Отчет по преддипломной практике ооо Термекс. отчет по преддипломной пракике. Отчет по преддипломной практике плясунова Елена Владимировна

• Название: Отчет по преддипломной практике плясунова Елена Владимировна
• Анкор: Отчет по преддипломной практике ооо Термекс
• Дата: 08.10.2022
• Размер: 335 Kb.
• Имя файла: отчет по преддипломной пракике.doc
• Тип: Отчет; #722160
• страница: 3 из 7

2. Характеристика документооборота и функциональных взаимосвязей между подразделениями предприятия

2.1 Организация работы с входящими документами

Порядок работы с документопотоками на предприятии определен инструкцией по делопроизводству. В ООО «Торговый дом ТЕРМЕКС» входящий документопоток делится на:

− документы, поступающие централизовано в группу ДОУ, которые в свою очередь распределяются в функциональные структурные подразделения по направлениям деятельности. Большую часть таких документов составляют письма, акты, протоколы на бумажных носителях (переписка между структурными подразделениями) или документы на отправку экспресс почтой внешним адресатам. − документы, поступающие непосредственно в структурные подразделения предприятия. Как правило, данные документы поступают в функциональные структурные подразделения от внешних адресатов посредством электронной почты или с использованием факсимильных средств связи.

Порядок работы с документами, поступившими непосредственно в группу ДОУ в целом можно разделить на 3 этапа:

− прием;

− регистрация;

− сортировка;

− отправка документов[5].

На этапе приема документов проверяется правильность доставки, комплектность, срочность и конфиденциальность. Документы, поступившие в группу ДОУ от внешних адресатов подлежат сканированию и регистрации, кроме печатных изданий (книги, газеты), поздравительных писем, телеграмм, приглашений, прейскурантов, пригласительных билетов, рекламных материалов (листовки, программы, проспекты), корреспонденции, адресованной работникам предприятия с пометкой «лично», «конфиденциально», «Для служебного пользования», с грифом «Коммерческая тайна» [6].

После регистрации документы распределяются в соответствующие ячейки сортировального стенда, за исключением документов, адресованных генеральному директору, которые доставляются работником группы ДОУ в приемную.

Отправка документов для удаленных структурных подразделений (цехи комбината) осуществляется почтой при помощи автомобильной курьерской почты один раз в день через почтовый ящик. Документы, подлежащие отправке курьерской почтой, сотрудник группы ДОУ передает работнику курьерской организации один раз в день в 16:00. Инспектор-делопроизводитель структурного подразделения, не обслуживаемого кольцевой автомобильной почтой, корреспонденцию забирает из административного отдела и приносит в административный отдел самостоятельно[5].

Таким образом, входящий документопоток на комбинате довольно значительный, поступает и отправляется не только централизованно через группу ДОУ, но и непосредственно в структурные подразделения по направлениям деятельности. Входящий документопоток между структурными подразделениями курсирует внутри комбината, в основном в электронном виде, посредством специальной внутренней системы электронного документооборота.

2.2 Организация работы с исходящими документами

Основной документопоток исходящих документов в организации составляют информационно-справочные документы, как правило, письма, а также протоколы, содержащие решения, которые традиционно относят к распорядительной документации[6].

Подготовка исходящего документа осуществляется традиционным способом, согласно Инструкции по делопроизводству и проходит несколько этапов:

− подготовка и оформление;

− согласование;

− подписание;

− регистрация;

− отправка.

Все этапы обработки исходящего документа проходят в электронном виде через систему электронного документооборота Informix и регламентированы Инструкцией по работе в системе электронного документооборота.

Исполнитель формирует документ, используя шаблоны бланков документов, в соответствии с правилами Инструкции по делопроизводству. Затем размещает карточку документа в СЭД Informix для согласования и формирует маршрут согласования. Маршрут согласования документа в СЭД Informix осуществляется последовательно, т.е. когда проект документа доставляется визирующим лицам по очереди. Так второй визирующий получит проект после того, как его завизирует первый согласующий, третий визирующий получит проект после того, как его завизирует второй и т.д. Далее документ поэтапно двигается по маршруту согласования. Если у согласующего есть замечания, то он отправляет документ на доработку обратно исполнителю. Исполнитель устраняет замечания и документ возвращается обратно согласующему, который дал замечания. Пройдя маршрут согласования документ в системе Informix попадает на подпись руководителю для подписания. Исходящие письма, относящиеся к внутренней переписке и имеющие срок хранения не более 10 лет. При распечатке данного документа на бумажном носителе выводится штамп[10].

Таким образом, документопоток исходящих документов в организации довольно обширный. Ход исходящего документа осуществляется согласно традиционной сложившейся в делопроизводстве схеме. Все этапы хода исходящего документа автоматизированы в СЭД Informix. Главной особенностью является то, что исходящие документы, предназначенные для внутренней переписки, заверяются электронным штампом.