Лекция менеджмент. УП УКДП. Черненькая и. Г. Учетная и контрольная деятельность на предприятии
 Скачать 1.58 Mb.
|
|
Контрольные вопросы: 1. Перечислите методы контроля. 2. Перечислите способы исследования отдельного документа. 3. В чем заключается нормативная проверка документа? 4. Перечислите аналитические способы проверки документов. 5. В чем заключается способ обратной калькуляции? 6. Что является причинами ошибочных бухгалтерских проводок? 7. В чем заключается проверка соблюдения контрольных равенств? 8. Какова цель инвентаризации? 9. В каких случаях проведение инвентаризации обязательно? 10. Как оформляются результаты проведения инвентаризации? 11. Перечислите виды контрольных операций. 12. В чем заключается способ контрольной закупки? 13. В чем заключается контрольный запуск сырья в производство? 14. В чем заключается метод обследования? 15. Перечислите методы экономического анализа. 16. Охарактеризуйте метод сравнений в экономическом анализе. 17. Что такое выявление узких мест и ведущих звеньев в экономическом анализе? 18. Чем характеризуется метод балансовых увязок? 19. Какова цель применения организационных методов контроля? 20. Перечислите организационные методы контроля. 21. В каких случаях применяется метод обращения к третьим лицам? 78 8. ПОДГОТОВКА, ПРОВЕДЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОНТРОЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ. 8.1. Планирование и проведение контрольного мероприятия. Надзор за финансовой деятельностью любого предприятия является важным этапом в его деятельности. Основополагающим подходом к осуществлению любого надзорного предприятия является: оценка вида деятельности, структуры предприятия; оценка учетной системы и системы внутреннего контроля предприятия; проверка фактов хозяйственной жизни и записей в учетных регистрах. Законодательством РФ не отрегулированы нормы, которых следует придерживаться при проведении контрольных мероприятий в коммерческих предприятиях. Экономический субъект самостоятельно разрабатывает регламент и формулирует требования к внутренним проверкам в виде Порядка, Положения, Инструкции и т.п. При этом коммерческие компании, как правило, берут за основы инструкции, применяемые государственными учреждениями либо аудиторскими компаниями, модифицируя эти документы в соответствие с собственными требованиями и возможностями. Внутренний регламент, отражающий порядок проведения контрольного мероприятия, должен содержать следующие аспекты: • цели и задачи проводимых контрольных мероприятий; • порядок составления плана контрольного мероприятия, включая утверждение состава группы проверки; • методы, используемые при проведении контрольного мероприятия, рабочие документы, описывающие ход проведения контрольного мероприятия и документирование получаемых в ходе проверки доказательств; • обязанности и права членов группы проверки; • порядок подведения итогов контрольного мероприятия, утверждение его результатов, формы, используемые для описания результатов проверки и оформление предложений по устранению нарушений, виды взысканий, налагаемых на лиц, виновных в нарушениях. Осуществление контрольного мероприятия состоит из нескольких этапов: издание приказа о проведении контрольного мероприятия и утверждение состава группы проверяющих; планирование контрольного мероприятия; подготовка и составление программы контрольного мероприятия; 79 проведение контрольного мероприятия; оформление акта проверки. В приказе о проведении контрольного мероприятия следует утвердить: состав комиссии. Важно отметить, что в состав комиссии не могут входить работники из проверяемого отдела. Например, сотрудники бухгалтерии не могут осуществлять проверку ведения учета и подтверждать достоверность отчетности, а складские работники не могут проводить проверку материальных ценностей и т.п.; график проведения проверки, т.е. дату начала проведения контрольного мероприятия и дату ее окончания, а также график контрольных мероприятий; порядок утверждения результатов проверки. Основным документом является акт результатов контрольного мероприятия. Также можно утвердить и дополнительные документы, например, отчет, в котором будут описаны отклонения или нарушения, а также рекомендации по устранению обнаруженных нарушений. Перед составлением плана контрольного мероприятия в качестве подготовительного этапа целесообразно провести некоторые действия: 1. Сделать запрос документов для предварительного анализа. Например, такими документами могут быть бухгалтерская (финансовая) отчетность, налоговые декларации, акты инвентаризаций, и т.п.; 2. Провести предварительный анализ деятельности проверяемого подразделения или направления, в котором планируется провести контрольное мероприятие. Планирование контрольного мероприятия охватывает такие вопросы как: определение целей, задач и масштаба контрольного мероприятия, разработка общего плана проведения контрольного мероприятия, графика проведения, сроки контрольного мероприятия, виды применяемых контрольных процедур. Планирование контрольного мероприятия предполагает оценку значимости вопросов проверки. В определенных случаях необходимо определить и приемлемый уровень существенности в оценке показателей контроля. В процессе планирования необходимо ознакомление с деятельностью проверяемого субъекта, что позволяет разработать методику проверки, которая и определяет непосредственно содержание контрольного мероприятия и установление критериев оценки вопросов проверки. На этапе планирования выявляются наиболее значимые области контроля, определяются потенциальные источники получения данных и пути получения доказательств. Определяются 80 параметры системы внутреннего контроля субъекта контроля, изучаются выводы и рекомендации предыдущих проверок. Цели контрольного мероприятия определяют и специфику задач контрольного мероприятия. Например, цель проверки правильности применения законодательства потребует оценки фактов хозяйственной жизни с точки зрения их притворности или мнимости сделок. На определение целей контрольного мероприятия могут повлиять и выводы предыдущей проверки. В этом случае новая программа контрольного мероприятия может содержать процедуры проверки исправления ранее обнаруженных ошибок и замечаний. Тем не менее цели контрольного мероприятия необходимо четко формулировать, так как участники группы проверки должны ясно понимать какие виды работ им предстоят в процессе проведения контрольного мероприятия. Также при планировании следует учитывать наличие материальных ресурсов для проведения контрольного мероприятия и специалистов, а при необходимости рассмотреть вопрос о привлечение экспертов. При планировании следует учитывать следующие принципы: принцип комплексности, который предполагает, что все этапы планирования должны быть согласованны и взаимосвязаны; принцип непрерывности, который выражается в том, что производственная деятельность любого предприятия требует постоянного управления и контроля; принцип оптимальности, который заключается в том, что из всей вариативности планов и программ контрольного мероприятия следует выбирать наиболее оптимальный с точки зрения соотношения эффективности контрольного мероприятия к затратам на его проведение. Оценку эффективности проведения контрольного мероприятия надо принимать во внимание при разработке программы контрольного мероприятия, которая состоит из набора конкретных процедур контроля. Следует отметить, что и план, и программа контрольного мероприятия может изменяться и дорабатываться уже в процессе проведения контрольного мероприятия. Это обусловлено тем, что в процессе проведения проверки могут обнаружиться новые обстоятельства проверки или дополнительные доказательства. Также при разработке программы контрольного мероприятия определяются пути получения данных и доказательств. Пути получения данных делятся на три группы: 1. Данные, полученные самими проверяющими. Эти данные могут быть 81 получены из первичных источников, в результате проведения наблюдений, измерений и других методов документального и фактического контроля. Также данные могут быть собраны в процессе анкетирования, устного и письменного опроса и др.; 2. Данные, которые предоставлены проверяемой организацией. Надежность таких данных определяется на основании оценки системы внутреннего контроля проверяемой организацией. Если систем внутреннего контроля оценивается как надежная, то и весомость, и надежность таких данных повышается; 3. Данные, которые получены от третьих лиц. Данные из этих источников оцениваются как наиболее объективные и важные для формирования выводов о результатах проверки. Например, к таким данным относятся акты сверок, экспертные оценки и т.п. В процессе проведения контрольного мероприятия осуществляется заполнение рабочих документов по проведению процедур контроля. Все полученные данные из различных источников находят отражение в рабочих документах, включая и те, которые были получены в устной форме. Четкое оформление рабочей документации позволит более убедительно обосновать результаты контрольного мероприятия. Любое контрольное мероприятие должно осуществляться в рамках полномочий, предоставленных проверяющим лицам. Поэтому для проведения контрольного мероприятия издается приказ и формируется группа специалистов во главе с руководителем группы. В состав проверяющих кроме специалистов в сфере финансов, могут быть включены и инженеры в области технологии производства, а также специалисты по снабжению, сбыту и др. Непосредственно перед проведением контрольного мероприятия руководитель группы проводит инструктаж. В ходе инструктажа до участников проверки доводятся цели и задачи контрольного мероприятия, распределяются участки проверки в соответствии с квалификацией специалистов и их компетенцией. Перед проведением проверки должны быть подобраны и систематизированы необходимые инструктивные материалы и правовые акты по теме проверки. Руководитель группы должен убедиться, что все участники проверки владеют нормативной базой относительно предмета проверки, имели возможность изучить информацию по объекту проверки и готовы к ее проведению. Также руководитель группы разъясняет участникам проверки их полномочия и действия в случае необходимости разрешения конфликтных ситуаций. 82 8.2. Оформление результатов контрольного мероприятия. По окончании любого контрольного мероприятия составляется акт и определяется порядок взаимодействия с контролируемой организацией по итогам его рассмотрения и подписания. Акт – это документ, который отражает результаты проведенного контрольного мероприятия. Его составляют по завершению контрольного мероприятия с отражением всех выявленных недостатков в процессе проверки. Но если выявленные недостатки требуют немедленного реагирования, то может быть составлен и промежуточный акт. Например, необходимо срочное принятие мер по устранению выявленного недостатка или немедленное наказание виновного лица. К акту, как правило, прилагается отчет или пояснительная записка. В акт контрольного мероприятия следует включить: 1. Информацию о целях контроля, состав комиссии; 2. Перечень документов, которые были предварительно проинспектированы перед контрольным мероприятием, и документы, которые были проверены уже в ходе проверки; 3. Описание результатов проверки. В этой части акта необходимо указать выявленные нарушения и злоупотребления, а также ошибки, влияющие на проверяемые финансовые показатели и деятельность предприятия. Если нарушения в ходе проверки не были выявлены, то в документе может быть подтверждена достоверность данных отчетности, корректность ведения учета, отсутствие злоупотреблений, фактов растрат денежных средств и т.п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем контрольного мероприятия с одной стороны и руководителем проверяемого субъекта. При необходимости подписантами от контролирующей стороны могут быть и иные члены комиссии, а от проверяемого лица главный бухгалтер или лицо, его заменяющее. В отчете о проведении контрольного мероприятия указываются все обнаруженные в ходе проверки с пояснениями о характере нарушений и со ссылками на нормативные и законодательные документы. Также отчет может содержать и расчеты понесенного ущерба или потенциальных штрафных санкций. При подготовке отчета по итогам контрольного мероприятия, следует принимать во внимание, кто будет пользователем этого отчета. Если пользователями являются исключительно собственники экономического 83 субъекта и топ менеджеры, то характер отчета носит рекомендательный характер по устранению выявленных недостатков и предложения по их дальнейшему недопущению. Если же отчет составляется вышестоящей организацией, а в полномочия проверки входит наложения штрафных и иных санкций, вплоть до передачи дела в судебные органы, то порядок передачи акта, сроки ознакомления с ним, а также сроки на предоставление разногласий по акту от проверяемого субъекта и рассмотрение разногласий проверяющими более четко регламентируется нормативными документами, определяющими вид проверки. Так, если контрольное мероприятие является ревизией, то для ознакомления с актом проверяемому субъекту предоставляется до 5 дней со дня его вручения. Проверяемый субъект может подготовить возражения по акту и в определенный срок представить эти возражения. Далее ревизоры в течение 30 дней рассматривают эти возражения и оценивают их с точки зрения обоснованности. В дальнейшем определяется порядок реализации материалов проверки, сроки повторного контрольного мероприятия или условия передачи дела в судебные органы. Если проверяемый субъект отказывается подписывать акт, то в этом случае он направляется в адрес проверяемого лица почтовым отправлением с уведомлением или иным способом с отметкой о вручении. О результатах контрольного мероприятия в необходимых случаях может быть сообщено вышестоящему органу проверяемого субъекта, а контрольно- ревизионный орган либо орган управления контролируемого субъекта должны разработать меры для устранения выявленных нарушений по итогам проверки и меры по дальнейшему их предотвращению и недопущению. Контрольные вопросы: 1. Как определяются цели и задачи контрольного мероприятия? 2. Что собой представляют план и программа контрольного мероприятия? 3. Назовите пути получения данных при проведении контрольного мероприятия. 4. Каким документом оформляются результаты контрольного мероприятия? 5. Что отражается в акте и в отчете о контрольном мероприятии? 84 9. МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНУТРЕННЕГО ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ. 9.1. Мероприятия по осуществлению мониторинга средств контроля. Важной обязанностью руководства является создание и поддержание системы внутреннего контроля в режиме непрерывной работы. Для этой цели существует такая процедура, как мониторинг средств внутреннего контроля. Мониторинг средств контроля представляет процесс оценки эффективности СВК на предприятии. Мониторинг средств контроля включает наблюдение за тем, функционируют ли они и были ли они изменены надлежащим образом в случае необходимости, и может включать такие мероприятия, как наблюдение руководства за тем, своевременно ли подготавливаются выверки расчетов с банками, оценка внутренними аудиторами соответствия действий персонала, занимающегося продажами, политике экономического субъекта в отношении определенных условий договоров с покупателями, осуществление надзора за соответствием действий персонала политике экономического субъекта в области этики или деловой практики. [37] Мониторинг средств контроля - это оценка эффективного функционирования системы внутреннего контроля во времени. Он включает регулярную оценку организации и применения средств контроля, а также осуществление необходимых корректирующих мероприятий в отношении средств контроля вследствие изменения условий деятельности. Мониторинг осуществляется с целью обеспечения непрерывной эффективной работы средств контроля. Например, если не осуществлять мониторинг за своевременностью и точностью выверки расчетов с банками, то персонал, возможно, прекратит заниматься их подготовкой. Мониторинг средств контроля осуществляется путем проведения непрерывных мероприятий, отдельных проверок или сочетания того и другого. Система внутреннего контроля любого предприятия может объективно стать неэффективной в результате изменения параметров деятельности предприятия. Например, может измениться внешняя среда, нормативная база, регулирующая деятельность предприятия. В этом случае предприятие должно принять меры по адаптации к новым условиям деятельности предприятия, разработать новые элементы учетной политики. Быстрый рост экономического субъекта, смена видов деятельности или продуктов производства также может привести к устареванию сложившейся системы внутреннего контроля на предприятии, так как прежние процедуры контроля могут стать неприменимыми к новым условиям его деятельности. Также нельзя исключать и фактор 85 персонала, т.е. если предприятие лишилось ключевых специалистов, то новые работники могут иметь иную точку зрения и на функционирующую систему внутреннего контроля на предприятии. Непрерывный мониторинг осуществляется в рамках обычной текущей деятельности экономического субъекта и включает регулярные надзорные мероприятия, проводимые руководством. Менеджеры по продажам, закупкам и производству на уровне подразделений и экономического субъекта в целом непосредственно участвуют в решении оперативных вопросов и могут подвергнуть сомнению сведения, которые значительно отличаются от того, что им известно о хозяйственных операциях. Во многих экономических субъектах внутренние аудиторы или персонал, выполняющий аналогичные функции, вносят свой вклад в мониторинг средств контроля путем проведения самостоятельных оценок надежности средств контроля. Этот персонал регулярно предоставляет информацию о функционировании системы внутреннего контроля, сосредоточивая основное внимание на оценке организации и применении системы внутреннего контроля, сообщает информацию о достоинствах и недостатках системы внутреннего контроля, а также рекомендации по ее улучшению. Мониторинговые мероприятия могут включать использование информации, полученной извне, от третьих лиц или других источников информации. Эта информация может указывать на проблемы или важные области, требующие улучшения. Руководство, осуществляя мониторинг, может также учитывать сообщения внешних аудиторов, касающиеся системы внутреннего контроля. Непрерывный мониторинг, осуществляемый субъектами малого предпринимательства, в большей степени является неформальным и обычно осуществляется как часть общего руководства деятельностью экономического субъекта. Непосредственное участие руководства в операциях, как правило, позволяет выявлять серьезные отклонения от ожидаемых показателей и неточности в финансовых данных, что ведет к принятию мер для корректировки средств контроля. Современная система внутреннего контроля компании, имеющей в своем составе службу внутреннего контроля, является одним из незаменимых инструментов руководства при организации корпоративного управления и контроля. Эффективная работа службы внутреннего контроля (СВК) позволяет менеджерам принимать правильные решения, направленные на соблюдение требований законодательства и внутренних регламентов компании, сохранность 86 активов, обеспечение достоверности всех видов отчетности, предотвращение, оперативное выявление и минимизацию внутренних и внешних рисков; обеспечение эффективности финансово-хозяйственной деятельности и совершенствование управления компанией. К сожалению, в настоящее время не существует определенной методики проведения внутренних проверок эффективности работы службы внутреннего контроля компании, направленных на ее объективную оценку и выработку предложений по ее оптимизации. Однако специалисты считают, что эффективность внутреннего контроля можно оценивать с двух позиций: внутренней, т.е. с точки зрения руководства компании, руководителей филиалов и других подразделений, финансовых менеджеров; внешней, т.е. с точки зрения партнеров, поставщиков, покупателей и других заинтересованных сторон. Большинство руководителей и специалистов компаний, имеющих службы внутреннего контроля, сходятся во мнении о том, что внутренний аудит можно считать эффективным, если, с одной стороны, отчеты о результатах проверок внутренних аудиторов представляют ценную информацию высшему руководству, а с другой - ресурсы, используемые при осуществлении внутреннего аудита, минимальны. Поэтому для оценки эффективности каждая компания должна осуществлять мониторинг выполнения разработанных программ внутреннего контроля, результатов проверок, отзывов аудиторов и деятельности подразделений. Внешняя оценка эффективности внутреннего контроля производится обычно в результате проверок третьей стороной: аудиторскими организациями, налоговыми органами и др. Выявление нарушений, ошибок, фактов искажения отчетности или мошенничества внешними аудиторами при наличии в компании службы внутреннего аудита и контроля указывает на неэффективную работу внутренних аудиторов и слабость системы внутреннего контроля компании. Так как руководство компании заинтересовано в результативной работе СВК, оно должно инициировать разработку системы оценки качества работы этой службы, направленную на обеспечение эффективности финансово- хозяйственной деятельности компании и ее обособленных подразделений, а также на их развитие. Для этого требуется определить круг показателей оценки: прогнозных и фактических. Практика показывает, что применение только количественных показателей (таких как количество проверок, время на их проведение, суммы выявленных хищений и незаконных выплат и др.) является сегодня недостаточным. Поэтому для объективной оценки эффективности 87 работы СВК необходимо применять комплексный подход, т. е. использовать систему оценки, включающую как количественные, так и качественные показатели. В настоящее время не существует типового решения по созданию системы показателей качества, эффективности, полезного результата работы СВК. Однако можно ориентироваться на те факторы, которые могут служить основой для разработки такой системы оценки. К ним относятся: прямой количественный эффект от деятельности СВК, т. е. количество выявленных нарушений, суммы выявленных нарушений, суммы, взысканные с виновников и др.; косвенный количественный эффект деятельности СВК, заключающийся в снижении стоимости внешнего аудита и консалтинговых услуг; эффект от предупреждающих мер, рекомендованных сотрудниками СВК; эффект, связанный с повышением обоснованности принимаемых управленческих решений по результатам контрольных проверок СВК. Таким образом, эффективность системы внутреннего контроля носит как количественную, так и качественную оценку. Поскольку и то и другое влияет на восприятие показателей деятельности предприятия и отчетности экономического субъекта внешними пользователями с точки зрения принятия ими правильных экономических решений. А по отношению к фискальным органам и внешним ревизорам большое значение имеет возможность системы внутреннего контроля любого предприятия предотвращать существенные ошибки еще до прихода таких внешних контролеров. |