Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
Exercise 5. Write a letter according to the points of guidance given below:
Letter 1: Mr R. Pearle sends Mr D. Ammani a letter in which he: - says that he is writing in connection with his Order No.978/BT for lubricating oil; - informs the Supplier that he needs oil urgently; - requests prompt shipment of oil; - expresses the hope that Gulf Petroleum Ltd. will be able to comply with his request. Letter 2: Mr D. Ammani receives his partner's letter and writes a reply in which he: - acknowledges the receipt of Mr R. Pearle's letter; - says that he cannot arrange a prompt shipment of lubricating oil (unfortunately it is not possible to arrange a prompt shipment at present); - explains that there is no tanker available within the next 5 days; - expresses regret that he is unable to meet his customer's request. Letter writing practice Exercise 1. Write a formal negative reply to the following invitation
Exercise 2. Write a letter of refusal in reply to an enquiry for advanced fibre-optic systems. Think of a possible reason for refusal. Exercise 3. Role playing Study the following material and choose the company you are going to represent: ND Microtec, a computer supplier to the publishers throughout the world, and ITC Corp., the second largest communications systems company. ND Microtec plans to install local-area networks equipment, so it initiates correspondence with ITC Corp. If you have chosen ND Microtec write a letter to ITC Corp. enquiring about their types of local-area networks equipment. Those who "work" for ITC Corp. should answer this enquiry (positively or negatively). ND Microtec ND Microtec is a leading European minicomputer manufacturer. It has more than 350 installations in newspapers, commercial printers and publishers. ND Microtec has offices in Norway, Sweden, Denmark, Finland, Germany and the United Kingdom. ND Microtec manufactures a large number of price-competitive computers and markets its products directly to the publishing industry. ITC Corp. ITC Corp. was set up on 1 January 1970 and became the first telecommunications manufacturing company in the world. It is active in 110 countries, with 2008 sales of some €11.4bln, and some 148,000 employees. ITC Corp. is a major supplier of transmission systems, power cables, integrated satellite systems in civilian and military communications. ITC Corp. also manufactures a complete range of teleprinters, modems, local-area networks, electronic filing, document storage systems, etc. Exercise 4. Translate the following phrases into English. 1. К сожалению, мы не можем предоставить информацию, которую Вы запрашиваете. 2. Сожалеем, но мы вынуждены отказаться от этой возможности участвовать в конференции. 3. Мы не можем, к сожалению, выполнить Вашу просьбу, так как сейчас перегружены заказами. 4. Мы очень хотели бы сделать заказ, но, к сожалению, сейчас мы не можем себе это позволить. 5. Извините, но мы не можем сейчас выслать коммерческое предложение в Ваш адрес. 6. Мы сожалеем, что не можем выполнить Ваш заказ сейчас. 7. Мы заинтересованы в предлагаемой Вами сделке. 8. К сожалению, мы вынуждены отложить отгрузку товара из-за невозможности проведения испытаний. 9. К сожалению, мы не можем принять Ваших специалистов в предлагаемое Вами время. 10. Извещаем Вас, что, к сожалению, мы не можем принять предложенные поправки к контракту. Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа! Мы благодарим Вас за запрос от 28 марта на различные инструменты. Мы сожалеем, что не можем предложить нужные Вам товары, поскольку все имевшиеся в наличии товары проданы. С уважением… 2. Уважаемые господа! Мы признательны Вам за Ваше письмо от 15 января 20…. К сожалению, мы не в состоянии в настоящий момент подготовить Вам оферту, так как наша продукция продана на ближайшие 5 месяцев. Временное увеличение объема производства не представляется возможным. Надеемся, что Вы правильно поймете наше положение. С уважением… 3. Уважаемые господа! Подтверждаем получение Вашей оферты и благодарим Вас. К сожалению, она не отвечает нашим ожиданиям, так как цены, установленные Вами, значительно выше цен, предлагаемых другими фирмами за сравнимые товары. Сожалеем, что не можем дать Вам более благоприятный ответ. С уважением… 4. Уважаемые господа! В Вашем письме от 4 мая Вы просите о внесении изменений в нашу оферту от 20 апреля относительно условий платежа. Должны проинформировать Вас, что Ваши условия платежа для нас, к сожалению, неприемлемы. Мы весьма сожалеем, но если Вы будете настаивать на упомянутых выше изменениях, мы вынуждены будем отказаться от Вашего заказа. С уважением… 5. Уважаемые господа! Настоящим подтверждаем получение Вашего счета-фактуры № 385/10 Мы не можем принять этот счет-фактуру к оплате (to process), из-за неправильно указанных условий поставки. Если Вы обратитесь к нашим условиям закупки, которые имеются в наших заказах на покупку, Вы заметите вышеизложенные требования. Пожалуйста, направьте Ваш ответ мне со ссылкой на номер заказа на покупку. С уважением… 6. Уважаемые господа! Мы подтверждаем получение Вашего письма от 29.03.20…, в котором Вы просите продлить на 4 месяца Вашу ссуду. После внимательного рассмотрения мы с сожалением сообщаем, Вам о том, что не можем больше переносить срок погашения ссуды. Сожалеем по поводу испытываемых Вами трудностей, но вынуждены настаивать на получении Вашего платежа до конца апреля. Надеемся, что Вы найдете другое решение Вашей проблемы. С уважением… 7. Уважаемые господа! Благодарим Вас за Ваше письмо от 13 октября и за восемь спецификаций, приложенных к нему. Мы внимательно изучили эти спецификации, но, к сожалению, ни одно из наименований товаров не совпадает с нашим ассортиментом, как Вы можете судить, если ознакомитесь с нашим каталогом. При сложившихся обстоятельствах мы должны, таким образом, просить Вас не ожидать от нас предложения, и мы надеемся, Вы объясните ситуацию Машиноимпорту. С уважением… 8. Уважаемый г-н Грэхем, Рассмотрев Ваше заявление о предоставлении Вам кредита, мы с сожалением сообщаем, что в настоящее время не имеем возможности открыть счет для Вашей компании. В случае изменения ситуации в будущем просим вновь обратиться к нам с заявлением. Мы высоко ценим Вашу деятельность и надеемся видеть Вас нашим клиентом. Если у Вас возникли какие-либо вопросы по поводу этого решения или если я могу быть полезным Вам во взаимоотношениях с нашей компанией, прошу связаться со мной. Искренне Ваш… 9. Уважаемые господа! Благодарим за Ваше последнее предложение обеспечить страховое покрытие для нашей фирмы. После рассмотрения Вашего предложения мы с сожалением сообщаем, что в настоящее время не будем возобновлять работу с Вашим агентством. Благодарим Вас за приложенные усилия и потраченное время. 10. Уважаемый г-н Шерман, Благодарим Вас за то, что Вы подали заявление о приеме на работу на должность начальника отдела маркетинга. Нам было очень приятно побеседовать с Вами. Мы стояли перед сложным выбором, так как среди кандидатов было много квалифицированных специалистов. К сожалению, мы можем принять на работу только одного, и мы остановились на кандидатуре человека, который хорошо знаком с нашей производственной линией. Мы сохраним Ваши данные в памяти компьютера на случай появления вакантного места. Между тем благодарим Вас за то, что предложили свои услуги нашей компании, и желаем Вам дальнейших успехов в будущем. Искренне Ваш… 4.6.3. Письма, не дающие прямого ответа (Lettersthatavoid giving a direct answer) В этих письмах обычно предлагается какой-то альтернативный вариант. Передаваемую письмом идею можно выразить так: "Мы не можем предложить вам модель AB, может быть, вас устроит модель AC?" или "Я не могу встретиться с вами 15 мая, но я могу быть в вашем распоряжении 16". Начало такого письма напоминает отрицательный ответ, а в конце дается альтернативный вариант. Посмотрите образцы таких писем: Letter reading praсtice Exercise 1. Read the following reply letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1
Letter 2
Guided letter writing praсtice Exercise 1. Make the following refusals milder by adding alternatives. Make use of the prompts given below. Letter 1
Letter 2
Exercise 2. Write a letter according to the points of guidance given below. The beginning of the letter is given, the continuation is guided (follow the steps given below). Letter 1
Letter 2
Letter writing practice Exercise 1. You have just received the following telex:
Unfortunately you can deliver the first lot of laser printers in August and the second and third lots in September and October. Write Mr P. Strevens a letter offering alternative delivery dates. Exercise 2. Read the following telex that came from your partner in Great Britain
Now look at your diary for that week.
Do you think you can talk to Mr D. Stockman on the 16th of January as he requests? Write him a letter offering an alternative date. Exercise 3. Translate the following letters into English. 1. Уважаемые господа! К сожалению, наш каталог лыжных ботинок полностью разошелся. Новый тираж сейчас печатается, и мы Вам вышлем несколько экземпляров, как только получим эти каталоги из типографии (printing works). С уважением… 2. Уважаемые господа! С сожалением сообщаем, что мы не можем предложить Вам эту модель, так как она находится в стадии переработки. Мы уделяем этому делу должное внимание и надеемся выслать Вам наше предложение до конца этого месяца. С уважением… 3. Уважаемые господа! Мы получили Ваш заказ на отгрузку, датированный 24 января 20… . К сожалению, мы должны проинформировать Вас, что в настоящий момент не в состоянии выполнить Ваш заказ, так как вся наша продукция продана на следующие 6 месяцев вперед. Пожалуйста, дайте нам знать, заинтересует ли Вас поставка нашего товара в августе месяце. Сожалеем, что не можем выполнить Ваш заказ в настоящее время. С уважением… 4. Уважаемые господа! Благодарим Вас за заказ. В настоящее время мы не можем его выполнить в связи с неожиданной задержкой поставок от наших зарубежных поставщиков. Мы сохраним Ваш заказ до прибытия товара и сразу же отгрузим его Вам. К сожалению, в настоящее время мы не можем сообщить Вам конкретную дату отправки товара. Заранее Вам благодарны за терпение в этом вопросе. С уважением… 5. Уважаемые господа! Благодарим Вас за Ваше предложение на ткани. Однако мы не можем принять его, так как находим, что цена, которую Вы установили, не вполне приемлема для нас. Если Вы скорректируете Ваши цены, снизив их на 8%, то мы были бы рады разместить у Вас заказ. Просим сообщить, согласны ли вы с нашим предложением. С уважением… 6. Уважаемые господа! Благодарим Вас за предоставление тестеров А-73/8 компании Винтер для рассмотрения и оценки. Основываясь на результатах технической оценки, наш совет экспертов по маркетингу вынес решение в настоящее время не принимать Вашу продукцию для реализации (for distribution). Копию оценочной ведомости (Evaluation Sheet) прилагаем. В случае если Вы улучшите данный товар либо представите нам другую продукцию, которая, по Вашему мнению, могла бы нас заинтересовать, просим обращаться к нам. Еще раз благодарим за то, что Вы считаете нашу фирму Вашим потенциальным дистрибьютером. 7. Уважаемые господа! Благодарим Вас за запрос от 25 апреля на два компрессора модели АВ-25, описанной в нашем каталоге. С сожалением сообщаем Вам, что наш завод прекратил производство этой модели. Мы можем предложить нашу новую модель АВ-32, подобную модели АВ-25. Мы прилагаем спецификацию и описание нового компрессора, из которых Вы увидите, что его производительность на 20% выше производительности АВ-25, однако его габариты и вес не увеличены по сравнению со старой моделью. Улучшение конструкции компрессора не повлияло существенно на его цену, которая составляет €42000 сиф Каир(Cairo). Цена включает электромотор, стандартный комплект запасных частей и стоимость упаковки в 4 прочных ящика. Мы могли бы отгрузить два компрессора из Одессы в течение 2 месяцев со дня подписания договора. Условия платежа: в евро, через безотзывный, подтвержденный аккредитив, который Вы должны открыть в нашу пользу в Банке внешней торговли в Москве в течение 10 дней после подписания договора. Аккредитив должен быть действителен 60 дней. Все остальные условия – согласно нашим Общим условиям продажи, которые при сем прилагаются. С уважением… Приложение: Общие условия продажи 8. Уважаемые господа! Мы получили Ваш проект контракта и можем сделать заключение по ряду статей. Основные статьи контракта приемлемы, однако, общая стоимость оборудования очевидно завышена. Мы полагаем, что необходимо еще раз рассмотреть цены ведущих фирм мира, занятых в указанной сфере. Просим встретить нашего представителя в Москве для обсуждения цен. Это поможет нам достичь взаимного соглашения. Надеемся получить ответ в ближайшем будущем. С уважением… 9. С сожалением узнали о проблемах, которые появились у Вас при использовании Вашего кондиционера АС500. Мы, конечно, сделали бы необходимый ремонт бесплатно, но, к сожалению, срок гарантии истек. Из Вашего письма мы узнали, что товар был приобретен 14 декабря 20… . Вместе с тем, наша гарантия на товары такого вида действительна в течение трех лет. Таким образом, гарантия на купленный Вами товар истекла три месяца назад. Если Вы хотите, чтобы мы произвели платный ремонт, то стоимость такого ремонта будет €450. Мы гарантируем исправность изделия после ремонта в течение двенадцати месяцев. 5. ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ 5.1. Письма-претензии (Claims) В практике деловых отношений довольно часто встречаются письма-претензии. Поводом для написания такого письма, как правило, являются проблемы, связанные с: - товаром (неудовлетворительное качество, недостаточное количество); - нарушением условий контракта (задержки поставок или оплаты поставок); - ошибками (в счетах-фактурах, заказах, недопонимание, связанное с ценами или условиями платежа); - обслуживанием (задержки с оформлением заказов или выполнением просьбы). В результате несоблюдения тех или иных условий сделки возникает проблемная ситуация, которая находит отражение в письме. Иногда поводом для выражения претензии может послужить ошибка в документе или недоразумение, возникшее в связи с нечетко сформулированной фразой. В некоторых случаях претензия выглядит как напоминание (как правило, осуществить платеж), которое по степени стилистической окрашенности приближается то к мягкой просьбе, то к требованию, а иногда и к угрозе. Независимо от того, что послужило поводом для написания претензии, намерение пишущего заключается в выражении его недовольства в связи с возникшей проблемной ситуацией. При этом он вынужден, во-первых, изложить суть проблемы, а во-вторых, побудить партнера по переписке к принятию какого-либо решения. Таким образом, при раскрытии претензии в тексте письма пишущий выражает не одно (как во всех предыдущих разделах), а сразу несколько своих намерений. В результате претензия представляет собой сложный многоплановый текст, при написании которого рекомендуется следующий план: 1. Никогда не начинайте письмо непосредственно с жалобы. Вместо этого дайте ссылку на предыдущие устные или письменные контакты. 2. Четко и тактично изложите суть проблемы. 3. Дайте собственную оценку случившемуся. 4. Предложите выход из создавшегося положения. В реальной действительности каждая претензия очень специфична, поэтому сложно предложить какой-то стандартный набор фраз подходящий для того или иного случая. Прочитайте следующие образцы и отметьте, как раскрываются пункты вышеприведенного плана в каждом из этих писем. Letter reading praсtice Exercise 1. Read the following letters of claim. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1. Claim concerning damaged equipment
Letter 2. Claim concerning delayed shipment
Letter 3. Claim concerning a mistake
Letter 4. Claim concerning inappropriate service
Письмо 4 больше похоже на мягкое напоминание (reminder), а не на претензию. На самом деле письма-напоминания и претензии очень похожи, в их основе лежит одна и та же идея: то, что должно было быть сделано, до сих пор не сделано. И напоминания и претензии могут быть разными по тону – от мягких до достаточно категоричных. Exercise 2. Read the following letters reminding the addressee – first mildly, then more insistently – about his or her obligations on the order. Letter 1
Letter 2
Letter 3
Guided letter writing practice Exercise 1. Read the following two letters and answer the questions given below. Letter 1
Questions: 1. What kind of letter is it? 2. Is it John Snow's first letter of complaint in connection with this order? How can you prove your answer? 3. What did Mr J. Snow write in his letter of 25 April? 4. What is enclosed with the letter? 5. How can you account for the sum off 2,047.50 required by Piano Services Ltd.? 6. What is the cause of the complaint? 7. There is no Subject Line in this letter. What can you suggest? Think of a suitable Subject Line and its placement. 8. What plan did Mr J. Snow have in mind when he wrote this letter? Try to draw it up. Letter 2
Questions: 1. What is I. Danilov's reason for writing this letter? 2. What did the two sides discuss at the negotiations in Moscow on the 27th of January? 3. What happened in the Krasnoyarsk mill? 4. What is the opinion of the Krasnoyarsk specialists? 5. What is to be done under the circumstances (in accordance with the contract)? 6. Draw up a plan of this letter. Exercise 2. Read the following letters and identify the cause for claim in each of them. Fill in the table given below. Letter l
Letter 2
Letter 3
Letter 4
Letter 5
Letter 6
Exercise 3. Express your complaint in the formal letter style, as in the model. Model:
|