Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
Exercise 4. Write a letter according to the points of guidance given below:
Letter 1 Mr S. Teshima writes a letter to Mr N. Sonsawan in which he: - informs his partner of the future exhibition of electronic equipment in Tokyo; - says that the exhibition might be of interest to his partner as some leading manufacturers of electronic equipment in Japan and South Korea are planning to exhibit their new models; - notifies that the exhibition is to be held in the Central Exhibition Hall in Tokyo from 3-15 September; - invites Mr N. Sonsawan to take part in the exhibition / to visit his firm's stand at the exhibition. Letter 2 Mr N. Sonsawan receives the letter and writes a reply in which he: - acknowledges receipt of Mr S. Teshima's letter; - thanks Mr S. Teshima for his kind invitation to take part in the exhibition; - accepts Mr S. Teshima's invitation; - requests an appointment with Mr S. Teshima after the exhibition closes to discuss some business matters. Letter 3 Mr S. Teshima writes an offer for computers in which he: - makes reference to their meetings in Tokyo when the exhibition of electronic equipment was held there; - offers computers DC 3590 - this is the firm's latest model equipped with printer and modem; - informs Mr N. Sonsawan of the terms of the offer: payment - by a Letter of Credit; delivery - F.O.B. Bangkok; - ends the letter by saying courteously that he would appreciate an order from Thai Electronics Ltd. Letter 4 Mr N. Sonsawan receives his partner's offer for computers and writes an order in which he: - thanks him for the offer for computers DC 3590; - orders 300 computers of this model at the price of $ ... each; - notifies Mr S. Teshima that he will open a Letter of Credit as soon as he receives his Notification of Readiness of computers for shipment; - courteously ends the letter. Letter 5 Mr S. Teshima receives Mr N. Sonsawan's letter and writes a reply in which he: - thanks his partner for the letter and acknowledges the order; - informs his partner that the order is receiving immediate attention and will be delivered within a month; - expresses the hope that Thai Electronics Ltd. will place repeat orders with Mantami Corporation in future. Letter writing practice Exercise 1. You have received this official invitation. Write a reply accepting it.
Exercise 2. You have received an enquiry for watches from a foreign buyer. He saw them exhibited at a trade fair in Paris and wants more information about them. Write him an offer quoting your terms and enclosing an illustrated catalogue and the latest price list. Exercise 3. Write a letter to your partner in Great Britain requesting an appointment. Inform him of your forthcoming visit to Western Europe. Let another student in your group write a reply confirming this appointment. Exercise 4. Translate the following phrases into English. 1. Мы признательны Вам за Ваше приглашение посетить завод… 2. Мы были бы рады посетить Ваш офис в любое удобное для Вас время. 3. В ответ на Ваш запрос мы рады сообщить Вам, что… 4. Спасибо за размещение заказа на нашей фирме. 5. В ответ на запрос с удовольствием сообщаем Вам, что наша компания участвует в осенней ярмарке… 6. Эта встреча позволит (даст возможность) нашим специалистам приобрести новые знания… 7. Наши специалисты прибудут в Лидс в начале следующей недели. 8. Буду признательна за Ваш незамедлительный ответ. Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English. 1. Д. Дингер с благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в приеме, который состоится 16 апреля в г. С.Петербурге. 2. Благодарю Вас за любезное приглашение на обед 21 марта. Линда Смит и я с нетерпением ждем встречи с Вами в ресторане гостиницы Редиссон в 18.00. 3. Уважаемые господа, Ссылаясь на наш телефонный разговор сегодня утром, сообщаю Вам, что мы сможем выслать все необходимые Вам материалы отдельным пакетом. С уважением… 4. Г-н Джонсон, В соответствии с Вашей просьбой я просмотрел весь материал и считаю, что Ваши выводы совершенно правильны. Искренне Ваш… 5. Уважаемые господа, Благодарим Вас за Ваше письмо от 36 марта, в котором Вы просите сообщить подробную информацию о нашем товаре. С удовольствием прилагаем наш каталог - прейскурант и с нетерпением ожидаем Вашего заказа. С уважением… 6. Уважаемые господа, Подтверждаем получение Вашего письма от 20 апреля с просьбой выслать наше предложение на партию станков. Мы можем отгрузить требуемые станки по цене 40000 фунтов за штуку ФОБ порт Санкт-Петербург с поставкой не позднее 20 августа. Пожалуйста, отправьте Ваш заказ обратной почтой для своевременного исполнения. С уважением… 7. Уважаемые господа, Мы были рады узнать, что Вы видели нашу продукцию на торговой ярмарке в Москве, и нам очень приятно выслать отдельной почтой образцы, которые охватывают ассортимент товаров, в которых Вы заинтересованы. С уважением… 8. Уважаемые господа! Благодарим Вас за запрос, от 11 марта относительно предложения на двигатели с поставкой до 1 сентября. Прилагаем прейскурант, из которого Вы увидите, что двигатель АС-18Т стоит 39000 евро ФОБ Лондон. По получении Вашего заказа мы незамедлительно им займемся, чтобы гарантировать поставку к установленной дате. С уважением… 9. Уважаемые господа! Большое спасибо за Ваш любезный запрос от 26 ноября, касающийся 10 комплектов инструментов, согласно приложенной к запросу спецификации. Вопрос находится под нашим пристальным вниманием, и мы надеемся вскоре выслать Вам наше коммерческое предложение. С уважением… 10. Уважаемые господа! В ответ на Ваш запрос от 16 мая и в подтверждение нашего разговора по телефону мы предлагаем Вам 8000 английских тонн Бакинского газойля (BakuGasoil), на 10% больше или меньше по нашему усмотрению, по цене 8 долларов за американский галлон, ФОБ Батуми с немедленной отгрузкой. Качество газойля будет полностью соответствовать образцу, посланному Вам почтовой посылкой 3 мая. Платеж должен быть произведен Вами наличными против отгрузочных документов в Лондоне. Все остальные условия указаны в документе, прилагаемом к письму. Это предложение действительно при условии получения Вашего подтверждения. С уважением 4.6.2. Отрицательный ответ (Negativeanswer) Не всегда есть возможность выполнить просьбу делового партнера. Не всегда товар, который он заказывает, есть в наличии, поэтому заказ не принимается. Вы можете получить письмо с просьбой о встрече, а у вас уже запланирована поездка на международную ярмарку на это время. Существует множество случаев, когда вам приходится отказываться или отклонять предложения. Существуют определенные правила, как сделать это корректно и вежливо. Трудно сказать «Нет», но еще труднее сделать это «Нет» тактичным. Письмо-отказ должно быть доброжелательным, тогда разочарование получателя будет не столь велико. Очень важно найти правильное начало такого письма. Когда мы хотим сообщить собеседнику хорошую новость, мы обычно начинаем письмо фразой: I am pleased to inform you that... или We are delighted to advise you that... Конечно, существуют фразы для неприятных новостей: We regret to inform you that... или I am sorry to advise you that ... Однако не следует начинать письмо-отказ с этих фраз. Начните такое письмо с благодарности (athank-you): 1. Thank you for your recent letter requesting information about... 2. Thank you very much for giving us an opportunity of... 3. Thank you for your interest in Bentson Steel Project... 4. We are pleased that you thought of us as a source of information ... 5. We appreciate your inviting us to participate in your March conference ... Или с подтверждения-благодарности (anacknowledgementandthank-you): 1. We have received your letter of 13 May for which we thank you. 2. Thank you for your order of 3 June ... 3. We acknowledge with thanks the receipt of your enquiry of 28 December Следующими двумя пунктами письма будут выражение отказа и объяснения его причин. Часто рекомендуется изложить причину отказа до самого отказа. Независимо от места в письме объяснение причины отказа должно быть четким и обоснованным. Для выражения отказа можно использовать следующие фразы: 1. I am sorry we cannot provide the information you requested. 2. We regret to decline this opportunity to participate in the Аutumn Fair. 3. I am sorry we cannot grant your request. 4. Much as we would like to place an order, however, we feel that now we are unable to do it. 5. Unfortunately, we are not in a position at present to make you an offer as ... Варианты объяснения причин приводятся в письмах образцах и упражнениях, приведенных ниже. В конце письма обязательно выразите поддержку или ободрение (encouragement). Используйте для этого следующие фразы: 1. We regret not being able to meet your order at the present time and look forward to your new orders in future. 2. We will be glad to receive other ideas / proposals from you. 3. We are interested in your proposed new business. 4. We wish you great / continued success. Можно порекомендовать следующий план письма-отказа: 1. Подтвердите и / или поблагодарите за предыдущие письменные или устные контакты. 2. Выразите отказ. 3. Изложите причины отказа. 4. Напишите вежливую ободряющую фразу. Letter reading practice Exercise 1. Read the following reply letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1. Rejection of the formal invitation
Letter 2. Rejection of the offer enquiry
Letter 3. Rejection of the meeting
Guided letter writing practice Exercise 1. Read the following letters of negative response and find the reasons for refusal. How exactly were they expressed in English? Letter 1
Letter 2
Letter 3
Exercise 2. There is no beginning in these two letters. What beginning would be appropriate in each of them? Letter 1
Letter 2
Exercise 3. These letters abruptly stop after the first phrase. Find an appropriate continuation from the prompts given below. The main thing is to express refusal and explain it. Letter 1
Letter 2
Exercise 4. Read the beginning of the following letters (the left column), then find their appropriate continuation (the right column).
| ||||||||||||||||||||||||||