управление закупками и контрактами в проекте. 1. 1 Основные понятия управления проектами 6 1 5 2 Закупки и контракты в проекте 10 1 5
 Скачать 1.89 Mb.
|
3.2 Оценка организации бизнес-процесса проведения закупокБизнес-процесс - это набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. ООО «Терраса» бизнес-процесс организации закупочной деятельности можно условно разбить на 4 блока, каждый из которых подразумевает определенные действия. Рассмотрим каждый блок бизнес-процесса организации закупочной деятельности детально. Планирование Проведение закупок осуществляется на основании утвержденной Советом Директоров годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ), которая формируется в соответствии с бизнес-планом. ГКПЗ является основным плановым документом в сфере закупок, отражающим планируемые к проведению регламентированные закупки. Годовая комплексная программа закупок имеет вид электронной таблицы. Включает в себя основные направления: техническое перевооружение, ремонт, эксплуатация, НИОКР, прочие услуги. Годовая комплексная программа закупок по видам деятельности и по форме утверждается Советом Директоров Общества. ГКПЗ формируется на основании следующих программ, определяющих производственную деятельность Общества: производственная программа (с учетом всех закупок, формирующих смету затрат на производство и реализацию продукции (товаров, работ, услуг) от обычной деятельности, предусмотренной форматом бизнес-плана); ремонтная программа (план ремонтов); инвестиционная программа (включая техническое перевооружение и реконструкцию, в том числе в области информационных технологий, новое строительство); иные программы и планы, предусматривающие проведение закупок. ГКПЗ формируется в отделе планирования и конкурентных процедур. Инициаторами проведения закупок являются все отделы и цеха ООО «Терраса». Для включения в ГКПЗ инициатор-отдел подает заявку в ОПиКП, включающую в себя: наименование закупки, плановую стоимость, месяц проведения закупки, источник финансирования, месяц поставки услуг или продукции. Вид и способ закупки определяется в соответствии с Положением о порядке проведения регламентированных закупок товаров, работ, услуг для нужд ООО «Терраса». ОПиКП формируют ГКПЗ, которая утверждается Советом Директоров ООО «Терраса». Проведение закупок Приоритетным способом проведения закупок на ООО «Терраса» является открытый одноэтапный конкурс. Инициатор закупки предоставил за 45-50 дней до месяца заключения договора, указанного в ГКПЗ, следующий пакет документов: служебная записка с указанием провести данную закупку, техническое задание, заявка на закупку, проект договора с листом согласования, список потенциальных участников, квалификационные требования к участникам. ОПиКП на основе данных документов приготовил пакет конкурсной документации, включающий в себя: извещение, приложение формы №1, преференции. Решение о запуске данной процедуры прининял ПДЗК, о чем свидетельствует лист согласования к конкурсной документации. ОПиКП года опубликовал извещение на электронной площадке «b2b energo» и пригласил к участию в данном конкурсе всех желающих. В конкурсной документации и извещении были изложены требования к закупаемой продукции или услугам, а также квалификационные требования к участникам. Конкурсная документация была предоставлена всем исполнителям, направившим запрос через электронную площадку www.b2b-enrgo.ru. После выбора победителя по конкурсу, для закрепления всех достигнутых соглашений и условий конкурса, до заключения договора, подписывается двухсторонний протокол, в котором стороны обязуются заключить договор на определенных условиях и в определенный срок. Заключение договора После проведения закупочных процедур, весь пакет документов направляется в ОМиЛ для заключения договора по итогам закупки. Перед подписанием договор проходит все этапы согласования с отделами и службами ООО «Терраса». Отчетность и контроль По окончании закупки её организатор составил отчет. Отчет включал в себя пояснительную записку, с информацией о ходе проведения закупки Директор Общества ежеквартально представляет Совету Директоров Общества в составе отчета об исполнении бизнес-плана Общества отчет об исполнении ГКПЗ в форме, определяемой Советом Директоров Общества. В целях повышения эффективности закупочной деятельности ежегодно, перед началом составления ГКПЗ, Центральный закупочный орган должен рассмотреть итоги закупочной деятельности. Центральный закупочный орган обеспечивает ведение реестра поставщиков с возможностью обмена информацией о поставщиках с другими заинтересованными заказчиками и формированием «черных» и «белых» списков. Также формой текущей отчетности является Календарный график проведения закупок, формируемый в Автоматизированной Системе Финансового Контроля (АСФК). Календарный график заполняется непосредственно в АСФК. Оперативная информация заполняется в текущем режиме вручную, плановая и отчетная информация транслируются из ряда документов АСФК (ГКПЗ, Заявка на закупку, Протокол, Договор). Контроль за проведением закупок продукции осуществляется на предмет: выполнения норм и правил, предусмотренных настоящим Положением; соответствия фактически проведенных процедур утвержденным планам (в т.ч. годовой комплексной программе закупок); выполнения ключевых показателей эффективности закупок, в случае их установления; своевременной и качественной отчетности по проведенным процедурам. Текущий контроль за порядком осуществления закупок продукции производится Центральным закупочным органом, а в случае появления жалоб - также Ревизионной комиссией Общества в соответствии с их полномочиями. Таким образом, оценка организации бизнес-процесса закупочной деятельности на предприятии дала полное представление Можно сказать, что правильная организация закупочной деятельности предполагает: тщательное планирование потребности в продукции и услугах для исполнения производственных программ ОГК-1; анализ рынка и проведение маркетинговых исследований; честный и разумный выбор наиболее предпочтительных предложений при комплексном анализе выгод и издержек; контроль над исполнением договоров и использованием приобретенной продукции. Подводя итоги по анализу закупочной деятельности можно сказать следующее: во-первых, все операции по закупке товаров и услуг на предприятии проходят объективно, с учетом исключительно интересов предприятия. Во-вторых, проводится тщательное планирование потребности в продукции, анализ рынка и поставщиков. Существуют налаженные коммерческие связи со многими поставщиками. ООО «Терраса» активно использует в своей закупочной деятельности электронные ресурсы, такие как: сайт ОГК-1, электронная торговая площадка «b2b-energo». На ООО «Терраса» служба закупок работает эффективно, нет срывов в поставках, высокое качество доставляемой продукции, процесс закупочной деятельности налажен, осуществляется четко, без перебоев. |