логистика. Планирование закупок торговой компании

• Название: Планирование закупок торговой компании
• Анкор: логистика
• Дата: 18.03.2023
• Размер: 206.33 Kb.
• Имя файла: 16_03_Logistika.docx
• Тип: Курсовая; #998657
• страница: 3 из 7

1.2 Организация закупочной деятельности в торговой компании

Процесс закупок относится к определению и реализации предприятиями определенных шагов, чтобы гарантировать, что они могут приобретать товары и услуги для удовлетворения своих требований и достижения своих целей. Процесс закупок важен, потому что он напрямую влияет на то, сколько бизнес может сэкономить. Когда предприятия регулярно оценивают процесс закупок, это гарантирует достижение их целей. Изменения могут быть внесены в процесс, когда он работает не так, как планировалось, или когда возникают проблемы для бизнеса. Поскольку основной целью закупок является повышение эффективности, предприятия должны убедиться, что они получают максимальную отдачу от своего процесса⁴.

Процесс закупок не одинаков для всех предприятий, поскольку он может варьироваться в зависимости от потребностей. У каждого бизнеса есть свой набор потребностей, поэтому у него будет другой процесс закупок по сравнению с другим бизнесом, у которого другие требования.

Каждая организация имеет уникальный процесс закупок. Однако закупки в бизнесе обычно начинаются с определения требования и создания заказа на поставку, в котором подробно описаны все особенности требований. В случае закупки, в которой уже имеется утвержденный поставщик для требования, заказ на покупку будет отправлен на утверждение назначенной группе по закупкам или финансам. Если он будет отклонен, он будет отправлен обратно с указанием причины отклонения. После утверждения заказ на покупку становится заявкой на покупку.

Для покупки, у которой нет предварительно утвержденного поставщика или поставщика, группа закупок рассылает несколько запросов цен (запрос цен), в которых подробно излагаются требования, указанные в заказе на покупку. Полученные предложения анализируются, и выбирается подходящий поставщик. Затем группа закупок заключает удовлетворительный контракт с выбранным поставщиком и отправляет заказ на покупку.

Когда купленные товары получены, счет-фактура поставщика проходит трехэтапную проверку соответствия. Трехстороннее сопоставление — это сравнение и проверка заказа на поставку, счета-фактуры поставщика и фактического получения товара. Этот шаг предназначен для проверки того, действительно ли организация разместила указанный заказ у указанного поставщика и предоставил ли поставщик и выставил счет в соответствии с заказом на покупку. Затем это сравнивается с получением товаров, чтобы увидеть, был ли заказ получен в соответствии с запросом и выставлен счет. После завершения трехсторонней проверки счет-фактура поставщика авторизуется, и поставщику производится оплата. Оплата производится финансовым отделом⁵.

Первый шаг к покупке чего-либо — осознание того, что в этом есть потребность. Это может быть выявление необходимости купить новый товар или повторный заказ чего-либо, когда это требуется или его количество ниже определенного порога. Это может включать в себя процесс запроса в большинстве предприятий. Важно, чтобы на этом этапе были проведены консультации со всеми заинтересованными сторонами, чтобы предотвратить проблемы в дальнейшем в процессе закупок.

Когда установлено, что существует потребность, необходимо определить точную специфику требуемого продукта или услуги. Это может включать технические характеристики или номера деталей. Если товар не был закуплен ранее, этот список особенностей создается с согласия всех вовлеченных технических специалистов. Подробная информация и надлежащие консультации со всеми участвующими отделами предотвратят дорогостоящие ошибки в процессе закупок.

После того, как определено, что конкретный товар или услуга должны быть куплены, команда по закупкам должна провести исследование, необходимое для определения различных источников, из которых они поставляются. Для повторных заказов обычно будет уже существующий список поставщиков. Для нового товара процесс определения, а затем проверки поставщиков занимает больше времени. Быстрее работать с уже существующим поставщиком, который уже признан хорошим поставщиком. Необходимо тщательно изучить новых поставщиков, чтобы определить их репутацию, скорость, качество, надежность и цены.

На этом этапе такие организации, как Beroe, могут помочь предоставить отделу закупок необходимую информацию о рынке, чтобы помочь им принимать обоснованные решения.

Затем отдел закупок должен изучить поставщиков, запросить расценки на необходимый товар, а затем выбрать поставщика. Это важная часть процесса, поскольку перед принятием окончательного решения необходимо изучить репутацию, стоимость, скорость обслуживания и надежность. Эмпирическое правило состоит в том, чтобы получить как минимум три цитаты, но это наилучшая практика, которая должна быть определена вашей организацией. Утверждение от соответствующих уровней управления должно быть получено на основе вариантов поиска и связанных с этим затрат. Если для заказа задействован процесс торгов или торгов, запрос предложений, предложений или тендеров должен быть опубликован.

Проблема производства или закупки решается, а проблема выбора поставщика решается после того, как компания решает, какое сырье и какой материал закупать⁶.

Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов согласно таблице 1.1

Если продукт труда не важен с точки зрения производственного или торгового процесса, то главным критерием выбора поставщика является стоимость приобретения и доставки.

Таблица 1.1

Этапы поиска поставщиков⁷

Этапы	Характеристика
1 этап поиск потенциальных поставщиков
2 этап проверка поставщиков
3 этап анализ потенциальных поставщиков
4 этап оценка надежности поставщика

Для прямых закупок запросы котировок будут отправлены поставщикам, включенным в короткий список. Обычной практикой является получение как минимум трех котировок, прежде чем сделать выбор. Предложение будет рассмотрено на предмет конкурентоспособности по цене и скорости. Компанию для закупки выберут не только по цене, но и по оперативности, надежности и качеству.

В случае проведения аукциона или конкурса по закупке отбор квалификационных предложений осуществляется в соответствии с установленными условиями. Выбранный поставщик будет выбран и объявлен в соответствии с установленным процессом, желательно с высокой прозрачностью. Выбор из различных участников торгов — это процесс, который должен быть честным и прозрачным, чтобы покупатель мог получить предложение с наилучшей стоимостью и качеством. Когда процесс отбора скомпрометирован, это может также поставить под угрозу стоимость поставляемых товаров или услуг.

На этом этапе покупатель должен сделать выбор между преимуществами наличия одного крупного поставщика или выбора нескольких поставщиков. При выборе одного поставщика больший объем заказов дает лучшую позицию при обсуждении ставок. Однако, если один поставщик не выполнит заказ, это повлияет на весь производственный процесс. Наличие более одного поставщика продукта снижает риск, предоставляя на одну площадку для переговоров меньше. Иногда несколько провайдеров помогают создать конкуренцию с точки зрения ставок и качества⁸.

Заявка на покупку, сформированная внутри компании, будет одобрена соответствующим органом. Затем это приведет к созданию заказа на покупку со всеми особенностями заказа, а также условиями. Некоторые компании вовлекают покупателя в процесс формирования специфики заказа, чтобы и покупатель, и продавец понимали специфику заказа. Спецификации должны быть тщательно сопоставлены с заявкой на покупку, а также с ценой поставщика, чтобы предотвратить любые ошибки.

Обе компании, покупатель и продавец ведут свои записи для своих процессов аудита и налогообложения. Весь процесс должен находиться под постоянным контролем с целью улучшения, а также разрешения любых споров, которые могут возникнуть. Повторная оценка делает процесс закупок более эффективным и предотвращает повторение споров.

Этапы закупок, описанные выше, варьируются от предприятия к предприятию, но логическая последовательность остается неизменной. Эффективная практика закупок обеспечивает быструю и бесперебойную поставку закупаемых товаров и услуг. Люди, участвующие в процессе, также несут ответственность за то, чтобы постоянно поддерживать переговоры на соответствующих этапах, чтобы гарантировать, что закупаемые товары и услуги соответствуют точным требованиям, самым высоким стандартам и наиболее конкурентоспособной цене. Отличное ведение записей помогает не только при проверке записей, но и в случае повторного заказа одних и тех же предметов. Этический выбор поставщиков обеспечивает справедливую поставку высококачественных товаров.

Таким образом, важно смотреть на рынок с точки зрения логистики и описывать торговую организацию как логистическую систему, создавая таким образом систему управления логистикой для интеграции с другими логистическими системами.