Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010

• Название: Практикум по деловой переписке москва 2010
• Дата: 30.03.2022
• Размер: 1.3 Mb.
• Имя файла: Практикум по деловой переписке.doc
• Тип: Практикум; #427350
• страница: 1 из 12

С. П. Озерина, Л. Ю. Стицей

ПРАКТИКУМ

ПО ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ

Москва 2010

I. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

В настоящее время существует множество разных средств общения, но стандартное деловое письмо по-прежнему остается важным способом передачи печатных сообщений. Деловое письмо является своеобразным «представителем» компании, поэтому оно должно производить хорошее впечатление.

Есть определенные правила, которые необходимо соблюдать при ведении переписки:

• 
  письма обычно оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителями организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
  
• 
  письма должны составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;
  
• 
  независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
  
• 
  содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополнительные материалы.
  

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

1. СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

В настоящее время общепринятой стала блочная структура делового письма (BlockedLetterLayout) (рис.1), при которой каждый элемент размещается компактно в виде блока, каждая строка текста, а также все "обрамляющие" элементы (framingelements) начинаются с линии левого поля, выравнивание по правому краю необязательно, запятые внутри блоков практически отсутствуют. Пунктуация сохраняется только в тексте самого сообщения. Между частями письма обязательна пустая строка. На рис.2 также предложено блочное расположение материала, однако дата, заключительная формула вежливости и подпись перенесены в правую часть письма. Такое размещение частей делового письма является довольно распространенным в коммерческой корреспонденции.

            

             

Рис.1

Рис.2

Деловое письмо на английском языке обычно содержит следующие обязательные части (framingelements):

1. Заголовок (Letterhead)

2. Указание на ссылку (Reference Line)

3. Дата отправления письма (Date)

4. Внутренний адрес (Inside Address)

5. Указание на конкретное лицо (AttentionLine)

6. Обращение (Salutation)

7. Указание на общее содержание письма (Subject Line)

8. Заключительная формула вежливости (ComplimentaryClose)

9. Блок подписи (Signature Block)

10. Приложение (Enclosure)

11. Указание на рассылку копий (CC Notation)

Элементы 5, 7, 10 и 11 указываются в письме по мере необходимости.

AGRICO DENMARK Telex: 4254 AGR Telephone: 05270 – 3985 Telefax: (056)043 – 075 1 Your Ref: 2 Our Ref: DA/st 15 February 20… 3 Farmers Fruit Products 45 Leadenhall Street 4 London E.C. 3 England Attention: Mr N. Harper 5 Dear Mr N. Harper 6 Re: Offer No 387/5117 7 Thank you for your letter of 9 March 20 … . I have pleasure in sending you our brochure with details of our new models. I look forward to hearing from you soon. Yours sincerely 8 DAshen D. H. Ashen 9 Manager Enc. 10 CC J. C. Hammond 11

1.1. Заголовок (Letterhead)

Официальное письмо печатается на бланке, в котором обычно содержится следующая информация:

• 
  логотип или графический символ Вашей компании;
  
• 
  название компании;
  
• 
  полный почтовый адрес;
  
• 
  контактные номера – телефон, факс, адрес электронной почты;
  
• 
  унифицированный указатель информационного ресурса или название интернет-сайта;
  
• 
  официальный адрес правления компании, зарегистрированный в Бюро регистрации акционерных компаний, если он отличается от фактического адреса компании (обычно приводится в нижней части бланка).
  

Если текст письма превышает страницу, то продолжение печатается на бланке, содержащем только логотип или название компании (без подробных данных), или на обычном листе бумаги. В верхней части указывают:

• 
  номер страницы;
  
• 
  дату;
  
• 
  имя получателя.
  

Не оставляйте одну строку от абзаца на предыдущей странице и не переносите одну строку на новую страницу. Старайтесь начинать новую страницу с нового абзаца.

Названия российских внешнеторговых объединений не переводятся на английский язык. При их передаче на английском языке используется прием транслитерации:

Vneshnetorgovoye Objedinenie "Machinoexport"

В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited (сокращенно Ltd.):

Smith & Co., Limited

Слово Limited представляет собой сокращенное выражение limited liability company – компания с ограниченной ответственностью, означающее, что ответственность членов компании ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.

В США вместо слова Limited после названий многих торговых и промышленных предприятий стоит слово Corporation или слово Incorporated (Inc.). Corporation означает соединение лиц, корпорация и в названиях американских фирм, банков и т.д. это слово употребляется вместо stock corporation акционерная корпорация. Incorporated (Inc.) означает зарегистрированный как корпорация:

The American Mining Corporation

James Smith and Company, Incorporated

Отсутствие слова Limited (Ltd.) в названиях английских предприятий и слов Corporation или Incorporated (Inc.) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом:

Robinson & Sons

Bennet Bros.

(Bros. является сокращением от слова Brothers "братья". Bennet Bros. – Братья Беннет.
1.2. Ссылка (Reference)

Часто в заголовке печатается указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма (заглавными буквами), инициалы машинистки (заглавными или маленькими буквами), сокращенное обозначение отдела, номер дела и т.п.:

Our reference (или: Our ref.) AC/DK/156	Наша ссылка AC/DK/156
Your reference (или: Your ref.) 15/16/1865	Ваша ссылка 15/16/1865
In your reply please refer to FL/kd/151621	В Вашем ответе просим сослаться на FL/kd/151621
In your reply please mention our reference CA/DB	В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку CA/DB

Например:

Your Ref: DA/st




Your Reference David Ashen Susan Thompson

(Ваша ссылка) (руководитель) (секретарь)
1.3. Дата (Date)

Дату следует писать полностью, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. В Британии принят порядок: число/месяц/год. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить варианты:

12 February, 2010

12 February 2010

(Читается: the twelfth of February two thousand and ten)

Американский вариант: месяц/число/год, перед числительным, обозначающим год, может ставиться запятая:

February 12, 2010

February 12 2010

(Читается: February the twelfth two thousand and ten)

Названия месяцев, кроме March, May, June и July часто сокращаются:

25 Sept 2010
1.4. Внутренний адрес (Inside Address)

Внутренний адрес содержит имя и адрес фирмы или человека, которому вы пишете.

Имя и адрес пишутся на разных строках в том же порядке, как они указываются на конверте. Адрес указывается в следующей последовательности: номер дома или здания и название улицы (на одной строке), название города (на другой строке). Если письмо направляется в США, то после названия города дается (часто сокращенно) название штата. При отправлении письма в Англию, может, при необходимости, быть указано графство. Необходимые для адреса слова Street, Place, Avenue пишутся с заглавной буквы. После названия населенного пункта, как правило, указывается почтовый индекс (ZIPcode). Он был введен в 1963г. в целях электронной обработки и ускорения доставки корреспонденции; обычно содержит от пяти до девяти знаков. В большинстве случаев относится ко всему населенному пункту, в крупных городах - обычно к району города. Если письмо отправляется за границу, то название страны пишется на последней строке внутреннего адреса.

Если письмо отправляется авиапочтой, можно сделать пометку "AIRMAIL" перед внутренним адресом.

AIRMAIL Continental Supply Company 312 Sixth Avenue New York, NY 11011 USA

Airmail Mr Doug Allen Eagle Press Inc 24 South Bank Toronto M4J 7LK Canada

Имя получателя пишется точно так же, как в полученном от него письме. Например, если в подписи было написано "Douglas Cowles", то и во внутреннем адресе имя пишется так же, с обязательным добавлением вежливого обращения "Mr". Написать "Mr D. Cowles" в этом случае было бы неправильно. Инициалы всегда пишутся перед фамилией.

Mr Douglas Cowles General Manager Cowles Engineering Co.Ltd. 12 Bracken Hill Manchester M60 SAS		Mr D. Allen Eagle Press Inc 24 South Bank Toronto Ontario M4J 7LK Canada
Messrs Peterson and Sons 106 Knightsbridge London SWL 96C England		- если вы обращаетесь на фирму в Британии Messrs – сокращение от Messieurs (Фр.), употребляется, если в названии фирмы есть имена людей
Worldwide Dealers Inc. 16 Sixth Avenue New York, N.Y. 11015 USA		-- если вы обращаетесь на фирму в США
Managing Director Office Equipment Inc. 344 Rue Road Chicago, IL.2 USA		- если вам неизвестно имя человека, к которому вы обращаетесь
Mr John K. Style Export Division Wellhead Builders Ltd. 5 Fen Road London EC3 7AP England		- при обращении к конкретному лицу на фирме

При обращении к женщине используют один из следующих вариантов:
Mrs Rosemary Jones Mrs C. Green		- обращение к замужней женщине
Miss Mary White Miss R. Crage		- обращение к незамужней женщине
Ms P. Stevens		- используйте сокращение Ms, если семейное положение женщины неизвестно

Если письмо носит конфиденциальный характер, то внутренний адрес будет содержать слово "Confidential", которое пишется заглавными буквами или подчеркивается.

Your Ref: DA/vs Our Ref: KS/mg 15 October 20… CONFIDENTIAL Miss Iris Tan Personnel Director Soft Toys plc 21 Windsor Road Birmingham

Your Ref: DA/vs Our Ref: KS/mg 15 October 20… Confidential Miss Iris Tan Personnel Director Soft Toys plc 21 Windsor Road Birmingham

1.5. Указание на конкретное лицо (AttentionLine)

Раньше было принято указывать имя конкретного человека (Attention Line), если вы хотели, чтобы письмо попало именно к нему, даже если письмо было адресовано фирме вообще и начиналось словами "Dear Sirs". Эта строка пишется заглавными буквами, или с заглавной буквы пишется первое слово, тогда вся фраза подчеркивается:

MN/fd 15 October 20… FOR THE ATTENTION OF MR JOHN TAYLOR, SALES MANAGER Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Sirs

MN/fd 15 October 20… For the attention of Mr John Taylor, Sales Manager Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Sirs

В настоящее время эта строка практически не используется.

1.6. Обращение (Salutation)

Если во внутреннем адресе было указано имя получателя, то обычно используют следующие формулы вежливости:

Dear Mr Leighton

Dear Douglas

Dear Miss Tan

Dear Rosehannah

Если письмо адресовано организации в общем, а не конкретному лицу, используется более официальное обращение:

Dear Sirs или Gentlemen (AmE)
Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, имя которого неизвестно, то лучшим вариантом будет:

Dear Sir or Madam

Существуют и другие формы обращения:

Your Excellency - Ваше Превосходительство (обращение к послу)

Dear Mr President - Уважаемый господин президент
1.7. Указание на общее содержание письма (SubjectLine)

Перед основным текстом письма часто дается краткое указание относительно содержания или темы письма, которое пишется заглавными буквами или подчеркивается:

Your Ref: DA/vs Our Ref: MN/fd 15 October 20… Mrs Marshall Garden Supplies Ltd 24 Amber Street Sheffield S44 9DJ Dear Mrs Marshall INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 20…

Your Ref: JT/mt Our Ref: MN/fd 21 February 20… Dear Mr Johnson Order No. 1234 for machine tools

Обратите внимание на пунктуацию. Обычно после сокращенного слова ставится точка, однако, в современной деловой переписке наблюдается тенденция к минимальному использованию знаков препинания, поэтому можно встретить варианты "No. 1234" и "No 1234" (см. приложение 1. Деловое письмо).
1.8. Заключительная формула вежливости (ComplimentaryLine)

Письмо завершается стандартной вежливой фразой. Наиболее распространенными являются "Yours faithfully" и "Yours sincerely":

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Mr Leighton Dear Mrs Yap Dear Caroline Dear Sam Gentlemen (Am)

Yours faithfully Yours sincerely Very truly yours Yours truly

1.9. Подпись (Signature)

После заключительной формулы вежливости оставляют 3-5 пустых строк, чтобы письмо можно было подписать собственноручно. Затем указывается имя отправителя, оно может начинаться с заглавной буквы или полностью быть написанным заглавными буквами. Под именем, на следующей строке указывается его должность, (возможно упоминание названия отдела). Обратите внимание, что употребление обращения "Mr" с мужским именем здесь не допускается, а "Mrs" или "Miss" возможно:

Yours faithfully PASHE PATRICK ASHE Chairman

Yours sincerely LBolan Lesley Bolan (Mrs) General Manager

Если письмо подписывается от имени отправителя другим лицом, то перед напечатанным именем отправителя указывается "for" или "pp" (от латинского per procurationen), что означает "от имени".

Yours faithfully Shirley Johnson for EDWARD NATHAN Chairman

1.10. Приложение (Enclosure)

Есть несколько вариантов указания на приложение к данному письму:

- можно приклеить цветной стикер "enclosure";

- напечатать три точки на левом поле в той строке, где приложение упоминается в тексте;

- самый распространенный вариант – написать "Enc" "Encs", или "Encl.", пропустив строку после блока подписи.

Yours sincerely Linda Paterson (Mrs) Marketing Manager Enc

или

Yours sincerely Linda Paterson (Mrs) Marketing Manager Encl.

или

Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading

1.11. Указание на рассылку копий (CCNotation)

Если копия письма направляется третьему лицу (обычно кому-то из организации отправителя), в письме печатается сокращение "cc" (от англ. "copy circulated" или "courtesy copy") или слово "Сopy", с последующим указанием имени и должности получателя копии. Если таких получателей несколько, то их имена обычно перечисляются в алфавитном порядке.

Copy Ravi Gopal, General Manager Ashley Ow Yong, Company Secretary Candice Reeves, Accountant

Если отправитель письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что третье лицо получит копию письма, используется пометка "bcc" ("blind courtesy copy") - "слепая копия" - рассылка первых экземпляров или копий без уведомления получателя о других адресатах

Bcc Mr Gordon Clark, Chief Executive

Letter reading practice

Exercise 1. Read the following letter. Identify its main elements. Which elements are missing?

RICHMOND PETROLEUM Inc. 12 June, 2003 Membrane Systems Ltd. 20, Wellesley Road Cleveland Ohio 4456 USA Thank you for your letter of 9 June, 2009 asking for an up-to-date list of addresses of our branches. We have pleasure in enclosing this brochure, showing the location of all our branches and agencies at home and abroad. Yours faithfully Encl.

Exercise 2. Look at the addresses of the letters. Are they written correctly? What should be changed in them?

Atlantic Hotel London W1 10, Fen Road

Chicago, II, 1562 21 Conduit Street W.&T. Avery Limited Mr Simpson

Mathews & Wilson Ladies’ Clothing General Manager 75 High Street Glasgow Scotland

10, Garston Road Worldwide Dealers Ltd. Mr R. Stevenson Australia Melbourne

Exercise 3. Read the following letters. Formulate the subject heading for each of them.

Letter 1

Dear Sirs Re: ____________ Thank you for your inquiry of 21 December 20… . We are pleased to send you our samples as you requested. We can offer you this kind of label paper on our usual terms. We would appreciate your order and promise you prompt service at all times. Yours faithfully

Letter 2

Dear Mr T. Wilson Re: _____________ We wish to inform you that Mr P. Peterson will visit you on the morning of 15 May in your office. This visit will allow us to discuss matters of mutual interest and explore the possibilities of further developing our business relations. We would appreciate a prompt confirmation of this appointment. Yours sincerely

Exercise 4. You are writing a letter to:

a) a British company which you do not know very well;

b) Mr Lindeln who has been your business partner for many years;

c) the President of the company. The President is a woman;

d) the head of the Export Department at Atlas Manufacturers, her name is Barbara Doe;

e) International Office Equipment Inc., an American company.

What kind of salutation are you going to use in each case?

Which complimentary close will you choose?
Exercise 5. All the parts are mixed up in the following letter. Arrange them properly. Rewrite the letter in accordance with the blocked letter layout.

Yours sincerely Attention: Mr N. Conshiwan We are opening a shop of national Asian dresses and fabrics in one of our hotels. Please send us your catalogue with sizes and colours of female and male national clothes of Thailand. Manager Our Ref: PM/ma Re: Enquiry for National Dresses International Trading Company Bangkok Thailand Dear Mr N. Conshiwan P. Morgan P. Morgan Your Ref: 3 August, 2009 Intercontinental Hotel Group Telex: 79436 inho Telefax: (039) 3673 Telephone: [phone]

Exercise 6. Read the following letters:

Letter 1

The Bell Group 15 Beauchamp Str. London W 1 Telex: 90653belgr Telephone: [phone] Your Ref: Our Ref: RC/st 16 January 20… Mr Stewart O’Neil Wetron Weida 103 Orchad Road New York, N.Y. 10036 USA Dear Mr S. O’Neil Subject: Business Offer As a major manufacturer of washing machines, we require large quantities of electric motors from 1 to 2 kW. Please send us all available data on your latest models. We hope to hear from you soon. Yours sincerely For Bell Group RCarter Robert Carter Managing Director

Letter 2

Thank you for your letter of 16 November. We are pleased to send you our catalogues and also our export price list of the latest models of electric motors. We are very interested in exporting to Great Britain and would like to assure you that all your orders will be handled with utmost care. May we request a prompt reply.

As you can see the second letter is the reply to the first one. But there are no framing elements in it. Find them in Letter 1 and rewrite the answer properly.

2. ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА

Обычно фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способом обозначен их адрес. Он помещается, как правило, в верхней левой части конверта (thesender’s or returnaddress); в правой его части, внизу пишется адрес получателя (theaddressee’sor mailingaddress), он должен полностью совпадать с внутренним адресом, указанным в письме. Последовательность адресных данных на конверте та же, что и во внутреннем адресе в письме: имя получателя (the addressee’sname), название организации (companyname), номер дома (numberofthebuilding), улица (street), город (city), штат (state) (или графство (county)), почтовый индекс (ZIPcode), страна (country). Над адресом часто обозначаются (иногда заглавными буквами) некоторые особенности отправки:

Air Mail (AIRMAIL) Express Delivery Urgent Registered To be called for Poste Restante

Авиа }Со срочной доставкой Заказное }До востребования

Иногда адрес отправителя пишется на обратной стороне конверта. Ему может предшествовать следующая надпись: Ifnotdelivered, pleasereturnto … "В случае недоставки просьба вернуть письмо …" (далее следует адрес отправителя)

FLANAGAN’S DEPARTMENT STORE 12207 Sunset Street Los Angeles, CA 91417 Attention Ms Terry Roberts Registered Mail Ketchuv Collection Agency 1267 Hollywood Boulevars Los Angeles, CA 91401

New Jersey Power Company 5695 South Road Ridgefield, NJ 08887 Mr Frederick Wolf Director of Marketing Smith Printing Company 590 Sixth Avenue Milwaukee, WI 53216

3. ПИСЬМА ИНФОРМАЦИОННОГО ХАРАКТЕРА

К этому виду писем относятся:

• 
  письмо-сопровождение (CoveringLetter), в котором пишущий сообщает своему корреспонденту о том, какие документы, материалы, образцы и т.д. он ему направляет;
  
• 
  письмо подтверждение (Acknowledgement), в котором сообщается о получении посланных документов, материалов образцов и т.д.
  
• 
  письмо-извещение / объявление (Notification / Announcement), информирующее получателя о каком-либо факте или событии, например:
  

- о готовности товара к отгрузке;

- об изменении адреса или названия компании;

- о визите и т.д.

• 
  письмо-представление (Introduction), которое пишется с целью сообщения разнообразных сведений о компании. Это довольно сложный тип делового письма, в котором информативные сведения перемежаются элементами рекламы.
  

3.1. Письмо-сопровождение (Covering Letter)

Чек, контракт или любой другой документ, который посылается по почте, всегда сопровождается письмом, в котором сообщается, что именно посылается. Такое письмо может быть коротким или длинным, содержать более или менее важную информацию. Каждое письмо должно быть четко спланированным.

При написании сопроводительного письма необходимо:

1) сообщить, что именно вы посылаете, указать количество отправлений или составить краткий список;

2) оговорить любые действия, которые должен предпринять получатель;

3) завершить письмо вежливой фразой, предлагающей дополнительную помощь.
Вам потребуются следующие фразы:

1) для указания, что именно посылается:

- We are pleased to enclose …

- We have pleasure in enclosing / sending …

- We enclose … / We are sending …

- Enclosed you will find …

- Please find enclosed / attached …

- We send / are sending you herewith …

- Enclosed are the original and one copy of the contract …

- Attached for your consideration is our Annual Report covering … / showing…

2) для указания действий получателя:

- Please sign both copies, return the original to me, and retain the carbon / copy.

- Please mail the statements to these individuals / your branches in …

3) для завершения письма:

- If you require any additional information, please let me know.

- Any questions should be addressed to me (to this department).

- Should you have any questions or require any additional information, please do not hesitate to contact me.

- For further details, please contact me at … (address / phone number).

- If you have any questions or comments, please let me know.

- If you need any further details / have any questions, please call me.
Letter reading practice

Exercise 1. Read the following covering letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters.
Letter 1

AB KARLSTADTS MEKANISKA WERKSTAD Our Ref: LH/pw 29 March 20… Central Asbestos Ltd. 6 Camden Road Birmingham B 15 9 GH Great Britain Dear Sirs Please find enclosed our Order for asbestos cement, duly signed, as proposed in your letter of 15 March 20… . If you have any questions or comments, please let me know. Yours faithfully Lars Hedenskog Lars Hedenskog President Encl. as stated

Letter 2

TOYDANO MOTORSALES CO., LTD. Fax: [phone] Telex: 3567 TOD Telephone: [phone] Your Ref: Our Ref: 16 April 20… V/O Machinoimport 32/34 Smolenskaya pl. Moscow 119325 Russian Federation Att: Mr S. Nikonov Dear Mr S. Nikonov We are sending you herewith our brochure about the latest models of motors we manufacture. Should you require any additional information, please do not hesitate to contact me. Yours sincerely TYomo Tasaburo Yomo Manager Technical Service Section, Industrial Vehicle Dept. Encl.

Letter 3

ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29-31 Broad Street Birmingham B1 2HE Telephone [phone] HT/JU 3 December 20… G Wood & Sons 36 Castle street Bristol BS1 2BQ Dear Sirs YOUR ORDER NUMBER 3241 We enclose our invoice number 6740 for the domestic electrical appliances supplied to your order dated 24 November. The goods have been packed in three cases, numbers 78, 79 and 80, and sent to you today by rail, carriage paid. We hope they will reach you promptly and in good condition. If you settle the account within 2 months we will allow you to deduct from the amount due a special cash discount of 1.5%. Yours faithfully SYap Sally Yap (Mrs) Credit Control Manager Enc

Letter 4. Invoice (cчет-фактура) enclosed with the previous letter

ELECTRICAL SUPPLIES LTD 29-31 Broad Street Birmingham B1 2HE Telephone [phone] INVOICE G Wood & Sons 36 Castle street Bristol BS1 2BQ 3 December 20… Your order no 3241 Invoice No 6740
Quantity	Item(s)	Unit price	Total price
10	Swanson Electric Kettles (2 litre)	€ 25.00	€ 250.00
10	Cosiwarm Electric Blankets (single-bed size)	24.50	245.00
10	Regency Electric Toasters	25.50	255.00
10	MarlboroughKitchen Wall Clocks	27.50	275.00
	Less 33.5% trade discount		1025.00 341.33
	VAT 17.5%		683.67 119.64
	3 packing cases (returnable)		803.31 15.00
			817.92
E&OE Registered in England No 726549

Letter 5. Reply to Letter 3

G WOOD & SONS 36 Castle street, Bristol BS1 2BQ Telephone [phone] GW/ST 10 December 20… Mrs Sally Yap Credit Control Manager Electrical Supplies Ltd 29-31 Broad Street Birmingham B1 2HE Dear Mrs Yap INVOICE NUMBER 6740 We have today returned to you by rail the three packing cases charged on this invoice at a cost of €15.00. We enclose a debit note for this amount and shall be glad to receive your credit note by return. All the goods supplied and invoiced reached us in good condition. Thank you for your promptness in dealing with our first order. Yours sincerely GORDON WOOD GORDON WOOD Manager Enc

Exercise 2. Everything is mixed up in this letter. Rewrite it putting each part in its place

If you agree to the changes, please sign the agreement and send it by return mail. Yours sincerely Brent Forwarding Company 10 Bond Street Sydney Australia Dear Ms T. Trilling Your Ref: Our Ref: MALTA SHIPPING COMPANY MALTA Telex: 39676 malsh Fax: [phone] Telephone: [phone] Re: Agreement 056/3559 Starros Papesku President Encl. 19 July 20… Enclosed is the Modification Agreement that we discussed during your stay in Malta in June.

Exercise 3. Make up letters using the following phrases:

1. We / pleasure / enclosing / copy / latest catalogue.

2. … / draft proposal / for the reorganization.

3. … / two invitations / official opening / exhibition / next month.

4. … / copy / revised / agenda / Board meeting.

5. … / catalogue / product information / current year

Guided letter writing practice

Exercise 1. Have a look at this letter. Some words are missing. Fill in the blanks with the necessary words or phrases.

Lancer Sales Limited Telephone: [phone] Fax: [phone] Your Ref: Our … : SE/mj 10 June, 20… Mr S. Samuels Wadley Stationery Company 14 Garden Street Liverpool … … Mr … Please find … three (3) copies of the addresses of our branches. Any questions should be … to this department. … Sydney Erwin Sydney Erwin Manager Export Department

Exercise 2. Fill in the necessary prepositions:
Dear Mr Smith,

(1)_____ reply (2)_____ your letter (3)_____ August 25 we have pleasure (4)_____ informing you that we have considered your request and found it valid and convincing.

Attached (5)____ this letter you will find all the data (6)_____ the subject you are interested (7)_____.
Exercise 3. Read the beginning of the letter. What ending would you suggest?

Marvelon Furniture Your Ref: Our Ref: 10 June, 20… President Martinson’s Incorporated 186 Madison Avenue New York N.Y. 15609 USA Dear Sir Enclosed are the original and one copy of the contract for blue and green paints. Please sign both copies, return the original to me and retain the carbon.

Exercise 4. This is the ending of a letter. How would you begin it?

This brochure shows the location of all our branches and agencies at home and abroad. If you need any further details please call me at 663 7358 (Head Office). Yours faithfully For Reliance Holdings Finance Group EMartins Erik Martins Group Organisation Encl.