Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
Exercise 3. Write a letter according to the points of guidance given below:
1. The Italian firm "ENTI" is producing diesel generating sets. The order of the Russian Machine-building plant is ready. Before shipping the sets the firm is to test them in the presence of the Buyer. Mr Paolo Barbiere writes Mr V. Fadin a letter in which he: - notifies his partner that diesel generating sets are ready for shipment; - informs his partner that the test will take place on 15 July. 2. The representative of the Russian firm Mr V. Fadin receives this letter and writes a reply in which he: - acknowledges receipt of Mr P. Barbiere's notification of readiness; - informs his partner that a representative of their plant Mr A. Ivanov will go to Italy to take part in the tests on 15 July. Letter writing practice Exercise 1. You have just received the following telex from Duncans Tea Limited:
What kind of letter did you send Duncans Tea Limited on the 18th of March? Write it out. Exercise 2. You work for Robinson Products, Inc. Recently the company changed its name, it is now TVW Paper Machines Inc. Write your partner a letter about it. Exercise 3. Translate the following phrases from Russian into English. 1. Уведомляем Вас о готовности товара к отгрузке. 2. Совет директоров объявил о переименовании компании. 3. С удовольствием сообщаем Вам о … 4. Мы бы хотели сообщить Вам об открытии нового офиса. 5. Компания объявила об изменении своего юридического адреса. 6. Мы будем рады снова оказаться полезными для вас. 7. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. 8. Мы хотели бы проинформировать Вас об изменениях сроков поставки. Exercise 4. Translate the following letters from Russian into English. 1. Ваш заказ № 267 от 4 сентября 20… Уважаемые господа, Мы рады сообщить Вам, что товары, заказанные под вышеуказанным номером, сегодня были отправлены в порт для отгрузки, как было согласовано. Мы уверены, что качество товаров будет отвечать всем Вашим ожиданиям. С уважением… 2. Уважаемые господа! Информируем Вас о том, что товары, которые Вы заказали в контракте №347SL от 23 сентября с. г., готовы к отгрузке. В приложении высылаем наш предварительный счет-фактуру (pro forma invoice). Были бы очень рады быть вам полезными (to be of service) в будущем С уважением… 3. Объявление о новом продукте Вам, вероятно, будет интересно узнать, что мы недавно выпустили новый комплект деталей, который специально предназначен для оргтехники. Мы направляем отдельной почтой образец и подробные рекламные материалы для Вашего ознакомления. С нетерпением ожидаем Вашего пробного заказа. С уважением… 4. Изменение адреса Сообщаем Вам, что компания РИОН переезжает в новое помещение, расположенное по адресу 15, Западный проезд, Москва. Номера телефонов и факса остаются прежними. Новый адрес действителен после 1 августа. С уважением… 5. Уважаемые господа, На заседании нашей компании 19 ноября было решено, что фирма Мэджик должна быть переименована в СТ Корп. Лимитед. Будьте любезны проинформировать Ваши соответствующие отделы об этом изменении. С уважением… 6. Уважаемый г-н Спилберг! Информируем Вас о том, что г-н Хатчисон прибудет (to visit) к вам в офис утром 13 мая. Этот визит позволит нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, а также изучить (to explore) возможности дальнейшего развития наших деловых отношений. Г-н Хатчисон уполномочен вести дела от имени фирмы. Были бы рады (to appreciate) получить от Вас незамедлительное подтверждение предстоящей (this) встречи (an appointment). Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату. С уважением… 7. Уважаемые господа, Как результат изменения нашей политики продаж, мы больше не прикладываем наш прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные позиции будут представлены по требованию. С уважением… 8. Уважаемые господа, Рады сообщить Вам, что наш заслуженный коллега, много лет проработавший в фирме, г-н Стентон, назначен директором нашей фирмы и приступает к своим обязанностям с 10 января. Он будет курировать отделы закупок, сбыта, кадров и связей с общественностью. Надеемся, что назначение г-на Стентона директором будет способствовать дальнейшему развитию и без того хороших отношений между нашими фирмами. С уважением… 9. Возможность выгодной сделки Мы только что сделали закупку большого количества комплектующих (components), которые производятся в соответствии с самыми высокими стандартами одним из ведущих производителей в стране, и мы можем поставить их Вам по самой низкой цене, пока хватит запасов (whilestockslast). Заказы будут выполняться строго по очереди для этих исключительно выгодных сделок (bargains), и мы полагаем, что Вы воспользуетесь прилагаемым бланком-заказом и не будете разочарованы. 10. Открытие нового завода Мы рады сообщить Вам об открытии нашего нового завода по производству принтеров. Вы убедитесь, что наша инновационная производственная технология позволяет нам предложить современную продукцию по значительно более низкой цене, чем у наших конкурентов, и мы надеемся, что Вы воспользуетесь этой возможностью предложить своим заказчикам наш первоклассный товар. Для Вашего удобства к письму прилагаются иллюстрированный каталог, прейскурант и бланк заказов. Возросший спрос на наши товары в течение 2009 года и, как следствие этого, нагрузка на наши производственные мощности привели к задержке и некоторым неудобствам для всех участвующих сторон. Мы решили исправить положение и сейчас открыли новый завод в Зеленограде, что будет означать большую мощность и быстроту в выполнении крупных заказов в соответствии с Вашими требованиями. Мы ожидаем Ваших будущих заказов, зная, что мы сможем предложить лучшее обслуживание. 11. Уважаемый г-н директор, Настоящим извещаю вас, что я потерял свою кредитную карточку компании NXT. Я не могу сказать, просто ли я ее где-то оставил или она была взята. Никто не был уполномочен использовать мою карточку. Впервые я обнаружил пропажу моей кредитной карточки 17 февраля. Прошу Вас присвоить новый номер моему счету и направить мою новую кредитную карточку по указанному выше адресу. Благодарю Вас за безотлагательный подход к этому вопросу. С уважением… 3.4. Письмо-представление (Introduction) Письма, которые представляют, являются важными, так как они не только представляют, но и создают рекламу компании. Цель такого письма состоит в том, чтобы убедить читателя в том, что вы лучшие в своей области. Следующие пункты помогут вам написать хорошее письмо-представление: 1) изложите общую информацию о вашей фирме, назовите область деятельности, опишите структуру компании, ее месторасположение, и ее отделения; 2) опишите продукцию, выпускаемую компанией, и попытайтесь убедить читателя, что ваша продукция лучшая в этой области; 3) перечислите услуги, в которых вы специализируетесь; 4) упомяните материалы, которые вы прилагаете к письму. Letter reading practice Exercise 1. Read the following introduction letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1
Letter 2
Letter 3
Exercise 2. Read and remember the following phrases which are frequent in introduction letters.
Letter writing practice Exercise 1. Read the letters again and answer the following questions: 1. What firms / companies are introduced in letters 1, 2, 3? 2. What can you say about these companies? 3. What products are advertised in letters 1, 2, 3? Exercise 2. Look through the points for guidance given above. Do you think letters 1, 2, 3 were written according to these points? Prove your point of view. Write out a letter introducing your own firm, organization, etc. Advertise your goods and / or your services. Exercise 3. Translate the following phrases from Russian into English. 1. Компания АйБиЭм только что выпустила новый программный продукт … 2. Эта корпорация является ведущим мировым изготовителем сложного химического оборудования. 3. Последние 6 лет компания изготавливает надежные пластиковые окна. 4. Продукция нашей фирмы всегда отличалась высоким качеством. 5. Перечень услуг, предоставляемых нашей компанией, значительно расширился в этом году. 6. Компания открыла новый завод, чтобы удовлетворить растущие потребности заказчиков. 7. Представитель компании может посетить Вас с тем, чтобы ответить на все интересующие Вас вопросы. 8. Наши последние модели можно увидеть на ежегодной осенней ярмарке в датском городе Олборге. Exercise 4. Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа! За последние несколько лет наша продукция пользовалась постоянно возрастающим спросом в Дании. По этой причине мы открыли наш филиал в Олборге. С помощью этой базы мы сможем обслуживать Вас быстрее и с большей эффективностью. Новый филиал имеет в своем распоряжении информационную службу, специалисты которой готовы ответить на все технические вопросы бесплатно и при отсутствии договорных обязательств с Вашей стороны. Продукция нашей фирмы может ремонтироваться и проверяться в нашем филиале. Надеемся, что создание этого нового филиала будет способствовать дальнейшему улучшению наших и без того прекрасных деловых отношений. С уважением … 2. Уважаемый г-н Рип, Пишу Вам с целью представить себя и свою компанию. Меня зовут Джон Стенвуд, я представитель компании ЭйБиСи. Наша компания хотела бы установить с Вами взаимовыгодные деловые отношения сотрудничества. Мы продаем и обслуживаем оргтехнику и полагаем, что это может заинтересовать Вас, как крупного дистрибьютера. Я прилагаю свою визитку и брошюру о нашей компании. Мы будем рады познакомиться лично. Я позвоню Вам на следующей неделе, и тогда, возможно, мы сможем договориться о встрече. Искренне Ваш, Джон Стенвуд Исполнительный директор 3. Уважаемая Миссис Крейт, Меня зовут Сондра Ким; я являюсь представителем Азиатской корпорации в Сан-Франциско, которая уже много лет является крупным производителем косметики. Дело в том, что наша корпорация выпустила новую коллекцию косметических средств, которые обеспечивают длительную защиту коже и волосам и пользуются большим спросом у покупателей во многих салонах. Я прилагаю каталог и прайслист для Вашего ознакомления. Я хотела бы посетить Вас на следующей неделе и вручить образцы, а также выяснить, заинтересованы ли Вы в получении более подробной информации. С нетерпением жду беседы с Вами. Искренне Ваша, Сондра Ким 4. Уважаемая г-жа Кинсли, Мы узнали Ваше имя в Миланской туристической компании, в связи с организацией экскурсий в Италию для английских школьников на время летних каникул. Мы знаем, что Вы уже занимаетесь организацией таких поездок по Скандинавским странам и Испании, и мы уверены, что существует такая же потребность в организации путешествий британских школьников по нашей стране. Мы являемся крупнейшим туристическим агентством в городе и имеем свои конторы или представителей во всех крупнейших городах Италии. Мы уже организуем путешествия для работников образования Франции и Германии и поэтому считаем, что располагаем значительным опытом, который можем предложить. Представитель нашего экскурсионного бюро будет в Англии с 3 июня и будет рад встретиться с Вами для обсуждения этого вопроса. Мы прилагаем несколько наших недавних брошюр, чтобы дать Вам некоторое представление об услугах, которые мы можем предложить. С уважением… 4. ПИСЬМА, ПОБУЖДАЮЩИЕ К ДЕЙСТВИЮ В деловых письмах, предложенных в этом разделе, исходным намерением пишущего является побуждение партнера по переписке к совершению определенного действия. С реализацией этого намерения связано написание таких типов текстов, как: - просьба (Request), - запрос (Enquiry), - заказ (Order), - приглашение (Invitation), - назначение встречи (Appointment). Каждое из этих писем обладает определенной спецификой, однако, несмотря на свою разноплановость, все они строятся по единой схеме. Применительно к разным письмам этот общий план трансформируется в более детальные планы конкретных типов. Это можно проиллюстрировать на примере письма-просьбы:
У каждого из упомянутых типов писем своя специфика. Для писем-запросов и заказов характерно: а) широкое использование коммерческих терминов; б) изложение части информативного материала в виде таблицы. Отличительной чертой письма-приглашения является его застывшая композиционная структура, особенно жесткая при написании официального приглашения. В неофициальном приглашении возможны отклонения от этой схемы, шире используются синонимичные языковые средства, в результате чего снимается подчеркнутая строгость этого письма. Каждое деловое письмо пишется с определенной целью, которая определяется намерением автора. В письме, побуждающем к действию, намерение заключается не в том, чтобы просто изложить просьбу, а в том, чтобы заставить получателя отреагировать. Часто такие письма выглядят как сообщения типа "please send me", потому что они содержат просьбу выслать брошюры, материалы, каталоги и т.д. Обычная просьба становится запросом, когда дело касается коммерческой информации. Письма, побуждающие к действию, могут поощрять получателя к выполнению разнообразных действий, они инициируют: - приглашения; - назначение встречи; - размещение заказов; - бронирование мест в гостинице, и т.д. При написании письма такого типа можно использовать следующий план: a) выразите свое намерение: это может быть просьба, запрос, заказ, и т.д.; б) изложите свои доводы или дайте соответствующее пояснение; в) заранее поблагодарите своего партнера. 4.1. Письмо-просьба (request) В любой области деловой деятельности пишется большое количество писем-просьб. Предприниматель пишет поставщику с просьбой выслать каталог, в гостиницу – с просьбой забронировать номер, деловому партнеру – по поводу встречи и т.д. В письме-просьбе следует: 1) изложить просьбу; 2) обосновать причину просьбы; 3) выразить признательность за ожидаемое сотрудничество. Полезные фразы. При запросе информации: 1. I / We would like to know whether... 2. Please inform us ... 3. We shall be obliged if you will inform us ... 4. We should be obliged if you would kindly inform us ... 5. We shall appreciate it if you (will) inform us ... 6. We should appreciate it if you would kindly inform us ... 7. We would ask you to inform us ... 8. We are interested to know whether you have considered ... При обращении с просьбой выполнить что-то: 1. Would you please send us ... 2. Please send us ... 3. We should be obliged if you would confirm that... 4. We should be most obliged if you would forward... 5. Could you, please, send us ... 6. Would you kindly send us ... 7. We have pleasure in enclosing our Order No ..., and would ask you to return the duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement. Если вы хотите, чтобы ваша просьба звучала более убедительно, используйте одну из следующих фраз: 1. We must ask you to open a Letter of Credit not later than... 2. It is absolutely essential that you open a Letter of Credit not later than ... Для выражения признательности (вежливая заключительная фраза): 1. We look forward to receiving your reply / hearing from you soon. 2. Your cooperation will be appreciated. 3. Your cooperation will be truly (greatly) appreciated. 4. Your cooperation and understanding will be appreciated. 5. Your prompt reply will be appreciated. 6. We will appreciate receiving this information as soon as possible. 7. We will appreciate receiving these data by 30 November. Letter reading practice Exercise 1. Read the following letters of request. Write out all the new words and learn them. Find the phrases expressing request and learn them by heart. Translate the letters. Letter1. Request for information
Letter 2. Request to reserve a room in a hotel
Letter 3. Request to send some reference material
Guided letter writing practice Exercise 1. Read the following letter and answer the questions given below.
Questions: 1. What kind of letter is it? 2. Where did Slater and Sinclair Limited get the address of this German firm? 3. What does Mr F. Schulze inform Mr S. Thatcher of? 4. What can you say about Slater and Sinclair Limited? What are their interests and intentions? Assignments: 1. Find the sentences in which Mr S. Thatcher - informs the partner of his plans; - expresses his request; - finishes the letter. Exercise 2. Rewrite the letter using synonymous expressions.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||