Mr manual 2021 год 2 содержание оглавление
 Скачать 5.36 Mb.
|
|
Авансовому отчету по банковским реквизитам подотчетного лица, указанным в Авансовом отчете. Перевод осуществляется в течение 10 рабочих дней со дня поступления оригиналов документов бухгалтеру. 3) ЛИМИТЫ И ОГРАНИЧЕНИЯ Лимит суммы затрат – это максимальная сумма денег потраченных подотчетным лицом на нужды компании, которая подлежит возмещению в течение одного календарного месяца. Лимит суммы затрат определён для каждого подотчетного лица на каждом конкретном предприятии. Лимит количества авансовых отчётов – это количество авансовых отчётов, подлежащих возмещению в течение одного календарного месяца. Лимит количества авансовых отчётов для всех предприятий компании установлен в размере не более двух авансовых отчётов в месяц на общую сумму, не превышающую месячный лимит. Срок давности первичных документов – период, в течение которого первичные документы подлежат включению в авансовый отчёт для возмещения. Срок давности первичных документов рассчитывается от даты первичного документа и не должен превышать одного года. С правилами оформления авансового отчета в системе I-Expence и требованиями к первичным документам вы можете ознакомиться в @McD на странице Бухгалтерии. ПРОЦЕДУРЫ PETTY CASH НА ПРЕДПРИЯТИИ 1) Директор, являясь единственным подотчетным лицом, самостоятельно снимает денежные средства с банковского счета (подотчетную сумму без остатка, либо полную сумму, возмещенную по авансовому отчету). Затем денежные средства должны быть переданы уполномоченному сотруднику, назначенному приказом, ответственному в дальнейшем за ведение Petty Cash на предприятии. При передаче денежных средств должен быть оформлен «Приходный ордер», в котором должны быть: подпись директора (лица, передающего денежные средства), подпись ответственного за Petty Cash сотрудника (лица, принимающего денежные средства), указана сумма средств цифрами и прописью, дата передачи средств цель («Хозяйственные нужды предприятия»). Заполненный бланк хранится в кассовой комнате, в книге Petty Cash. Передача денежных средств директором ответственному лицу должна быть произведена не позднее 2-ух суток после снятия с банковского счета. Банковскую распечатку об остатке денежных средств на карте прикладывать не нужно, сумма перечисленных денежных средств Petty Cash снимается полностью. 2)Процедура ведения Pеtty Cash на предприятии должна соответствовать требованиям, перечисленным в «Store Accounting Manual». 3) При передаче денежных средств от ответственного сотрудника директору для составления Авансового отчета заполняется Расходный ордер в котором должны быть: 29 • подписи директора и ответственного сотрудника • указана сумма средств цифрами и прописью, СОВПАДАЮЩАЯ С СУММОЙ первичных документов (чеки, квитанции и т.д.) для возмещения • цель («Хозяйственные нужды предприятия»), • дата Заполненный бланк хранится в Кассовой комнате, в книге Petty Cash. «Авансовый отчет» составляется директором ПБО в системе I-Expence. Авансовый отчет должен быть утвержден непосредственным или вышестоящим руководителем подотчетного лица. Под утверждением авансового отчета понимается заполнение всех необходимых полей в верхнем правом углу отчета. 4) Ответственным за ведение Pеtty Cash на предприятии может быть: • сотрудник кассовой комнаты, • ЛД Сервис или менеджер департамента Сервис • директор ПБО (только после согласования с Консультантом по Производству). 5) На предприятии должна хранится следующая документация: • Заполненные «Приходные ордера» , составленные при передаче ответственному лицу директором денежных средств • Копии подписанных «Авансовых отчетов» • Заполненные «Расходные ордера», составленные при передачи ответственным лицом директору первичных документов для возмещения денежных средств. Срок хранения перечисленной документации – 5 лет. • Выдача денег в ПБО производится только с разрешения директора. Если денежные средства выдаются авансом из фонда Petty Cash, то необходимо заполнить расходный лист (см. бланк). • При необходимости расходования наличных средств из Petty Cash директором ПБО расходные листы должны быть подписаны Консультантом по Производству. • Отчёт по израсходованным средствам, выданным авансом, производится в пятидневный срок. • Расходные листы хранятся месяц • Своевременно должны выполняться все заказы сумм денег на наличные расходы, и не должен использоваться размен для наличных расходов. • Книга Petty Cash должна быть аккуратно и правильно заполнена ответственным лицом (должны быть подписи лица выдавшего и получившего денежные средства). • На всех документах должно быть указано, на что потрачены средства. • Не подлежат возмещению: парфюмерия, косметика и предметы личной гигиены чеки на бензин для машины одежда, обувь, включая униформу предметы для ухода за животными табачные изделия и алкогольные напитки обеды, продукты питания (за исключением кондитерских изделий и фруктов на собрания, йогуртов, соков, любой воды) Пример сводной таблицы по Petty Cash Дата Цели Фамилия ИО Долг Подпись получившего деньги Подпись выдавшего деньги Сумма Недельные накопления Статья по P&L 12/10/16 Призы САТ Соловьев А.А. -- Соловьев Васильева 1000 9000 Misc. 13/10/16 Открытки Петрова Н.Н. + Петрова Васильева 100 8900 Promo 13/10/16 Возврат Петрова Н.Н. Петрова Васильева <10,50> 8910,.5 Promo 30 Образец заполнения Расходного листа Образец заполнения Расходного ордера/ Приходного ордера Расходный лист Одобрен: Дата: 01.12.19 Дата отчета: 03.12.19 Необходимо для: Канцелярия Статья: OFF.EXP. Сумма выдана (ФИО): Иванову Е.А. Сумма прописью: Две тысячи рублей Подпись получателя: ______________________С разрешения: Петрова А.В. РАСХОДНЫЙ ОРДЕР Директору Петрову А. В. (фамилия имя) ПБО Южный, № 11111 (название, номер ПБО) переданы работником кассовой комнаты Петровой Мариной, # 123 (фамилия, имя, #) чеки на общую сумму 5 786 руб. (цифрами) Сумма прописью : Пять тысяч семьсот восемьдесят шесть_ рублей 00 копеек Цель: выдача на хозяйственные нужды ПБО (на основании подписанных директором заявок) Подпись директора : _____подпись__ Подпись работника кассовой комнаты: __подпись_ Дата: 23 января 2019 года ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР Директором Петровым А.В. (фамилия имя) ПБО Южный, № 11111 (название, номер ПБО) переданы работнику кассовой комнаты Петровой Марине, # 123 (фамилия, имя, #) денежные средства на общую сумму 7 000 руб._________ (цифрами) Сумма прописью : Семь тысяч рублей 00 копеек Цель: выдача на хозяйственные нужды ПБО (на основании подписанных директором заявок) Подпись директора : _____подпись__ Подпись работника кассовой комнаты: __подпись_ Дата: 02 января 2019 года 31 Обнуление до итога: 0 0.00 Ср. обнуление до итога 0.00 Обнул. после итога: 0 0.00 Ср. обнул. после итога 0.00 Открытий ден. ящика 0 Coin Dispenser выданно монет: 88.00 осталось монет: 2202.00 ====================================== ДЕПОЗИТЫ ОБСЧЕТ КАССОВЫХ ЯЩИКОВ Процедура пересчета кассового ящика включает в себя: • Пересчет кассы кассиром с обязательным заполнением покупюрной ведомости • Пересчет кассы работником кассовой комнаты • При необходимости заполнение форм КМ-3 Съем кассира производится только менеджером, далее кассир проходит в кассовую комнату ТОЛЬКО В СОПРОВОЖДЕНИИ МЕНЕДЖЕРА!!! Если расположение WUW или кассы Маккафе предполагает проход кассира через зал, наличность переносится до кассовой комнаты в бумажном пакете. Аналогичная процедура должна выполняться при смене кассира в МакКиоске. Кассира сопровождает менеджер. 1) Пересчет кассы кассиром производится только в кассовой комнате и только в присутствии работника кассовой комнаты или менеджера. Кассир должен: ➢ отложить в кассовый ящик наличность, выданную ему под роспись перед началом работы на кассе, и отдать ее на пересчет работнику кассовой комнаты, при этом он должен расписаться в бланке “Контроль наличности касс”, подтверждая, что наличность кассового ящика он сдал. ➢ вручную пересчитать оставшуюся кассовую наличность (выручку), записывая количество купюр и монет каждого достоинства в покупюрную ведомость. Все купюры складываются одной стороной, купюры разного достоинства лежат отдельно. По окончании пересчета кассир подсчитывает общую сумму выручки, заносит ее в покупюрную ведомость и подписывает ее. Также на покупюрной ведомости кассир указывает дату и номер кассового терминала, на котором он работал. После этого кассир отдает выручку, покупюрную ведомость и имеющиеся у него документы (чеки, купоны, слипы) работнику кассовой комнаты. Пересчёт кассового ящика с использованием Автоматического диспенсера монет: ➢ Наличность кассового ящика (5000 рублей) состоит из монет в диспенсере (2290 рублей, включая 20 монет по 50 копеек), монет в кассовом ящике (10 рублей монетами разных номиналов), купюр в кассовом ящике (2700 рублей). ➢ При постановке кассира менеджер должен ввести на кассе точную сумму монет в канистре – 2290 рублей ➢ Смена кассира. При постановке следующего кассира, необходимо ввести на кассе оставшуюся сумму монет, используя информацию из кассового съёма предыдущего кассира (Раздел «Coin Dispenser», строка «Осталось монет»). 32 Это сумма монет, которая находится в диспенсере. Данная сумма является наличностью кассового ящика и разменом для следующего кассира, поэтому необходимо произвести стандартные процедуры размена: обменять монеты, оставшиеся в диспенсере, на крупные купюры (забрать из кассы следующего кассира крупными купюрами сумму монет, указанную в графе «Осталось монет»). Размен производит только менеджер. Запрещено самостоятельно производить размен между кассирами. При последующей смене кассира действовать аналогично. ➢ Окончание мелочи в канистре. Если запас монет в канистре достигает уровня «ниже предельного значения» (звучит сигнал), необходимо сменить канистру на заранее заполненную. Оставшаяся сумма монет в канистре является наличностью кассового ящика, поэтому необходимо высыпать оставшуюся мелочь в кассу. Сумма монет в заполненной канистре является разменом, поэтому необходимо выполнить стандартные кассовые процедуры при размене: обменять монеты на крупные купюры (забрать из кассы 2290 рублей крупными купюрами). ➢ Наличность канистры диспенсера при подсчёте последнего кассира на МакАвто за день (до 00:00) необходимо производить на ДСМ (денежно-счётной машине). ➢ В ночной период работы диспенсер монет не используется. Наличность кассового ящика (5000 рублей) состоит из монет и купюр, необходимых для постоянной, бесперебойной работы кассира. ➢ Во время работы кассира диспенсер должен быть закрыт ключом. Ключ от диспенсера необходимо хранить в кассовой комнате. При постановке кассира на кассу МакАвто менеджер должен взять ключ в кассовой комнате и выполнить процедуры съёма/постановки кассира на кассу. После съёма/постановки кассира на кассу менеджер должен сдать ключ в кассовую комнату. Наличие ключей от диспенсера необходимо учитывать в «Бланке передачи наличности сейфа» (колонка «Ключи»). 2) Пересчет кассы работником MR производится в присутствии кассира. Он включает в себя: ➢ Пересчет наличности кассового ящика. При этом работник кассовой комнаты также расписывается в бланке “Контроль наличности касс”, что подтверждает сдачу ящика кассиром. ➢ Пересчет выручки кассира, который производится только вручную с одновременной проверкой подлинности купюр и проверкой правильности заполнения покупюрной ведомости. По окончании пересчета работник кассовой комнаты подписывает покупюрную ведомость, которая хранится до сведения депозитной сумки, и сверяет выручку с распечаткой POS. На распечатке POS записывается сумма выручки и +/- по кассе. ➢ Все сомнительные/фальшивые купюры, обнаруженные на предприятии при пересчете кассы или при сведении депозитной сумки, необходимо сдавать в банк в следующем порядке: При обнаружении на предприятии сомнительных/фальшивых купюр в результате пересчета кассы, работник кассовой комнаты заполняет на имя директора ПБО Докладную записку, в которой указывает дату обнаружения сомнительных/фальшивых купюр, Ф.И.О. кассира и 33 номер кассы, на которой они обнаружены, а также общую сумму с разбивкой по номиналам, сериям и номерам сомнительных/фальшивых купюр. О факте обнаружения сомнительных/фальшивых купюр ставится в известность менеджер смены. С кассира, который допустил прием от покупателя сомнительных/фальшивых купюр, берется Объяснительная записка, которая далее подшивается в личное дело с вынесением взыскания кассиру. Обнаруженные сомнительные/фальшивые купюры из кассы не изымаются, из подсчета общей наличности кассы не исключаются. Информацию о таких купюрах вносить в акт о наличии излишек/недостач не нужно. Все докладные записки в течение месяца хранятся вместе с актом о наличии излишек/недостач, после чего архивируются вместе с кассовыми документами. Политику по данной процедуре можно посмотреть в @McD на странице Бухгалтерии ➢ При наличии возмещений заполняется форма КМ -3. При наличии расхождения выручки кассира с вычисленной выручкой в POS, заполняется Акт о наличии излишек (недостач). По правилам заполнения формы КМ-3 в акт вносятся данные ошибочно/некорректно пробитого чека, возращенного посетителем. К акту прикладывается фискальный чек и чек возврата. Если расхождение превышает установленный лимит, работник кассовой комнаты пишет докладную записку на имя директора и передает ее менеджеру смены. ➢ После проверки документов и подсчета наличности в MyStore вводятся наличность и кредиты (если были) пересчитанной кассы. В главном меню пункт «Деньги», далее «Управление кассовыми ящиками», далее «обсчет кассовых ящиков». Для ввода информации выбирается строка из таблицы, соответствующая кассе, которую нужно ввести, далее выбирается съем с соответствующей литерой и вводится сумма наличных денег, сумма кредитов, номер кассира и код депозитной сумки. ➢ Работник кассовой комнаты подписывает распечатку «Смена кассового ящика» из POS, затем их подписывает кассир. Распечатка из POS после окончания рабочего дня убирается в архив. При необходимости исправлений около них должны ставить подпись работник MR и кассир. После пересчета кассы необходимо сделать размен в кассовом ящике и убрать его на положенное место, убрать денежную выручку. При допущении ошибок при внесении съемов в MyStore (внесена другая оплата OP1, ошибочно внесены киоски) одновременно необходимо информировать по электронной почте: -Бухгалтера группы GBS, отвечающего за предприятие -Консультанта и менеджера по производству вашего ПБО СКИМ ДЛЯ ПБО С НОЧНОЙ ТОРГОВЛЕЙ В целях обеспечения безопасности предприятий в ночное время должна использоваться процедура – изъятие наличности во время работы кассира (далее ским). Предприятия с ночной торговлей должны проводить эту процедуру в 1:00 и в 2:00 ночи: - Менеджер, работающий в ночь, в указанное выше время подходит к кассиру и производит изъятие крупных денежных купюр. 34 - Крупные денежные купюры В ПРИСУТСТВИЕ КАССИРА запечатываются в специальный бумажный конверт. Перед запечатыванием в конверт денежные купюры не пересчитываются. - На конверте должна быть указана следующая информация: 1) Дата 2) Время скима 3) Подпись и расшифровка фамилии работника – заполняется рукой кассира 4) Подпись и расшифровка фамилии менеджера – заполняется менеджером - Процедура выполняется на рабочем месте кассира, то есть работник и менеджер не отлучаются в кассовую комнату. - Менеджер сразу относит запечатанный конверт в кассовую комнату и убирает под ключ в ящик с текущим депозитом. - Съем кассы при проведении скима не производится. - После начала технического перерыва производится съем кассового ящика. Пересчет наличности кассового ящика производится в кассовой комнате в присутствие кассира и менеджера (работника кассовой комнаты, если такой имеется в ночное время). При пересчете наличности распечатываются в присутствие кассира конверты, запечатанные во время скима. Сумма наличности из всех конвертов со скимами и наличность, принесенная кассиром во время снятия кассы, должна быть равна сумме денег из распечатки съема кассы. ВНИМАНИЕ! ВАЖНО! 1) Закрытие и открытие конвертов должно осуществляться только в присутствие кассира. 2) Конверт со скимом должен храниться только в кассовой комнате в закрытом ящике для текущего депозита. 3) Если товарооборот вашего предприятия с 1:00 до 2:00 ночи менее 5000 рублей по согласованию с консультантом по производству вы можете не производить ским в 2:00 ночи. 4) Если товарооборот в другие ночные часы (например, с 2:00 до 3:00, с 3:00 до 4:00) также достаточно высок, вы можете проводить скимы касс и в другие ночные часы. Это также согласовывается с консультантом по производству. 5) Если смена ночного кассира начинается на вашем предприятии раньше 24:00 и кассира ставят на кассу в 23:00, рекомендуется производить дополнительный ским кассы в 24:00. 6) Процедура скима может производиться только менеджером! Запрещено проведение изъятия денежной наличности сотрудником кассовой комнаты. |