Лабораторные работы MS WORD 2007. Практикум по Microsoft Word 2007 Методические указания к выполнению лабораторных и самостоятельных работ для студентов всех форм обучения направления
 Скачать 2.98 Mb.
|
|
Лабораторная работа 10. Слияние 10.1. Навыки необходимы для выполнения лабораторной работы 1. Создания и редактирования источника данных 2. Создания полей серийных писем. 10.2. Методические рекомендации по лабораторной работе Часто возникает необходимость в создании нескольких однотипных документов – Серийных писем. К примеру, писем на бланке и сообщений электронной почты, рассылаемых различным адресатам, или наклеек с адре- сами. Для решения таких задач программой Word предлагается сервисная функция Слияние вкладка Рассылки. Серийные письма содержат как общие для всех, так и индивидуальные для каждого письма сведения. Например, в письме с коммерческим предложением присутствуют частное обращение к заказчику по фамилии и общие для всех писем финансовые реквизиты и ад- рес отправителя. При создании Серийного письма пользователь создаѐт два файла – ос- новной текстовый файл (основной документ слияния) и файл данных (источ- ник данных). Основной документ слияния содержит постоянную информа- цию с указанием полей слияния, которые заполняются переменными данны- ми из Источника данных. Источник данных – это документ, содержащий список в виде таблицы, которая составлена по определѐнным правилам. Ис- точником данных могут быть таблицы MS Word, Excel и Access или адресная книга. Таблица состоит из полей и записей. Поля задаются в первой строке таблицы и по названию совпадают с полями слияния в основном документе. Строка является записью данных, относящихся к конкретному письму. Поля слияния связывают основной документ с источником данных. После запуска процедуры Слияния происходит заполнение полей слияния основного доку- мента соответствующими элементами конкретной записи. Автоматически создаѐтся третий файл, на каждой странице которого размещается письмо в один адрес. Процедура Слияния состоит из следующих операций: 1. Определяем тип создаваемого документа. Вкладка Рассылки груп- па Начать слияние кнопка <Начать слияние> и далее указываем тип документа, например «Письма». 2. Создание нового либо подключение к существующему источнику данных. 99 3. Настройка основного документа. Создаѐтся документ, содержащий текст и графику, которые являются общими для всех адресатов, на- пример, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Добав- ляются поля слияния. 4. Запуск процедуры слияния. Перед тем как печатать весь документ, каждое письмо можно просмотреть и отредактировать. 10.2.1. Создание списка получателей Для того чтобы создать новый список получателей необходимо: 1. Создать новый текстовый документ, перейти на вкладку Рассылки. 2. В группе Начать слияние в раскрывающемся списке выбрать «Ввести новый список» (рис. 44). Рис. 44. Создание нового списка получателей 3. В появившемся окне «Новый список адресатов» нажмите на кнопку <Настройка столбцов>. 4. Появится второе окно «Настройка списка адресатов». С помощью кнопок <Добавить>, <Удалить>, <Переименовать> производится настройка базы данных адресатов (рис. 45). Рис. 45. Настройка списка адресатов 100 5. Заполните поля источника данных и нажмите кнопку 6. После чего Word предложит Вам сохранить источник данных, вве- дите имя файла и выберите каталог. 10.2.2. Создание заготовки письма Создание заготовки письма выполняется с помощью кнопок, располо- женных в группе Составление документа и вставка полей вкладки Рас- сылки. Пишется основной текст письма и в нужные места вставляются соот- ветствующие поля базы данных. Если нужно поставить условие, например, для изменения обращения в зависимости от пола, то выбираем <Правила> «IF…THEN…ELSE» после че- го заполнить поля (рис. 46) Рис. 46. Создание правила вставки поля Посмотреть результат работы можно с помощью кнопки <Просмотр результатов> в одноименной группе. Перемещение между адресатами осу- ществляется с помощью блока кнопок С помощью кнопки <Найти и объединить> можно выполнить печать документов или создать единый файл на каждой странице которого будет размещаться новый адресат. Кнопка <Изменить получателей> позволяет редактировать список ад- ресатов. Для того чтобы в список адресатов можно было добавить новые строки необходимо выделить источник данных и нажать кнопку <Изменить>, теперь можно заносить новые адреса и добавлять поля источника данных (рис. 47). 101 Рис. 47. Редактирование источника данных 10.3. Задания 1. Разработать серийное письмо-приглашение друзей на собственный день рождения. В качестве переменных полей использовать имя друга и его адрес. В источнике данных должно быть не менее 5 строк. 2. Разработать серийное письмо-приглашение друзей на празднование Нового года, используя источник данных, созданный в предыдущем задании. В качестве переменных полей использовать имя друга и его адрес. Предусмотреть изменение обращения к другу в зависи- мости от его пола. 10.4. Контрольные вопросы 1. Понятие слитного документа. Описать порядок создания документа слияния. 2. Что такое Источник Данных при слиянии? 3. Как создать и как задать источник данных? 4. Как осуществить сортировку записей в источнике данных? 5. Можно ли напечатать данные выборочно? 6. Какие опции позволяют делать гибкую настройку серийного письма. 7. Что такое поле слияния? 8. Как создать и вставить в текст поле слияния? 9. В каких случаях целесообразно использовать функцию Слияние доку- ментов? 102 Список литературы 1. Бузручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows, Word, Excel: Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2003. – 2727 с.: ил. 2. Голышева А.В. Word 2007 без воды / А.В. Голышева, А.А. Ерофеев. – СПб.: Наука и техника 2008. – 192 с.: ил. 3. Информатика. Учебное пособие для среднего профессионального об- разования (+CD) / Под общ. ред. И.А. Черноскутовой – СПб.: Питер, 2005. – 272 с.: ил. 4. Информатика: Базовый курс / С.В. Симанович и др. – СПб.: Питер, 2002. – 640 с.: ил 5. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. Н.В. Макаровой. – 3-е изд., перераб. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 256 с.: ил. 6. Краинский И. Word 2007. Популярный самоучитель – СПб.: Питер, 2008. – 190с. 103 Антонова Анна Михайловна Варламова Светлана Александровна Практикум по Microsoft Word 2007 Методические указания к выполнению лабораторных и самостоятельных работ для студентов всех форм обучения направления 230100 – «Информатика и вычислительная техника» Корректор Н.В. Шиляева Лицензия ЛР № 020370. Подписано в печать 26.12.2005. Формат 60х90/8. Набор компьютерный. Усл. печ. л. 2,63 Тираж 100. Заказ 29/2005 Редакционно-издательский отдел Пермского государственного технического университета (Березниковский филиал) Отпечатано в ООО «Типограф» Адрес: г. Соликамск, Соликамское шоссе, 17 |