Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
Exercise 3. Write a letter according to the points of guidance given below:
Pencil Group Ltd. plans to open an office in London. Help Mr G. Brentsin write a request to Fortune Estate Ltd. Here are some suggestions: 1. Explain your reason for writing the letter: say that you intend to open an office in London. 2. Say that you are prepared both to rent and buy some office space. 3. Ask Fortune Estate Ltd. to send you some information about their premises in the central and western parts of London. 4. Express appreciation of your partners' efforts. Exercise 4. Read the following advertisement and write a letter to Pergamon International AB requesting them to send you some additional information about the exact location of their houses and their prices. Do not forget to introduce yourself.
Exercise 5. June is going to be a tough month for Mr S. Bond. Apart from many other things he must visit some exhibitions in Moscow, especially those he marked in this ad. Help Mr S. Bond write a letter to the Metropol Hotel in Moscow requesting them to reserve a room with a bath for him. Don't forget to mention when Mr S. Bond will arrive and how long he is going to stay.
Letter writing practice Exercise 1. Translate the following phrases into English. 1. Мы хотели бы попросить Вас выслать… 2. Сообщите нам, пожалуйста, дату Вашего приезда. 3. Не могли бы Вы сообщить нам… 4. Очень просим прислать нам последний каталог и образцы… 5. Будем Вам очень признательны, если вы вышлете нам годовой отчет компании. 6. Мы были бы Вам признательны, если бы Вы сообщили нам сроки проведения выставки… 7. С удовольствием прилагаем контракт на …, и хотели бы попросить Вас подписать его и прислать обратной почтой. 8. Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ. 9. Будем Вам благодарны, если Вы пришлете эту информацию к 20 мая. 10. С нетерпением ждем Вашего ответа. 11. Настоятельно просим Вас открыть аккредитив не позднее … Exercise 2. Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа, Будем Вам признательны, если Вы пришлете список фирм, торгующих этими товарами. С уважением… 2. Уважаемые господа, Просим прислать нам подробное описание товаров, которыми Вы интересуетесь. С уважением… 3. Уважаемый господин Ричардсон, Мой коллега, который недавно у Вас останавливался, порекомендовал нам Вашу гостиницу. Я была бы Вам признательна, если бы мне сообщили о стоимости трех суток с завтраком в Вашей гостинице для двух взрослых и двух детей (4 и 8 лет), а также цену полного пансиона. Мы планируем прибыть 15 июля. Надеюсь на Ваш незамедлительный ответ. С уважением… 4. Уважаемый г-н Смит, Не могли бы Вы сообщить нам имя дилера в Московском регионе? Мы заинтересованы в получении информации о металлообрабатывающих станках (machining tools) и поставках на наш завод. Мы будем весьма благодарны, если Вы пришлете эту информацию как можно быстрее. С уважением… 5. Уважаемый господин / госпожа, Просим Вас забронировать одноместный номер в Вашей гостинице на имя С.М. Никонова на период с 23 по 27 марта. Желателен тихий номер, с душем и телевизором. Надеемся на Ваш незамедлительный ответ. С уважением… 6. Уважаемая Мисс Тейлор, Ссылаясь на наше письмо от 30 ноября, сообщаем, что г-н Джонсон, вице-президент нашей компании, прибывает в Амстердам 10 декабря, рейсом ВА 156 из Лондона. Просим встретить его в аэропорту и отвезти в гостиницу Grand, где для него забронирован номер. Просим Вас подтвердить получение письма, как можно скорее. С уважением… 7. Уважаемые господа, Из Вашего рекламного объявления мы узнали о выставке сельскохозяйственных товаров осенью этого года в Мюнхене. Просим Вас прислать приглашение для наших специалистов, для которых эта выставка представляет большой интерес. С уважением… 8. Уважаемая Мисс Тейлор, Просим исправить ошибку в нашем письме от 3 декабря, а именно: указанный номер рейса должен быть ВА 152, а не 156, как указано в нашем письме. С уважением… 9. Уважаемые господа, Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 1 июня, в котором Вы сообщили нам, что глава Вашей компании г-н А. Ларсен собирается полететь в Москву в конце следующей недели, чтобы провести с нами переговоры о продаже российских автомобилей на шведском рынке. Мы будем Вам признательны, если Вы сообщите телеграммой номер рейса дату прибытия г-на Ларсена в Москву для того, чтобы мы встретили его в аэропорту. С уважением… 10. Уважаемые господа, Ваше объявление в февральском выпуске журнала "Маркет" нас очень заинтересовало. Нам хотелось бы узнать больше о продукции, которую предлагает Ваша фирма, и мы были бы Вам очень признательны, получив перечень оптовых цен и информацию, касающуюся условий платежа, порядка оформления и выполнения заказов. Наше желание – предложить потребителям наиболее широкий выбор кондиционеров, поэтому мы всегда заинтересованы в новой продукции, которая появляется в этой области. Надеемся на быстрый ответ. Благодарим Вас. С уважением… 11. Уважаемые господа, Мы хотим продемонстрировать вашу книгу «Великий генерал» на специальной выставочной витрине, и мы будем признательны. Если Вы вышлите нам 6 рекламных щитков с образцами, 2 или 3 фотографии генерала в рамках и большой макет книги для украшения витрины. Если к этому Вы можете приложить ещё какие-либо соответствующие материалы, мы будем крайне благодарны. Мы надеемся, что уровень продаж книги значительно повысится благодаря нашей рекламе. На настоящий момент мы продали более трёхсот экземпляров. С уважением… 4.2. Запрос (enquiry) Просьба предоставить подробную информацию о товарах, ценах на них, условиях возможной сделки представляет собой запрос. Иногда запрос содержит просьбу об оферте, поэтому оферта (коммерческое предложение) может являться ответом на запрос. Заказ передает намерение автора письма заключить сделку с корреспондентом, например, на покупку товара у него. Коммерческая операция часто начинается с запроса, за ним может последовать заказ. Запросы и заказы инициируют и стимулируют деловую активность со стороны получателя. Это типичные письма, побуждающие к действию. Стандартное письмо-запрос обычно содержит просьбу прислать какую-то информацию, каталог, прайс-лист, образец и т.д. При составлении запроса следует соблюдать следующие правила: 1. Начинайте письмо с вопроса или вопросов, которые вы хотите задать. 2. Изложите (прямо или косвенно) причины вашего запроса. Это особенно важно, если вы обращаетесь к данному поставщику впервые. В этом случае вполне естественно рассказать ему о своем бизнесе или сообщить, откуда вам известно его имя и адрес (см. образцы писем 1, 3 ниже). 3. Выразите признательность по поводу ожидаемого сотрудничества. Letter reading practice Exercise 1. Read the following enquiry letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1
Letter 2
Letter 3
Letter 4
Letter 5. Reply to enquiry
Guided letter writing practice Exercise 1. Compile two letters (an enquiry and an offer) using the following phrases. Choose what you need for the beginning, ending and the middle part of the letter. Letter 1. Enquiry for computers
Exercise 2. Write a letter according to the points of guidance given below:
Russian Hotel has orders for Indian spices and nuts from several first-class hotels in Moscow. Write an enquiry for Russian Hotel to Gopal Traders Ltd. of India along these lines: 1. Introduce your firm. Russian Hotel is a trading organisation engaged in importing different products (often foodstuffs) for their clients including a number of first-class hotels in Moscow. 2. Say that you wish to know what kinds of spices and nuts Gopal Traders Ltd. have to offer. 3. Ask the Indian firm to send you some brochures and price lists. 4. Express hope in establishing close business relations with the firm. 5. Do not forget to properly sign your letter. Letter writing practice Exercise 1. Translate the following phrases into English. 1. Спасибо Вам за Ваше письмо с запросом на электродвигатели. 2. Укажите, пожалуйста, самые низкие возможные цены. 3. Не могли бы Вы прислать нам свои предложения по ценам на … 4. Очень просим прислать нам последний каталог и образцы… 5. Мы узнали адрес Вашей фирмы из … 6. Просим Вас прислать (сделать) нам коммерческое предложение… 7. Нас заинтересовало Ваше предложение… 8. Подробности о ценах и сроках поставки Вы найдете в прилагаемом прейскуранте. 9. Были бы Вам признательны за Ваш незамедлительный ответ. 10. С нетерпением ждем Вашего подробного предложения. Exercise 2. Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа, Мы получили образцы тканей (textiles), посланных Вами в отдельном пакете, и просим прислать нам Ваш прейскурант на эти товары. С уважением… 2. Уважаемая г-жа Трайсер, Прилагаем список товаров, которые мы хотели бы получить до конца апреля. Мы также просим Вас прислать предложение с указанием самых низких цен обратной почтой. С уважением… 3. Уважаемые господа, Нам требуется силовой кабель (powercable) согласно прилагаемым техническим условиям и спецификации. Мы были бы признательны, если бы Вы сообщили нам с обратной почтой, можете ли Вы поставить нам такой кабель, указав цену, срок поставки, и условия платежа. С уважением… 4. Уважаемые господа, Просим Вас прислать нам по одному экземпляру Ваших каталогов, брошюр или других печатных материалов с описанием насосов, рекламированных Вами в журнале "Энджиниринг" в прошлом месяце. С уважением… 5. Уважаемые господа, Мы ведем оптовую торговлю часами и хотели бы получить от Вас каталоги и прейскуранты на часы различных моделей, экспортируемых из России. Если качество Ваших часов удовлетворяет нашим требованиям, и Ваши часы конкурентоспособны, мы готовы разместить у Вас заказ стоимостью в 20 000 фунтов стерлингов в обмен на наши изделия, список которых прилагается к этому письму. С уважением… 6. Уважаемые господа, Мы являемся постоянными покупателями эфирных масел (essentialoils) и в настоящее время намереваемся купить гераниевое масло (geraniumoil) и кориандровое масло (corianderoil). Мы будем признательны, если Вы пришлете нам образцы и спецификации этих масел и назначите Ваши цены и условия платежа. С уважением… 7. Уважаемый г-н Стенли, Мы получили Вашу брошюру, в которой представлены Ваши новые продукты. Некоторые из представленных товаров могли бы найти применение и в нашем производственном процессе. Были бы Вам признательны, если бы Вы направили нам более полные данные по всем товарам этой группы вместе с Вашим текущим прейскурантом цен с указанием условий поставки на экспорт за границу. С уважением… 8. Уважаемая г-жа Томпсон! С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от 14 августа и двух экземпляров общего каталога, которые Вы отправили почтовой посылкой. Каталог представляет для нас значительный интерес. Особенно нас интересуют Ваши модели, показанные на сс.156-165 каталога, и мы будем очень благодарны, если Вы вышлете нам литературу с подробным описанием этих видов товара. С уважением… 9. Уважаемые господа! Во время моего пребывания в Лондоне 2 недели назад, мне очень понравился набор инструментов, который демонстрировался на Вашем стенде. Я прилагаю список наименований, которые мне требуются, и был бы очень рад получить Ваше предложение как можно скорее. Я также хотел бы получить полную информацию, касающуюся экспортных цен, условий платежа, самого раннего срока поставки и скидки постоянным покупателям. Моя компания интересуется всеми типами инструментов, и если у Вас есть другие изделия, мы хотели бы получить детальную информацию о них. С уважением… 10. Уважаемые господа! Мы с удовольствием сообщаем Вам, что намереваемся купить большое количество насосов в течение следующего полугодия. Мы сейчас определяем свои потребности и рассматриваем предложения из различных источников. Просим Вас представить предложения на обычные сорта товара (regular production qualities) и сообщить об имеющемся в наличии количестве товара и примерное время поставки. Мы со своей стороны сделаем все от нас зависящее, чтобы разместить у Вас крупные заказы. С нетерпением ждем Вашего незамедлительного ответа. С уважением… 11. Уважаемые господа, Мы узнали от Вашего представителя, г-на Вульфа, что ваша фирма производит на экспорт куртки из натуральной кожи. В Австрии существует постоянный спрос на высококачественные товары подобного рода. Объём продаж не высок, однако выгодные цены могут быть достигнуты за счёт модного фасона. Не вышлите ли Вы нам свой каталог и прейскурант с указанием условий оплаты. Если возможно, пришлите также несколько образцов кожи, которая используется в Ваших куртках. С нетерпением ждём Вашего ответа. С уважением… 4.3. Заказ (order) Некоторые компании используют специальные бланки при заказе товаров, другие отправляют письма или даже почтовые открытки. При составлении письма-заказа особенно важна точность: цифры и наименования должны быть правильными. При написании такого письма следует: 1) указать, что именно вы хотите заказать; 2) можно дать пояснения, в связи с чем делается заказ; 3) оговорить даты, условия, количество и т.д.; 4) выразить благодарность за сделку. Letter reading practice Exercise 1. Read the following letters of orders. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1.
Заказы часто являются ответом на запросы. В этом случае не забудьте упомянуть получение запроса, образцов (см. следующее письмо). Letter 2.
Как видно из письма 2, заказ представлен в виде таблицы, что особенно удобно при заказе нескольких наименований. Крупные фирмы обычно используют специальные бланки экспортных заказов, условия поставки уже напечатаны на таком бланке. В этом случае заполненный бланк заказа отправляется с сопроводительным письмом. Guided letter writing practice Exercise 1. Read the letter and answer the questions. Letter 1.
Questions: 1. What kind of letter is it? 2. What kind of letter did Mr John Taylor receive on the 5th of April? 3. What is enclosed with the letter? 4. What terms of payment does Mr J. Taylor offer? 5. Why is it important to ask your correspondent for a confirmation? 6. Do you agree that this letter also - acknowledges - covers - requests - informs - appreciates? How can you prove it? Letter 2. Order for office equipment
In the middle part of the letter you might need to specify some terms of the order. Useful phrases: Packing 1. We attach great importance to proper packing. 2. Please pack the items ordered above so as to eliminate the possibility of damage. 3. In order to avoid shipping damage, we have to insist on sturdy wooden boxes for packing. 4. In order to cut down handling and shipping expenses, we should appreciate your forwarding the above large order in containers. 5. Please pack the ordered goods in sturdy cartons. 6. Please wrap each item separately in grease-paper. 7. If cartons are used, please supply each chemical in strong plastic bags to ensure protection from damp. 8. Crates must not exceed an overall length of 3 metres. 9. Please make our order into bales of about 200 kg, covered with waterproof fabric and strapped vertically and horizontally with metal bands. Prices 1. The above order is based on your latest price list. 2. We consider your price lists mailed to us on 14 May as binding. 3. The prices include packing and shipping. 4. Please consider a quantity discount in your price quotation. Terms of payment 1. We are suggesting the following terms of payment for the above order: 1/3 on confirmation of the order; 1/3 on completion of the order; and 1/3 on delivery. 2. We shall open an Irrevocable Letter of Credit with the National Bank for 90 days upon receipt of your notification of readiness. 3. Our usual terms are cash against documents (c.a.d.) / pro forma invoice. 4. We shall open an Irrevocable Letter of Credit as soon as we receive your pro forma invoice. 5. We shall pay for the goods by banker's draft on receipt of your pro forma invoice. Terms of delivery 1. These prices are ex warehouse/works. 2. Delivery will be made within two months upon receipt of your order. 3. Delivery is not included in the price. 4. The above order is urgently needed. We must therefore insist upon express shipment. Exercise 2. Read the following texts. They are part of orders and must be presented in the form of tables. Make up these tables (an example is given in Letter 2, Letter reading practice). Text 1 We urgently require 100 bags of Arabica Coffee, type B5, at the price of £23.50, per cwt. (hundredweight –центнер), 150 bags of Robusta Coffee, type A47, at the price of £26.25 per cwt., 50 bags of Mocco Coffee, type Кб, at the price of £28.00 per cwt., 300 bags of Costa Rica Coffee, type M2, at the price of £31.50 per cwt. Text 2 Please deliver as soon as possible Orange Marmalade quality A2 in 1 lb jars, in the quantity of 15,000, at the price of £3.50 each; Pineapple Jam quality T6 in 1 lb jars, in the quantity of 10,000 at the price of £5.00 each; Cherry Marmalade quality SI in 1 lb jars, in the quantity of 12,000 at the price of £4.50 each; Apple Jam quality B5 in 1 lb jars, in the quantity of 10,000 at the price of £3.00 each. Exercise 3. Rewrite the letter using synonymous expressions.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
