Практикум по Agileжизни, наполненной смыслом и энергией Катерина Ленгольд Космос. Agileежедневник Катерина Ленгольд Scrum
 Скачать 3.84 Mb.
|
|
Выбросьте свой годовой план Как только у вас появится четкая картина желаемого будущего, вам будет необходим план, чтобы его достичь. Представьте себе: вы с семьей в отпуске, едете в автомобиле через всю страну — и у вас нет карты. Согласны, что это не лучшая ситуация? Ви дение будущего без плана его реализации — все равно что за мок на песке. План достижения ваших личных и профессиональных целей еще важнее, чем наличие карты местности в машине. К сожале- нию, многие тратят больше времени на планирование путеше- ствий, а не на обозначение четких приоритетов в бизнесе. Действия в соответствии с планом имеют три основных пре- имущества. 1. Снижение вероятности ошибок. 2. Экономия времени. 3. Сосредоточенность на цели. 35 Выбросьте свой годовой план Планирование позволяет продумывать все шаги заранее, чтобы идти к цели. Вы оцениваете возможные ошибки на бумаге, что снижает вероятность их появления в жизни. Исследования показали, что планирование значительно со- кращает затраты времени и сил. Звучит парадоксально, не так ли? На самом деле у многих возникает ощущение бездействия, если они постоянно не занимаются работой. Правда в том, что время, потраченное на план, наиболее продуктивно. Наконец, планирование, как и хорошая карта, помогает со- средоточиться на цели. Это очень важно, потому что иначе вас постоянно что-нибудь будет отвлекать и сбивать с курса. План же будет вас возвращать к стратегически важным делам. 12-недельное планирование Мы не знаем подхода лучше, чем 12-недельное планирование, ко- торое во многом превосходит годовую модель. Не будем упоми- нать квартальное планирование как производное от годового. В 12-недельном плане каждая неделя самостоятельна и каждые 12 недель вы встречаете новый год, дающий возможность улуч- шить результаты. 12-недельное планирование существенно отличается от го- дового в трех важных аспектах. Во-первых, оно более предска- зуемо. Чем дальше вы углубляетесь в будущее, тем меньше у вас возможностей что-либо предугадать. В долгосрочных планах предположения накладываются друг на друга. Если вы уме ете предсказывать будущее, позвоните — мы с радостью погово- рим с вами об акциях, которые когда-нибудь принесут состоя- ние! 36 Вы думаете, что знаете это Правда в том, что определить ваши ежедневные действия на 11–12 следующих месяцев практически нереально. Имен- но поэтому годовые планы чаще всего предполагают наличие конкретной цели. Точность прогноза итогов 12-недельного плана намного выше. С большой долей уверенности вы сможе- те определить, какие действия нужно выполнить в ходе каж- дой недели — и так в течение всех 12 недель. Таким образом, 12-недельный план может быть ориентирован как на числовые показатели, так и на действия. Он позволяет поддерживать тесную связь между вашим действием сегодня и результатами в будущем. Во-вторых, 12-недельный план четко сфокусирован. Большин- ство годовых планов подразумевает многозадачность, поэтому их выполнение под вопросом. Причина многозадачности в том, что вы пытаетесь поместить в них все запланированное на предстоя- щие 365 дней. И неудивительно, что вы теряетесь и сбиваетесь с курса. Часто вы просто не можете учесть все задачи! Возможностей всегда больше, чем можно использовать. При 12-недельном планировании можно хорошо выполнить несколь- ко задач, а не распыляться попусту. За 12 недель вы сможете за- кончить три дела, но они будут для вас самыми важными и вы не будете отвлекаться на мелочи. План позволит сосредоточить- ся на нескольких основных целях и даст достаточно энергии и сил для своевременных действий. В-третьих, у 12-недельного плана принципиально иная струк- тура. Наш опыт показывает, что большинство планов пишется с негласной целью просто создать хороший план. Часто они по- мещаются в красивую папку, и на этом их выполнение заканчи- вается. 37 Выбросьте свой годовой план Определяем цели Смысл планирования в том, чтобы помочь вам определить и вы- полнить те несколько важных задач, которые необходимы для достижения конечной цели. Если планирование не помогает луч- ше работать, то оно вам не нужно. К сожалению, большинство планов пишется без учета их выполнения. Способность эффек- тивно действовать напрямую зависит от структуры и содержа- ния плана. В грамотном плане не слишком много сложных за- дач и не слишком мало конкретных деталей, необходимых для их решения. Он должен начинаться с определения конечной цели. Она, в свою очередь, предопределит ваш успех в 12-недельном году. А он уже позволит двигаться вперед к получению желаемо- го долгосрочного результата. Если вы не знаете, куда идете, то точно придете не туда, куда хотели. Йоги Берра Как только вы поставили себе цели на 12 недель, необходи- мо выбрать тактику действий. Проще всего разбить 12-недельную цель на части. Например, если вы хотите за этот период зара- ботать 10 тыс. долларов и похудеть на 5 кг, то следует отдельно определить тактики получения дохода и потери веса. Тактика — ежедневные действия, ведущие к цели. Она должна быть конкретной, выполнимой, включать даты выполнения за- дач и распределять ответственность. Позже мы подробнее рас- скажем о том, как написать эффективный план. Вы думаете, что знаете это 12-недельный план должен быть построен таким образом, чтобы тактические действия, завершенные вовремя, означали достижение целей. Но нужно помнить: чтобы не упустить из виду долгосрочные цели, надо привести ваш 12-недельный план в со- ответствие с ними. 12-недельный план — мощный инструмент. Он позволяет со- средоточиться на том, что необходимо здесь и сейчас. Не забы- вайте, что он не является частью годового плана — это уже «годо- вое мышление», оно осталось в прошлом. 12 недель — достаточно длинный срок для того, чтобы вы- полнить задуманное, но при этом достаточно короткий, чтобы оставалось ощущение необходимости своевременных действий. Для тех, кто умеет работать, 12-недельный план — пошаговая ин- струкция, которая не вводит в заблуждение, не позволяет мед- лить и требует мгновенных действий*. * Бесплатные примеры 12-недельных планов можно найти на сайте авторов www.12weekyear.com/community. Вся информация дается на английском языке. Прим. ред. 39 Глава 5 Одна неделя – одна задача Долгосрочные результаты достигаются за счет каждодневных действий. По словам сэра Уильяма Ослера, основателя Шко- лы медицины Джонса Хопкинса, его успех в том, что он про- сто успевает все вовремя. Он говорит: «Мы планируем наперед, но действуем каждый день». Чтобы добиться успеха, необходи- мо согласовать ежедневные действия с долгосрочными планами, стратегией и тактикой. В итоге вы получите значительно больше контроля над своими действиями, что намного важнее контроля над результатом. Результаты — следствие ваших действий. Вот по- чему так важно составлять планы, которые учитывают не только количественные показатели, но и конкретные действия. Ваши ежедневные действия — лучший инструмент для предсказания будущего. Ничто не дается просто так, какими бы сильными и страст- ными ни были ваши мечты. Миром управляют только действия. Как мы уже говорили, ви дение будущего определяет конечную 40 Вы думаете, что знаете это цель и общее направление движения к ней. Оно дает мотивацию, но само по себе, без действия, это всего лишь мечта. А правиль- ные действия превращают мечту в реальность. И здесь нас часто поджидает неудача. Да, многие мечтают об улучшениях в жизни. Но этого мало. И не важно, чего вы хо- тите: зарабатывать больше денег, найти новую работу, встретить друзей, похудеть на несколько килограммов, влюбиться, стать хо- рошим игроком в гольф, быть хорошим родителем или просто приятным в общении человеком. Недостаточно одного желания измениться. Нужно рабо- тать над ним, причем постоянно и последовательно. Как сказал однаж ды древнеримский философ Тит Лукреций Кар*, «вода ка- мень точит». Последовательное решение важных задач, необхо- димых для достижения цели, — ключ к получению желаемого. Ваши действия сегодня создают ваше будущее. Хотите загля- нуть в него? Изучите свои действия, они его предскажут. Хоти- те узнать о своем будущем здоровье? Посмотрите, что вы едите и какую физическую форму поддерживаете. Хотите предсказать дальнейшую семейную жизнь? Посмотрите на ваши отношения с супругом (-ой). Хотите предсказать карьеру или будущий доход? Нет ничего проще — проанализируйте, чем вы занимаетесь каж- дый рабочий день. Ваши действия все расскажут! * Цитата из произведения «О природе вещей». Прим. ред. 41 Одна неделя – одна задача Недельный план Грамм действий стоит тонны теории. Ральф Уолдо Эмерсон* Еженедельный план — мощный инструмент, который превраща- ет 12-недельный план в ежедневные и еженедельные действия. Он упорядочивает дела, которые необходимо завершить в тече- ние недели, и помогает сосредоточиться на задачах, стоящих пе- ред вами. Это как игра, которую нужно пройти за неделю. Он по- могает не сбиться с пути и не упустить важное. Еженедельный план помогает организовать действия таким образом, чтобы вы контролировали как краткосрочные задачи, так и долгосроч- ные цели, которые важны для вас. Он обеспечивает сосредото- ченность на продуктивной работе каждую минуту и не дает от- влечься. Еженедельный план — не просто список дел. Он включает важные стратегические действия из 12-недельного плана, кото- рые обязательно должны быть выполнены на этой неделе, чтобы вы достигли конечных целей. Отправная точка для эффективного еженедельного плана — 12-недельный план. Он содержит описание всех тактических дей- ствий, выполнение которых приведет к успешному достижению целей на 12 недель. На каждое тактическое действие отводится одна неделя, и это помогает четко выполнять план, разбивая его * Авторство этой фразы помимо Эмерсона приписывается также Фридри- ху Энгельсу и В. И. Ленину; также в качестве источника фигурирует «вер- монтская поговорка». Но точного совпадения приводимой цитаты с фраг- ментом работы одного из указанных авторов не обнаружено. Прим. ред. 42 Вы думаете, что знаете это на простые ежедневные действия. Еженедельный план — произ- водная от общего 12-недельного, по сути, его ¹⁄ 12 Чтобы продуктивно работать с планом, нужно потратить пер- вые 15–20 минут в начале каждой недели на оценку того, что было сделано на предыдущей, и составить план действий на текущую. А в первые 5 минут каждого дня стоит просмот реть еженедель- ный план, чтобы определить, чем вы будете заниматься сегодня. 12-недельный год помогает почувствовать ценность каж дой недели и тем самым поддерживает должный уровень сосредо- точенности. Год теперь равен 12 неделям, месяц — неделе, а не- деля — дню. Теперь важность и влияние каждого дня очевидны! Еженедельный план мотивирует вас и дает возможность сделать несколько дел очень хорошо, а не сразу много, но с потерей каче- ства. Это залог того, что вы сможете получить максимальную от- дачу от своих усилий. Еженедельный план помогает отслеживать стратегию, пра- вильно расставлять приоритеты, следить за достижением дол- госрочных целей и выполнением краткосрочных задач, а также оценивать ваши действия, привязанные к временны м рамкам. Он позволяет сосредоточиться на тех деталях, которые помогут достичь 12-недельных целей. А они, в свою очередь, дадут воз- можность приблизиться к своему ви дению будущего. В результа- те действия и цели совпадают. Чтобы извлечь пользу из этого инструмента, необходимо всегда иметь его под рукой и работать с ним ежедневно. Каждый день дол- жен начинаться с работы над еженедельным планом. Сверяйтесь с ним несколько раз в день. Если вы запланировали какое-то дей- ствие именно на этот день, не уезжайте с работы до тех пор, пока оно не выполнено. Этот подход гарантирует еженедельное выполне- ние всех важных задач и соблюдение разработанной вами тактики. Одна неделя – одна задача На нашем сайте www.12weekyear.com вы найдете образцы еженедельного плана и других инструментов планирования в разделе Achieve! («Достигай!»). Недельный план больше, чем любые другие инструменты, поможет вам правильно выполнять все ежедневные и еженедельные задачи для достижения долго- срочных целей! 44 Глава 6 Лицом к лицу с правдой Вы никогда не задумывались, почему спорт так мотивирует? При- чем не только игроков, но и зрителей. Вы можете себе предста- вить, как к вам приходят фанаты, чтобы посмотреть на вас в ра- боте, и вдобавок платят за это? Спорт так стимулирует людей далеко не в последнюю очередь благодаря счету в игре. Счет — основа конкуренции. Мы записываем, оценива- ем и ведем статистику, чтобы определить свой успех и найти слабые места, требующие доработки. Во время игры каждый спортсмен, тренер и фанаты точно знают, чего стоит коман- да. Это помогает улучшить результаты и добиться успеха. Ины- ми словами, подсчет очков дает нам представление о соб- ственной эффективности. Но очень часто в бизнесе не удается вести счет, а без объективной оценки мы не можем быть увере- ны в своей продуктивности. Как и в спортивных соревновани- ях, оценки и измерения необходимы для дальнейшей работы. В 1960-х годах промышленный психолог Фредерик Герц- берг* захотел понять, что мотивирует людей на работе. Проведя * Фредерик Герцберг (1923–2000) — американский психолог, одна из самых влиятельных фигур в области управления бизнесом, автор двухфактор- ной теории мотивации. Прим. ред. 45 Лицом к лицу с правдой масштабное исследование, он обнаружил два важных психологи- ческих фактора: достижение и признание. Но мы не согласны: единственная мера достижений — точная оценка, вроде счета в игре. Существует распространенное заблуждение: «ведение сче- та» вредит самооценке. Но исследования показывают обратное: точное измерение повышает самооценку и уверенность, потому что дает документальное подтверждение прогресса и достижений. Измерение результатов Ведение счета — проверка реального состояния дел, контроль над вашими действиями и объективный взгляд на вашу эффек- тивность. Измерение эффективности работы убирает эмоцио- нальную составляющую из процесса оценки и показывает прав- дивую картину вашей деятельности. Цифры отражают не усилия или намерения, а результаты. Все мы время от времени пытаемся чем-то объяснить свои сла- бые результаты, но при точной оценке вынуждены смотреть прав- де в глаза, даже если она неприятна. Это сложно, но чем раньше мы точно оценим реальность, тем быстрее сможем изменить свои действия, чтобы добиться желаемых результатов. Оценка эффек- тивности требует внимания и незамедлительной корректировки действий, которые повышают вероятность успеха. В Бога мы верим, остальные пусть предоставят данные. Эдвардс Деминг Измерения и оценка помогают работать в нужном направле- нии. Они четко отражают реальное состояние дел. Вы можете 46 Вы думаете, что знаете это себе представить руководителя крупной корпорации, кото- рый не знает цифр, связанных с бизнесом? Мы с вами ничем от него не отличаемся. Как руководителю собственной жизни и бизнеса вам необходимо знать цифры. Измерение дает важ- ную обратную связь, которая поможет принять правильные решения. Эффективное измерение включает два важных парамет ра, которые обеспечивают обратную связь, необходимую для при- нятия правильных решений: рабочие показатели и конечные результаты. Конечные результаты — то, чего вы достигаете, на- пример доходы, уровень продаж, комиссионные выплаты, поте- рянные килограммы, уровень жира или холестерина. Рабочие показатели — параметры, благодаря которым достигается конеч- ный результат: количество «холодных звонков» в продажах* или покупателей, с которыми удалось заключить сделку. Большин- ство компаний и людей научились измерять конечные результа- ты, но многие по-прежнему обращают мало внимания на рабочие показатели. Однако система качественных измерений включает в себя оба параметра. Ваш самый важный рабочий показатель — то, как вы дей- ствуете. Контролировать действия всегда проще, чем результат. Он определяется действиями. Их измерение показывает, на- сколько вы выполнили то, что служит достижению вашей цели. Помните, что вы создали себе картину своего будущего — кон- кретное и четкое ви дение, в котором качество вашей жизни су- щественно отличается от нынешнего. Затем вы поставили не- сколько 12-недельных целей, связанных с вашим ви дением. Для каждой цели определили тактические действия, которые нужно * Так называют звонки, направленные на привлечение клиентов, с которы- ми вы ранее не контактировали. Прим. ред. 47 Лицом к лицу с правдой выполнить для ее достижения. Это то, что вы непосредственно контролируете. Знание того, насколько успешно вы выполняете запланированные действия, и есть их измерение. Умение измерять действия очень важно, потому что оно по- могает выявить ошибки и быстро отреагировать на них. В отли- чие от ожидания результатов, которое может длиться неделями, месяцами и даже годами, измерение действий позволяет полу- чить немедленную обратную связь, чтобы быстро внести необ- ходимые изменения. Оно важно и еще по одной причине. Если вы не достигли цели, то вам нужно знать, почему так произо- шло — из-за ошибки в плане или неверных действий. Есть раз- ница между этими двумя случаями. Если была ошибка в плане, то вы выбрали неэффективную стратегию или разработали не- правильную тактику, а если в действии, то вам не удалось выпол- нить тактический план. Более 60% ошибок происходит в процессе действия, но люди считают, что проблемы связаны с планом, и меняют его. Это не- верно: вы не можете знать, плох ли план или вы его не выпол- няете. Эффективное измерение позволяет определить источник проблемы, чтобы устранить его. В большинстве случаев (за ис- ключением тех, когда вы самый главный руководитель) нет нуж- ды менять план. Обратите внимание: каждое действие обес- печивает немедленную обратную связь. Если оно не приносит ожидаемого результата, то можно внести корректировки в соот- ветствии с рыночными реалиями, но вначале нужно выполнить план. Многие менеджеры вносят изменения в него загодя. На са- мом деле почти никогда не нужно его менять, кроме тех случа- ев, когда вы тщательно выполняли все пункты, но он не принес ожидаемого результата. Вы можете создать великолепный план, но не узнаете этого, пока не выполните его. 48 Вы думаете, что знаете это Правда — единственная надежная опора. Элизабет Кэди Стэнтон Если же вы руководитель и не получаете ожидаемых ре- зультатов, то пора вносить корректировки. Физики утвержда- ют, что на каждое действие находится противодействие, — и вот хорошая новость: каждый раз, когда вы действуете, вы что-то производите, и это «что-то» может быть совсем не тем, чего вы ожидали. Но что-нибудь обязательно произойдет. «Что-ни- будь» — реакция рынка, а грамотно скорректировать план без нее невозможно. Если вы не знаете, что было сделано и какие тактические действия предприняты, изменения в план будут вноситься наобум. |