Производственный менеджмент. Лебедев Валерий Викторович Шестакова Лидия Валентиновна Данное учебное пособие
 Скачать 5.07 Mb.
|
|
Правительство Российской Федерации Национальный исследовательский университет ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ ПЕРМСКИЙ ФИЛИАЛ Кафедра информационных технологий в бизнесе Информационные технологии управления проектами Часть 1 Использование системы Microsoft Project Standard 2010 для управления проектами Учебно-методическое пособие для бакалавров Пермь 2012 2 Информационные технологии управления проектами. Часть 1. Использование системы Microsoft Project Standard 2010 для управления проектами. Учебно-методическое пособие для бакалавров. Кафедра информационных технологий в бизнесе. НИУ ВШЭ Пермь. 2012. – 59 с. Составители: Лебедев Валерий Викторович Шестакова Лидия Валентиновна Данное учебное пособие предназначено для первоначального знакомства с системой управ- ления проектами и содержит четыре лабораторных занятия, позволяющие исследовать и практи- чески реализовать все основные этапы разработки, хранения и реализации проектов, начиная от планирования проектов и завершая отчетами об их выполнении. Учебное пособие предназначено для преподавателей и студентов дневного и вечернего от- деления НИУ ВШЭ ПФ, а также для слушателей факультета профессиональной переподготовки. Рецензент: доцент кафедры ИТАС Пермского ГТУ, кандидат технических наук Кычкин Алексей Владимирович. 3 Введение Система управления проектами Microsoft Project Standard позволяет пользователю автома- тизировать все этапы работы с проектом, начиная с планирования проекта и завершая формирова- нием отчетов о его выполнении. Данное учебное пособие предназначено для знакомства с систе- мой управления проектами и получения первичных навыков работы с системой Microsoft Project Standard 2010. Работа с проектом и помощью этой системы начинается с настройки информационной сре- ды и выбора представлений, в которых проект будет отображаться на экране компьютера. Этап разработки проекта обычно включает следующие шаги: 1. Установка параметров отдельных задач и всего проекта в целом. 2. Описание структуры проекта, то есть состава задач и связей между ними. 3. Ресурсное планирование проекта, включающее ввод всех видов ресурсов в лист ресурсов с указанием их объема и назначение ресурсов на задачи. 4. Планирование и анализ стоимости проекта. 5. Анализ всевозможных рисков при реализации проекта. 6. Принятие и сохранение базового плана. Этап реализации проекта предполагает оперативный контроль и внесение изменений в ба- зовый план. Этот этап включает отслеживание проекта, анализ хода проектных работ, подготовку и представление отчетов по проекту. Система Microsoft Project Standard предоставляет в распоряжение пользователя широкий набор средств, позволяющих повысить эффективность работы специалиста на всех этапах управ- ления проектами. Данное учебное пособие содержит четыре лабораторных занятия, позволяющих исследо- вать и практически реализовать все перечисленные выше этапы. Учебное пособие предназначено для преподавателей и студентов дневного и вечернего от- деления НИУ ВШЭ ПФ, а также для слушателей факультета профессиональной переподготовки. Для более детального знакомства с системой управления проектами можно воспользоваться учебно-методическим пособием «Информационные технологии управления проектами. Часть 2. Использование системы Microsoft Project Standard 2010 для управления проектами». 4 1. Представления MS Project и их настройка Проект – это уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на до- стижение конкретной цели, выполняемых при определенных требованиях к срокам, бюджету, ха- рактеристикам ожидаемых результатов (1). Для любого проекта характерна конечность протяжен- ности во времени и уникальность производимых продуктов или услуг. В настоящее время управ- ление проектами невозможно без использования компьютеров и специализированных программ- ных средств – систем управления проектами. Microsoft Project является сегодня самой распростра- ненной компьютерной системой управления проектами. 1.1. Основные термины Задача – область деятельности, направленная на достижение определенного результата. Вехи – завершающие задачи, т.е. задачи, приводящие к достижению важного проектного результата. Суммарная задача – задача, состоящая из задач более низкого уровня. По умолчанию MS Project вычисляет параметры суммарной задачи на основе параметров ее подчиненных задач. Фаза – суммарная задача, соответствующая относительно самостоятельному и весьма важ- ному этапу проекта. Задачи связаны друг с другом зависимостями, определяющими порядок выполнения задач в проекте. Задача называется критической, если при изменении длительности задачи изменяется дли- тельность всего проекта Длительность – время, необходимое на выполнение задачи. Ресурс – исполнители, материалы, оборудование, необходимые для выполнения проекта. MS Project 2010 поддерживает работу с тремя типами ресурсов: трудовые, материальные и финан- совые ресурсы. Назначение отражает взаимосвязь между задачей и ресурсами, используемыми для ее выполнения. Трудозатраты для задачи – это общий объем работ в человеко-часах (человеко-минутах, человеко-днях и т.д.). Трудозатраты для ресурса – это общий объем работы, назначенный ресурсу, по всем за- дачам, где он занят. Задача характеризуется объемом трудозатрат и затратами (стоимостью). 1.2. Настройка программы MS Project 2010 Запуск программы MS Project можно осуществить командой Пуск\Все программы\Microsoft Office\ Microsoft Project 2010. Окно программы строится по стандартной схеме и имеет все типовые элементы офисного окна (рис.1). Основу интерфейса составляют ин- струментальные ленты, каждая из которых раскрывается своей вкладкой. Настройка программы осуществляется диалогового окна Параметры Project, которое от- крывается командой Файл\Параметры и также содержит множество вкладок. Задание 1. Откройте окна Параметры Project и исследуйте содержимое вкладок Общие, Отображение, Распи- сание, Правописание, Сохранение, Язык, Дополнительно, Настройка ленты, Панель быстрого доступа Дайте ответы на следующие вопросы: 1. На какой вкладке осуществляется выбор символа валюты? 2. На какой вкладке регулируется отображение количество цифр после десятичного раздели- теля (запятой)? 3. На какой вкладке задаются стандартная ставка и ставка сверхурочных работ? 4. На какой вкладке задаются параметры отображения единиц времени? 5. На какой вкладке задается параметры календаря для проекта? 6. На какой вкладке устанавливается тип задач по умолчанию? 5 7. На какой вкладке делается пометка о создании суммарной задачи проекта? Рисунок 1. Множество вкладок окна Параметры Project позволяют провести настройку системы Изучение Project целесообразно начинать с базы данных этой системы управления проек- тами и основных форм представления информации. 1.3. База данных Project База данных Project представляет собой систематизированную совокупность показателей, опи- сывающих проект. Эти показатели именованы, имеют заранее определенный смысл и связаны с конкретными элементами проекта . К числу основных элементов проекта относятся: • сам проект; • календарь, связанный с реализацией проекта; • задачи, входящие в состав проекта; • ресурсы, используемые при реализации проекта; • назначение ресурсов задачам проекта. Project поддерживает обработку данных о нескольких типах задач : 1. Суммарные задачи , состоящие из более мелких задач. 2. Внешние задачи , входящие в состав графика другого проекта. 3. Событие (веха) в том числе и с нулевой длительностью. По отношению к задачам, ресурсам и назначениям в базе данных Project различают: • поля задач и повременные поля задач; • поля ресурсов и повременные поля ресурсов; • поля назначений и повременные поля назначений. Повременные поля содержат данные о распределении объемов работ, затрат и т.д. по времен- ным интервалам. Общее количество показателей, описывающих элементы проекта в Project более сотни. Наибо- лее важные из них приведены в табл.1. Смысл этих показателей и возможности их использования для большей части показателей заранее определены и их значения вычисляются автоматически. С отдельными показателями пользователь может работать по своему усмотрению. Ряд показателей может быть вычислен системой Project или задан пользователем. Особенностью последней версии 6 Project является возможность определить формулы для вычисления пользовательских показателей с помощью специального интерфейса. Такие формулы будут затем вычисляться программой авто- матически. Таблица 1. Характеристика основных элементов проекта Элементы про- екта Группа показате- лей Основные показатели Проект Описание проекта • Наименование проекта • Дата начала проекта • Дата окончания проекта • Суммарные затраты на проект • Идентификатор проекта Календарь проекта • Таблица рабочих и выходных дней • Расчетная продолжительность рабочего дня Задача Описание задач • Идентификатор • Наименование задачи • Длительность выполнения задачи • Дата начала и окончания • Трудоемкость задачи • Процент выполнения задачи • Иерархический уровень • Показатель приоритетности задач • Резерв времени задачи • Тип задачи (с фиксированной продолжительностью, фиксированной числен- ностью исполнителей или с фиксированной трудоемкостью) • Фиксированные затраты финансовых средств на задачу • Полные затраты на задачу • Текущий объем затрат на задачу • Зарезервированные показатели Взаимосвязь работ • Идентификаторы прямо предшествующих задач (предшественники) • Тип связи предшествующей задачи с текущей • Сдвиги времени текущей задачи относительно предшествующих задач. Ресурс Описание ресурса • Идентификация ресурса • Наименование ресурса • Тип ресурса • Обозначение рабочей группы, к которой принадлежит ресурс • Принадлежность ресурсов к команде ресурсов • Максимальной количество единиц ресурса • Обозначение размерности единиц ресурса • Количество единиц ресурса, назначаемых задаче по умолчанию • Стоимость единицы ресурса на единицу времени при нормальной загрузке (допускается до пяти значений различных тарифов для каждого ресурса) • Суммарные затраты финансовых ресурсов • Зарезервированные показатели • Календарь ресурса Назначение ре- сурсов конкрет- ной задаче Общие данные о назначении ресур- сов текущей зада- че • Наименование ресурса • Количество единиц ресурса • Задержка начала работ данного ресурса по отношению к началу задачи • Общая трудоемкость работ ресурса по данной задаче • Фактический объем ресурса по задаче Сведения о назна- чении ресурсов в данном интервале времени • Начало интервала времени • Продолжительность интервала времени • Объем работ, выполненный в заданном интервале времени • Фактический объем работ, выполненный в заданном интервале времени 1.4. Представления MS Project Для представления данных в Project предназначены разнообразные средства интерфейса: таблицы, фильтры, группировка данных и т д. Все разнообразие средств представления данных может интегрироваться с помощью так называемых представлений . Project хранит описание большого количества стандартных представлений и позволяет пользователям создавать свои пред- 7 ставления, присваивая им наименования и сохраняя их. Управление представлениями в Project выполняется с помощью инструментальных лент, панели быстрого доступа и контекстных меню. Рисунок 2. Окно программы MS Project Standard Помимо четырех стандартных вкладок инструментальной ленты (Задача, Ресурс, Проект, Вид), Project 2010 поддерживает целый ряд контекстных вкладок (Инструменты диаграммы Ганта, Инструменты календаря, Инструменты использования задач, Инструменты листа ресурсов и т.д.). Стандартная панель быстрого доступа содержит пять кнопок (рис.3). Количество кнопок на на панели может быть увеличено с помощью использования раскрывающегося списка Настройка панели быстрого доступа. Если нужной команды в этом списке нет, то ее можно ставить в панель с помощью окна Настройка панели быстрого доступа, которое открывается командой Другие команды. Состав любой инструментальной ленты может быть изменен с помощью окна Настройка ленты (рис.4). Это окно открывается командой Файл\Параметры\Настройка ленты. Project позволяет использовать следующие стандартные формы представления информа- ции: • Временная шкала. • Линейная диаграмма (диаграмма Ганта). • Календарь. • Диаграмма Ганта с отслеживанием. • Использование задач. • Сетевой график. • Лист ресурсов. • Использование ресурсов. • График ресурсов. Панель быстрого доступа Контекстное меню Инструментальная лента Контекстная вкладка 8 Рисунок 3. Настройка панели быстрого доступа Рисунок 4. Настройка инструментальной ленты 1.4.1. Представление Диаграмма Ганта Диаграмма Ганта служит для отображения проектной информации в графическом виде, дает визуальное представление о последовательности выполнения задач, их длительности и дли- 9 тельности всего проекта (рис.5). Все элементы диаграммы Ганта являются отрезками, обозначаю- щими задачи, фазы, вехи. Диаграмма Ганта служит еще для ввода и редактирования данных. Задание 2 . Исследуйте представление Диаграмма Ганта, выполнив следующие операции: 1. Откройте файл Ремонт1 1 . Установите представление диаграмма Ганта (рис.5). Для этого нужно на вкладке Вид в области Представление задач нажать кнопку Диаграмма Ганта. Рисунок 5. Представление Диаграмма Ганта. Настройка шкалы времени 2. Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, необходимо изменить используемые единицы измерения шкалы времени. Отформатируйте шкалу времени. Для этого нудно щелчком пра- вой кнопки по шкале времени открыть контекстное меню и выбрать в нем пункт Шкала времени. От- кроется одноименное диалоговое окно. Шкала времени состоит их трех уровней: верхнего, среднего, нижнего. Обязательным является только средний уровень. 3. Установите режим отображения всех трех уровней. Для этого воспользуйтесь раскрывающимся спис- ком Отображать в окне Шкала времени. Перейдите на вкладку Верхний уровень и установите едини- цы измерения - Месяцы. Переключаясь на вкладки Средний уровень и Нижний уровень, установите для среднего уровня единицы - недели и интервал 3, для нижнего уровня – единицы шкалы – дни, ин- тервал -2. 4. Рядом с отрезками, изображающими задачи, фазы, вехи, можно выводит разнообразную текстовую информацию: название ресурсов, затраты, процент завершения задачи и т.д. Откройте окно Формат отрезка, дважды щелкнув мышью по любому отрезку на диаграмме Ганта, и на вкладке Текст отрезка выведите сверху отрезка процент завершения задачи, а справа – название ресурса (рис.6). Исследуйте, что можно делать на вкладке Формат отрезка. 1 Файл Ремонт1 находится в папке Общая \Кафедра информационных технологий в бизнесе \Методическое сопровож- дение дисциплин MS Proiect 2010. Шкала времени 10 Рисунок 6. Диаграмма Ганта в режиме настройки отрезков 1.4.2. Представление Временная шкала Временной шкалой в MS Project 2010 называется компактное представление графика вы- полнения проекта в виде одной полоски, на которую нанесена календарная шкала и наиболее зна- чимые работы проекта (рис. 7). Задание 3. Исследовать возможности временной шкалы, выполнив следующие команды: 1. Открыть файл Ремонт1 в представлении Диаграмма Ганта. 2. Вывести представление Временная шкала, подав команду Вид \ Комбинированный режим \Временная шкала. Рисунок 7. Настройка временной шкалы 3. Для того чтобы включить любую задачу в полоску временной шкалы нужно выделить эту задачу, щелк- нуть по ней правой кнопкой и в открывшемся меню выбрать команду Добавить на временную шкалу. 4. Если щелкнуть левой кнопкой по полоске шкалы, то в области Инструменты временной шкалы откро- ется ряд инструментов, позволяющих проводить форматирование. 11 1.4.3. Представление Календарь В этом представлении план проекта и задачи внутри него представлены в виде традицион- ного календаря (рис.7). Задачи на календаре обозначаются отрезками, которые начинаются в день начала работ и заканчиваются в день их окончания. Рисунок 8. Представление Календарь с окном настройки шкалы времени Задание 4. Исследовать представление Календарь, выполнив следующие операции 1. Открыть файл Ремонт1 в представлении Календарь, подав команду Вид\ Представления задач\ Ка- лендарь. Исследуйте, как в календаре отображаются задачи проекта. 2. Щелчком правой кнопки по шкале времени раскройте контекстное меню и выберите пункт Шкала времени. 3. На вкладке Заголовки недель сделайте установки как показано на рис.8. На вкладке |