Козаченко Укр мова. Г. В. Козаченко українська мова за професійним спрямуванням
 Скачать 13.79 Mb.
|
|
Основні правила оформлення реквізитів Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Дотримання цих вимог надає документові юридичної чинності. РеквЬити Розташування та правила оформлення Державний герб України Посередині бланка Емблема організації чи підприємства Поряд з назвою організації. Як емблему можна вико- ристовувати товарний знак, зареєстрований у встанов- леному порядку Зображення дер- жавних нагород У верхньому лівому куті або посередині документа Код підприємства, установи, органі- зації У верхньому правому куті Код форми документа У верхньому правому куті під кодом підприємства, організації, установи Назва міністерства або відомства, якому підпорядко- вується установа Посередині сторінки Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа У верхньому лівому куті. Може наноситися за допо- могою штампа Назва структурного підрозділу У верхньому лівому куті Індекс підприєм- ства зв'язку, по- штова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку У верхньому лівому куті,оформляється відповідно до поштових правил, наприклад: 10005, м. Житомир, вул. Миру, 8, тел. (0412) 24-25-64 На бланку для листів зазначається номер розрахунко- вого рахунку у відділенні банку, наприклад: розрахун- ковий рахунок 3542300500 УДК у Житомирській обл. Назва виду документа Зліва або посередині сторінки 234 Розділ V. Складання документів Реквізити Розташування та правила оформлення Гриф затвердження Елементи грифа затвердження: — слово ЗАТВЕРДЖУЮ; — назва посади — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Завідувач КП "Здоров'я-фарм" (підпис) Л.С. Семенова 07.10.11 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства фінансів України 20.04. 02. № 15 Резолюція Запис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому куті. Якщо місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вмішують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ — вказівка на порядок виконання документа — термін виконання документа — особистий підпис керівника; — дата Заголовок до тексту Розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа. Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим Відмітка про контроль Ліворуч у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою " Кабо "Контроль" 2 3 6 Тема 1. Загальні вимоги до складання документів Реквізити Розташування та правила оформлення Текст Основний реквізит. Складається з таких логічних елементів: — вступу; — основної частини; — закінчення Відмітка про на- явність додатка / Додатки до документів можуть бути трьох видів: а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); б) додатки, що є самостійними документами і надсила- ються із супровідним листом в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті: Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною в до- датку 1. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка: Додаток до наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України 15.10. 12 №15 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформ- ляють так Додаток: на 2 арку прим 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті,то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 арку прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх описав самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на 7 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою Додаток: на 6 арку прим, на першу адресу 2 3 7 Розділ V. Складання документів Реквізити Розташування та правила оформлення Підпис До складу підпису входять: — найменування посади (ліворуч); — підпис (між назвою посади й прізвищем); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч): Завідувач аптеки (підпис) ОМ. Сич Підписи кількох службових осіб на документах роз- ташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді: Директор коледжу (підпис) О. Жук Секретар (підпис) О.В. Семенова Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор ЗОШ №277 ЗОШ №282 (підпис) (підпис) Л.ССемчук Ю.Ю. Новак Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково за- значається посада особи, що підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або маши- нописним способом "во, "заст."). Не допускається підписання документа з прийменни- ком " за" або проставленням скісної риски перед на- йменуванням посади Гриф погодження Розрізняють дві форми погодження документів внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із: — слова ПОГОДЖЕНО; — назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи — особистого підпису; — його розшифрування; — дати. 2 3 8 Тема 1. Загальні вимоги до складання документів Реквізити Розташування та правила оформлення / Графи погодження розташовуються нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Директор ЗОШ № 246 (підпис) С.Б. Дмитрів 01.09.02. Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється так ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.02, № 12. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою Аркуш погодження Назва документа Найменування посади (підпис) (ініціали, прізвище) дата Віза Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з — особистого підпису особи, що візує; — дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М. Сайко 28.08.02. Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою 239 Розділ V. Складання документів Реквізити Розташування та правила оформлення Печатка Печатки бувають гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, які засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, поло- жень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикла- дають до документів, які виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона за- хоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ Відмітка про засвід- чення копій Праворуч у верхньому куті пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" — слово "правильно дата посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою Прізвище виконав- ця та номер його телефону Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах листах, довідках, висновках). Складається з — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому куті зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа Відмітка про ви- конання документа й направлення його до справи Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: — стислу довідку про виконання; — слова "До справи" та номер справи, до якої має бути підшитий документ — дату долучення документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або вико- навця. Наприклад: До справи № 07/54 Питання вирішено позитивно в телефонній розмові 05.09.02. посада, ініціали, прізвище) Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено 2 4 0 Тема 1. Загальні вимоги до складання документів Реквізити Розташування та правила оформлення Відмітка про пере- несення відомостей на електронний носій Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить: — запис "Інформація перенесена на електронний носій"; — підпис особи, відповідальної за перенесення да- них; — дату перенесення Відмітка про над- ходження / Містить: — скорочену назву організації, що отримала документ — дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумо- вого штемпеля організації (реєстраційного штампа. Відбиток штампа містить: — назву організації; — дату надходження; — індекс документа. Відмітка про надходження розташовується на нижньо- му правому полі першої сторінки документа Оформлення сторінки Згідно з ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы, для виготовлення бланків використову- ють такі основні формати паперу: Ах мм) — більшість документів складають на бланках саме цього формату Ах мм) — для невеликих за змістом службових лис- тів, довідок різного характеру АЗ (297 х 420 мм) — для бізнес-планів, розкладів занять, на- вчальних планів, тобто для документів у вигляді таблиць; Ах мм) — для резолюцій. Застосування бланків довільної форми не дозволяється. Згідно з ДСТУ 4163-2003, бланки організаційно-розпорядчих документів повинні мати такі береги (відступи від краю листка —лівий — ЗО мм —правий — 10 мм —верхній — 20 мм —нижній — 20 мм Ліве поле використовують для підшивки документа до справи. • Якщо текст документа займає більше ніж одну сторінку, то 2 4 1 Розділ V. Складання документів на наступну сторінку не можна переносити лише підписи, окрім них має бути не менше ніж два рядки тексту. • Якщо документ оформлений на кількох сторінках, то кожна його сторінка, окрім першої, має бути пронумерована. На титульній сторінці номер сторінки не проставляється, але рахується. При розміщенні документа на одній стороні листка номери проставляються посередині верхнього поляна відстані не менше ніж 10 мм від краю арабськими цифрами без додаткових позна- чень. • Якщо документ друкується з обох сторін листка, то непарні сторінки нумеруються у правому верхньому куті, а парні — у лівому верхньому куті листка з однаковим відступом від краю сторінки. Рубрикація тексту Рубрикацією називається членування тексту на складові час- тини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту — його обсягу, тематики і при- значення. Найпростішою рубрикою є абзац — відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до іншої. Він може складатись і з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення. Абзац може охоплювати і кілька речень, які зв'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо за- кінчену смислову одиницю. Абзацне членування тексту нерідко поєднується з нумераці- єю — числовим, а також буквеним позначенням послідовно роз- ташованих частин тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного пронумерованого елементу перечисления. Нумерація використовується для кількісного по- значення сторінок об'ємного тексту й може розташовуватися на одній сторінці. Використовують дві системи нумерацій Перша — традиційна — побудована на використанні знаків різних типів — арабських і римських чисел, великих літер, які поєднуються з абзацними відступами. Вона застосовується при 242 Тема 1. Загальні вимоги до складання документів меречисленні тез, пунктів, правил 1, 2, 3; 1) 2) 3); І. II. III.; Л. Б. В а) б) в. Друга система — цифрова — використовує тільки арабські числа, розташовані в певній послідовності: 1. 1.2; 1.2. 1. Наприклад, текст складається з трьох розділів: 1, 2, 3. Кожен І розділів ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть позначки, які складаються з двох чисел — 1.1, 1.2., 1.3. і т. д. Дру- гий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави можуть ділитися на параграфи. Параграф першої глави матиме сакий вигляд: 1.1.1. Так само позначаються й наступні глави — у порядку зростання. Використання цієї системи нумерації дає :імогу не використовувати слова "частина", "розділ", "глава. Вибір того чи того варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної побудови. У найпро- стіших випадках використовуються тільки однотипні знаки — арабські чи рядкові літери. Тексти складної побудови вимагають застосовувати комбіновані способи абзацного членування і нуме- рування. При використанні знаків різних типів система цифрового і буквеного позначення має будуватися за висхідною лінією: А. В. В. Г І. II. III. IV. і т. д. У сучасному діловодстві все частіше застосовується цифрова система рубрикації. Слід пам'ятати: 1. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому разі, якщо в тексті наявні бодай два однорідні елементи перечислень. 2. Однотипні засоби нумерації (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однотипних частин. 3. Комбіновані способи нумерації потребують чіткого дотри- мання правил пунктуації. КОНТРОЛЬ ЗНАНЬ 1. Що таке документ 2. Назвіть основні функції документів. 3. За якими ознаками класифікують документи? 4. Назвіть реквізити документів за державним стандартом. 243 І Розділ V. Складання документів 5. Назвіть правила оформлення окремих реквізитів у доку- менті: дати, штампу, печатки, грифу затвердження, під- пису. 6. За якими правилами оформляють поштову адресу 7. Назвіть правила оформлення сторінки документа. 8. Назвіть правила нумерації сторінок у документі. 9. Що таке рубрикація тексту 10. Які системи рубрикації тексту ви знаєте? 11. Яку роль відіграє діловодство в сучасній організації? 104. Запишіть визначення понять Документ, реквізити, формуляр, бланк, діловодство, віза, ре- золюція, печатка, штамп, рубрикація, дублікат. 105. Напишіть приклади оформлення реквізиту "адресат — адресування документа в організацію без зазначення по- садової особи — адресування документа в структурний підрозділ організа- ції; — адресування документа керівникові структурного підроз- ділу; — адресування документа конкретній посадовій особі; — адресування заступникові керівника організації; — адресування документа спорідненим організаціям. 106. Напишіть приклади оформлення реквізиту "підпис": — підписання документа керівником організації; — підписання документа кількома посадовими особами, які обіймають неоднакові посади — підписання документа кількома особами, які обіймають однакові посади — підписання документа керівником, який має науковий ступінь; — підписання документа не керівником, а виконувачем обов'язків (во) керівника. |