Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования санктпетербургский государственный университет телекоммуникаций
 Скачать 0.55 Mb.
|
|
Вопросы для самопроверки: 1.Назовите основные виды информационных угроз. 2.Назовите основные способы защиты информации. 3.Какие средства защиты информации Вы знаете? 4.Как происходит защита передаваемых электронных данных 6. ОТЧЕТНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
6.1.Виды документов Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки. Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической работы, которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания. Сегодня информационно-аналитическая поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности. Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в становится не просто желательным, а необходимым условием работы. Основная цель деятельности ИА подразделений— обеспечить лицо, принимающее решение, информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт — документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей. В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАР, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в разных сферах деятельности. Существует ряд различных наименований продуктов ИАР: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАР бывает непросто. С точки зрения рассмотрения продуктов ИАР как информационного базиса для принятия решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина : Документы информационного характера — информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, но- вый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок. Документы аналитического характера - их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании. Обратимся к конкретным видам продуктов ИАР с целью выявления их особенностей. Справка — это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы. Информационно-аналитическая записка — термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов. Аналитический обзор предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов. Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер. Доклад — это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса. Информационная сводка по событиям, происшествиям, обстановке представляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел. Аналитический отчет — это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации. Аналитическая статья — это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой — интересна для специалиста в исследуемой сфере. Дайджест — информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления — например, для ознакомления с основными новостями отрасли. В связи с обращением к проблеме документирования ИАР, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности. 6.2 Отличительные черты документации ИАР Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАР и отличающие их как комплекс документов: Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц. Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений. Для продуктов ИАР характерны следующие параметры: - строгая форма описания, - наглядность - логичность - структурированность текста - краткость, - ясность - соответствие целям и задачам исследования. - высокая степень информативности. - использование статистики и обобщенных данных. -низкая степень эмоционального окраса. -стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера). Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению.  Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные. С точки зрения документирования ИАР можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста: Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала. Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей. Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы. Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных. 6.3 Работа с документами Как показывает опыт практической работы аналитика, большинство из них при подготовке аналитической продукции опирается на анализ доступной базы информационных источников. В настоящее время, это относится и к материалам, полученным из сети Интернет. Поэтому, анализ информационных источников выделен в отдельную главу. Любая аналитическая структура осуществляет мониторинг сообщений открытых (и не только) источников информации в интересах выявления ситуаций, относящихся к важным «тематическим зонам». Пропуск важных для потребителя информационной продукции событий способна понизить качество проводимой информационно-аналитической деятельности. В качестве одного из алгоритмов изучения ситуации в той или иной сфере по материалам СМИ и иных источников информации, использующих для представления информации текстовые массивы, может быть использован статистический алгоритм анализа определенного временного интервала на протяжении которого оценивается частотно-ранговое распределение терминов в оперативных сообщениях. При этом может фиксироваться как абсолютное значение «вектора», составленного из терминов равной частоты встречаемости, так и дифференциальный показатель, содержащий лишь изменения в составе вектора относительно взятого эталона. Классическим подходом к решению этой задачи является подход, основанный на анализе поступающих сообщений с использованием перечня ключевых слов. Вопросы для самопроверки: 1. Какие документы носят информационный характер? 2. Какие документы носят аналитический характер? 3. Назовите отличительные черты документов ИАР. 4. Как происходит работа с документами? |