|
|
Практикум по деловой переписке. Практикум по деловой переписке москва 2010
Letter writing practice
Exercise 1. Read and translate the following memorandum.
MEMORANDUM
date: 30-5-2009
from: Sales Manager
to: all branches
Collapse of Pekar Airways
Pekar Airways, our carrier for tours to Mexico, has collapsed. This means that Tour 5210 is now cancelled.
Please write to all agencies and tell them we will refund their deposits as soon as possible.
|
Follow the instructions given in the memo. Write a letter to the agencies according to the plan below:
- write the heading;
- formulate the subject of the letter;
- state the unpleasant news;
- say what will happen to their deposits;
- complete the letter.
Exercise_2.'>Exercise 2. Read and translate the following memo.
MEMORANDUM
From: Senior Sales Manager Date: Feb 2
To: Technical Sales Rep Subject: Leefung Ltd (Singapore)
Leefung in Singapore is a very important customer. When you are in Singapore it would be a good idea to take the Production Supervisor to lunch after your meeting.
|
Write to the Production Manager and invite him to lunch. The plan of the letter is as follows:
- start your letter with mentioning the letter received from him;
- invite him to lunch;
- complete the letter.
Exercise 3. Read another memo.
MEMORANDUM
From: Office of the GM Date: Feb 1
To: Head, Int’l Rel. Sec. Subject: Trip by GM
Below are details of the factories that the General Manager will visit. In each one, the GM would like to speak to all members of the Production Dept. Please inform each factory and ask them to cancel all other appointments.
March 8 Kuala Lumpur
March 9 Singapore
March 10 Singapore
March 11 Jakarta
|
Write a letter to Leefung Plastics in Singapore and give them the necessary information.
The plan of the letter:
- state the reason why you are writing (about the GM’s forthcoming trip);
- say when the General Manager will be in Singapore;
- say who he would like to have discussions with during the visit;
- ask them to cancel all other meetings;
- complete the letter.
2. ПИСЬМО-ЗАПРОС О ПОСТУПЛЕНИИ НА РАБОТУ И РЕЗЮМЕ
Письмо-запрос о поступлении на работу (letterofapplicationorcoveringletter) и резюме (CV) – важнейшая корреспонденция в жизни. Они могут полностью изменить вашу карьеру, и поэтому необходимо научиться их правильному составлению. И запрос о поступлении на работу и резюме являются рекламными письмами, их цель – представить работодателю потенциального сотрудника, который имеет свою уникальную комбинацию навыков, способностей и квалификации, и добиться, чтобы работодатель пригласил этого работника на работу. Правильно написанные письмо-запрос и резюме должны быть такими, чтобы, прочитав их, работодатель пришел к заключению, что вы и есть тот человек, который ему нужен.
Резюме – это краткое изложение биографии человека, информация об образовании и квалификации, о предыдущих местах работы, о владении иностранными языками, описание навыков и способностей, личные данные и достижения, хобби и т.д. Резюме – это перечисление фактов, поэтому вместе с ним всегда нужно посылать сопроводительное письмо-запрос о поступлении на работу.
Письмо-запрос отражает связь между резюме и свободной вакансией в компании работодателя.
Точных указаний по написанию запросов не существует, однако можно представить общие рекомендации по составлению таких писем.
Фактически, в таком письме вы стараетесь «продать» себя, поэтому, оно должно:
- привлечь внимание хорошим стилем;
- заинтересовать вашей квалификацией;
- убедить предыдущими достижениями и рекомендациями;
- привести к тому действию, которого вы ожидаете от работодателя, - к приглашению на собеседование и приему на работу.
Хорошо оформленное, грамотно написанное письмо сразу привлекает внимание и создает благоприятное впечатление.
Основные факты, которые хочет знать ваш потенциальный начальник - это личные данные (1), т.е. имя, фамилия, возраст, образование, навыки и квалификация; предыдущие места работы и опыт работы (2); рекомендации (3). Здесь важны все детали, поэтому указывайте названия всех школ, колледжей, институтов или университетов, в которых вы учились, даты поступления и выпуска из учебных заведений. Указывайте все ваши дипломы, сертификаты, ученые степени.
Если по каким-то причинам вы не удовлетворяете требованиям, предъявленным работодателем, не стесняйтесь признаться в этом, особенно, если вы обладаете какими-то качествами, которые могут это компенсировать. При описании предыдущих мест работы указывайте даты поступления на работу и даты увольнения, желательно указать и причины смены места работы.
Письмо-запрос о работе состоит из нескольких абзацев и занимает одну страницу – не стоит утомлять сотрудников кадровых служб длинными письмами.
Иногда кандидаты стараются описать в письме все подробности своего образования и опыта работы. Этого не стоит делать, так как в таком письме трудно выбрать основную информацию, к тому же звучит оно довольно хвастливо.
Письмо должно быть кратким, вы сообщаете о том, что хотите занять определенную должность и указываете, что к письму прилагается резюме. Не повторяйте в письме информацию, приведенную в резюме. Не пишите общих фраз, типа: “I have had several years of relevant experience in a well-known engineering firm”. Укажите количество проработанных лет, скажите конкретно, чем вы занимались, укажите название фирмы.
Полезные советы:
- постарайтесь, чтобы ваше письмо выглядело привлекательно, было четким и выделялось на фоне других;
- будьте краткими, постарайтесь изложить всю необходимую информацию в нескольких словах;
- пишите искренне, дружеским тоном, но без фамильярности;
- не делайте преувеличенных заявлений, не хвастайтесь, просто изложите адекватную оценку своих способностей;
- не давайте понять, что вы хотите получить новую работу, потому что нынешняя вам наскучила;
- если основной целью является зарплата, не указывайте ожидаемые цифры, вместо этого упомяните, сколько вы получаете сейчас.
При написании такого письма-запроса руководствуются общими принципами оформления деловых писем.
Образец письма, написанного по поводу рекламного объявления о работе
Адрес автораписьма размещается в правом верхнем углу
Все остальные данные пишутся, начиная с левого поля, в соответствии с блочной структурой (дату можно написать и справа
Cсылка на источник информации и упоминание должности
Краткое описание вашей нынешней работы и круга обязанностей
Полезно указать причину, почему вы заинтересовались новой работой
Приложите свое резюме и рекомендации, если есть
Соответствующая заключительная фраза
|
26 Windsor Road
CHINGFORD
CH4 6PY
15 May
Mrs WR Jenkinson
Personnel Manager
Leyland & Bailey Ltd
Nelson Works
CLAPTON
Dear Mrs Jenkinson
PRIVATE SECRETARY TO MANAGING DIRECTOR
I was interested to see your advertisement in today’s Daily Telegraph and would like to be considered for the post.
I am presently working as Private Secretary to the General Manager at a manufacturing company and have a wide range of responsibilities. These include attending and taking minutes of meetings and interviews, dealing with callers and correspondence in my employer’s absence, and supervising junior staff, as well as the usual secretarial duties.
The kind of work in which your company is engaged particularly interests me, and I would welcome the opportunity it would afford to use my language abilities which are not utilized in my present post.
A copy of my curriculum vitae is enclosed with copies of previous testimonials.
I hope to hear from you soon and to be given the opportunity to present myself at an interview.
Yours sincerely
JCarson
JEAN CARSON (Miss)
Encs
|
Резюме, прилагаемое к письму
Личные данные следует указать в начале письма
Укажите основные и дополни-тельные образова-тельные курсы
Укажите достиже-ния
|
CURRICULUM VITAE
NAME
ADDRESS
TELEPHONE
DATE OF BIRTH
NATIONALITY
MARITAL STATUS
EDUCATION
19… to 19…
19… to 19…
QUALIFICATIONS
GCE A level
GCE O level
LCCI
LCCI 3rd level
RSA
PITMAN
SPECIAL AWARDS
|
Jean Carson
26 Windsor Road
CHINGFORD
CH4 6PY
020 85293456
26 May 1975
British
Single
Woodford Secretarial College
(Secretarial Course)
English Language
Mathematics
French
Biology
Philosophy
History
Commerce
Private Secretary’s Diploma
Text Production
Shorthand
English for Business
140 wpm Shorthand
160 wpm Shorthand
|
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
19…
|
RSA Silver medal for shorthand 140wpm
Governors' prize for first place in college examinations
|
|
WORKING EXPERIENCE
|
|
Сначала укажите нынешнее место работы, а затем предыду-щие
Хобби, интересы и другая подобная информа-ция
Укажите не менее 2 рекоменда-телей (предыду-щий работода-тель, учитель)
Месяц и год
|
April 20…
to present
Sept 19…
to March 19…
INTERESTS
Music, Languages, Hockey, Golf, Swimming
REFEREES
1. Dr R G Davies
Principal
Bedford Secretarial College
Righton Road
Bedford MH2 2BS
2. Mr WJ Godfrey
Managing Director Reliance Cables
Vicarage Road
Leyton
London E10 5RG
June 20…
|
Personal Secretary to General Manager
Shorthand Typist
|
Reliance Cables
Vicarage Road
Leyton
LONDON E10 5RG
Hoyle & Co
Solicitors
60 Kingway
LONDON WC2B 6AB
|
Letter reading practice
Exercise 1. Read thoroughly the following CV, note what information is given in it. Insert the headings:
REFERENCES INTERESTS PERSONAL DETAILS
PROFESSIONAL EXPERIENCE EDUCATION ADDITIONAL SKILLS
|
|
CURRICULUM VITAE
|
(1)……………………..
Name:
Date of Birth:
Nationality:
Address:
|
Fiona Scott
7 August 1983
British
52 Hanover Street
Edinburgh EH2 5LM
Scotland
|
Telephone:
|
031 449 0237
|
(2)……………………..
2006-2007:
2003-2006:
1996-2003:
|
London Chamber of Commerce and Industry
Diploma in Public Relations
University of London
BA (Honours) in Journalism and Media Studies (Class II)
Pettes College, Edinburgh
A-levels in German (A), English(B), History (B) and Geography (C)
|
(3)……………………
2007 to present:
Summers of 2005 and 2006:
Summer of 2004:
|
Scottish Wildlife Trust
Department of Public Relations
Responsible for writing articles on all aspects of the Trust's activities and ensuring their distribution to the press. Editor of the Trust's monthly journal. In charge of relations with European environmental agencies
Three-month training period with the Glasgow Herald. Assistant to the sports editor.
Sales assistant in the record department of Harris Stores Ltd., Edinburgh.
|
(4)……………………
Sports: Cross-country skiing, rock-climbing and swimming.
Secretary of the local branch of "Action", an association organizing summer camps for disabled children.
|
(5)……………………
Camp counseling certificate
Grade 3 ski instructor
Driver’s licence (car and motorcycle)
IBM PC user
Fluent German and good working knowledge of French
|
(6)……………………
Geoffrey Williams,
Professor of Journalism,
University of London
|
Bill Denholm,
Sports Editor,
Glasgow Herald
|
|
|
Exercise 2. Read and translate the following application letter. Underline the phrases where:
- one confirms the wish to take up this post;
- one says why the position is of interest to him or her;
- one shows that the applicant can be useful in this position, having his or her skills and experience;
- one indicates the source of information about the job;
- one emphasizes his or her readiness to come to the interview.
Insert the verbs omitted in the letter:
contact discuss employ welcome involv
apply enjoy notice advertis matches
|
Fiona Scott
52 Hanover Street
Edinburgh EH2 5LM
Scotland
UK
8th January
Natalie Baudoin
Patagonia GMBH
Reitmorstrasse 50
8000 Munich 22
Germany
Dear Ms Baudoin,
I am writing to (1) ……… for the position of Public Affairs Associate which was (2) ……… last week in the International Herald Tribune.
Although I am presently (3) ……… by a non-profit making organization, it has always been my intention to work in a commercial environment. I would particularly (4) ……… the chance to work for your company and as you will (5) ……… on my enclosed curriculum vitae, the job you are offering (6) ……… both my personal and professional interests.
My work experience has familiarized me with many of the challenges (7) ……… in public relations today. I am sure that this, together with my understanding of the needs and expectations of sport and nature enthusiasts, would be extremely relevant to the position. Moreover, as my mother is German, I am fluent in this language and would definitely (8) ……… working in a German-speaking environment.
I would be pleased to (9) ………my curriculum vitae with you in more detail at an interview. In the meantime, please do not hesitate to (10) ……… me if you require further information. I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
FScott
Fiona Scott
|
Guided letter writing practice
Exercise 1. Decide in what order you expect the following categories to occur in a CV. Then read the CV below to check.
work experience references personal details qualifications
voluntary roles / positions of responsibility general / additional skills
| |
|
|
Скачать 1.3 Mb.