Лекция менеджмент. УП УКДП. Черненькая и. Г. Учетная и контрольная деятельность на предприятии
 Скачать 1.58 Mb.
|
|
7.2. Методы фактического контроля. К методам и приемам этой группы относятся различные способы контроля за движением денежных средств, расходованием и сохранностью товарно- материальных ценностей. Обычно методы фактического контроля осуществляют в местах хранения, использования материальных ресурсов, у подотчетных лиц. Часто эти меры контроля осуществляют внезапно. Методы фактического контроля дают доказательный материал для подтверждения достоверности учетных и отчетных данных или дальнейшей проверки. На основании результатов фактической проверки разрабатываются меры, связанные с упорядочением учета, хранения, приемки и выдачи материальных ценностей. Одним из основных методов фактического контроля является инвентаризация. Инвентаризация представляет собой проверку наличия имущества предприятия и состояния его финансовых обязательств на 68 определённую дату путём сличения фактических данных активов и обязательств с данными бухгалтерского учёта. Нормативным документом по проведению инвентаризации является Приказ Минфина РФ от 13.06.1995г. № 49 “Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств”. Основными целями инвентаризации являются: сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, выявление разниц, причин возникновения и их регулирование в бухгалтерском учете; выявление фактического наличия имущества и товарно-материальных ценностей, которые потеряли свое качество для принятия решения о дельнейшем их использовании; проверка формирования стоимости товарно-материальных ценностей и полноты отражения в учете обязательств и других статей в балансе. В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” случаи проведения инвентаризации, ее сроки, а также порядок проведения и перечень объектов, подлежащих инвентаризации, экономический субъект определяет самостоятельно, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации. В Российской Федерации согласно Приказу Минфина № 49 проведение инвентаризаций обязательно: если имущество организации передается в аренду, при его выкупе или продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. В общем случае, годовая инвентаризация проводится в срок с 1 октября до 31 декабря. Но если инвентаризация имущества уже проводилась после 1 октября текущего года, то ее проведение не обязательно и результаты такой инвентаризации будут учтены при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом в отношении основных средств инвентаризация может проводиться один раз в три года, а инвентаризация библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, которые расположенных на Крайнем Севере или приравненных к ним территориях, инвентаризацию товарно-материальных ценностей разрешено проводить в период, когда они имеют наименьшие остатки. Целью годовой инвентаризации является подтверждение достоверности данных годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности об имуществе и обязательствах экономического субъекта; 69 если происходит смена материально ответственных лиц. В этом случае инвентаризация должна быть датирована днем приемки - передачи имущества и инвентаризация проводится только того имущества, которое было вверено материально-ответственному лицу; при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей. При этом инвентаризация проводится только ТМЦ на том складе, где произошло хищение; в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, таких как стихийные бедствия, пожары, аварии и др.; перед составлением ликвидационного или разделительного баланса если экономический субъект проходит процедуру ликвидации или реорганизации; в других случаях, если инвентаризация предусмотрено законодательством РФ или нормативными актами Минфина РФ. Порядок проведения инвентаризации предусматривает наличие приказа об инвентаризации с созданием комиссии по проведению инвентаризации, состав которой утверждает руководитель экономического субъекта. В состав комиссии могут быть включены работники администрации предприятия, бухгалтерии, инженерно-технические работники и др. При инвентаризации имущества комиссия проверяет фактическое наличие ОС и МПЗ. При инвентаризации НМА, расчетов, денежных средств, финансовых вложений происходит сверка данных учета и документов их подтверждающих. Результаты инвентаризации оформляются унифицированными формами (акты, описи, инвентаризационные и сличительные ведомости), которые разработаны Госкомстатом РФ в Постановлениях Госкомстата РФ № 88 и № 26. Расхождения в процессе инвентаризации могут быть в виде излишков или недостач материальных ценностей. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в порядке, описанном в Приказе Минфина № 49: если выявлены излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, то все эти ценности подлежат оприходованию в учете и зачислению в составе финансовых результатов у экономического субъекта с обязательным установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц; если выявлена убыль товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, то такая убыль списывается на издержки производства и обращения у экономического субъекта по распоряжению 70 руководителя. Нормы естественной убыли устанавливаются различными законодательными актами Министерств и ведомств, и могут применяться лишь в отношении фактических недостач. Кроме того, если инвентаризационные разницы обусловлены пересортицей ТМЦ, то такая убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице, а нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача при пересортице. При этом, зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в исключительном виде за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Виновники и причины пересортицы также должны быть определены для дальнейшего их исключения; иные недостачи ТМЦ, денежных средств и прочего имущества, а также их порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Как правило ими являются материально-ответственные лица или сторонние лица, подозреваемые в хищениях и кражах. Если же виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании недостач с виновных лиц, то такие убытки от недостач и порчи ценностей списываются на издержки производства и обращения у экономического субъекта. Для подтверждения и оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц необходимо иметь решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо должен быть отказ от взыскания ущерба с виновных лиц. А также документом, подтверждающим отсутствие виновных лиц в недостаче может быть заключение о факте порчи ценностей, составленное отделом технического контроля или специализированных инспекций. Методы фактического контроля включают в себя следующие контрольные операции: [30] а) Контрольное взвешивание. Способ контрольного взвешивания предполагает взвешивание партии поступившего сырья или отгруженной продукции и сравнение полученных фактических данных с накладной. Одновременно проводится анализ сырья или готовой продукции на соответствие критериям качества. б) Контрольная закупка. Это мнимая сделка купли — продажи. Она проводится, как правило между организацией розничной торговли или сферы обслуживания и покупателем. Целью контрольной закупки является проверка 71 соблюдения правил торговли и выявление мошеннических действий. Контрольная закупка позволяет выявить: случаи обмана покупателя товаров или услуг, приводящие оплате покупателем большей суммы, чем реальная цена продажи. К таким результатам приводит обсчет, обвес покупателя, замена на иной товар с более низкой ценой или худшего качества и т.п.; невыдача кассового чека, что приводит к занижению выручки предприятия и налогов. Для того, чтобы сделать результат контрольной закупки был доказательным, рекомендуется проводить ее с участием свидетелей, например, лиц, стоящих в очереди за проверяющим и также совершающим аналогичные покупки. После этого проверяющие должны предъявить продавцу свои полномочия и после приглашения представителей руководителя или собственника организации перевесить и пересчитать купленную продукцию. Это позволит примерить меры ответственности к виновникам нарушений. в) Контрольный обмер. Контрольный обмерчаще всего проводится в сфере строительства или ремонтных работ. Результатом контрольного обмера является установление фактического объёма СМР, их качества, а также количества фактически использованного сырья и материалов. Данный вид проверки путём инструментальных измерений, с применением расчётных методов. г) Контрольный запуск сырья в производство. В результате выполнения контрольного запуска сырья в производство устанавливаются фактические характеристики выпущенной продукции на конкретном оборудовании. Контрольный запуск сырья в производство проводится на одном и том же оборудовании, из того же сырья и материалов, в том же порядке, что и контролируемая продукция. В результате контрольного запуска определяется: каков фактический расход сырья и материалов на ту или иную продукцию, количественный выход продукции, ее качество; объем выпуска и реальная производительность используемого при производстве оборудования, время, затрачиваемое на выпуск контрольной партии продукции, энергоёмкость производства и т.п.; количество отходов производства и соответствие действующим нормативам списания сырья и материалов. С помощью контрольного запуска может проверяться отсутствие излишнего списания сырья и материалов, полнота оприходования продукции, качественные показатели продукции. 72 С помощью метода контрольного запуска сырья в производство можно проверить и трудовые навыки конкретного работника на предмет возможности выполнения им проверяемых операций, т.е. проверить его заявленную квалификацию и выявить возможное отсутствие навыков такой работы у данного лица либо невозможность достижения данным лицом требуемой производительности. Методы фактического контроля предполагают и способы получения дополнительной информации а) Получение объяснений.Объяснения могут быть получены как в письменной, так и в устной форме в виде ответов на вопросы. Вопросы могут быть адресованы: к ответственным лицам, ответственным за факты хозяйственной жизни и подписавшими первичные учетные документы; к лицам, которые участвовали в хозяйственных операциях, но не имели отношения к оформлению первичных учетных документов, например, курьеры, водители, администраторы и т. д. б) Получение справок от других организаций. Справки других организаций содержат ответы на запросы в отношении первичных учётных документов проверяемого предприятия. Можно, например, получить сведения о том: что предприятие не реализует товары проверяемого вида; проверяемое учреждение было закрыто, а по документам велась на нем деятельность; проверяемое предприятие не имеет транспортных средств для перевозок, а расходы по ним списываются в учете предприятия; лицо, указанное в трудовом договоре, является фиктивным работником и т.п. К прочим способам фактического контроля относятся: а) Наблюдение. Данный способ контроля представляет собой ознакомление с деятельностью объекта контроля без применения каких-либо приемов получения и оценки информации. б) Обследование.Обследование является одним из основных методов предварительного финансового контроля. Обследование направлено на отдельные стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятия. С помощью обследования выявляются факты, свидетельствующие о нарушении финансовой дисциплины. В этом случае определяется необходимость более глубокой проверки проверяемого объекта на предприятии. С помощью 73 обследования проводится общий анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия и выявляются недостатки в его деятельности. Обследование проводится с помощью исследования финансовой документации и правильности ее оформления, проверки соблюдения нормативных актов, оценки уровня обоснованности и целевого назначения произведенных на предприятии расходов и т.д. в) Проверка.Этот методзаключается в исследовании определенного круга вопросов в целях выявления нарушений финансового законодательства. В ходе осуществления проверки анализируется финансовая деятельность экономического субъекта, используется максимальное количество документальных источников информации. Объектом проверки может быть любой факт хозяйственной жизни, например, проверка качества сырья и материаловс целью установления причин низкого качества продукции, уровня выполненных работ, установлении причин производственного брака. Методами проверки может быть лабораторный анализ, технические испытания и др. Субъектами, которые имеют право на проведение проверок, являются любые органы и агенты финансового контроля. г) Экспертная оценка. К проведению экспертизы привлекаются лица, обладающие специальными знаниями, но не являющиеся работниками проверяемого экономического субъекта. Экспертная оценка применяется при актуарных расчетах, стоимостной оценке объектов учета, при проверке качества выпускаемой готовой продукции или выполненных работ, расчетов проектно- сметной, технический и другой документации. Есть и другие методы, и приемы фактического контроля, направленные на контроль движения и сохранности денежных средств и материальных ценностей. Контрольные проверки производятся обычно в местах их хранения и у подотчетных лиц путем прямого счета, замера, взвешивания. Как правило, их проводят внезапно и обязательно в присутствии материально-производственных лиц. 7.3. Методы экономического анализа и организационные методы контроля. Необходимым условием защиты бизнеса предприятия является комплексная система диагностики и прогнозирования угроз предприятию. В этой системе мер важное место отводится методам экономического анализа. Особенностью методов экономического анализа при проведении контроля на предприятии является то, что информационной базой для него могут 74 служить не только учетные данные, но и информация, которой нет в учете и отчетности. К методам экономического анализа относятся: [30] a) Метод сравнений.Целью данного метода является оценка результатов хозяйственной деятельности предприятия, его филиалов и подразделений. Применение метода сравнений позволяет сопоставлять результаты текущего периода с предыдущими, а также выявлять имеющиеся резервы предприятия для более рационального использования имеющихся ресурсов. Метод сравнений основан на применении различных приемов обработки экономической информации; группировок, расчета относительных и абсолютных показателей, средних величин, экономико-статистических методов, таких как индексного, интегрального и т.д. Данный метод предполагает использование горизонтального, вертикального и трендового анализа. Горизонтальный анализ применяется для определения абсолютных и относительных отклонений фактического уровня исследуемых показателей от базового значения. Вертикальный сравнительный анализ применяется для изучения структуры экономических явлений. Трендовый анализ проводится для расчетов относительных темпов роста и прироста показателей за ряд лет к уровню базисного года, то есть трендовый анализ показывает динамику процессов. Необходимым условием сравнительного анализа является сопоставимость показателей, таких как: объемных, стоимостных, качественных, структурных показателей; периодов времени, за которые производится сравнение; сопоставимость условий производства; сопоставимость методик исчисления показателей. b) Выявление узких мест и ведущих звеньев. Этот метод дает возможность определить слабые стороны в финансовой и производственной деятельности предприятия, факторы, сдерживающие рост производительности труда и выпуск продукции, а также сделать выводы о необходимости замены морально устаревшего и изношенного оборудования. По результатам применения этого метода можно определить условия внедрения более современных технологических процессов, параметры разработки мероприятий по совершенствованию организации производства. Узкие места на предприятии классифицируются по времени: 1. Краткосрочные. Они возникают из-за временных проблем, но преодолеваются при исчезновении фактора, из-за которого произошли 75 неблагоприятные изменения на предприятии. Например, уволился квалифицированный работник, а у других сотрудников нет достаточной квалификации, чтобы заменить его. Итогом может быть отставание в работе, которое будет продолжаться, пока кадровая служба не примет на работу сотрудника нужной квалификации. 2. Долгосрочные. Такие узкие места присутствуют практически постоянно. Например, в результате нехватки учетного персонала или его загруженности приходится регулярно делать отчётность компании в кратчайшие сроки, что может повлечь генерацию существенных ошибок в такой отчетности. Или систематическое непредставление первичной учетной документации от менеджеров компании в установленный срок графиком документооборота. Типичными признаками узких мест являются накопившаяся за длительный период времени работа, продолжительное время ожидания сырья, материалов, товаров, документов или длительные согласования решений с вышестоящим звеном, высокое напряжение и др. Одним из узких мест на производственном предприятии называют недостаток производственных мощностей, который определяется одним из компонентов: производственной мощностью; машинным временем оборудования; материалами; персоналом, транспортировкой и т.д. Устранить узкие места можно несколькими способами, такими как: укрепить узкие места кадрами; минимизировать время простоя; устранить избыточные или нецелесообразные действия; приобрести дополнительное оборудование. Преодолевать и устранять узкие места помогает комплексный экономический анализ и планирование производственной среды. c) Метод балансовых увязок. Целью метода балансовых увязок является анализ взаимозависимых показателей в бухгалтерской (финансовой) отчетности, в трудовых и материальных ресурсах и источниками покрытия потребностей в них и др. При выявлении несогласованности показателей, проводятся дополнительные проверки с целью подтверждения или исключения имеющихся на предприятии хищений или приписок. Метод балансовых увязок 76 отражает соотношения, пропорции групп взаимосвязанных экономических показателей, итоги которых должны быть тождественными. Этот метод широко распространен в практике бухгалтерского учета и планирования. Но определенную роль он играет и в экономическом анализе, в частности широко используется при анализе обеспеченности предприятия трудовыми и финансовыми ресурсами. Организационные методы контроля дополняют все вышеперечисленные методы и способы контроля на предприятии К организационным методам контроля относятся: [30] a) Истребование необходимой информации. Получение необходимой информации в ходе контрольного мероприятия служит необходимым условием при получении доказательств во время проверки. По правилам проведения контрольных мероприятий работники проверяемого экономического субъекта обязаны предоставлять необходимую информацию в виде документов, устных и письменных сообщений. Сокрытие информации или неполное ее представление всегда рассматривается проверяющими как ограничение контроля. b) Устранение выявленных нарушений. По итогам любого контрольного мероприятия составляется акт проверки и выносится предписание с требованием устранить нарушения в определенные сроки. Для устранения выявленных нарушений создается приказ с распределением обязанностей и ответственности между подразделениями экономического субъекта или работниками. Примером такой работы по устранению нарушений является восстановление бухгалтерского учета в организации, подсчет и возмещение нанесенного ущерба в результате хищений и недостач и т.п. c) Обращение к третьим лицам. Этот метод применяется тогда, когда необходимо получить дополнительную или подтверждающую информацию от внешних источников или контрагентов. Таким образом, этот метод предполагает с одной стороны общение с третьим лицом, т.е. с контрагентом, с другой стороны работу проверяющего в целях подтверждения достоверности информации проверяемого экономического субъекта или его подразделения. Таким образом, подводя итог под темой Методы и приемы контроля надо сказать, что внутренний контроль – это важнейшая часть современной системы управления, позволяющая достичь целей, поставленных собственниками, с минимальными затратами. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного учета и контроля финансово-хозяйственной деятельности современного предприятия, так как |