Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
 Скачать 1.3 Mb.
|
|
Exercise 5. Write a letter according to the points of guidance given below:
1. Mr W. Baker is sending Mr N. Kainashi an order for spare parts. He informs his partner of it in a covering letter. Help Mr W. Baker write the letter. 2. Do not forget to mention that the order is duly signed. 3. Your letter must contain the necessary framing elements. Letter writing practice Exercise 1. Write a covering letter to NTG Industries stating the draft contract as enclosure. NTG is an English firm located in Edinburgh, Mortimer Street, 191. Ask the firm to consider the draft and to make the necessary alterations. Exercise 2. You are sending samples of cotton fabrics to Alexiou Textile Company in Greece. The company's address is 162 Omonia Square, Athens. Write a covering letter. Exercise 3. There is a note in your pad: A cheque for £150,000 and a covering letter to Malta drydocks. The note reminds you to write a covering letter and send it together with the cheque to the firm which is in Malta, 150, Paxton Road. Exercise 4. Translate the following phrases from Russian into English. 1. В соответствии с Вашей просьбой … 2. Посылаем Вам (с этим письмом) … 3. С удовольствием посылаем Вам … 4. К письму прилагается счет-фактура … 5. Мы прилагаем к письму чек на сумму … 6. Прилагаем проект контракта … 7. Ссылаясь на Ваше письмо … 8. В ответ на Ваше письмо … 9. Мы выслали Вам сегодня образцы отдельным пакетом … 10. Если Вам потребуется какая-либо дополнительная информация, сообщите, пожалуйста. 11. Если возникнут вопросы, обращайтесь по адресу… 12. За более подробной информацией, обращайтесь ко мне без колебаний. Exercise 5. V. Smirnov, sales manager of V/O Machinoimport, (32/34 Smolenskaya pl., Moscow 119325) has to write some letters. Help him do it using his partners' business cards and the following texts in Russian. Do not forget to write the mailing address on the envelope.
1. С удовольствием прилагаем экземпляр последнего каталога нашей продукции. Надеемся на скорое получение Ваших заказов. С уважением… 2. В ответ на Ваше письмо мы рады сообщить Вам, что условия контракта были рассмотрены на заседании Совета, и мы прилагаем к этому письму копию протокола (minutes). С уважением… 3. В ответ на ваше письмо-запрос каталога № 135 от 12. 05.06. мы высылаем Вам один экземпляр и надеемся, что он окажется полезным для Вас. В приложении к нему вы найдёте формуляр заказа, который поможет вам при выборе понравившихся товаров. С уважением… 4. В соответствии с Вашей просьбой высылаем Вам отдельным пакетом наш последний иллюстрированный каталог оргтехники. Надеемся, что каталог будет Вам интересен. С уважением… 5. Высылаем вам соглашение о модификациях, которое мы обсуждали во время вашего пребывания на Мальте в июне месяце. Подпишите, пожалуйста, документ и верните мне оригинал. С уважением… 6. В ответ на ваше письмо-запрос каталога № 135 от 20.05.20… мы высылаем Вам один экземпляр и надеемся, что он окажется полезным для Вас. В приложении к нему вы найдёте формуляр заказа, который поможет вам при выборе понравившихся товаров. С уважением… 7. В соответствии с Вашими инструкциями мы отправили товар по заказу № 1225 на теплоходе "Смольный" ("Smolny"). Прилагаем коносамент на этот товар и счет-фактуру, датированные 2 сентября. Просим подтвердить получение. С уважением… 2 приложения 8. Ссылаясь на Ваше письмо от 16 марта 20… и в ответ на Ваше письмо от того же числа, прилагаем копию письма, полученного от фирмы "Смит энд Ко. Лимитед". Мы просили бы Вас ответить фирме непосредственно (direct) и прислать нам копию Вашего ответа. С уважением… 9. Благодарим Вас за запрос от 12 декабря 2008 с.г. С удовольствием высылаем вам образцы бумаги, которые Вы просили в вашем письме. Этот вид бумаги предлагается вам на наших обычных условиях. Были бы рады (to appreciate) получить от Вас заказ, и обещаем вам незамедлительное обслуживание в любое удобное для вас время. С уважением… 10. В ответ на Ваше письмо от 22 августа направляем Вам наш последний каталог и прейскурант и приносим извинения, что не сделали этого раньше. Последние образцы и модели высылаются отдельной почтой и должны прибыть в течение 7 дней. Посылка слишком объемна (bulky), чтобы высылать ее авиапочтой. Мы приняли во внимание Ваши рекомендации в будущем предлагать товар на условиях СИФ Роттердам. С нетерпением ждем Ваших заказов, после того как у Вас будет возможность просмотреть каталог и ознакомиться с моделями и образцами. С уважением… 3.2. Письмо-подтверждение (Acknowledgement) Представьте себе, что вы получили важный документ и сопроводительное письмо от вашего делового партнера. Конечно, вы должны ответить на него, т.е. написать письмо-подтверждение. Такое письмо – это выражение благодарности вашему партнеру. Зачем мы пишем подтверждения? а) Из проявления вежливости: получатель не должен беспокоиться – вы получили то, что он вам отправил. б) Во избежание непонимания: вы подтверждаете, что вы получили и какое количество. Что мы подтверждаем? Получение а) документов (контрактов, заказов, счетов-фактур и т.д.); б) образцов, товаров; в) денег. При написании письма-подтверждения, можно использовать следующий план: 1) укажите, что вы получили (иногда и количество); 2) выразите благодарность за отправку вам денег, образцов и т.д.; 3) упомяните какие-либо конкретные указания или действия, необходимые со стороны получателя, если нужно; 4) предложите свои услуги или напишите какую-то любезность. Полезные фразы: 1) подтверждение получения: - We acknowledge (the) receipt of your letter of 17 September 20... - We acknowledge your order No. 156/3867 of 21 January 20... - We duly received your Invoice No. 1569 ... - We have received your letter of ... enclosing ... - We are pleased to acknowledge your order of 10 July which is receiving attention. 2) выражение благодарности: - (We) thank you for your letter dated 1 May... - We are obliged for your letter of 7 June ... - (We have received your samples) for which we thank you. Используя эти стандартные фразы можно выразить благодарность и подтвердить получение одновременно. 3) возможные выражения любезности: - I hope this will be the beginning of a mutually profitable cooperation. - We appreciate your promptness in making your payments / carrying out our order and we are always pleased to serve you. - We sincerely hope that this will be a successful transaction for you and will lead to further orders. - We appreciate your placing this order with us ... - If we may be of service to you, please call us. Letter reading practice Exercise 1. Read the following sample letters. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1. Acknowledgement of receipt of the order
Letter 2. Acknowledgement of receipt of goods
Letter 3. Covering letter
Letter 4. Acknowledgement (reply to Letter 3)
Exercise 2. Make up letters using the following phrases: 1. This is to acknowledge / thanks / receipt / latest catalogue / 2011-2012. 2. We / you / letter / 9 October / requesting / details / latest proposals. 3. … 2 June / inquiring / stand / Trade Fair. 4. … 28 May / requesting / two invitations / opening / exhibition. We … copy / programme of events. 5. This is to inform you … received / letter / 27 October / which / ask / agenda / Board meeting. Guided letter writing practice Exercise 1. Read the letter and answer the questions given below.
Questions: 1. Is it a covering letter? A letter of acknowledgement? Find sentences in the text proving your point of view. 2. What is enclosed with the letter? 3. What goods does Acme Manufacturing Co. offer? 4. What does the catalogue show? 5. How does the British firm advertise their goods? 6. What do you think was written in the letter dated 17 November? 7. There is no Subject Line in this letter. Which one would be appropriate? Exercise 2. Rewrite the letter using other synonymous phrases.
Exercise 3. Write a letter according to the points of guidance given below:
1. Mr T. Soames is sending Mr T. Starkov some brochures and catalogues about their new types of office equipment. Help Mr T. Soames write a covering letter to Mr T. Starkov: a) first state what you are enclosing with the letter; b) write a courteous note of goodwill (Complimentary Close). 2. Mr T. Starkov receives Mr T. Soames' covering letter and his advertising materials. Write a letter of acknowledgement for Mr T. Starkov: a) say that you have received the promotion literature Mr T. Soames has sent you. Do not forget to thank Mr T. Soames for that; b) say that as soon as you have examined the materials you will get in touch with Mr T. Soames again to arrange a visit to their company to see the equipment in operation. Letter writing practice Exercise 1. You have just received the following letter. It is a reply to the covering letter of 13 May, isn't it? Write this covering letter.
Exercise 2. You have found the following letter in your mail:
Write a reply to your partner in Finland. It will be a letter of acknowledgement, won't it? Exercise 3. This is an extract from a conversation between two businessmen, Mr D. Stanley and Mr R. Pitman: Mr R. Pitman: ...And we have received that order from Coventry Limited, Mr Stanley. It also came with yesterday's mail. Mr D. Stanley: Fine. I've been expecting it. Send them an acknowledgement and let's see what we can do for them. Now it is Mr R. Pitman's task to write an acknowledgement to Coventry Limited. Help him do it. The firm's address is 3 Fenchurch Street, London E.C.3, England. Exercise 4. Translate the following phrases from Russian into English. 1. Спасибо Вам за Ваше письмо от … 2. В ответ на Ваше письмо от 10 февраля хотели бы сообщить … 3. С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от … 4. Мы признательны Вам за Ваше письмо с приложенной брошюрой … 5. Подтверждаем с благодарностью получение грузовых документов на товар … 6. Настоящим подтверждаем получение Вашего последнего каталога. 7. Мы Вам очень признательны за присланные образцы. 8. Подтверждаем, что товар будет поставлен по указанной цене. 9. Мы признательны Вам за размещение заказа у нас. 10. Мы признательны Вам за быстрое выполнение нашего заказа. Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English. 1. Уважаемые господа! Подтверждаем получение Вашего письма от 15 мая, за которое мы Вас благодарим. С уважением… 2. Уважаемый г-н Джонсон, Благодарим за Ваше письмо от 15.01.20... , с которым Вы послали нам Ваш каталог оборудования. С уважением… 3. Уважаемые господа! Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма от 28 октября с приложенным к нему каталогом Вашей продукции. Мы напишем Вам немедленно по получении ответа от завода-изготовителя этих машин. С уважением… 4. Уважаемая г-жа Коулен, Подтверждаем получение Вашего письма от 15 марта, копию которого мы послали нашим партнерам на рассмотрение. Мы сообщим Вам их решение через несколько дней. С уважением… 5. Уважаемые господа! С благодарностью подтверждаем получение Вашей телеграммы от сегодняшнего числа, сообщающей о визите директора компании в начале следующей недели. С уважением… 6. Уважаемые господа! Сообщаем, что товар в соответствии с контрактом № 187 от 20 января 20… мы получили. Признательны Вам за быструю доставку. Надеемся, что этот заказ станет началом нашего долгосрочного взаимовыгодного сотрудничества. С уважением… 7. Уважаемые господа, В ответ на Ваше письмо от 26 сентября, посланное воздушной почтой, мы рады сообщить Вам, что теплоход "Нева" прибудет в Лондон 5 октября. С уважением… 8. Уважаемые господа, Подтверждаем наш телефонный разговор, состоявшийся сегодня утром, в ходе которого мы информировали Вас о том, что Вы не приложили к Вашему письму от 20 ноября счет-фактуру на товары, отгруженные теплоходом "Нева" по заказу №326/5 С уважением… 9. Уважаемые господа, Мы рады подтвердить Ваш заказ № 759. Как мы уже упоминали в нашем предыдущем письме, поставка нестандартных товаров обычно занимает 2 месяца, однако, учитывая (inviewof) Вашу срочную потребность, мы планируем изготовить Ваш заказ в первую очередь (wearegivingyourorderpriority). Вы можете быть уверены, что заказ Вы получите в установленные сроки, и мы скоро информируем Вас об отгрузке. С уважением… 10. Уважаемые господа, Мы рады были получить Ваше письмо от 10 апреля с приложенным к нему списком товаров, которые Вам нужны до конца мая. На отдельном листе мы указали цены (havequotedfor) на эти товары, все они могут быть поставлены со склада (fromstock). Заверяем Вас, что указанные цены самые низкие, насколько это возможно. С уважением… 11. Уважаемые господа, Этим письмом мы подтверждаем все, что обсуждалось во время нашего последнего телефонного разговора. Как было решено, Ваша фирма будет осуществлять техническую поддержку проекта, в то время как мы будем заниматься обеспечением оборудования по Вашим спецификациям. Если это соответствует Вашему пониманию нашего разговора, просим подписать копию этого письма и выслать по нашему адресу. После получения этого подтверждения мы передадим его нашим специалистам для подготовки текста контракта. С уважением… 3.3. Уведомления и объявления (NotificationsandAnnouncements) Письмом-уведомлением вы информируете получателя о чем-либо, например, о том, что: a) товар готов к отгрузке; б) вы выполнили заказ; в) ваш представитель приезжает 17 апреля для участия в испытаниях и т.д. Письмо-объявление уместно в том случае, если: a) меняется название вашей компании; б) вы переезжаете в другое место и, соответственно, меняется адрес вашей компании; в) руководителем отдела назначается другое лицо и т.д. Letter reading practice Exercise 1. Read the following sample letters of notification and announcement. Write out all the new words and learn them. Translate the letters. Letter 1. Notification of readiness of goods for shipment
Letter 2. Notification of shipment
Letter 3. Notification of Mr V. Zimmer's visit to Edinburgh
Вы обратили внимание, что все эти письма начинаются со стандартной фразы "We wish to inform you that...", это естественно, потому что единственная цель этих писем – информировать. Именно это и будет основным пунктом плана такого письма. Следующие пункты могут включать: - какую-то дополнительную информацию об основном предмете письма (образец 2); - определенные вежливые завершающие фразы (письма 1, 2). Логично, что в ответ на письмо-уведомление (письма 1, 2) отправляется письмо подтверждение (acknowledgement). На письмо 3 следует ответить подтверждением-одобрением (confirmation). Примечание: acknowledgement letterпросто подтверждает факт получения. Письмо confirmationвыражает подтверждение получения и согласие с тем, о чем говорилось в исходном письме, например с датой визита, сроками поставки и т.д. Letter 4. Announcement of opening a new office
Letter 5. Announcement of changing the company's address
Letter 6. Announcement of a new appointment
Letter 7. Announcement of changing the company's name
Guided letter writing practice Exercise 1. Read the letter and answer the questions
Questions: 1. What have you learnt about Nikko Photographic Company from this letter? 2. What can you say about the new company? 3. What is the main idea of the letter? 4. What will the plan of this letter look like? Write it out and discuss it in class. Exercise 2. Mr N. Parker started writing the following letters but he did not finish them. How will you finish these letters? Letter 1
Letter 2
Letter 3
Letter 4
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||