не требуется) ОР проверяет потребность в тестировании. Если оно необходимо, то ОР приступает к его организации. Если в тестировании нет надобности, то ОР уведомляет помощника ГД, который приступает к вводу НМД в действие. Тестирование проекта НМД Ответственный разработчик готовит план тестирования проекта НМД и передает его ГД (см. рис. 5.6.4). ГД утверждает план тестирования НМД. ОР осуществляет тестирование проекта НМД. В нем принимают участие согласующие руководители и инициатор разработки НМД. Рис. Тестирование проекта НМ Д С ог л а сующие руководители Помощник Г Д И ниц иат ор разработки Н М Д Ге нера льный директор ( ГД ) О тве тс тв енный разработчик Подготовить план тестирования Н М Д Ут ве р ди ть план тестирования Н М Д Выпо лни ть тестирование Н М Д По дг о тови ть ю (ю) версию проекта Н М Д П ом ес ти ть ю (ю) версию проекта Н М Д вар хи в П ере дать проект Н М Д на нормокон тр ол ь П р и н ять участие в тестировании НМ Д П р и н ять участие в тестировании НМ Д Со глас ов ать изменения в проекте НМДСо глас ов ать изменения в проекте НМДПроек т Н М Д передан на контроль Тр еб уется тестирование Н М Д 3 . Согласование проекта Н М Д 5 . Ввод Н М Д в действие я (я) версия проекта Н М Д 3 -я (я) версия проекта Н М Д 3 -я (я) версия проекта Н М Д Ре зуль таты тестирования НМ Д Ут ве рж де нный план тестирования НМ Д Пр о ек т плана тестирования НМ Д И н формация ос ог ла совании изменений в проекте Н М Д О т 2- х недель дох месяцев Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации Цель тестирования — выявление недостатков в проекте НМД и определение необходимых корректировок. Тестирование можно также назвать пробной эксплуатацией на пилотном процессе. Пробная эксплуатация нужна, чтобы проверить адекватность требований регламента. Если в регламенте содержатся некорректные, сложно выполнимые или противоречивые требования, это может выявить именно тестирование. Его результаты используют для доводки регламента до рабочего состояния. Безусловно, не все проекты НМД требуют тестирования, например, новые версии уже существующих документов, включающие незначительные изменения. По итогам тестирования ОР формирует третью или четвертую версию проекта НМД и предоставляет ее помощнику ГД, согласующим руководителями инициатору разработки НМД. Помощник ГД помещает третью/четвертую версию НМД в электронный архив. Согласующие руководители и инициатор разработки НМД согласуют изменения в проекте НГД по результатам тестирования по электронной почте). При необходимости ОР вносит изменения в проект НМД и передает его помощнику ГД на проверку соответствия требованиям по оформлению документа. Ввод НМД в действие Помощник ГД выполняет контроль НМД на соответствие стандартам (требованиям по оформлению) (см. рис. 5.6.5). Если есть замечания, проект НМД возвращается ОР на доработку. Это, можно сказать, последняя вычитка проекта НМД. Помощник ГД как лицо, ответственное за жизненный цикл проекта в компании, на этом этапе проверяет документ на соответствие требованиям по оформлению. Если в организации используется среда бизнес-моделирования, то код и другие данные регламента заносятся в карточку Рис. Ввод НМ Д в действие Согласующие руководители Помощник Г Д Ге нера льный директор ( ГД ) О тве тс тв енный разработчик Подписать приказов воде Н М Д в действие Внести изменения в проект Н М Д Пр и св ои ть документу код В ы полнить контроль Н М Д на соответствие стан дар тамПо дготов и ть проект приказа о вводе Н М Д в действие Зарегистрировать приказ Оформить и распечатать Н М Д . Поставить штамп Контрольный экземпляр Отс ка ни ров ать листы с подписями Пом ес ти ть Н М Д вар хи в Поместить Н М Д н ас ер ве р. Внести Н М Д в график контроля Ут ве р ди ть Н М Д По дп ис ать НМ Д С о брать подписи на НМ Д Ув ед ом и ть сотрудников по e -m ai l. Собрать подписи на Н М Д П роек т Н М Д передан на контроль Ут ве рж денный Н М Д вар хи ве 3 . Согласование проекта Н М Д 4 . Тестирование проекта Н М Д Ут ве р ж де н н ы й приказов воде Н М Д в действие Оригинал НМ Д П роек т Н М Д Ес ть замечания к проекту Н М Д С ог ла сующие подписи на Н М Д Ут ве р ж дающая подпись на Н М Д Не т замечаний Пр о ек т приказа о вводе Н М Д в действие Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации соответствующего процесса (подразделения, должности для положений или должностных инструкций). Помощник ГД присваивает НМД код в соответствии с требованиями настоящей процедуры. Помощник ГД готовит проект приказа ГД о вводе НМД в действие и передает его ГД. ГД подписывает приказ о вводе НМД в действие. Помощник ГД регистрирует приказ, заполняет паспорт документа, распечатывает НМД и ставит на титульном листе штамп Контрольный экземпляр». Штамп может быть любого цвета. Важно, чтобы бумажный оригинал документа отличался от обычных распечаток. Также важно обеспечить хранение оригиналов НМД в соответствующих папках в архиве. Помощник ГД собирает подписи на оригинале НМД: подпись ГД Утверждаю на титульном листе и подписи согласующих ру- ководителей. Если в компании используется система электронного документооборота, тона новый НМД заводится регистрационно- контрольная карточка, содержание которой учитывает тип НМД. Проект документа загружается в базу системы (или помещается в защищенное файловое хранилище. Если в системе реализован механизм ЭЦП * , то ГД может утвердить документ прямо в электронной форме (тип ЭЦП утверждает, а соответствующий руководитель — согласовать его (тип ЭЦП «согласует»). Помощник ГД уведомляет сотрудников организации по e-mail о вводе НМД в действие. Если нужно, он собирает подписи сотрудников на НМД (например, на должностной инструкции ЭЦП — электронная цифровая подпись 348 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Помощник ГД сканирует титульный лист НМД с подписью ГД, лист с подписями согласующих лиц илист с подписями других сотрудников если имеется. Осуществляет регистрацию НМД в электронном журнале учета. Помещает НМД в архив в электронной форме. Выкладывает на сервер организации файл НМД в режиме Только чтение. Помещает контрольный экземпляр НМД в бумажной форме в архив организации. Вносит НМД в график периодического контроля и актуализации. Хранение и выдача учтенных копий НМД При необходимости в использовании бумажной копии действующего НМД сотрудник организации направляет помощнику ГД запрос по электронной почте. Помощник ГД распечатывает НМД на желтой бумаге и уведомляет сотрудника о готовности документа. Почему именно на желтой, ведь это не пресса Дело в том, что столы сотрудников подчас завалены разными документами, в том числе нормативными. Чтобы официально зарегистрированные копии НМД бросались в глаза, их надо каким-то образом маркировать. Например, распечатать на желтой бумаге или поставить штамп Копия красного цвета. Когда сотрудник организации приходит забрать копию НМД, помощник ГД фиксирует факт передачи бумажной копии в электронном журнале выдачи учтенных копий. Бумажная копия НМД выдается только после учета в журнале рис. Сотрудник использует бумажную копию НМД до тех пор, пока не получит по электронной почте уведомление об отмене/пересмо- тре НМД. При получении такого уведомления сотрудник обязан в течение трех рабочих дней уничтожить бумажную копию НМД. Если при проведении внутреннего аудита выявится факт использования неучтенных копий НМД или копий НМД, которые отменены Если НМД действует в системе электронного документооборота с ЭЦП, то это и последующие действия) делать ненужно Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации пересмотрены, сотрудник организации лишается премии или других бонусов по решению ГД. Лучше сразу прописать штрафные санкции по отношению к сотруднику, допустившему наличие устаревших версий НМД на своем рабочем месте и/или жестком диске персонального компьютера. Это, например, может быть лишение месячной или квартальной премии в размере от Помощник ГД Сотрудник компании Возникла потребность в копии НМД Копия НМД получена сотрудником Направить запрос по Распечатать НМД на желтой бумаге Выдать копию НМД сотруднику Получить копию НМД Учесть копию в журнале учета копий Уведомить сотрудника о готовности копии Копия НМД Запрос на предоставление копии НМД Рис. 5.6.6. Выдача учтенных копий НМД 350 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Все НМД организации хранятся: в электронном архиве на сервере организации; — в бумажном виде на белой бумаге с красной печатью Контрольный экземпляр в архиве организации. Бумажные оригиналы НМД хранятся в архиве организации в нумерованных папках. Для каждой формируется лист «Содержание». Также должна быть установлена номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иными словами, номенклатура дел — это список пронумерованных папок, в которых хранятся документы. На обложку (корешок) заносят наименование структурного подразделения, название дела, его индекс, календарный год и срок хранения. На внутренней стороне обложки помещается опись документов, содержащихся в деле. Более подробное описание работы с номенклатурой дел организации и подразделений выходит за рамки моей книги. Ответственность заведение электронного и бумажного архива НМД несет помощник ГД. Все НМД организации контролируемы. Это означает, что их выпуск, распределение, использование, изменение, хранение и уничтожение копий предыдущих версий проверяют ГД, его помощники внутренние аудиторы. Возможно, такое требование покажется слишком жестким, но по-другому работать с НМД невозможно. Если четко не отслеживать жизненный цикл по каждому НМД, через некоторое время в организации возникнет бумажный хаос. Руководители компании могут иметь на своих рабочих местах папки документов, в которых находятся бумажные копии НМД. Каждая папка должна иметь идентификаторы принадлежности к структурному * Понятие номенклатура дел может быть также в системе электронного документооборота Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации подразделению илист с перечнем хранящихся в ней НМД Содержание. При замене НМД лист с перечнем нужно также заменить на новый, содержащий актуальную информацию. Папки документов нумеруются. Список папок с обязательным указанием ответственного находится у помощника ГД. Это контролируемый документ. Папки документов хранятся у ответственных лиц, контролирующих их содержание. Ответственные за папки назначаются распоряжением директора. Наличие бумажных копий НМД разрешено, ноне поощряется. Хранение электронных копий НМД на компьютерах сотрудников организации запрещено. При необходимости персонал пользуется электронными версиями, размещенными на сервере компании. Документы просматриваются в режиме Только чтение без возможности копирования на компьютер сотрудника. Безусловно, жизнь вносит свои коррективы. В компании может не быть сервера, доступного для всех сотрудников, связь может оказаться некачественной, сотрудники могут находиться в командировке и т. п. Эти факторы стоит принимать во внимание при разработке процедуры управления НМД в конкретной организации. НМД могут быть переданы за пределы организации только с разрешения ГД. При передаче копии на нее ставится синий штамп Для информации (то есть документ не контролируется). Вопрос защиты информации — это отдельная и сложная тема. Сейчас есть специализированные программные продукты, которые комплексно решают вопрос информационной безопасности в компании. Отмененный/пересмотренный НМД (с синей печатью «Отменен/ Пересмотрен» на титульном листе) может храниться в архиве организации для информационных и методических целей отдельно от действующих документов. В электронном виде отмененные/пересмотрен- ные НМД лежат на сервере компании в отдельном каталоге. Их хранение в электронном виде на компьютерах сотрудников запрещено Здесь речь идет, по сути, о номенклатуре дел подразделения. 352 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Проекты НМД хранятся в отдельном каталоге на сервере орга- низации. Не реже раза в месяц помощник ГД осуществляет резервное копирование электронной базы НМД: в отдельную область жесткого диска сервера компании; — на DVD и т. п. зависит отрешения директора или менеджера. Контроль исполнения НМД Контроль и актуализация НМД проводится со следующей периодичностью (табл. Таблица 5.6.5. Периодичность контроля и актуализации НМД № Структурный документ Периодичность 1 Организационная структура Ежегодно 2 Положение оправлении раза в год 4 Справочники Два раза в год 5 Положение о подразделении Ежегодно 6 Должностная инструкция сотрудника Ежегодно 7 Документированные процедуры Ежегодно 8 Регламенты управления организацией Ежегодно 9 Регламент процесса управления, тип 1 (на первом уровне) Два раза в год 10 Регламент процесса управления, тип 2 (на двух уровнях) Два раза в год 11 Регламент процесса, тип 1 (на первом уровне) Два раза в год 12 Регламент процесса, тип 2 (на двух уровнях) Два раза в год Состав работ по контролю/актуализации НМД представлен на рис. 5.6.7. За две недели до планового срока контроля (аудита исполнения требований НМД) помощник ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора, руководителей подразделений, которые обязаны Рис. Контроль исполнения НМ Д Р уково д и те ль проверяемого подразделения Внутренний аудитор ( В А ) Ге нера льный директор ( ГД ) П омощник Г Д Отв етс тв е н н ы й разработчик ( О Р ) Ув ед ом и ть О Р, В А , руководителя подразделения Подготовить сяк аудиту Подготовить сяк аудиту Подготовить сяк аудиту Провести аудит исполнения Н М Д Пр овес ти аудит исполнения Н М Д П р ед оставить информацию для проведения аудита НМ Д П о дг ото вить отчет по аудиту Ознакомиться с решениями Г Д по НМ Д По дг о тови ть решение о пересмотре Н М Д Озн ак ом и ть ся сот че том по аудиту и решениями Г Д по НМ Д О зн ак ом и ть ся со тч ет ом по аудиту. Принять решения по НМ Д Озн ак ом и ть ся сот че том по аудиту и решениями Г Д по НМ Д Нас тупил плановый срока уди та Н М Д Пр иня тор еш ени е об отмене Н М Д Ко н ец процесса Конец процесса. Инициация разработки Н М Д 2 .1 .3 . Ежемесячный контуру правления Отч ет и решения Г Д по Н М Д Ук аз ан и я на подготовку распоряжения о пересмотре Н М Д П роек т распоряжения о пересмотре Н М Д Замечания по исполнению НМ Д Замечания по исполнению НМ Д Инф ор м ац и я для проведения аудита НМ Д Пл ан а удита О тч ет и решения Г Д по Н М Д Р еш ен и я Г Д по Н М Д Р еш ен и е оставить Н М Д без изменений Ре шение отменить НМ Д Р уково ди те ль подразделения уведомляется не позднее чем зане делю Выполняется аудит пакета документов Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление контролировать исполнение требований НМД. Помощник ГД назначает дату контроля НМД. Раздел по осуществлению контроля исполнения требований НМД лучше всего рассматривать и корректировать исходя из наличия ресурса сотрудников, которые могут проводить внутренний аудит в компании. Требования по контролю НМД могут быть представлены не в рассматриваемой процедуре, а в процедуре выполнения внутренних аудитов организации. Указанные выше лица готовятся к аудиту исполнения требований НМД. Внутренний аудитор проводит аудит исполнения требований НМД. В нем участвуют ответственный разработчик НМД и руководители подразделений. Дополнительно к контролю исполнения требований НМД при проведении аудита внутренний аудитор обязан выявлять случаи нарушения процедуры: использование сотрудниками бумажных копий НМД, распечатанных на бумаге любого цвета, кроме желтого; использование сотрудниками бумажных копий устаревших версий НМД; использование сотрудниками электронных копий НМД, размещенных на их рабочих компьютерах. В данном случае внутренний аудитор осуществляет аудит соответствия. Но одновременно он может выполнять аудит эффективности процесса. Важно не только контролировать формальное исполнение требований стандартов, но и выявлять причины снижения результативности деятельности. Внутренний аудитор готовит отчет по результатам аудита. Вот- чете указываются выявленные нарушения и их причины (обязательно, приводятся рекомендации по корректировке (актуализации) НМД. Отчет по аудиту передается ГД. Глава 5. Регламентация бизнес-процессов организации 355 ГД рассматривает отчет по результатам аудита и принимает решение оставить НМД без изменений, пересмотреть или отменить НМД. О своем решении ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора и руководителя подразделения. ГД водном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию. Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД. 5.6.11. Отмена НМД Помощник ГД получает от шефа информацию об отмене НМД иго- товит соответствующий проект приказа (рис. 5.6.8). ГД утверждает проект приказа об отмене НМД. В приказе об отмене устаревшей версии может содержаться информация о вводе в действие новой версии НМД. Сотрудник компании Помощник ГД Генеральный директор (ГД) Принято решение об отмене НМД Конец процесса Подготовить проект приказа об отмене НМД Утвердить приказ об отмене НМД Уничтожить бумажную копию НМД Зарегистрировать приказ. Оформить НМД. Переместить НМД в архив отмененных НМД Удалить НМД с сервера. Изменить место хранения НМД в электронном архиве Уведомить сотрудников по e-mail об отмене НМД Приказ об отмене НМД e-mail с уведомлением об отмене НМД 7. Контроль исполнения НМД Решение отменить НМД Проект приказа об отмене НМД Рис. 5.6.8. Отмена действия НМД 356 Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление Помощник ГД регистрирует приказ ГД об отмене НМД. Ставит на контрольный экземпляр НМД синюю печать «Отменен/Пересмо- трен». Перемещает документ в архив отмененных НМД. Помощник ГД удаляет отмененный НМД с сервера организации из общего доступа, сохраняя его в электронном архиве организации в папке Отмененные НМД». Он уведомляет персонал по e-mail об отмене НМД. Каждый сотрудник организации, использующий бумажную копию НМД, обязан уничтожить ее в течение трех дней с момента уведомления об отмене/пересмотре НМД. 5.6.12. Кодирование НМД Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид: АААА-00-00-00 где |