Mr manual 2021 год 2 содержание оглавление
 Скачать 5.36 Mb.
|
|
УТВЕРЖДЕНО: Директор ПБО ___________________ (______________ ) Консультант по производству ___________________ (______________ ) Менеджер по производству ___________________ (______________ ) Ознакомиться с политикой по Перечислению и Возврату Разменного Фонда предприятия можно в @McD на странице Бухгалтерии. ЗАКАЗ РАЗМЕНА Предприятия, инкассируемые АО НКО «Инкахранн», разменную монету и купюры должны заказывать напрямую у НКО «Инкахран». Для заказа размена на период со вторника по пятницу необходимо за день до доставки размена до 13:00 направить заявку на электронный адрес razmen@inkakhran.ru. Например , заявку на доставку размена на вторник необходимо направить в понедельник до 13:00, на среду — во вторник до 13:00 и т.д. Для заказа размена на период с субботы по понедельник необходимо отправлять заявку до 13:00 пятницы. Если вам необходим размен и в субботу, и в воскресенье, и в понедельник, то в пятницу нужно направить 3 заявки. ВНИМАНИЕ! Заявка оформляется на один день и действует только на тот день, на который была оформлена. Ежедневно менеджеру смены необходимо проверить, была ли отправлена заявка на размен для предприятия. Если размен не нужен предприятию, то заявка не оформляется. 16 Региональные предприятия самостоятельно согласовывают сроки и сумму размена с коммерческим банком, обслуживающим ПБО. К приезду инкассаторов с разменом необходимо закрыть депозитную сумку с крупными купюрами на сумму размена, привозимого инкассаторами. ВНЕСЕНИЕ ДАННЫХ ПО ПРИВЕЗЕННОМУ РАЗМЕНУ В МАКАНАЛИЗ Данные по доставляемому размену в обязательном порядке необходимо вносить в Маканализ. Путь, по которому необходимо вносить данные: Маканализ/ Ввод/ Кассовые съемы и депозиты/ Доставка размена. Данные нужно вносить ежедневно. На основании полученных от данных, будет производиться анализ потребляемого размена и формирование разменного фонда, рассчитываться сумма уплаченной комиссии банку, которая будет отнесена в P&L ПБО. При внесении данных необходимо: 1. Указать дату и сумму доставки 2. Проставить «V», только в случае повторного заезда инкассаторов, по вине ПБО 3. Если размен не был заказан, и соответственно доставки не было, в этом случае также необходимо заполнить вкладку, указав дату, и в графе «Сумма» проставить «0». Ответственным за внесение данных по привезенному размену в Маканализ является Менеджер смены, Директору необходимо контролировать внесение данных менеджером. ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ НАЛИЧНОСТИ СЕЙФА Откройте сейф и проверьте наличие в нем: • Ящика Petty cash • Наличности благотворительного фонда • Депозитных сумок с наличностью, готовых для инкассации (руководствуясь данными из MyStore). При приеме сейфа открывайте и пересчитывайте сейф только в присутствии старшего менеджера смены и работника, передающего сейф. Пересчитайте наличность разменного фонда и личин кассового ящика. Пересчитайте наличность благотворительного фонда. В случае обнаружения фальшивой купюры необходимо действовать в соответствии с процедурой сдачи сомнительной купюры в банк. С процедурой по сдаче сомнительных купюр вы можете ознакомиться в @McD на странице Бухгалтерии. Сверьте фактическую наличность сейфа с суммой наличности сейфа, утвержденной директором, Менеджером и Консультантом по Производству. Сверьте наличность благотворительного фонда с суммой (по накоплению), указанной в Реестре учета денежных поступлений от сбора пожертвований и в бланке Приема/передачи сейфа за предыдущую смену. В случае расхождений - сообщите старшему менеджеру смены. При наличии незакрытого депозита, пересчитайте наличность, сверяясь с данными в MyStore. При обнаружении отклонения немедленно сообщите старшему менеджеру смены. Заполните бланк Прием/передача сейфа, поставьте свою подпись возле сделанной записи. В столбце №1 «Дата» ставится дата приема сейфа. 17 В столбце №2 «Смена» указываются время приема/передачи сейфа( утро, вечер, ночь). В столбце №3 «Наличность, утвержденная Менеджером по производству» указывается сумма утвержденного разменного фонда. В столбце №4 ставится «+» или «-» , что означает наличие или отсутствие ящика Petty cash в сейфе (если ящик отсутствует, то необходимо немедленно сообщить старшему смены/директору). В столбце №5 «Сумма RMCC фонда» указывается пересчитанная сумма благотворительности сверенная с суммой реестра учета денежных накоплений сбора пожертвований. В столбце №6« Кол-во закрытых пакетов Секьюрпак для инкассации» указывается кол-во запечатанных пакетов. В столбце №7 «Сумма пересчитываемой сумки» указывается сумма не закрытых пакетов Секьюрпак, а так же сумма текущего депозита. В столбце №8 «Номера закрытых пакетов Секьюрпак» указываются номера запечатанных пакетов, находящихся в сейфе на момент приема/передачи. В столбце №9 «Ключи/карточки» указывается количество принимаемых ключей/карточек, включая те, которые выданы менеджерам, работающим на прилавке в течение смены. В столбце №10 «Подпись» ставится подпись принимающего сейф. В столбце №11 «Примечание» делается запись в случае расхождения в любом из столбцов (№4-№8). В этом случае ставится в известность директор/консультант по производству. В строчке ночь заполняется только столбец№7, где указывается сумма оставленного размена ночь, в депозитном ящике. БЛАГОТВОРИТЕЛЬНЫЙ ФОНД «ДОМ РОНАЛДА МАКДОНАЛДА» На ПБО Макдоналдс, расположенных на территории России, должны быть установлены переданные Фондом «Дом Роналда Макдоналда» специально оборудованные коробочки для сбора пожертвований в пользу фонда. Пожертвования в коробках принадлежат Благотворительному фонду «Дом Роналда Макдоналда». Предприятия собирают и временно хранят эти средства. Количество коробок определяется из расчета: 1 коробка на 2 кассы, 1- на окне расчета Макавто, 1 – на окне Макэкспресс, 1- в Маккафе, 1- в МакКиоске. Директора ПБО назначают из числа материально ответственных сотрудников каждого предприятия не менее 10 человек для пересчета, оприходования и инкассирования пожертвованных денежных средств. На предприятии должен быть издан приказ о назначении материально/ответственных лиц, уполномоченных для сбора благотворительных средств. В течение рабочего дня коробки для сбора пожертвований располагаются на прилавке, Макавто, Макэкспресс, Маккафе и МакКиоске в поле зрения кассира. Деньги вынимаются из коробок обязательно в конце каждого рабочего дня. 18 ПРОГРАММА ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ПОЖЕРТВОВАНИЙ На всех ПБО McOpCo и на ПБО DL установлен новый функционал по внесению и регистрации данных в КМ-7 о собранных средствах в коробочках для сбора пожертвований. Запуск программы осуществляется из программы КМ-7. Зайдите в программу КМ-7: Нажмите кнопку «Благотворительность» для запуска программы регистрации пожертвований: Выберите дату, для которой требуется зарегистрировать пожертвования (нажмите кнопку со стрелочкой вниз, в открывшемся календаре выберите дату, нажмите кнопку «Выбрать»): 19 Если для выбранной даты регистрация ещё не производилась, то отобразится зелёный статус «Возможна регистрация пожертвований», все поля будут доступны для редактирования: Если вы запустили программу в первый раз, то поля «Город», «Организация» и «На основании» нужно заполнить. Впоследствии информация в этих полях будет появляться автоматически, но, при необходимости, вы всегда сможете её изменить. Номер предприятия определяется автоматически. Если он определился неверно – срочно обратитесь в сервисную компанию! Примеры: город – Москва, организация – ООО «Макдоналдс», на основании – договора №123 от 01.01.2010 г. Эти данные должны быть вам известны, так как до прихода данной программы аналогичная бумажная форма заполнялась на каждом предприятии. При первом запуске программы необходимо добавить в справочник тех сотрудников, которые изымают наличные и которые являются членами комиссии. Этот справочник всегда вы сможете отредактировать в будущем. Нажните кнопку «Список сотрудников…» Откроется форма работы со справочником сотрудников: 20 Нажмите кнопку «Добавить» и заполните данные для сотрудника – ФИО и должность : Должность необходимо выбрать из выпадающего списка (нажмите стрелочку вниз для открытия списка): Система не позволит создать двух сотрудников с одинаковыми ФИО. Кнопки «Изменить» и «Удалить» позволяют, соответственно, откорректировать данные о сотруднике (смена фамилии или изменение должности) или удалить сотрудника при его увольнении. Список сотрудников может быть избыточным – в этом нет ничего страшного. Главное, чтобы для каждой регистрации пожертвований в данном списке были все четыре сотрудника, которые будут отражены в ведомости. 21 После того, как первоначальная настройка выполнена, дальнейшее ежедневное использование программы будет очень быстрым и удобным: необходимо выбрать из выпадающих списков сотрудников: кто изымал наличные, кто был членом комиссии и ввести изъятую сумму - рубли и копейки (числами). Рубли автоматически в акте будут показаны прописью. После того, как все данные введены, нажмите кнопку «Зарегистрировать/Создать RFS-файл»: 22 Система переспросит «Все ли введённые данные верны?». Важно проверить, что всё введено корректно, так как впоследствии зарегистрированные данные будет невозможно изменить! ъ\ Если всё корректно, нажмите ОК. Иначе нажмите «Cancel» и скорректируйте данные. Программа проверит все поля на наличие в них необходимых данных. Если какие-то поля не заполнены или заполнены некорректно – программа подскажет, что конкретно не так. Например, такими сообщениями: 23 Если всё корректно, данные будут зарегистрированы – появится соответствующее оповещение: После регистрации для данного дня статус изменится на «Пожертвования уже зарегистрированы»: 24 Нажмите кнопку «Просмотр/Печать акта» - откроется акт для печати. При необходимости настройте принтер аналогично тому, как это сделано в программе КМ-7. Нажмите кнопку «Печать документа», чтобы получить напечатанный акт, который следует подписать: Нет никакой необходимости нажимать кнопку «Пересоздать RFS», если об этом не попросили из ЦО или представители сервисной компании. Это резервный механизм создания данных для отправки в ЦО на случай утери данных. Нажатие на эту кнопку не приведёт к проблемам, если она будет случайно нажата. Для просмотра/печати месячного отчёта необходимо в нижней части окна в рамке «Отчёт за месяц» выбрать месяц, нажимая кнопочки с изображением стрелочек влево и вправо, а затем нажмите кнопку «Просмотр, печать отчёта»: 25 Появится форма месячного отчёта: При необходимости, можно его распечатать, нажав на кнопку «Печать документа» Пожертвования хранятся в сейфе в специально отведенном месте в течение месяца, допускается хранение в металлическом ящике, в пластиковом пакете для инкассации. Сумма пожертвования пересчитывается при каждом приеме, передаче сейфа и фиксируется в «Бланке Передачи наличности» Инструкция по работе с наличными деньгами на предприятиях распространяется и на собранные пожертвования. Материальная ответственность при работе с благотворительными средствами такая же, как и при работе с выручкой. ПРОЦЕДУРА ПЕРЕЧИСЛЕНИЯ СОБРАННЫХ СРЕДСТВ И СДАЧА ОТЧЕТОВ. Сдача собранных за один месяц денежных средств осуществляется 5 числа каждого месяца, следующего за месяцем, в котором были собраны пожертвования. Инкассирование собранных денежных наличных средств проводится 5-го числа каждого месяца. Сбор этих средств осуществляется в то же время, что и инкассация выручки предприятия. У инкассаторов должна быть отдельная явочная карточка на Благотворительный фонд. Вечером 4-ого числа на предприятии должен быть закрыт сводный реестр собранных пожертвований, подготовлена депозитная сумка для инкассации и заполнена препроводительная ведомость к сумке с денежной наличностью. Процедура сдачи средств инкассаторам совпадает с процедурой сдачи выручки предприятия с той лишь разницей, что в препроводительной ведомости к сумке указываются реквизиты БФ «Дом Роналда Макдоналда» . Файл для заполнения находится в @McD на странице Бухгалтерии. Все документы по благотворительности (акт о приеме денежных средств, месячный отчет о приеме денежных средств, квитанция к сумке) должны храниться на ПБО. Данные документы необходимо архивировать в апреле каждого года. 26 КОНТРОЛЬ НАЛИЧНЫX РАСХОДОВ (PETTY CASH) В случае, если необходимые товары можно приобрести по безналичному расчету с юридическими лицами, рекомендуется использовать этот способ покупки товаров. Например, если заключен централизованный договор для всей компании или для предприятий, расположенных в вашем регионе\городе. Если приобрести товары по безналичному расчету не возможно, используйте средства Petty Cash. 1) ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА АВАНСА Аванс на хозяйственные нужды ПБО (фонд Petty Cash) выплачивается при назначении сотрудника компании на должность Директора ПБО. Лимит фонда определен индивидуально для каждого ПБО и может составлять 10 000 руб. или 20 000 руб. Ознакомиться с лимитом для Вашего ПБО можно на корпоративном портале «@McD». Главная > Департаменты > Бухгалтерия и финансы > Объединенный бухгалтерский центр GBS > Инструкции > Авансовый отчет > «Лимиты Petty Cash 2018 08 13». Новым ПБО, отсутствующим в файле, при открытии определяется лимит в сумме 10 000 руб. Для получения фонда Petty Cash необходимо: 1) Заполнить заявление на перечисление фонда Petty Cash 2) В качестве реквизитов необходимо указать данные карты зарплатного проекта 3) Авторизовать заявление у руководителя (красный штамп КпП/МпП) 4) Зарегистрировать документ в McAnalyze и направить в ЦО на имя бухгалтера, курирующего работу ПБО. ВНИМАНИЕ! После получения фонда Petty Cash директор ПБО становится подотчетным лицом компании McDonald’s, за которым закреплены выплаченные средства. Директор ПБО несет персональную материальную ответственность за их сохранность и использование строго по назначению! Подотчётная сумма выдаётся на Срок, который равен сроку пребывания сотрудника на должности директора ПБО. Истечение Срока наступает в следующих случаях: • Увольнение директора • Уход в декретный отпуск • Понижение/повышение в должности • Перевод в другую компанию (из ЗАО «Москва-Макдоналдс в ООО «Макдоналдс» и наоборот) По истечении срока пребывания сотрудника на должности директора подотчётное лицо обязано отчитаться по фонду Petty Cash перед компанией, а именно: 1) Сформировать в системе I-Expenses авансовый отчет на сумму расходов, произведенных на хозяйственные нужды ПБО, приложить оригиналы чеков и утвердить у руководителя. Зарегистрировать документ в McAnalyze и направить в Центральный офис на имя бухгалтера, курирующего работу ПБО. По электронной почте сообщить бухгалтеру регистрационный номер авансового отчета. 2) Неизрасходованные средства фонда необходимо вернуть на счет компании, из которой средства фонда Petty Cash были получены (ЗАО «Москва-Макдоналдс», ООО «Макдоналдс», ООО «СРП», ООО «ЮРП») Перевод должен быть сделан через отделение банка или мобильное приложение банк-онлайн строго от подотчетного лица. 27 После перечисления у подотчетного лица на руках останется квитанция о переводе. Ее скан необходимо направить по электронной почте бухгалтеру, курирующему работу предприятия. ВНИМАНИЕ! Категорически запрещено по истечении срока пребывания в должности директора ПБО передавать средства фонда другим сотрудникам компании. За средства Petty Cash должен отчитываться сотрудник, который их получал. Образец заявления на перечисление фонда Petty Cash. Генеральному директору ЗАО «Москва-Макдоналдс» / ООО «Макдоналдс» / ООО «СРП» / ООО «ЮРП» (выбрать нужное наименование компании) Марку Карена / Шеленину Виталию Юрьевичу/ Егорову Алексею Анатольевичу (выбрать ФИО руководителя компании) От ____________________________________ (должность) ПБО № ________________________________ _______________________________________ (ФИО) Табельный номер: ______________________ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу Вас перечислить аванс на хозяйственные нужды ПБО. Сумма к перечислению: __________________________________________________ Деньги прошу перевести по указанным реквизитам: ФИО получателя ________________________________________________________ Название банка__________________________________________________________ БИК ____________________________ Отделение банка ________________________________________________________ Номер лицевого счета ____________________________________________________ Номер расчетного счета __________________________________________________ Номер корреспондентского счета _____________________________________ ____________________________ (дата и подпись) 28 2) ПРОЦЕДУРА Подотчетное лицо расходует выданные под отчёт денежные средства на производственные нужды компании. Все операции покупки товаров (услуг) сопровождаются получением установленных законом первичных документов. Подотчетное лицо формирует Авансовый отчет в системе I-Expence и отправляет его сотруднику бухгалтерии, вместе с первичными документами, предварительно зарегистрировав его в Маканализ. Сотрудник бухгалтерии производит проверку правильности Авансового отчета, соответствия первичных документов установленным нормам, достоверность подписей и лимита затрат. Бухгалтерия производит денежный перевод по |