Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
Exercise 4. Write a letter according to the points of guidance given below:
Russimport intends to buy some Danish sweetened condensed skimmed milk. Help them write an order to their Danish partners. Use the following plan: 1. Acknowledge the receipt of their offer of 7 December. 2. Express your intention to buy 100 cases of Danish sweetened condensed skimmed milk at Danish Kronor 25 per case of 48 tins 14 oz. each, c.i.f. St. Petersburg, immediate delivery. 3. State your terms of payment: by a Letter of Credit upon receipt of the invoice. 4. End your letter courteously. Letter writing practice Exercise 1. This table is taken from an order. Supply all the missing parts of the letter and write it in full.
Exercise 2. Translate the following phrases into English. 1. Мы с удовольствием размещаем заказ на бумагу в Вашей компании. 2. Мы изучили Ваши образцы и хотели бы сделать пробный заказ. 3. Открыть безотзывный аккредитив на сумму … 4. Если Вы заинтересованы в сотрудничестве с нами … 5. Заполните, пожалуйста, прилагаемый бланк заказа. 6. Предложить скидку в 10%. 7. Платеж должен быть произведен в течение 7 рабочих дней от даты счета-фактуры. 8. Подтвердите, пожалуйста, условия платежа и поставки. 9. Заранее благодарны Вам за выполнение нашего заказа. 10. Надеемся, что качество нашего оборудования удовлетворит Вас. Exercise 3. Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа, Ссылаясь на ваше предложение от 12 февраля, мы хотели бы сделать Вам следующий заказ: 50 радиоприемников "Мини" ценой $210. Товар должен соответствовать описанию в Вашей брошюре. Мы надеемся, что доставка будет бесплатной до порта. Товар должен быть упакован в деревянные ящики, без наценки за упаковку. Плата будет переведена по приемке и проверке товара. Пожалуйста, подтвердите получение нашего заказа. С уважением… 2. Уважаемые господа, Спасибо Вам за Ваше письмо от 4 марта с приложенным каталогом. Так как Ваши цены и условия кажутся нам привлекательными, мы решили сделать заказ. Мы хотели бы заказать 250 плащей модели 45/10 по цене, указанной в каталоге. Сообщите, пожалуйста, Ваши условия поставки и возможность предоставления скидки, так как мы готовы заплатить наличными. С уважением… 3. Уважаемые господа, К письму приложен перечень товаров и услуг, которые мы хотели бы заказать у Вашей фирмы в случае, если Ваши условия будут достаточно выгодными, а цены конкурентоспособными. Просим представить нам прейскурант вместе с условиями продаж и порядком платежей, информацию о возможных скидках, сроках поставки, дополнительных распродажах и условиях страхования. Если, информация, которую Вы предоставите, будет приемлема и достаточно конкурентоспособна, Вы можете рассчитывать на наши первые заказы в течение 15 дней. Благодарим за сотрудничество. Мы, со своей стороны, прилагаем наши спецификации и условия поставок для Вашего рассмотрения. С уважением… Приложение: Перечень товаров и услуг. Спецификации и условия поставок. 4. Уважаемые господа, Из-за непредвиденных обстоятельств нам срочно требуется поставка Ваших шин. Прилагаемый заказ № … всего на 200 штук, и мы просим Вас предоставить нам скидку с цены, которую Вы даете клиентам, размещающим крупные заказы. Будем Вам благодарны, если Вы будете рассматривать наш заказ как срочный и обеспечите его быстрое выполнение. С уважением … 5. Уважаемые господа! Мы получили Ваше письмо от 7 марта и образцы, направленные отдельной почтой. Мы провели испытания этих образцов в типичных рабочих условиях, и они показали удовлетворительные результаты. Мы с удовольствием размещаем у Вас прилагаемый заказ, на который, как мы надеемся, Вы предоставите специальную скидку за большое количество, о которой упоминается, в Вашем прейскуранте. В ожидании Вашего скорейшего ответа. С уважением … Приложение: заказ № … 6. Уважаемые господа! Мы видели Вашу продукцию на выставке в Лондоне в ноябре. Мы были бы рады сделать заказ на следующее оборудование:
Условия поставки: сиф С.Петербург. Станки и запасные части должны быть упакованы в 6 крепких ящиков, пригодных для морской перевозки. Стоимость упаковки включена в цену машины. Оплата по аккредитиву. Ждем скорейшего подтверждения нашего заказа. Надеемся на долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество. С уважением … 7. Пробный заказ Уважаемые господа! После визита нашего представителя г-на Смирнова, который он нанес Вам несколько дней назад, когда ему была показана Ваша коллекция весенних моделей, мы решили сделать на них пробный заказ. Все подробности, касающиеся моделей, расцветок, и размеров, даются в прилагаемом бланке заказа № … . Так как сезон приближается, мы должны иметь эти товары точно к концу мая, доставленные на условиях ФОБ Лондон. Что касается платежа, который Вы назначили г-ну Смирнову, а именно вышеуказанные цены минус 3% в течение 30 дней, то мы согласны с этими условиями в этом конкретном случае, но в будущем мы хотели бы, чтобы Вы предоставляли нам обычный кредит, а именно на трехмесячный срок. Вы вправе обратиться к фирме Robinson & Bros из Сити для получения любой информации, которая Вам может понадобиться, относительно нашей репутации. Мы поддерживаем деловые контакты с этой фирмой на протяжении многих лет. Просим подтвердить получение данного письма. С уважением Приложение: 1 лист 4.4. Назначение встречи (appointment) Прежде чем вы пригласите своего делового партнера посетить вашу фирму, необходимо подготовиться к этому визиту, прежде всего, написать письмо о назначении встречи. Такая просьба обычно несколько отличается от других видов просьб. Она выглядит более личной, так как вы информируете своего партнера о своих планах. Не забудьте попросить партнера подтвердить назначение встречи в конце письма.
Letter reading practice Exercise 1. Read the following letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1
Letter 2. Reply to the meeting appointment letter
Letter writing practice Exercise 1. Translate the following phrases into English. 1. Делегация прибудет в Лондон… 2. Мы были бы рады назначить встречу с г-ном Смитом на 19 декабря. 3. Находиться с визитом в Британии. 4. Назначить удобное для встречи время. 5. Назначенное время нам подходит. 6. Если это устроит Вас… 6. С нетерпением ждем встречи на следующей неделе. Exercise 2 Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа! Благодарим Вас за Ваше письмо от 12 мая. Сообщаем Вам, что наш председатель г-н Д. В. Петров сейчас находится в Лондоне. Мы посылаем сегодня копию Вашего письма г-ну Д. В. Петрову и предлагаем, чтобы Вы написали ему по адресу Торгового Представительства России в Англии, а именно Westfield, 32 Highgate West Hill, London, и встретились с ним, чтобы обсудить вопрос, упомянутый в Вашем письме. С уважением… 2. Уважаемый г-н Д. В. Петров, Прилагаем копию письма от 14 мая, полученного нами от В/О Россимпорт в ответ на Ваше письмо от 12 мая. Г-н К. Грин, директор нашей компании, и нижеподписавшийся (the writer) предполагают быть в Лондоне 20 мая и, если у Вас не назначено другое дело (if you have no other engagement), будут рады посетить Вас в любой час в этот день. Искренне Ваш … 3. Уважаемый г-н А. Харрис! Я с удовольствием получил Ваше письмо от 16 мая с приложенной к нему копией письма В/О Россимпорт от 14 мая. Я буду очень рад встретиться с г-ном А. Харрис и г-ном К. Грин. Я сожалею, однако, что 20 мая меня не будет в Лондоне. Я возвращусь в Лондон 21 мая утром и буду рад встретиться с ними в помещении торгпредства в тот же день в 2 часа дня, если, разумеется, это удобно для Вас. Искренне Ваш … 4. Уважаемые господа! Ссылаясь на Ваше письмо от 14 мая, мы посылаем Вам при этом письме копии писем, которыми мы обменялись с г-ном Д. В. Петровым, председателем В/О Россимпорт. Мы намерены посетить г-на Д. В. Петрова 21 мая и надеемся, что в результате наших переговоров мы сумеем установить деловые отношения с Вашей организацией. С уважением… 5. Уважаемые господа! В этом письме я хочу сообщить Вам о своем намерении посетить Россию в следующем месяце. Вы наверное знаете, что моя фирма является одной из четырех британских компаний, цель которых – обеспечение профессиональной подготовки талантливых юристов (посылаю Вам информацию о своей фирме). Я приеду в Москву в понедельник 14 апреля и пробуду там 5 дней. В этом письме я хотел бы выразить желание встретиться с Вами, пока я буду в Москве. Я надеюсь, что будет удобно посетить Ваш офис в подходящее для нас обоих время. Пока у меня нет точной программы моего визита, но я проинформирую Вас о ней при первой возможности. Очень надеюсь на встречу с Вами в ближайшее время. Искренне Ваш 4.5. Приглашение (Invitation) Прочитайте следующие приглашения и отметьте степень официальности, выраженной в них. Letter1
Letter 2
Letter 3
Letter reading practice Exercise 1. Read the following invitation letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1
Letter 2
Letter 3
Letter 4. Reply to Letter 3
Exercise 2. Make up sentences of the following phrases: 1. We / obliged / you / confirm / date / arrival / New York / state / whether / you / like us / book / hotel accommodation. We / look / reply. 2. As we / particularly / interested / taking part / display / new products / we / writing you / enquire / you / willing / inform / us / time and requirements /. We look forward / receiving / prompt reply. 3. As we / interested / having our trainees / your course / writing /ask /you send us / detailed curriculum, your conditions, time and fees. As soon / we get / above / we / willing / send at least two groups / trainees / proposed by you terms. We look / hearing / you. 4. We / received / letter / 13 November / enclosing / offer / calculators. As we / require calculators / our office needs / place / order. Our terms / payment / irrevocable Letter of Credit / receipt / pro forma invoice. 5. I / visiting Moscow / week as / member / Chamber of Commerce Delegation. It / appreciated if I / visit your office / Thursday / time convenient / you. If / date is / convenient / please advise / alternative. Guided letter writing practice Exercise 1. Read the following letter and do the assignments given below.
A. Answer the following questions: 1. What kind of letter is it? 2. What event is Flexibox International going to participate in? 3. What can you say about the organizers of the British Technical week in Russia? 4. Which representatives of Flexibox International are going to Moscow? 5. What lectures will be given during the British week? Who will be the lecturer? 7. Where and when will the lectures be held? B. Does this letter inform - request - invite? Find elements of these functions in the text. Exercise 2. The following letter is incomplete: its middle part is missing. Rewrite the letter supplying the missing part.
Exercise 3. Here is an extract from a letter saying that Mr N. Globe is going to visit Moscow. Finish the letter requesting an appointment.
Exercise 4. The first part of the letter informs the reader that a Symposium will take place in Moscow. The second part, which is missing, contains an invitation to take part in it. Supply the missing part.
Exercise 5. Rewrite the letter placing each paragraph correctly. Think of a possible ending to the letter and write it down.
Letter writing practice Exercise1. You will learn from this letter that Mr P. Murray is going to visit Moscow. What is the purpose of his visit? Write a letter in the name of Mr P. Murray arranging an appointment with his partner.
Exercise 2. Write invitations to your partners to one of the exhibitions listed below.
Exercise 3. The Metropol Hotel in Moscow is opening again after a long period of reconstruction. Mr D. Gurkov sends official invitations to many clients to take part in the opening ceremony. What invitation did he write? Exercise 4. Translate the following phrases into English. 1. Прибыть с визитом в … 2. Посетить выставку… 3. Встреча будет проходить в … 4. Пригласить зарубежных коллег на выставку 20 июня… 5. С удовольствием приглашаем Вас на церемонию открытия выставки… 6. Форма одежды: вечерний костюм. 7. Симпозиум состоится в Москве с 25 по 29 сентября. 8. Директор компании имеет честь пригласить Вас… 9. Сообщите, пожалуйста, принимаете ли Вы это приглашение. 10. Отказаться от приглашения. Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English. 1. Председатель и совет директоров компании ЭйБиСи имеет честь пригласить Вас на прием, который состоится в офисе компании 16 апреля в 16.00 в г. С.Петербурге. Просьба ответить. 2. Приглашение Уважаемые господа! Мы были бы весьма признательны, если бы Вы смогли посетить нас с визитом в Москве в начале апреля. Во время этого визита мы смогли бы обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, а также возможности нашего дальнейшего сотрудничества. Просим в возможно короткий срок проинформировать нас о принятом Вами решении. 3. Уважаемый г-н Джонсон! Наше новое предприятие начнет производство 10 апреля, и я с удовольствием приглашаю Вас и Ваших коллег принять участие в официальной церемонии открытия. Вы, безусловно, понимаете, что это важное событие для нашей организации, а, кроме того, это следствие устойчивого спроса на нашу продукции как внутри страны, так и за ее пределами. Церемония открытия начнется в 12.00, затем последует экскурсия по предприятию и обед в столовой завода. Просим подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия. С уважением 4. Господа! С 5 по 12 апреля будет проводиться выставка последних достижений в производстве автомобильных двигателей в г. Москве. Мы рады сообщить Вам, что на выставке будут представлены и наши товары. Некоторые из наших новых моделей будут представлять для Вас особый интерес. Мы были бы очень рады, если бы Вы смогли посетить выставку и наш стенд № 115, который находится в выставочном зале №2. Прилагаем несколько билетов на выставку. 4.6. Ответы на письма, побуждающие к действию Такие письма пишутся в ответ на получение заказа, в ответ на запрос информации или об оказании услуги, в ответ на приглашение. Ответы, конечно же, будут самыми разнообразными, но их можно разделить на три категории: получатель письма может ответить согласием, отказом или уклониться от прямого ответа. Развивая свое намерение в тексте, пишущий придерживается определенной схемы. Так, в письмах-согласиях (Affirmativeanswers), как правило, автор: а) благодарит своего корреспондента за присланное приглашение, заказ, запрос и т.д.; б) выражает свою позитивную реакцию; в) высказывается по проблемам полученного письма. В письмах-отказах (Negativeanswers) рекомендуется: а) указать ссылку на полученный документ; б) выразить негативную реакцию на просьбу, приглашение, заказ, запрос и т.д.; в) изложить причины отказа. В письмах, не дающих прямого ответа (Lettersthatavoidgivingadefiniteanswer), пишущий: а) благодарит своего партнера по переписке; б) отказывается выполнить то, о чем он его просит; указывает причины отказа; в) предлагает альтернативный вариант решения проблемы. Данные схемы можно рассматривать как обобщенные планы соответствующих вариантов ответных писем. Важным элементом структуры ответного письма, независимо от выраженной в нем реакции, является ссылка на полученную корреспонденцию. Как правило, с нее начинается любой ответ, причем автор может сослаться не только на письменные, но и устные предыдущие контакты (например, телефонный разговор или встречу). Используйте для этого следующие фразы: 1. I am writing in connection with... 2. With reference to your telex of ... 3. We refer to your advertisement in ... 4. From the previous correspondence between ... and ... it is obvious that ... 5. Reference is made to the last meeting of... 6. (We) thank you for your letter of ... (acknowledgement + reference) 7. Thank you for your letter enquiring about ... 8. We are delighted to hear that you are interested in our new ... 9. I appreciate your letter of ... asking about ... 10. Your request for information about ... has been referred to our International Department. 4.6.1. Ответ-согласие (Affirmativeanswers) Начало (thebeginning) утвердительного ответа очевидно: это либо подтверждение получения письма, либо ссылка на предыдущие письменные или устные контакты. Здесь используются стандартные фразы, приведенные выше. Средняя (themiddlepart) часть письма является более сложной для написания, так как в ней рассматриваются вопросы, затронутые ранее. Можно предложить несколько вариантов изложения этой части письма.
В заключительной части (theending) письма может содержаться вывод по поводу того, что обсуждалось в средней части, или вежливая заключительная фраза. Letter reading practice Exercise 1. Read the following sample letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1. Reply to requesting information
Letter 2. Reply to request to carry out some actions.
Letter 3. Business offer in reply to enquiry
Letter 4. Acknowledgement as reply to the order
Letter 5. Confirmation of the meeting
Letter 6. Accepting the invitation (formal)
Letter 7. Accepting the invitation (less formal)
Guided letter writing practice Exercise 1. The beginning is missing in the following letters but it is quite clear that they are written in reply to something. To what? Answer this question and supply the beginning. Letter 1
Letter 2
Letter 3
Exercise 2. Read the following offer for Darjeeling tea. What kind of goods do you offer your customers? Use this offer as a model to describe your goods and your terms.
Exercise 3. Read the beginning of the following letters. Choose one of the suggestions to continue the letter. Mind the key word which is underlined. Letter 1
Letter 2
Letter 3
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||