Практикум по Agileжизни, наполненной смыслом и энергией Катерина Ленгольд Космос. Agileежедневник Катерина Ленгольд Scrum
 Скачать 3.84 Mb.
|
|
Хороший план способствует его успешному выполнению Представьте себе поездку на автомобиле по незнакомой местно- сти, когда все дорожные знаки и указатели противоречат друг другу и вы теряетесь в пространстве. Вам, наверное, захочется много чего сказать человеку, который поставил их. Вы пожелае- те точно узнать, как проехать в нужном направлении, или запу- таетесь и вернетесь домой. Как ни смешно это звучит, но готовы поспорить, что вы даже не представляете себе, сколько людей пишут бизнес-планы, ко- торые можно сравнить с примером, приведенным в предыдущем 108 Начинаем действовать абзаце! Иногда в них пропущены важные шаги, трудоемкие про- цессы описаны одним предложением, а необходимые действия — беспорядочно. Еще хуже — часто это не грамотное определение действий, ведущих к достижению цели, а просто сборник идей и умозаключений. Все равно что, например, перед поездкой из пункта А в пункт Б вы получите инструкцию: «Сядьте в маши- ну и поезжайте прямо в Б». Такие планы широко распростране- ны. Конечно, они годятся для чего угодно, но только не для рабо- ты по ним. Составление эффективного 12-недельного плана — ключ к ре- шению важнейших задач в течение всего этого периода. Он опре- деляет еженедельные действия, которые вам необходимо выпол- нить за этот срок для достижения вашей цели. Долгосрочные перспективы и краткосрочные результаты Планы могут как определять потенциал для будущего, так и спо- собствовать достижению краткосрочных результатов. В них должна быть указана цель, в соответствии с которой вы будете получать результаты в заданный период. Если это бизнес-план, то в нем следует определить ожидаемую прибыль. Некоторые планы могут также включать цели, направлен- ные на достижение долгосрочных результатов: обучение или наем дополнительных сотрудников, совершенствование техно- логий, внедрение новых систем и т. п. Затраты усилий и ресур- сов для достижения долгосрочных целей видны сразу, а эффект проявится только в будущем. Вот почему очень важно предусмот- реть в своем плане достижение краткосрочных результатов. 109 Разработайте свой 12-недельный план Правильная структура плана Структура плана, который вы напишете, очень важна, если вы хотите добиться успеха. Грамотный план начинается с пра- вильной цели. Если она не поддается измерению или оценке, то и план не будет работать. Чем четче и конкретнее вы ставите цели на ближайшие 12 недель, тем легче будет написать выпол- нимый план. Многие 12-недельные планы включают только 2–3 цели. На- пример, похудеть на 5 кг или заработать 105 тыс. долларов в но- вом бизнесе. Для каждой из них вы опишете тактические дей- ствия. Тактика потери веса покажет, что нужно сделать, чтобы достичь желаемого показателя. Это могут быть ограничение прие- ма пищи до 1200 калорий в день и 20-минутные кардиотренировки трижды в неделю. В описании используйте глаголы и полные пред- ложения, а не перечисление действий. Очень важны формули- ровки. Цель по увеличению дохода до 105 тыс. долларов потребу- ет иного набора действий. Существует пять приемов успешного создания 12-недельных планов в той части, в которой вы описываете ваши цели и пред- полагаемые действия. ПРИЕМ 1. БУДЬТЕ КОНКРЕТНЫ. ЦЕЛИ И ДЕЙСТВИЯ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ИЗМЕРИМЫ Опишите цель так, чтобы она и действия, направленные на ее до- стижение, могли быть измерены количественно и качественно. Сколько звонков вы сделаете? На сколько килограммов похуде- ете? Сколько пробежите? Сколько денег заработаете? Чем точнее вы это опишете, тем лучше! 110 Начинаем действовать ПРИЕМ 2. ПИШИТЕ В ПОЛОЖИТЕЛЬНОМ КЛЮЧЕ Описывая желаемые результаты, сохраняйте позитивный на- строй. Например, вместо 2% погрешности сосредоточьтесь на 98% точных расчетов. ПРИЕМ 3. ОПИСАННЫЕ ЦЕЛИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ РЕАЛИСТИЧНЫМИ Если вы способны достичь цели, ничего не меняя, то нужно де- лать больше. Если это невозможно, то следует чуть-чуть облег- чить задачу. Если вы никогда не просили дать вам рекомендации, то тактика «просить рекомендации при каждой встрече» будет излишней. Можно попробовать другой подход — «просить реко- мендации минимум у одного клиента в неделю». ПРИЕМ 4. РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ СФЕРЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ Это применимо к команде (если вы работаете в одиночку, то вся ответственность лежит на вас). Личная ответственность за до- стижение каждой цели и выполнение каждого действия крайне важна! «Делают все» значит «не делает никто». ПРИЕМ 5. СОБЛЮДАЙТЕ СРОКИ Нет ничего лучше, чем точное определение срока завершения ра- боты. Тогда вы вовремя ее начинаете и активно действуете. Убе- дитесь, что вы определили дату, к которой должна быть достиг- нута цель или выполнено действие. Кроме того, каждое действие должно быть описано с помо- щью глагола и оформлено в виде законченного предложения, 111 Разработайте свой 12-недельный план а также выполнено в течение той недели, которая указана в пла- не. Ниже показан пример 12-недельного плана. Цели на 12 недель Заработать 105 тыс. долларов в новом бизнесе Сбросить 5 кг Улучшить отношения с Кэрол Цель: заработать 105 тыс. долларов в новом бизнесе Действия Сроки Определить главные возможности заработка (минимум 10 тыс. долларов) за 12 недель Неделя 1 Позвонить минимум пяти потенциальным клиентам в неделю, чтобы назначить встречи, и назначить минимум три встречи в неделю Каждая неделя Провести минимум два начальных раунда переговоров в неделю Каждая неделя Создать папку для каждого возможного клиента, определить по- следующие шаги Каждая неделя Продолжить работу с потенциальными клиентами вплоть до за- ключения сделки Каждая неделя Создать график продаж и еженедельно обновлять его Каждая неделя Анализировать результаты еженедельно и определять, нужны ли корректировки плана Каждая неделя Цель: сбросить 5 кг Действия Сроки Ограничить потребление калорий до 1200 или меньше в день Каждая неделя 112 Начинаем действовать Проводить 20-минутные кардиотренировки минимум три раза в неделю Каждая неделя Выпивать минимум шесть стаканов воды в день Каждая неделя Выполнять силовые тренировки минимум трижды в неделю Каждая неделя Стать членом спортклуба Неделя 1 Цель: улучшить отношения с Кэрол Действия Сроки Ходить на свидания с ней без детей раз в неделю Каждая неделя Определите свои цели на следующие 12 недель Знание направления — первый шаг к цели. Эффективное плани- рование начинается с четкого, подробного и измеримого описа- ния цели на ближайшие 12 недель — вашей собственной. Если вы ее достигнете, она принесет значимые результаты и изменит вашу жизнь к лучшему. Цель на 12 недель — мост между ви дением и 12-недельным пла- ном. Она должна быть достижимой, иначе есть риск разочаровать- ся в ней. Она не должна быть слишком простой: вам не нужен наш метод, если вы сможете ее достичь привычным способом. Пора поставить себе цель на ближайшие 12 недель, кото- рая соответствует вашей долгосрочной картине будущего и до- статочно смела. Вернитесь к главе 13 и еще раз изучите ваши 113 Разработайте свой 12-недельный план долгосрочные цели и ви дение будущего в трехлетней перспек- тиве. Подумайте, чего вы хотите достичь в следующие 12 недель. Как только вы определитесь с целью, обязательно запишите ее. Цель (цели) на 12 недель — — — — — Цели на 12 недель выполнимы, но достаточно амбициозны, чтобы раскрыть ваш потенциал. Почему ваша цель на ближайшие 12 недель так важна для вас? Что изменится в вашей жизни, если вы ее достигнете? Создаем 12-недельный план Пора написать ваш первый 12-недельный план. Это ваша «дорож- ная карта», необходимая для достижения целей. Лучший план — помогающий сосредоточиться на паре целей, которых вы хотите достичь в течение этого времени. Чем меньше целей и ежене- дельных действий в вашем плане, тем легче его выполнить. 114 Начинаем действовать Как однажды сказал Джордж Паттон*: «Хороший план сегодня лучше безупречного плана завтра». Не переживайте, что ваш план не безупречен — идеальных планов не существует. Его выполнение само подскажет, что эффективно и что нужно скорректировать. Не забывайте, что планирование — это решение задач. Ваш план определяет, как вы за 12 недель улучшите свои результаты. Для начала запишите заголовок «Цель 1». Добавляйте каждую цель отдельно. Если у вас есть только одна цель — прекрасно! За- тем для каждой цели укажите приоритетные ежедневные и еже- недельные действия. Возможно, придется выписать на отдельном листе бумаги все, что нужно сделать. Хорошо подумайте и выбери- те только действия, которые принесут наибольшую отдачу. Неко- торые будут повторяемыми (например, «Тренироваться каждый день»), а другие выполняться единожды за 12 недель (например, «Записаться в спортклуб»). Подробно опишите эти действия за- конченными предложениями, начинающимися с глагола. Затем в графе «Сроки» укажите все недели (с 1-й по 12-ю), в течение кото- рых будет выполняться каждое отдельное действие. Цель 1 Действия Сроки (неделя) * Джордж Паттон (1885–1945) — американский генерал, одна из ключевых фигур Второй мировой войны. Прим. ред. 115 Разработайте свой 12-недельный план Цель 2 Действия Сроки (неделя) Цель 3 Действия Сроки (неделя) Во время составления плана ответьте себе на пару вопросов. Какие действия будут для вас сложны? 116 Начинаем действовать Что вы сделаете для того, чтобы преодолеть сложности? Сдвиг в сознании Без грамотного плана вы не сможете правильно действовать. Ваши мысли о процессе планирования во многом влияют на ка- чество плана и успех в достижении целей. Рассмотрим несколько распространенных проблем, связанных с мышлением. Большинство знает, что нужно работать по плану. Но если у них сложился стереотип, что такая работа редко выполняет- ся хорошо, то они не будут тратить время на качественный план. Если у вас уже был опыт неудачной работы по плану, вспомни- те, что 12-недельный заметно отличается от остальных. Он пред- полагает выполнение важных действий каждую неделю, чтобы в итоге добиться цели. Ключевая особенность 12-недельного пла- на — сосредоточенность на действиях. Вы не можете «работать с целями», как в случае годового плана, но способны выполнять конкретные действия. Другая проблема нашего мышления в том, что «у нас нет вре- мени на составление хорошего плана». Так думают почти все, но безосновательно. Несколько лет назад мы провели исследова- ние, посвященное затратам времени на планирование. Если вы составляете план для сложных задач, то снижаете общее время их выполнения на 20%! 117 Разработайте свой 12-недельный план Работа в команде Как руководитель вы можете полностью изменить результаты работы команды с помощью 12-недельного плана. Представьте, что каждый ее член вдохновлен ви дением будущего и своими це- лями. Что изменится для вас как руководителя, если команда бу- дет усердно работать над самыми важными задачами — и так каж- дую неделю? Есть несколько мер, которые вы как руководитель сможете принять, чтобы помочь команде эффективно работать на осно- ве 12-недельного плана. Первая: попросить их прочесть эту кни- гу, помочь сформировать картину будущего и разработать шаб- лон плана. Когда они смогут наглядно представить себе будущее и составят собственные планы, запланируйте отдельные встре- чи с каждым, чтобы рассмотреть и оценить их наработки. Целью таких встреч будет тщательное рассмотрение планов сотрудни- ков и укрепление вашей роли лидера — руководителя, который поможет подчиненным добиться их целей. Во время встреч всегда начинайте беседу с целей на 12 недель. Сотрудники контролируют их достижение или просто хотят, что- бы «все сбылось»? Достижимы ли их цели или их стоит скорректи- ровать? Верят ли они в достижение собственных целей? Если нуж- но, предложите им сменить цель — но аргументируйте. Помните, что их цели — их осознанный выбор, а не ваше желание. Как только вы решите все вопросы, переключитесь на план действий. Как консультант помогите сотрудникам сосредото- читься на минимальном количестве целей и минимальном на- боре действий, необходимых для их достижения. Вспомните о приемах точного описания целей и действий. Эти советы помо- гут вашим сотрудникам улучшить качество их планов. 118 Начинаем действовать ПЛАНИРОВАНИЕ В КОМАНДЕ Как лидеру или члену команды вам иногда необходимо ставить общие цели и разрабатывать общие планы. Часто план команды позволяет лучше раскрыть таланты и задействовать ресурсы ее членов. Процесс планирования в группе схож с индивидуальным, за исключением того, что все члены команды совместно ставят цели и разрабатывают план. Попросите всех поучаствовать. Убе- дитесь, что все согласны работать на общую цель. Затем выработайте совместный план действий и выберите минимально возможное количество действий, способству ющих достижению цели. Очень важно разделить сферу ответственности и определить действия всех членов команды. Личная ответственность каждо- го поможет эффективно работать всем. Но если предполагается, что несколько членов команды будут выполнять одинаковые за- дачи, то лучше разбить тактические задания на несколько менее масштабных и, соответственно, распределить их между участ- никами. Например, если группа, состоящая из четырех человек, должна проводить 20 деловых встреч в неделю, то индивидуаль- ные планы членов команды должны быть сформулированы как «проводить пять встреч в неделю». Наконец, два совета по поводу планирования действий команды. Во-первых, не переоценивайте ее возможности. Луч- ший план команды краток и содержит минимальный перечень действий, необходимых для достижения результата — не более. Во-вторых, не перегружайте людей на начальном этапе. По воз- можности распределяйте их силы на весь период выполнения плана — 12 недель. |