Управление проектами для чайников. Ment For Dummies Управление проектами для "чайников" Год 2005 Автор Stanley E. Portny Стэнли Э. Портни Жанр
 Скачать 1.17 Mb.
|
|
Рис. 5.6. Таблица персональной загрузки
Рис. 5.7. Сводная таблица персональной загрузки для нескольких исполнителей Такая таблица поможет: • выявить неравномерность нагрузки на работников и при необходимости перераспределить ее; • рассчитать бюджет для оплаты персонала путем умножения количества отработанных часов на персональные ставки исполнителей. (См. раздел "Два способа определения косвенных расходов" в конце этой главы.) Координация работ по нескольким проектам Такую же схему планирования трудовых ресурсов можно применить при одновременной работе над несколькими проектами, если для каждого имеется свой график персональной загрузки. На рис. 5.8 показана сводная таблица персональной загрузки, суммирующая количество человеко-часов, отработанных исполнителями по нескольким проектам в течение нескольких месяцев.  Рис 5.8. Сводная таблица персональной загрузки для нескольких проектов Представьте, что вы будете работать над тремя проектами в течение января, февраля и марта. В феврале вы планируете уделить проектам А, В и С 40, 20 и 40 рабочих часов соответственно. Если от вас потребуют выделить еще 80 часов на проект D, есть несколько вариантов. Допустим, что общее количество рабочих часов в месяце 160, значит, вы можете посвятить проекту D 60 человеко-часов. Чтобы изыскать еще 20, можно: • найти человека, который отработает 20 часов в проектах А, В и С в феврале; • передвинуть работы некоторых проектов с февраля на январь или март; • работать в сверхурочное время. Планирование других ресурсов Управление другими ресурсами, такими как оборудование и оснащение, проводится теми же методами. Вы должны разработать: • таблицу всех этих ресурсов; • таблицы расхода по каждому ресурсу; • сводную таблицу расхода ресурсов. На рис. 5.9 приведен пример таблицы материальных ресурсов. Для каждого вида работ в ней содержится следующая информация: • описание ресурсов, необходимых для выполнения работы. Это могут быть компьютеры, копировальные устройства, использование лаборатории для тестирования и т. д.; • общее количество часов использования ресурсов.
Рис. 5.9. Таблица использования материальных ресурсов Из приведенной на рис. 5.9 таблицы следует, что для разработки прибора вам понадобятся компьютер на 40 часов и тестовая лаборатория на 32 часа. Чтобы оценить использование материальных ресурсов в количественном отношении, необходимо проанализировать суть работы и производительность ресурса. Рассмотрим это на примере использования копировального устройства. • Определите необходимое количество копий документа. • Определите количество страниц в каждой копии. • Определите производительность печатающего устройства (стр./мин.). • Определите необходимое время использования копировального устройства, перемножив эти три числа. На рис. 5.10 приведена таблица использования компьютера в процессе выполнения задач. Например, для выполнения задачи 1 он будет нужен в течение первой, второй и третьей недель по 10 часов.
Рис. 5.10. Таблица использования компьютерного времени для выполнения задач Планирование бюджета Каждый проект стоит денег. В мире ограниченных средств мы постоянно ломаем голову над тем, как получить максимальную отдачу от инвестиций. Поэтому правильная оценка затрат проекта очень важна. • Это дает возможность спрогнозировать ожидаемые выгоды от проекта по отношению к затратам, т. е. определить его экономическую целесообразность. • Реальная оценка позволяет определить возможность получения необходимых фондов для проекта. • Это также даст критерии и ориентиры правильного расхода финансов при ведении проекта. Конечно, не для всех проектов можно детально спланировать бюджет. По разным организационным причинам у вас не всегда будет возможность подробно ознакомиться со всеми финансовыми расходами на ваш проект. Однако понимание процесса расходования финансов полезно как для успешного ведения проектов, так и карьеры в целом. Классификация расходов на проект  Бюджет проекта рассчитывается на основе детализированной, поэтапной оценки стоимости всех ресурсов, необходимых для его выполнения. Обычно он планируется в несколько этапов, начиная с приблизительной оценки предполагаемых затрат; затем идет детальная проработка бюджета и, наконец, он утверждается в окончательном виде. Иногда из-за непредвиденных изменений в процессе выполнения проекта утвержденный бюджет приходится пересматривать.Прямые расходы — это расходы непосредственно на выполнение проектных работ. Сюда входит зарплата исполнителей, затраты на необходимые материалы и оборудование, командировочные расходы и оплата субподрядных работ.Косвенные расходы — это расходы по непрямому обеспечению проекта, которые в рамках проекта невозможно учесть отдельно. Они делятся на две категории. • Накладные расходы. К ним относятся премии, арендная плата за офис, аренда или покупка офисной мебели, использование оборудования организации и др. Их трудно выделить в бюджете проекта. • Общие и административные расходы. Это расходы на содержание административного аппарата и поддержание работоспособности вашей организации. За счет их содержатся все службы вашей организации: отдел кадров, экономический отдел, руководство, бухгалтерия и т. д. Поскольку вы используете для работы над проектом офис и все остальные службы вашей организации, вы несете и все эти косвенные расходы. К сожалению, невозможно точно учесть, какая именно часть этих расходов относится конкретно к вашему проекту.  Предположим, вы запланировали выпустить рекламный проспект вашей компании. Прямые расходы на этот проект могут включать:• расходы на оплату труда, т. е. оплату отработанных часов вами и другими участниками проекта; • расходы на материалы, т. е. затраты на бумагу, которая пойдет на изготовление проспекта; • командировочные расходы, т е. оплату поездок на другие фирмы, где могут разработать обложку вашего проспекта; • оплату субподрядчикам, т. е. оплату по договору третьей стороне, которая разработает обложку для вашего проспекта. Косвенные расходы на проект могут включать: • премии, т.е. дополнительное вознаграждение помимо зарплаты, которое вы и сотрудники получите за работу над проспектом; • арендную плату, т. е. плату за аренду офиса, в котором вы работаете; • расходы на оборудование, т. е. затраты на приобретение компьютера для разработки проспекта; • административные расходы, т. е. зарплату руководства и административных работников. Разработка бюджета проекта Бюджет проекта разрабатывается поэтапно. • Приблизительная оценка затрат в порядке убывания. Назначение первоначальной оценки — определить целесообразность проведения работ проекта. Часто приходится исходить из суммы, которую выделяют на проект. Поэтому оцениваются только основные статьи расходов. В сущности, годовые и перспективные планы содержат приблизительные оценки бюджетов, а не точные, как хотелось бы многим. • Детальная проработка бюджета. Это расчет затрат по всем работам проекта на основе полной структурной схемы работ (см. главу 3). • Полный и утвержденный бюджет проекта. Разработанный с учетом всех расходов бюджет проекта, который утвержден руководством организации. Уточнение бюджета в процессе разработки проекта Проект проходит следующие стадии развития в процессе своего воплощения в жизнь. • Замысел. • Разработка. • Начало. • Исполнение. • Завершение. (Стадии проекта подробно рассматриваются в главе 1.) Действия по созданию и модификации бюджета на каждой стадии выполнения проекта представлены в табл. 5.4. Таблица 5.4. Разработка бюджета на разных стадиях проекта
Приблизительная оценка стоимости проекта проводится на стадии замысла для определения финансовой возможности и целесообразности его выполнения. Детальную проработку бюджета проводите на стадии разработки, когда будет полный перечень работ проекта. До их начала следует получить одобрение и официальное утверждение бюджета руководством. В начале работы над проектом, когда определитесь с исполнителями и всеми необходимыми ресурсами и оборудованием, следует еще раз перелистать бюджет и при необходимости внести в него изменения. Прежде чем переходить к стадии исполнения, утвердите пересмотренный вариант бюджета. В процессе работы над проектом отслеживайте все изменения ситуации и вносите коррективы в бюджет, если это необходимо.  Иногда вы можете не участвовать во всех стадиях разработки бюджета. Если вас подключили к проекту позже, постарайтесь ознакомиться с первоначальным планом и решить все вопросы, которые возникнут.Оценка стоимости проекта Для проведения детальной оценки стоимости проекта используйте комбинацию двух методов. • Метод "снизу-вверх". Оцените стоимость каждой работы структурной схемы работ и просуммируйте эти затраты, чтобы определить общий бюджет. • Метод "сверху-вниз". Проанализируйте стоимость выполнения основных задач проекта согласно структурной схеме работ, чтобы подтвердить их целесообразность. Оценку методом "снизу-вверх" проводите следующим образом. 1. Работы оценивайте последовательно. 2. Прямые расходы на оплату труда по каждой работе определяйте как произведение количества отработанных часов на величину почасовой оплаты исполнителя. Прямые расходы на оплату труда определяются: • на основании индивидуальной ставки исполнителя; • на основании средней оплаты данного вида работ. Например, вам нужны услуги специалиста по компьютерной графике для организации презентации. Начальник отдела компьютерного проектирования оценил трудоемкость в 100 часов. Если работа будет поручена вашему знакомому Гарри, чей час стоит 30 долл., прямые расходы на оплату труда по выполнению этой задачи составят 3 тыс. долл. А если неизвестно, кто ее выполнит, то следует ориентироваться на среднюю ставку графического дизайнера вашей организации.3. Определите прямые затраты на материалы, оборудование, командировки и услуги субподрядчиков по каждой работе. 4. Определите косвенные затраты, связанные с каждой работой. Обычно косвенные расходы определяются пропорционально запланированным прямым расходам. Как правило, бухгалтерия рассчитывает процент косвенных затрат. • Определяются прямые расходы на текущий год. • Определяются косвенные расходы на текущий год. • Сумма косвенных расходов делится на сумму прямых расходов и умножается на 100. Более кропотливый метод вычисления косвенных расходов, описанный далее во вставке "Два способа определения косвенных расходов", требует дополнительных усилий. Однако ваш труд будет вознагражден более точной оценкой. В табл. 5.5 показан один из вариантов расчета бюджета. Предположим, вы планируете проект по разработке рекламного проспекта компании, исходя из такой информации.Таблица 5.5. Бюджет проекта по разработке рекламного проспекта компании
• Вам предстоит работать над проектом 200 часов, а вашей сотруднице Мэри — 100. • Ваша ставка составляет 30 долл. в час, а ставка Мэри — 25. • Вы должны приобрести бумагу для печатающего устройства на сумму 1 тыс. долл. • Ваши командировки к поставщикам обойдутся в 300 долл. • Вы установили, что плата субподрядчику за оформление брошюры составит 5 тыс. долл. • Общий коэффициент косвенных расходов для вашей организации равен 60 %. Два способа определения косвенных расходов Для определения косвенных расходов обычно используются два способа. |