Mr manual 2021 год 2 содержание оглавление
 Скачать 5.36 Mb.
|
|
7) Для данной процедуры НЕОБХОДИМО использовать специальные конверты ДЛЯ СКИМ, которые вы можете заказывать через Рулог. Каждый конверт может использоваться для скима только один раз. Для обеспечения безопасности ваших сотрудников и денежной наличности проверьте: - исправность замков на окнах Макавто и Макэкспресс, - знание и выполнение процедур безопасности вашими работниками и менеджерами, Если кассир отлучается со своего рабочего места, окно обязательно должно быть закрыто на замок. 35 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕПОЗИТНОЙ СУМКИ (секьюрпак) В течение смены должна быть сформирована одна депозитная сумка, состоящая из дневного депозита текущего бизнес-дня и вечерних депозитов предыдущего бизнес-дня (вечерний + ночной, в ПБО с ночной торговлей). Сформированная депозитная сумка должна быть в обязательном порядке отправлена в банк не позднее текущего бизнес-дня. Рекомендации по закрытию и инкассации денежной наличности: ✓ За час до времени начала инкассации необходимо произвести обсчет касс. ✓ Заблаговременно произвести размен крупного номинала купюр на мелкий номинал. ✓ Перед инкассацией сформировать депозит «А» и инкассировать всю заработанную торговую выручку в одной депозитной сумке с депозитами «В» и «С» за прошлый бизнес- день. Таким образом вы аккумулируете в одну депозитную сумку денежные средства, оставленные с предыдущего бизнес-дня с депозитом «А» текущего бизнес-дня. Депозитная сумка формируется только под камерой видеоконтроля и закрывается в присутствии менеджера смены. Процедура формирования депозитной сумки 1) Пересчет наличности вручную или на ДСМ с заполнением сводной ведомости, в которую заносится количество купюр и монет каждого достоинства, купюры каждого достоинства должны быть собраны в пачки по 100 листов, неполные пачки купюр разного достоинства объединяются в общую пачку. В депозитную сумку вкладываются все пачки и монеты. 2) Подсчет итога по сводной ведомости и сравнение получившейся суммы депозита с информацией в MyStore. В главном меню MyStore выбирается пункт «Деньги», далее «Банковские депозиты», далее «Ввод банковских депозитов». Должная сумма депозита указана рядом с литерой, соответствующей сумки. На препроводительной ведомости указывается общая сумма депозитов, вложенных в один секюрпак. Процедура оформления депозитной сумки 1) Заполненная препроводительная ведомость вкладывается в специальный кармашек пакета Секьюрпак, накладная передается инкассаторам, а квитанция, на которой инкассаторы ставят печать и подпись, а также дату инкассации, прикрепляется к Ежедневному кассовому отчету за тот день, когда была инкассирована депозитная сумка. Для формирования сопроводительных документов, необходимо использовать программу служб инкассации, в меню «Пуск» на вашем ПК. В случае отсутствия программы или технического сбоя, вы сможете найти и использовать файл для заполнения сопроводительных документов, который находится на @MCD/Департаменты/Финансы и Бухгалтерия/Банковская группа/Инкассация/ Образцы сопроводительных документов. На случай непредвиденных обстоятельств, связанных с поломкой принтера, отсутствием программы для печати сопроводительных документов, просим вас заблаговременно напечатать несколько пустых экземпляров бланков сопроводительных документов (препроводительная ведомость, накладная и квитанция) и при необходимости заполнить их от руки, чтобы не срывать процедуру инкассации. 36 2) После того, как работник кассовой комнаты сформировал и подготовил депозитную сумку к закрытию, он должен позвать менеджера смены. Менеджер смены, зайдя в кассовую комнату и открыв под своим паролем MyStore, сверяет с MyStore правильно заполненную накладную, квитанцию и препроводительную ведомость к сумке и закрывает депозит в MyStore. Для этого необходимо войти в депозит с соответствующим кодом и ввести в поле «Сумма депозита» сумму депозита, а в поле «Номер депозитной сумки» фактическую дату инкассации в формате ДД ММ ГГ или ДД.ММ. Если все это введено верно, нужно сохранить введенную информацию. После этого в MyStore депозит считается закрытым. Далее работник кассовой комнаты в присутствии менеджера, под камерой видеоконтроля, закрывает депозитную сумку, а менеджер вносит данные по сумке в чек- лист по безопасности и ставит свою подпись. Сумка, подготовленная для инкассации, хранится в сейфе. Все распечатки «Смена кассового ящика», относящиеся к закрытой сумке, скрепляются между собой. К ним подкрепляется сводная ведомость, и после этого распечатки убирают в архив. При обнаружении на предприятии сомнительных/фальшивых купюр при сведении депозитной сумки работник кассовой комнаты сразу же сообщает об этом менеджеру смены. Выявленные сомнительные/фальшивые купюры вкладываются в секьюрпак с наличностью и инкассируются в обычном порядке. Все сопроводительные документы к секьюрпакам со вложенными в них сомнительными/фальшивыми купюрами заполняются на сумму с учетом вложенных сомнительных/фальшивых купюр без внесения в документы каких-либо дополнительных отметок. Менеджер смены оформляет на имя директора ПБО Докладную записку, в которой указывает дату обнаружения сомнительных/фальшивых купюр, а также номер секьюрпака, в который эти купюры были вложены и затем инкассированы. Если на обнаруженные сомнительные/фальшивые купюры уже имеются докладные записки, составленные ранее работником кассовой комнаты, то дополнительного оформления докладной записки менеджером смены не требуется. Все докладные записки в течение месяца хранятся вместе с актом о наличии излишек/недостач, после чего архивируются вместе с кассовыми документами. В течение суток со дня проведения инкассации по электронной почте на адрес группы по учету доходов предприятия _ rugbs.sales@ru.mcd.com и с копией Консультанту по производству высылается информация о наличии вложенных в секьюрпак сомнительных/фальшивых купюр с указанием: -номера, суммы и даты инкассации секьюрпака -количества и номинала сомнительных/фальшивых купюр -факта проведения разъяснительных мероприятий с ответственными сотрудниками ПБО. При любых расхождениях, либо некорректном закрытии депозита, а также при отсутствии инкассации, необходимо информировать по электронной почте группу по учету доходов предприятий: • RU-GBS Sales Accounting «_rugbs.sales@ru.mcd.com» • Консультанта и менеджера по производству вашего ПБО 37 НЕИНКАССИРОВАННАЯ ВЫРУЧКА В случае отсутствия инкассации на неинкассированный секьюрпак с денежными средствами необходимо сформировать новые сопроводительные документы (препроводительную ведомость, накладную и квитанцию) с датой следующего дня инкассации. Таким образом, на следующий день вы инкассируете две сумки: за вчерашний день и за текущий день. В обоих секьюрпаках сопроводительные документы должны быть подготовлены и оформлены фактической датой инкассации. Согласно указанию Центрального Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», юридическое лицо устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимит остатка наличных денег). Сумму лимита остатка кассы вы можете уточнить у Консультантов ваших предприятий. Остаток денежных средств в сейфе ПБО на конец дня не должен быть выше, чем установленный лимит. Информация о сумме лимита остатка кассы вновь открывающимся ПБО высылается по электронной почте в день открытия предприятия. ПРИЗНАКИ ПЛАТЕЖЕСПОСОБНОСТИ БАНКНОТ И МОНЕТ Платежеспособными являются банкноты и монеты Банка России, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории Российской Федерации (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие повреждения следующего характера: 1.1. банкноты Банка России: загрязненные, изношенные, надорванные; имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов; утратившие углы, края; 1.2. монета Банка России, имеющая мелкие механические повреждения, но полностью сохранившая изображение на аверсе и реверсе. Банкноты утратившие значительный фрагмент, склеенные из фрагментов, изменившие окраску и свечение в ультрафиолетовых лучах, и монеты имеющие изменения первоначальной формы (погнутые, сплющенные, надпиленные, имеющие отверстия и следы удаления металла), имеющие следы воздействия высоких температур и агрессивных сред (оплавленные, травленые, изменившие цвет) подлежат обмену в Банках. С образцами купюр ЦБ РФ вы можете ознакомиться в @MCD на странице Бухгалтерии 38 ПРОЦЕДУРЫ ИНКАССАЦИИ ПРОЦЕДУРЫ ИНКАССАЦИИ Инкассация денежной наличности предприятий компании производится согласно индивидуальному графику. С графиком инкассации можно ознакомиться в @McD__Бухгалтерия и финансы__Инкассация. Предприятия компании по мере возможности должны иметь списки людей, осуществляющих инкассацию, и списки автомашин с указанием номерных знаков, на которых приезжают инкассаторы. Индивидуальный график инкассации, списки инкассаторов , а также сведения об инкассаторских машинах должны быть сконцентрированы в одном файле и храниться только в сейфе ПБО. В кассовой комнате в доступном месте должен быть телефон дежурной части инкассации. Случаи, когда необходимо обратиться к дежурному по инкассации: - номерного знака приехавшей машины нет в списке (при условии наличия списка) - инкассатор отказывается предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт), удостоверение инкассатора, доверенность и явочную карточку - ФИО инкассатора нет в списке (при условии наличия списка) - задержка в проведении инкассации более чем на 15-30 минут от согласованного графика - в случаях, если инкассаторы приехали раньше - инкассаторы не приехали вообще. - инкассаторы находятся в неадекватном состоянии - в явочной карточке отсутствуют данные за предыдущие 3-4 дня Процедуры инкассации: Инкассация денежных средств должна производиться, по возможности, через заднюю дверь ПБО. 1) Работник кассовой комнаты вместе с менеджером смены встречает инкассаторов у задней двери ПБО. Менеджер должен сверить номерной знак, марку машины со списком (при условии наличия списка) и время проведения инкассации, согласно графику. На предприятиях, где нет возможности сверить номерной знак и марку машины, менеджер должен проверить только время проведения инкассации, согласно графику. 2) Впустить инкассаторов внутрь, и в кассовой комнате ПБО проверить, а инкассатор предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт), удостоверение инкассатора, доверенность на право проведения инкассации и явочную карточку. Инкассатор должен иметь при себе печать с номером маршрута. Доверенность и сведения, содержащиеся в ней ➢ доверенность имеет срок действия; ➢ в доверенности имеются сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорте) ➢ доверенность имеет печать организации и личную подпись сотрудника инкассации 39 3) Во время проверки сотрудником кассовой комнаты документов инкассаторов менеджер смены должен зафиксировать в чек-лист безопасности ПБО номерной знак и марку машины, время приезда и время отъезда инкассаторов. На предприятиях, где нет возможности проверить номер и марку машины инкассаторов (например, Mall), в чек-лист безопасности необходимо зафиксировать только время приезда и время отъезда инкассаторов. При возникновении любых расхождений (время инкассации, марка автомашины, номерной знак, отсутствие необходимых документов и т.д.) процедура инкассации приостанавливается. Наши сотрудники в вежливой форме просят сотрудников инкассации подождать в машине, а сами связываются с дежурной частью службы инкассации и выясняют всю необходимую информацию, после чего принимают решение о продолжении или прекращении инкассации. 4) Сотрудник кассовой комнаты передает сумку с наличностью, накладную и квитанцию к сумке инкассатору только после тщательной проверки документов (см. пункт 2) и заполнения явочной карточки. Внимание! ➢ В случае внесения сотрудником кассовой комнаты неправильной записи в явочную карточку, указанная запись зачеркивается, делается новая запись, которая заверяется подписью сотрудника кассовой комнаты. ➢ Если сумка с наличностью не сдана инкассатору, сотрудник кассовой комнаты обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», указать причину отказа и заверить запись своей подписью. ➢ Если сумка с наличностью не может быть сдана инкассатору по вине сотрудника кассовой комнаты (нарушение целостности Секьюрпак, неправильно оформленные документы, неготовность сотрудника кассовой комнаты к инкассации), прием сумки с наличностью инкассатором не производится. В присутствии инкассатора ошибки могут быть устранены в случае, если это не нарушает графика работы инкассаторов. В остальных случаях прием сумок с наличностью осуществляется инкассаторами при повторном заезде в удобное для них время, о чем в разделе «Повторные заезды» явочной карточки делается соответствующая запись. При приеме сумки с наличностью инкассатор должен подписать квитанцию к сумке, поставить печать с номером маршрута и дату приема сумки. Сотрудник кассовой комнаты должен сверить подпись инкассатора на квитанции к сумке с образцом его подписи на доверенности. Документом, подтверждающим факт сдачи денежных сумок инкассатору, служит остающаяся у нас квитанция к сумке с подписью инкассатора, заверенная печатью с номером маршрута. 5) Во время проведения инкассации в кассовой комнате со стороны Компании Макдоналдс могут присутствовать (помимо кассового работника) представители администрации предприятия (до двух сотрудников). При этом, не допускаются перемещения представителей Компании Макдоналдс во время инкассации в/из помещения, где производится инкассация. Представители Компании Макдоналдс должны войти в помещение для производства инкассации до начала передачи ценностей, а покинуть помещение после окончания передачи ценностей. 6) После выполнения всех процедур сотрудник кассовой комнаты убирает все документы, закрывает сейф, сбивает код сейфа, закрывает дверь кассовой комнаты и вместе с менеджером смены провожает инкассатора до задней двери ПБО. Сотрудники службы безопасности, сопровождающие инкассаторов, проводят инкассаторов до входа в производственную зону и остаются в прямой видимости двери в кассовую комнату. 40 Сотрудникам кассовых комнат запрещается какие-либо отклонения или отступления от всех изложенных выше требований безопасности при проведении процедур инкассации на предприятиях компании. В случае, если инкассация на предприятии не была проведена по каким-либо причинам, необходимо информировать по электронной почте: -Бухгалтера группы GBS, отвечающего за ПБО -Банковскую группу - _Bankgroup@ru.mcd.com -Консультанта и Менеджера по Производству вашего ПБО ИНСТРУКЦИЯ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПАКЕТОВ «СЕКЬЮРПАК» Описание пакета «Секьюрпак»: Пакет для доставки денежных средств клиентов, изготовлен из полиэтилена, на лицевой стороне которого имеется фирменный знак и персональный номер пакета. На верхнем клапане основного отделения пакета находится самоклеющаяся цветная лента с защитной полосой. С оборотной стороны пакета имеется дополнительный прозрачный карман для вложения в него сопроводительного документа (накладная к сумке). Заказывать секьюрпаки можно через инкассаторов или дежурного. 1.Перед вложением ценностей и сопроводительных документов к ним, необходимо заполнить соответствующие графы на лицевой стороне пакета, а именно: -идентификационный номер клиента (ПИН - объекта при наличии); -полное наименование организации; -дата инкассации ценностей, соответствующая дню инкассации. Примечание: Надписи на пакете производятся шариковой авторучкой черного или синего цвета и должны соответствовать размерам полей, предусмотренным для внесения информации. Исправления при заполнении необходимых сведений не допускаются. 2.Проверить правильность оформления сопроводительных документов. 3.Вписать номер пакета в определенную графу сопроводительных документов к ценностям, как номер инкассаторской сумки. Примечание: Любая попытка вскрытия запечатанного пакета, приводит к непригодности в дальнейшем пакета. Отклеивание липкой ленты на пакете сопровождается отпечатком слов «СТОП ВСКРЫТО». 4.После заполнения лицевой стороны пакета, ценности вкладываются вовнутрь основного отделения. 5.Аккуратно удаляется защитная пленка серебристого цвета, так чтобы пленка красного цвета оставалась прикрепленной к пакету по нижнему краю. 6. После удаления защитной пленки серебристого цвета, пленка красного цвета приклеивается к ровной поверхности клапана, так чтобы пленка захватила в равной степени верхние и нижние края клапана пакета, исключая возможность несанкционированного изъятия ценностей. 41 Края клапана выравниваются, избегая перегибов и неровностей. Примечание: В случае вскрытия пакета по необходимости, повторно данный пакет не используется. Все испорченные пакеты по окончанию месяца сдаются инкассаторам по ведомостям. СДАЧА ИНКАССАТОРУ ЦЕННОСТЕЙ: 1.Инкассатор по прибытии к клиенту для инкассации денежной наличности проверяет: -четкость написания на лицевой стороне пакета сведения о клиенте; -дату инкассации, соответствующую дню инкассации; -целостность пакета; -правильность оформления и заполнения сопроводительных документов к пакету с денежной наличностью. 2.При соблюдении всех требуемых условий подготовки и оформления сопроводительных документов к пакету с ценностями, инкассатор ставит подпись и штамп маршрута на квитанции и возвращает её представителю объекта (точки) инкассации, сдающему денежные средства. 3.При получении необходимого количества пакетов, представителю объекта (точки) инкассации необходимо расписаться в реестре выдачи одноразовых пакетов за полученное количество пакетов. СИСТЕМА ПИНирования ПРИ ИНКАССАЦИИ. ОТНОСИТСЯ К ПБО ИНКАССИРУЕМЫХ НКО «ИНКАХРАН». Процедура работы с карточкой ПИН сводится к следующему: - Сотрудники ИНКАХРАН присваивают предприятию уникальный ПИН номер, сообщают его предприятию и обучают правильной работе с ПИН номером. - Ответственный сотрудник ПБО расписывается в получении карточки, хранит ее, в сохранном месте ( рекомендуем в сейфе), показывает при инкассации и проставляет ее номер в препроводительных документах (в правом верхнем углу, над номером сумки). В случае прекращения обслуживания, карточку возвращают, в случае утери – предприятие сообщает и ИНКАХРАН её восстанавливает. За утерю карточки предусмотрен штраф. |