Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
1. While you examined the delivered goods you discovered that your partner had sent 160 tons of coffee instead of 150 tons as you ordered and billed you accordingly. You would be willing to keep the excess quantity only if the prices were considerably reduced. 2. You cannot wait any longer for the amounts due to you. You are considering handing this matter over to your legal department. 3. The goods ordered from your partner have not yet arrived. As you need the goods urgently ask your partner to deliver the goods within 14 days. 4. Your partner has sent you an invoice which does not clearly indicate the price for item No. 157. You need another clearly itemised invoice as soon as possible. Exercise 4. Write a letter according to the points of guidance given below:
Letter 1: Mr E. A. Katin from Pragma Ltd. writes a letter to his Indian partner in which he: - makes reference to his Order for Jute No. 35-143/01 of 17 March 20...; - reminds Mr L. Dhaka that in accordance with the Contract the latest shipment of jute is to arrive in Odessa on 21 July. However he has not yet received Mr L. Dhaka's notification of readiness, although it is 21 July today; - informs Mr L. Dhaka that this delay is causing his firm great inconvenience and asks him to speed up the delivery. Letter 2: Several weeks passed. Pragma Ltd. received jute and was quite satisfied with its quality. Mr L. Dhaka however did not receive payment for the ordered goods. So he writes Mr E. A. Katin a letter in which he: - makes reference to Order No. 35-143/01 of 17 March 20...; - says that according to the Contract payment was to be made 15 days after receipt of the shipment. Unfortunately he has not yet received payment; - asks Mr E. A. Katin to urgently forward the amount due to Jute Trading Co. Letter writing practice Exercise 1. Any trading company naturally keeps record of the invoices sent to the partners and notes when payment is made. Study the following record book of Pacific Traders Ltd. As you can see, some firms have already made payment and some have not. Write these firms mild reminders to effect payment as soon as possible.
Exercise 2. Ivory Cocoa Ltd. has sent you an invoice for the Cocoa you ordered from them in September. As the price for Cocoa is $1,336 per ton and you ordered 10 tons of Cocoa you expected to see $13,336 for the Cocoa plus delivery and other expenses. What you saw in the invoice surprised you: $13,536 for the Cocoa. Write Ivory Cocoa Ltd. a letter informing them of this error. Enclose the wrong invoice and ask your partner to send you a corrected one. Exercise 3. The following telex has come to you from your partner in Egypt:
2 weeks have passed and you have received neither the goods nor the firm's notice of shipment. Write them a letter insisting on the immediate shipment of the goods. Exercise 4. Translate the following phrases into English. 1. Мы хотели бы заявить о повреждении груза… 2. Мы с сожалением обнаружили, что Вы не отправили заказанное количество… 3. Вынуждены сообщить, что качество существенно отличается от образца. 4. Мы хотим подчеркнуть, что мы оставляем за собой право требовать возмещения убытков. 5. Передать дело на рассмотрение в арбитражный суд. 6. Расторгнуть контракт… 7. Мы вынуждены настаивать на надлежащей упаковке. 8. Мы настаиваем на дополнительной поставке для замены поврежденного товара. 9. При проверке товара мы обнаружили, что… 10. Мы оцениваем объем ущерба в сумму … Exercise 5. Translate the following letters into English. 1. Уважаемые господа! Ссылаемся на наш заказ №12/10 на радиоприемники, прибывший 27 сентября. При проверке груза мы обнаружили, что часть товара не соответствует нашим спецификациям. Мы были бы благодарны, если бы Вы исправили эту ошибку – прислали товар, соответствующий нашим спецификациям, как можно скорее и сообщили нам обратной почтой, какие шаги предпринимаются в этом направлении. С уважением… 2. Уважаемые господа! Ссылаемся на наш заказ №… на контроллеры АК80, который должен был прибыть сюда к 20 января. Поскольку нам срочно требуется этот груз, мы были бы признательны, если бы Вы ускорили его доставку и одновременно сообщили нам (телеграммой), когда мы можем ожидать поставки. С уважением… 3. Уважаемый г-н Вернон, Этим письмом мы хотели бы подтвердить содержание нашего телефонного разговора в понедельник 22 февраля, в котором я информировал Вас о проблеме с поставкой картриджей. К сожалению, при проверке груза выяснилось, что поставлено 350 штук вместо заказанных 400. Просим Вас выслать недостающий товар как можно скорее. С уважением… 4. Уважаемые господа! Наконец, Ваша партия товара была доставлена из грузового терминала в аэропорту 12 марта. Количество ящиков соответствует Вашему отгрузочному извещению (advice note), но мы были удивлены, увидев, что их содержимое соответствует позиции 115 в Вашем каталоге, а не 175, которую мы заказывали. Вероятно, ошибка произошла из-за неправильного чтения нашего бланка заказа. Мы храним товар в течение двух недель до получения Вашего распоряжения, но вынуждены просить Вас срочно предоставить нам товары, заказанные нами. С уважением… 5. Уважаемые господа! Просим ссылаться на наш заказ №… на электромоторы, который, как Вы сообщали, будет поставлен к 10 марта. Если этот заказ не прибудет сюда к 10 марта, мы будем вынуждены аннулировать его, так как заказчики требуют от нас поставки. Мы уверены, что Вы понимаете нашу позицию и предпримете все возможные меры, чтобы избежать аннулирования заказа. С уважением… 6. Уважаемые господа! Вчера прибыли 100 электромоторов, которые мы заказывали 12 ноября (заказ №…). Однако при вскрытии ящиков мы обнаружили, что 8 моторов были повреждены морской водой и, по-видимому, должны быть списаны как совершенно непригодные (seemtobeacompletewrite-off). Мы договорились с инспектором страхового общества Ллойдс (Lloyd’ssurveyor) что он проведет расследование относительно степени ущерба, и мы направим Вам его заключение (report) вместе с нашей претензией, как только расследование будет проведено. Тем временем мы просили бы Вас отправить нам следующую партию из 50 моторов как можно скорее. С уважением… 7. Уважаемые господа! Это письмо – дружеское напоминание о том, что балансовый отчет в приложенном заявлении включает покупки, на которые был выписан счет три месяца назад. Если Ваш счет был оплачен за последние несколько дней, пожалуйста, примите нашу благодарность и не принимайте во внимание это письмо. С уважением… 8. Уважаемые господа! Наш заказ № 143А, направленный Вам 1 июня, должен был быть доставлен к сегодняшнему дню, но нет никаких признаков товара, хотя наш банк получил документы, и мы располагаем Вашим уведомлением об отправке (adviceofdispatch). Мы обещали нашим заказчикам поставить товар до 5 июля, и сейчас мы поставлены в очень неловкое положение, когда мы вынуждены сообщить им, что пока не имеем товара в своем распоряжении. С уважением… 9. Уважаемые господа! Наш заказ № 80/10 был вчера получен, и мы осмотрели его содержимое для сопоставления с Вашими спецификациями и счетами-фактурами. Хотя мы и удовлетворены качеством большей части этой крупной партии груза, мы считаем нижеупомянутые товары неудовлетворительными. Далее следует перечисление нестандартных изделий. Мы могли бы продать рубашки с 15% скидкой с цены фактуры, если Вы согласны. Остальной товар не может быть распродан, и мы ожидаем Ваших указаний относительно него. С уважением… 10. Всем заинтересованным лицам Прошу аннулировать мой счет и выплатить полную сумму по моей кредитной карточке. Мне не удалось воспользоваться Вашим программным обеспечением на своем компьютере, так как при попытке загрузить его у меня появились проблемы с другими, установленными на нем программами. На просьбу о выплате одна из Ваших секретарей сообщила мне по телефону, что если я хочу закрыть счет по факсу, из предназначенной мне суммы вычтут 50%. Меня также проинформировали, что я должен написать объяснительное письмо в отдел по обслуживанию клиентов для того, чтобы вернуть свои деньги. Я считаю эту систему совершенно неприемлемой, думаю, что я имею право получить одобрение на выплату по факсу или по телефону. Должен сказать, что Ваше программное обеспечение , а кроме того, Ваша компания совершенно меня разочаровали. С уважением… 5.2. Ответы на письма-претензии Деловые письма, представленные в этом разделе, помогут написать ответ на полученную претензию. Построение такого письма (adjustmentletter) во многом определяется позицией пишущего, то есть его отношением к поступившей жалобе. Ответы на письма-претензии писать трудно, так как здесь помимо прочего требуется терпение, такт и определенная дипломатия. Вы не потеряете своего заказчика, если отреагируете на его жалобу быстро, проявите понимание ситуации и выразите готовность урегулировать ее. Укажите конкретные действия, которые вы собираетесь предпринять – это убедит вашего партнера в том, что вы заинтересованы в сохранении деловых отношений с ним. При написании ответа на претензии старайтесь избегать отрицательных суждений ил (что еще хуже) обвинений, не забывайте, что ваш бизнес держится на таких заказчиках. Есть два типа писем-ответов на претензии: 1. Ваш партнер прав в предъявлении вам претензии, т.е. вы допустили ошибку, и претензия обоснована. 2. Заказчик неправ, предъявляя вам претензии, потому что ошибка произошла не по вашей вине. Тогда по чьей же? а) возможно, по вине автора письма, и тогда его претензия несправедлива и неоправданна. б) возможно, по вине третьей стороны, чаще всего транспортной компании. Даже если вы пишете письмо, в котором отклоняете претензии вашего партнера, постарайтесь логически обосновать свой отказ, это поможет сохранить отношения с вашим заказчиком. Если вы пишете ответ, в котором признаете свою вину, придерживайтесь следующего плана: 1) начните письмо с подтверждения получения жалобы; 2) признайте свою вину или допущенную ошибку; извинитесь за причиненные неудобства и / или нанесенный ущерб, предложите свои объяснения в связи с этим; 3) объясните точно, что вы намерены делать (какие действия предпринять, чтобы улучшить ситуацию); 4) завершите письмо фразой, выражающей надежду на дальнейшее сотрудничество. Этот тип письма можно назвать извинением. При его написании могут потребоваться следующие фразы: 1. We are sorry for the inconvenience we caused you, and you can be sure we will make every effort to prevent it from happening again. 2. We are sorry for the trouble we caused you and hope you will accept our sincere apologies. 3. Please accept our apologies. 4. We are sorry for causing you inconvenience. 5. The mistake was obviously ours. We misunderstood your complaint. We have taken steps to correct the situation and hope to get in touch with you in a few days. Для выражения признательности вашему корреспонденту за его понимание можно использовать такие фразы: 1. We shall always appreciate your confidence in us. 2. Thank you for giving us an opportunity to be of service to you. 3. We appreciate your telling us all about this problem and giving us an opportunity to correct it. 4. We appreciate your patience and will continue to do our best to earn your confidence. Letter reading practice Exercise 1. Read the following sample reply letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1
Letter 2
Второй тип писем-ответов на претензии представляет больше трудностей, потому что вам необходимо тактично объяснить вашему партнеру, что это его собственная вина или вина третьей стороны. При написании такого письма обязательно сделайте ссылку или подтвердите получение письма-претензии, завершите письмо вежливой заключительной фразой. Средняя часть вашего письма должна быть посвящена логическому обоснованию вашего отклонения претензии, как это сделано в следующих письмах. Exercise 2. Read the following reply letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1. Rejecting the claim
Letter 2. The third party's mistake
Guided letter writing practice |