Проектирование ЭСУД. Проектирование электронных систем управления документооборотом
 Скачать 1.24 Mb.
|
|
1 Международный консорциум «Электронный университет» Московский государственный университет экономики, статистики и информатики Евразийский открытый институт Г.Н. Смирнова Проектирование электронных систем управления документооборотом Учебное пособие Практикум по курсу Москва 2004 2 УДК 004.415 ББК 32.973 С 506 Смирнова Г.Н. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВ- ЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ: Учебное пособие, практикум по курсу / Москов- ский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: 2004. – 127 с. ISBN 5-7764-0451-7 © Смирнова Г.Н., 2004 © Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004 3 Содержание УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ........................................................................................................ 5 ТЕМА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ»............... 6 1.1. Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса. ............................................................................................. 6 1.2. Понятие и структура экономической системы (ЭС). Классификация функций и деловых процессов ЭС. ........................................................ 9 1.3. Понятие документа, документопотока, документооборота .......................................... 13 ТЕМА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ...................................................... 17 2.1. Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления. Состав функций и процедур, выполняемых СДОУ. ...................................................... 17 2.2. Состав Организационно-Распорядительных Документов (ОРД). Содержание процедуры составления ОРД...................................................................... 21 2.3. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов.......................... 26 2.4. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов. ......................... 29 2.5. Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив ................................. 31 ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ............................................ 36 3.1. Назначение экономической информационной системы (ИС). Классы и структура ИС..................................................................................................... 36 3.2. Принципы, методы и средства разработки электронной системы управления документооборотом....................................................................... 40 ТЕМА 4. ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ СОСТАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ..................................................................................... 46 4.1. Понятие электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав операций проектирования ЭД. ............................................................................ 46 4.2. Классификация средств автоматизации составления ЭД. Требования к системам составления ЭД. Характеристика систем............................... 49 ТЕМА 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ВВОДА ПОТОКОВ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................................... 54 5.1. Назначение и технология работы системы массового ввода бумажных документов. ..................................................................................................... 54 5.2. Требования, предъявляемые к СМВ. Характеристика систем...................................... 59 ТЕМА 6. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ........ 63 6.1. Понятие информационно-поисковой системы (ИПС). Состав компонент и технология работы с ИПС. ............................................................ 63 6.2. Понятие системы управления электронными документами (СУД). Проблемы организации СУД............................................................................................ 66 6.3. Классификация и характеристика методов поиска ........................................................ 72 6.4. Классификация систем DMS. Характеристика систем, используемых для организации архивов......................................................................... 74 4 ТЕМА 7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ..................................................................................................... 82 7.1. Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Этапы развития и классы СЭДО. ..................................................................................... 82 7.2. Характеристика организации СЭДО с использованием технологии «ad-hoc». .......... 84 7.3. Организация систем электронного документооборота класса «GroupWare».............. 86 7.4. Особенности проектирования автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД) .................................................................................. 88 7.5. Проектирование СЭДО, ориентированных на использование технологии «docflow» ....................................................................................................... 92 7.6. Проектирование систем автоматизации деловых процессов (САДП) ......................... 95 7.7. Комплексные системы автоматизации документооборота и деловых процессов ....................................................................................................... 105 Список литературы.............................................................................................................. 112 ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ .............................................................................................. 113 1. Содержание тем программы курса «электронные системы управления документооборотом».........................................................................................................114 2. Планы семинарских и практических занятий.................................................................116 3. Список вопросов итогового контроля по курсу «электронные системы управления документооборотом»............................................121 4. Перечень лабораторных работ по курсу «электронные системы управления документооборотом».....................................................................124 Лабораторная работа № 1. Анализ документооборота и бизнес-процессов предприятия ..............................................................................................124 Лабораторная работа № 2. Составление электронных документов ....................................124 Лабораторная работа № 3. Автоматизация хранения, поиска документов с использованием СУД и ИПС ................................................................................................125 Лабораторная работа № 4. Автоматизация документооборота с использованием 1С. ДОКУМЕНТООБОРОТ .....................................................................126 Лабораторная работа № 5. Настройка системы электронная почта с использованием MS Outlook...................................................................................... 126 Лабораторная работа № 6. Разработка АРМ управления документооборотом..................126 Лабораторная работа № 7. Автоматизация планирования и управления деловыми процессами с использованием технологии «WorkFlow»....................................126 5. Литература..........................................................................................................................127 5 Учебное пособие ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 6 ТЕМА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ» 1.1. Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятель- ности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут суще- ственно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкрот- ству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет приня- тия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенст- вования технологии управления. Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта и выработки воздействий на этот объект в направлении дос- тижения поставленной цели. Цель функционирования предприятия реализуется с помо- щью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие кото- рых задается определенным регламентом их исполнения. Объектами управления могут быть: материальные, денежные, трудовые или информационные ресурсы, используемые при выполнении деловых процессов; сами деловые процессы, выполняемые на предпри- ятии для достижения поставленной цели; подразделения предприятия, где протекают де- ловые процессы, или все предприятие в целом. Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремле- ние руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и со- вершенствованию процедур управления и деловых процессов, и с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повыше- нию эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специали- стов к информации, хранения и поиска документов. Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих це- лей при помощи двух подходов: • реинжиниринга бизнес-процессов; • перехода к безбумажной технологии управления. В данном курсе рассматривается содержание второго подхода – выбора и примене- ния методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая осно- вывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным докумен- там, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота. Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рын- ке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как ут- верждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых облас- тях деятельности электронным способом обрабатывается до 90% информации. В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статич- ной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым элек- тронным документамобеспечивает особые преимущества при создании, совместном ис- пользовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производи- тельность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к раз- мерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного раз- мещения документов. Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рам- ках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 7 за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при исполь- зовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической ин- формации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конку- рентные преимущества. Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно- цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктуриро- ванного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и ре- ляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным. За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с по- мощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) илиDocument Management Systems (DMS). Мощные системы класса DMS, работающие чаще всего на распределенных архи- тектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распростране- ния электронных документов. Значительное повышение производительности при исполь- зовании технологии DMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводст- во, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования. Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами: уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления: • из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств; • факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия; • входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; • отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информацион- ные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо пере- хватить и отправить в хранилище электронных документов. Многофункциональные системы управления документами развиваются под влия- нием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов к системам на базе микро- процессоров, от монолитных закрытых приложений к открытым и интегрируемым про- граммным компонентам. Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭДО), призванной для интеграции всех информационных прило- жений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необ- ходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять пла- нировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это пере- движение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 8 Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использо- вания технологии «docflow», связанной с планированием и управлением документопото- ками, до технологии «workflow», предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии «workflow», получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирова- ния деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполне- ния, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управ- ления фирмы. Системы электронного документооборота, основанные на использовании этих кон- цепций, обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед органи- зацией, к таким задачам можно отнести следующие: • Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контро- ля выполнения принятых решений, прозрачности деятельности всей организа- ции на всех уровнях. • Поддержка системы контроля качества выпускаемой продукции или выпол- няемых услуг, соответствующих международным нормам. • Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. • Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности ка- ждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. • Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих то- чек» в деятельности). • Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. • Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Эко- номия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками доку- ментов в организации. • Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хране- ния бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. Предметом курса «Электронные системы управления документооборотом» явля- ется теория и практика использования методов и средств перехода к безбумажной техно- логии управления: автоматизации процедур работы с электронными документами, орга- низации хранения и поиска электронных документов, организации электронного делопро- изводства и документооборота и обеспечения управления деловыми процессами в эконо- мической системе. В настоящее время существует большое количество программных продуктов, реа- лизующих функции систем электронного документооборота, разработанные как на западе, так и нашими отечественными проектировщиками. Основным возражением против сис- тем, основанных на западных продуктах, состоит в том, что технология документооборота должна изначально базироваться на сложившейся в организациях системе работы с доку- ментами на национальной управленческой культуре. Практика западных стран исходит из того, что текущую работу с конкретными до- кументами ведет персонально ответственный менеджер, а система управления документами ориентирована лишь на хранение исполненных документов в систематизированных папках. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 9 Отечественная практика – это технология, предопределяющая обязательную регист- рацию каждого документа с момента его возникновения в организации и регламентирую- щая его документооборот, что не предусматривается в западной управленческой традиции. В западных системах реализована горизонтальная система документооборота, то- гда как российские системы основаны на вертикальной схеме. Отличие горизонтальной схемы от вертикальной состоит в том, что в горизонтальной системе документы сразу по- ступают к исполнителям и руководитель может даже не знать, что в его организацию по- ступил документ и все решается на уровне горизонтальных связей. При вертикальной сис- теме документооборота предполагается, что документ сначала регистрируется в организа- ции, потом передается руководителю самого верхнего звена, а потом с резолюцией посту- пает исполнителю. Следовательно, разрабатываемые системы электронного документооборота для пред- приятий и организаций нашей страны должны отражать специфику организации отечественно- го делопроизводства, документооборота, а также особенности выполнения бизнес-процессов. Поэтому содержанием курса «Проектирование Электронных систем управления документооборотом» является изучение: • предметной области – структуры экономической системы (ЭС), состава выпол- няемых функций управления и деловых процессов, реализуемых в ЭС и опре- деляющих маршруты передвижения документов; • организации делопроизводства и документооборота в экономических системах – структуры системы документационного обеспечения управления (СДОУ), входящей в состав ЭС, процедур обработки документов, выполняемых СДОУ; • состава системы документации, отражающей состояние экономической систе- мы и разработанные и принятые решения, структур получаемых документов и потоков документов, возникающих при выполнении функций управления и де- ловых процессов; • назначения и функций электронной системы управления документооборотом (ЭСУД), перечня и содержания функциональных, обеспечивающих и техноло- гических подсистем ЭСУД; • принципов, методов, технических и программных средств, с помощью которых выполняются основные функции ЭСУД; • методов проектирования ЭСУД; • особенностей проектирования отдельных модулей ЭСУД с использованием компонентного подхода; • содержание проектирования ЭСУД с использованием Case – технологии; • основных направлений развития проектов ЭСУД. 1.2. Понятие и структура экономической системы (ЭС). Классификация функций и деловых процессов ЭС Все предприятия, организации относятся к категории систем. Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, относительно изолированная от окружающей среды, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего раз- вития. Поэтому экономическую систему (ЭС) можно трактовать как большую, сложную, кибернетическую систему, предназначенную для получения прибыли. Экономические системы можно классифицировать по уровню управления, на котором она находится: • системы государственного уровня (например, ЦБ РФ); • министерского уровня; ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 10 • уровня объединений и корпораций; • уровня конкретных предприятий и фирм. Экономические системы далее можно разделить по отраслям народного хозяйст- ва: на системы, функционирующие в коммерческой сфере, сельскохозяйственные пред- приятия, предприятия промышленной и непромышленной сферы. Выделяют следующие свойства экономических систем: • наличие определенной цели функционирования – получение прибыли в опре- деленной отрасли народного хозяйства; • целостность системы, благодаря наличию организационной структуры, и отно- сительная изолированность от окружающей среды; • свойство гомеостазиса, т.е. равновесия системы; • свойство устойчивости функционирования; • свойство управляемости для достижения поставленной цели; • свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды; • свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом. Поскольку состав документов и структура документооборота в значительной сте- пени определяется особенностями организационной структуры конкретного предприятия, а также происходящими на предприятии процессами управления и деловыми процессами, поэтому далее остановимся на рассмотрении этих вопросов. Т.к. любая экономическая система является кибернетической, т.е. управляемой системой, то в ее составе можно вы- делить две основные компоненты (см. рис. 1.1): объект управления и аппарат управления (система управления). Объект управления (ОУ) – это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т.е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т.е. процессы, связанные с переработкой материального потока МП1 в материальный поток МП2. Кроме того, на вход ОУ поступают также внешний ин- формационный поток ИП1, который сопровождают материальный, например, «Накладные на транспортировку», «Счета-фактуры на оплату» и др. То же можно сказать и о потоке ИП2, которые сопровождают отпуск готовой продукции или услуг потребителям. Структурно объект управления может состоять из отделов, цехов, участков и скла- дов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги. АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ Учет инф Це ль ИП 5 ИП 6 ИП 3 ИП 4 ИП 1 МП 2 ИП 2 МП 1 Сырье Материалы Денежные, трудовые ресурсы Готовая продукция Услуги Рис. 1.1. Структура экономической системы (ЭС) ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 11 Аппарат управления (АУ) – это подсистема, в которой осуществляются инфор- мационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в опреде- ленном порядке, все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности. К основным общим функциям управления относятся следующие: прогнозирования; планирования; учета; контрольная функция; оперативного управления; анализа; нормиро- вания; организационная; административная. Перечисленные функции взаимосвязаны ме- жду собой и их можно представить в виде топологической модели (см. рис. 1.2), отра- жающей технологию управления. Рассмотрим содержание некоторых из них. Перспективное развитие предприятия или прогнозирование представляет собой процесс выработки стратегических показателей деятельности предприятия на перспективу с использованием данных о внутренних резервах и о внешней среде: рынке, конкуренции, технологиях и материалах. Планирование – это функция, связанная с выработкой программы действий, кото- рая послужит в дальнейшем основой формирования производственной системы или сред- ством поддержания ее эффективного существования. Программа действий – это одновре- менно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средст- ва, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наи- более важных и трудных задач на всяком предприятии. Она приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций. Перспективое развитие (прогнозирование) Планирование Учет Контроль Регулирование (оперативное управление) Внешняя среда Нормирование Анализ Организация и адм. управление Внешняя среда Рис. 1.2. Схема взаимосвязи функций управления Учет – это функция регистрации, сбора, передачи и обработки и обобщении теку- щих сведений в подразделениях объекта управления о выполнении плана. Контроль на предприятии состоит в проверке – все ли протекает согласно приня- той программе, установленным организационным принципам и данным распоряжениям. Его целью является выявление фактов невыполнения программы, допущенных ошибок с целью исправления и избежания их повторения в дальнейшем. Контроль применяется ко ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 12 всему: к материальным объектам, действиям, людям. Для того чтобы контроль был дейст- венным, его нужно проводить своевременно и сопровождать соответствующими санкция- ми. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и ко- ординацию ее деятельности. Таким образом, запускается новый цикл функционирования системы. Цель координации и контроля – эффективно действующая производственная система. Оперативное управление. Когда производственная система подготовлена к работе и ее нужно активизировать или когда намечаются сбои в ее работе, необходимо заставить действовать эту систему. Данная функция реализуется путем выдачи распоряжений. Обычно она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение. По- сле активизации производственная система становится действующей. Анализ деятельности системы основан на проведении обработки полученных сводных данных и определении тенденций в поведении системы и процессов, протекаю- щих в ней, и получении сведений о ресурсах предприятия, которые используются при со- ставлении нового плана. Нормирование – это функция определения норм расхода сырья, материалов, труда и т.д. для выполнения заданий каждому работнику, участку и цеху, рассчитываемые на основе среднеотраслевых норм. Организация – это обеспечение предприятия всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т.п. Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим об- разом и выполнять поставленные цели. Результатом выполнения данной функции являет- ся созданная производственная система. Следует отметить, что на первоначальном этапе существования экономической системы организация подразумевает разработку модели производственной системы, т.е. ее логического описания, а также проектирование ее структуры – состава элементов и взаимосвязей между ними. Администрированиеподразумевает согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Это значит – учитывать в отношении каждой подсистемы предприятия (техни- ческой, финансовой, коммерческой и т.д.) те взаимосвязи, которые существуют между ней и ее окружением, и те последствия, которые оказывает ее функционирование на связанные с ней подсистемы. На предприятии выполняется управление несколькими видами деятельности: на- пример, заготовка сырья и материалов, производство продукции, хранение, обслуживание клиентов и предприятий – потребителей, реализация готовой продукции и др., в соответ- ствии с этим, в аппарате управления выделяют ряд подразделений, которые отвечают за указанные выше виды деятельности (см. рис. 1.3). Дирекция является подразделением, работники которого отвечают за общие вопро- сы организации работы системы, за принятие управленческих решений (как стратегиче- ских, так и тактических) по всем видам деятельности, за выполнение текущих админист- ративно-управленческих функций, осуществление связи с внешней средой. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 13 Дирекция Отдел маркетинга Плановый отдел Экономический отдел Бухгалтерия Техничеческе отделы Отдел реализации АУ ИП III ИП V ИП IV Склады сырья и материалов Цехи (1,2...n) Склады готовой продукции МП I ОУ МП II ИП II СДОУ ИП I Рис. 1.3. Схема структуры аппарата управления Все остальные подразделения предназначены для подготовки вариантов прини- маемых решений, контроля исполнения этих решений и совершенствования процессов управления тем или иным объектом, например, плановый отдел, отдел маркетинга, эконо- мический отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел реализации, техниче- ский отдел, бухгалтерия, финансовый отдел и др. Каждое из подразделений предприятия отвечает за конкретный вид деятельности, имеет свой объект управления (поставка сырья и материалов, реализация готовой продукции, управление кадрами, финансовыми ресур- сами и т.д.), и выполняет все перечисленные общие функции. Для достижения поставленной для экономической системы цели работники аппа- рата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов (бизнес- процессов) и процедур. Деловые процессы – это процессы, которые отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции системы, являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями и состоят из отдельных про- цедур. Деловая процедура – последовательность определенных работ, заданий, операций, совершаемых сотрудниками экономической системы согласно разработанному регламен- ту для реализации процесса или решения какой-либо задачи. Деловые процессы также можно классифицировать по видам производственной деятельности: обслуживание клиента, материально-техническое снабжение, управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным и вспомогательным произ- водством, реализацией готовой продукции и т.п. 1.3. Понятие документа, документопотока, документооборота Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько ее видов: управленческая, экономи- ко-статистическая, научно-техническая, юридическая, и др. Ведущее место занимает ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 14 управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприя- тия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в пер- вую очередь, экономической информации. К каждому классу информации предъявляются особые требования, так к управлен- ческой информации предъявляются следующие: • полнота информации для принятия управленческого решения; • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки; • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость; • адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией; • доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного поль- зовательского интерфейса и, в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности. Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма су- ществования информации. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго ус- тановленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отли- чительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К чис- лу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первич- ной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе. Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации (СД). В состав сис- темы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, ко- торые можно классифицировать по разным признакам. В системе документации, используемой в любой экономической системе, по со- держанию можно выделить класс управленческих или организационно – распорядитель- ских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико- статистических документов, предназначенных для экономического управления предпри- ятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производст- ве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия так и его отношения с внешней средой, включая вы- шестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продук- ции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др. Каждый выделенный класс, в свою очередь, по виду может делиться на подмноже- ства документов. Так, среди экономико-статистических документов выделяют плановые, финансовые, статистические, бухгалтерские документы и др. К числу ОРД относят орга- низационные, распорядительские и информационно-справочные документы. Научно- технические документы включают в себя стандарты, чертежи, техническую и технологи- ческую документацию по изготовлению продукции. Юридические документы можно раз- делить во видам права: гражданского, уголовного, налогового, арбитражные документы и проч. Каждый вид документов можно подразделить по степени официальности на два класса: официальные и личные. По месту составления все документы делятся на внешние (входящие) и внутренние, которые могут оставаться как на предприятии, так и отправ- ляться другим организациям, т.е. быть исходящими. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 15 По уровню управления все документы так же, как и экономические системы мож- но разделить на четыре группы: государственного уровня; министерств; объединений – корпораций; предприятий, фирм или организаций. По количеству вопросов, содержащихся в документе, можно выделить простые (например, «Докладная записка») и сложные документы (например, «Бизнес-план», «До- говор»). По степени подлинности документы под разделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хране- ния. По методу обработки документов и их заполнения можно выделить четыре группы документов: • ручного заполнения; • машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиа- туры содержащейся в них информации в ЭВМ; • машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится в базу данных; • автоматического заполнения и выдачи информации на печать. По степени гласности выделяют обычные документы, служебного пользования и секретные документы. По назначению существуют индивидуальные документы произ- вольной формы и документы с типовой формой. По языку отображения информации выделяют текстовые документы, табличные, графические, документы с аудиоинформа- цией и мультимедийные документы. Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источ- ника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Доку- ментопотоки экономической системы делятся: • на внешние, входящие в систему; • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначен- ные для удовлетворения внутренних информационных потребностей; • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и пред- приятиями. Для организации эффективного управления экономической системой и рациональ- ной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информа- ции, производить их оценку и оптимизацию. Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, ор- ганизации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимает- ся регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над до- кументом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использова- нием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на пред- приятии может быть двух типов: • операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления; • универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктуриро- ванной информации, используемыми на третьей стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРООМ» 16 Контрольные вопросы проверки знаний: 1. В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления? 2. Каковы основные концепции перехода к безбумажной технологии управления? 3. Что такое экономическая система? 4. Какие подсистемы можно выделить в экономической системе? 5. Каков набор основных функций управления? 6. Что такое бизнес-процесс? 7. Какие классы бизнес-процессов характерны для экономических систем? 8. Что такое документ и его роль в процессах, протекающих в ЭС? 9. Что такое система документации и каковы основные признаки классификации доку- ментов? 10. Что такое документопоток и какие показатели оценки потоков информации использу- ют при проектировании информационных систем? 11. Что такое документооборот, его связь с функциями управления и бизнес-процессами, типы документооборот. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ 17 |