управление закупками и контрактами в проекте. 1. 1 Основные понятия управления проектами 6 1 5 2 Закупки и контракты в проекте 10 1 5
 Скачать 1.89 Mb.
|
4.2 Управление контрактами в проектеОдной их основных проблем, возникающих у компаний в процессе реализации ее проектов - ведение контрактов по проектам. Эту проблему должна решать соответствующая система управления документооборотом. Система приживается, если она решает вопросы организации и учета документов, принимая на себя большую часть рутинной работы по отслеживанию прохождения документов, по учету изменений по объемам, срокам и стоимости выполнения работ, обеспечивая при этом комфорт пользователю, не мешая естественному процессу функционирования организации. Сохраняя индивидуальную целостность каждого проекта, система должна иметь возможность укрупнять информацию по всем проектам, одновременно реализуемым корпорацией. Она должна быть отлажена с самого начала работ по проектам, так как в процессе их реализации с большой вероятностью могут возникать отклонения. Пренебрежение к работе с документами, несвоевременное выполнение обязательств и изменений может обернуться тяжелыми последствиями для участников проекта. Ее составной частью, поэтому, должна быть подсистема управления изменениями, вносимыми в проекты по ходу их выполнения. Подобная система может быть создана на основе пакета Expedition американской компании Primavera Systems, Inc. Expedition это многопользовательская многопроектная база данных, построенная по принципу Клиент/Сервер, которая позволяет Вам отслеживать контракты, изменения, а также все, что требует рассмотрения и утверждения. Система предоставляет централизованный путь для хранения, организации и отслеживания проектной информации. В ООО «Терраса» внедряется программа по управлению контрактами самостоятельно разработанная по базе MS Access. До внедрения данной программы возникали трудности с отслеживанием договоров (контрактов), отчетов со страховыми компаниями, так как вся информация по срокам действия договоров держалась в голове или текстовых документах, что в свою очередь сказывалось на репутации компании и негативном отношении со стороны страховых компаний. Программа создана на базе Access и включает в себя структурирование и классификацию контрактов, и ведение контроля над ходом выполнения условий по ним. Благодаря тому, что программа входит в стандартный пакет MS Office она не требует установки дополнительного программного обеспечения и проста в применении. Удобный пользовательский интерфейс и возможность создания SQL – запросов позволяет интегрировать ее с многими другими программами (см. рисунок 11).  Рисунок 11. Окно запросов. Потребность в программном обеспечении для управления контрактами существует во всех вертикальных отраслях, поскольку партнеры структурируют свои операции, согласовывая их с конкретными целями. Компания, используя программное обеспечение для управления контрактами, может сократить затрачиваемые на эти цели средства на 20-50%. Предложенная программа позволяет компании управлять контрактами без работы с бумагами ни на одном из этапов процесса. Таким образом, минимизируется риск потери документов, которые являются самыми значимыми для работы бизнеса (см. рисунок 12).  Рисунок 12. Окно отчетов. Все эти характеристики создаются для того, чтобы такого типа приложение было лучшим способом для сортировки различных официальных документов и решения проблем, связанных с управлением документацией в рамках одной фирмы (см. рисунок 13).  Рисунок 13. Окно таблиц. Различные преимущества такого программного обеспечения также включают создание качественных контактов в пределах довольно короткого периода времени. Другие функции программы включают повышенную видимость контрактов, отслеживание информации и управление возможными рисками. Изымание информации, иногда включающее различные нелегальные действия, также очень важно, поскольку необходимо помнить определённые даты, например дату обновления контракта. Другое преимущество такого делового приложения в том, что оно способно устранять любые излишние затраты и предлагать решения при помощи различных политик, как внешних, так и внутренних. Также приложение упрощает управление и работу со всеми официальными аспектами, касающимися любого договора. Это программное обеспечение предоставляет: расширенное управление технологическим процессом; авторское программное обеспечение; доступные для загрузки стандартные языки контрактов; инструменты контроля финансов и бюджета; гибкий пользовательский интерфейс. В некоторых ситуациях, для проверки внесённых в письменный и легально утверждённый договор, могут использоваться автоматизированные приложения. |