Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
 Скачать 5.18 Mb.
|
|
Тема 2.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя Цель –изучить деятельность секретаря при организации работы с посетителями в приемной руководителя. Задачи : ● ознакомиться с порядком приема различных категорий посетителей; 75 ● сформировать навыки ведения журнала предварительной записи на прием к руководителю, регистрации посетителей; ● уметь оперативно рассматривать просьбы и предложения посети- телей и сотрудников организации; ● изучить организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе; ● уметь правильно использовать установленные правила и процеду- ры коммуникации внутри организации, принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций. Задания : 1. Заполните схемы «Категории посетителей»: А Б 2. Подумайте и запишите возможные вопросы, по которым сотруд- ники своей организации могут обратиться непосредственно к руководи- телю: 76 3. Представьте пример заполнения регистрационно-контрольной кар- точки личного приема граждан: 4. Создайте таблицу «Личный прием сотрудников организации (прием- ные часы)» и разработайте образец журнала приема посетителей руково- дителем организации. Задание для самостоятельной работы Составьте краткий алгоритм действий секретаря в приемной руково- дителя при встрече посетителей различных категорий. Проверь себя Выполните тест (выберите один или несколько вариантов ответа): 1. Лицо, обратившееся в организацию для решения деловых или лич- ных вопросов с руководителем или сотрудниками организации, является: а) клиентом организации; б) партнером организации; в) посетителем организации. 77 2. Прием посетителей организации ведет: а) секретарь; б) руководитель организации; в) любой сотрудник организации; г) главный бухгалтер. 3. Какая из приведенных ниже групп не является категорией посе- тителей организации? а) сотрудники своей организации; б) сотрудники сторонних организаций; в) проверяющие органы; г) посетители по личным вопросам. 4. Какой фактор должен быть учтен при определении продолжи- тельности приемного времени? а) среднее количество посетителей; б) средняя продолжительность индивидуального общения посетите- ля с руководителем; в) важность обсуждаемого вопроса; г) значимость посетителя. 5. Чтобы подготовиться к приему посетителей, секретарь должен знать: а) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей; б) количественный и качественный состав посетителей; в) мотивы (причины) посещения; г) прогноз погоды в день приема; д) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посе- тителей. Тема 2.6. Организация подготовки , проведения и обслуживания конферентных мероприятий Цель –изучить организацию подготовки, проведения и обслужива- ния конферентных мероприятий. Задачи : ● рассмотреть различные виды конферентных мероприятий; ● проанализировать процесс организации подготовки к проведению конферентного мероприятия (индивидуально и в составе рабочей группы); 78 ● изучить документирование разных этапов процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия (смета, явочные листы, регист- рационные списки и т. д.); ● приобрести навыки подготовки повестки дня мероприятия, выбора места и времени проведения, составления предварительной сметы расходов; ● уметь правильно подготовить список участников мероприятия и осу- ществить рассылку приглашений и информационных материалов лицам, подтвердившим свое участие в мероприятии; ● ознакомиться с организацией сервисного обслуживания во время кофе-пауз; ● сформировать навыки подготовки культурно-массовых мероприя- тий, а также транспортного и гостиничного обеспечения гостей. Задания : 1. Запишите виды конферентных мероприятий, которые Вам известны: 2. Соотнесите определения и вид конферентного мероприятия: Вид конферентного мероприятия Определение Презентация Совещание, обычно международное, по какому-либо специальному, как правило, научному вопросу Симпозиум Заседание, посвященное обсужде- нию какой-либо темы Совещание Мероприятие, проводимое с целью представления продукции партне- рам и клиентам ? Собрание, совещание представите- лей правительств, общественных, партийных и прочих организаций для обсуждения и решения вопросов 79 3. Придумайте свое мероприятие и составьте для него план, который включает нижеперечисленные этапы. Подготовка к конферентному мероприятию: 1-й этап: уточнение темы, даты, времени, продолжительности, места и условий проведения мероприятия. 2-й этап: составление списка участников. 3-й этап: разработка повестки дня (программы мероприятия). План работы включает в себя формулировку названия, утверждение даты прове- дения, разбивку на этапы (по часам). В программу также включаются сле- дующие пункты: встреча приглашенных, кофе-брейк, культурные меро- приятия для приглашенных (обед или ужин в ресторане, обзорная экскур- сия по городу, поход в музей и пр.) 4. Разработайте шаблон приглашения на мероприятие и форму жур- нала регистрации участников. 5. Основываясь на примере, продумайте программу своего меро- приятия: 80 Задания для самостоятельной работы: 1. Составьте и правильно оформите краткий протокол; в случае не- обходимости добавьте недостающую информацию. На производственном совещании работников планово-экономическо- го отдела завода медпрепаратов был рассмотрен вопрос о досрочной раз- работке техпромфинплана на 2019 г. После обсуждения было принято ре- шение разработать техпромфинплан на месяц раньше установленного срока. 2. Разработайте предварительную смету – материальные средства, которые необходимо выделить на проведение Вашего конферентного ме- роприятия. Проверь себя Выполните тест (выберите один или несколько вариантов ответа): 1. В каком документе представлен перечень вопросов, которые бу- дут обсуждаться на собрании, заседании? а) протокол совещания; б) проект решения; в) повестка дня. 2. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения вопро- сов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях? а) акт; б) протокол; в) договор. 3. В перечне продуктов и напитков для кофе-брейка уберите лишнее: а) фрукты; б) кофе, чай; в) бутерброды; г) конфеты, печенье, пирожные; д) коньяк, вино; е) соки, минеральная вода. 4. После изучения необходимых финансовых затрат на проведение совещания составляется: а) список участников; б) смета расходов; в) культурная программа. 81 5. Какую информацию необходимо указывать в тексте приглашения на прием? а) обращение по имени-отчеству; б) место проведения приема; в) пожелания здоровья и успехов; г) дату и время проведения приема; д) список приглашенных; е) вид приема; ж) просьбу ответить; з) повод и цели приема. Тема 2.7. Организация исполнения решений , осуществление контроля исполнения поручений руководителя Цель –изучить процесс организации исполнения решений, осущест- вления контроля исполнения поручений руководителя. Задачи : ● рассмотреть процесс ведения сроковой картотеки и фиксации ис- полнения поручений; ● сформировать навык своевременного предупреждения сотрудников организации об истечении срока исполнения поручений руководителя; ● изучить особенности ведения учетных регистрационных форм, их ис- пользования для работы по контролю исполнения поручений руководителя. Задания : 1. Как осуществляется контроль исполнения поручений руководите- ля? Проанализируйте следующие ситуации, письменно оформите сделан- ные выводы: Ситуация 1. В одной крупной российской компании состоялось со- вещание, по результатам которого было составлено множество поручений. Данные поручения были распределены по профильным функциональным подразделениями. Руководители одного из подразделений, получив пору- чение, не смогли понять из написанного текста возложенные на них обя- занности и, набравшись «организационной смелости», попросили уточнить у руководителя компании, что нужно сделать. Полученный ответ: «У нас времени не хватает писать поручения, не то что их уточнять. Вы профес- сионалы!! Должны сделать в срок, что сказано!». 82 Ситуация 2. В одной крупной российской организации на маршру- тизацию одного из документов «сверху-вниз» уходило от 5 до 7 дней, об- ратный путь от исполнителя к руководителю занимал еще 5–7 дней. В ре- зультате все изменения документа – это пара вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за 1 ч на самой нижней ступени иерар- хии. Руководители только утверждали документ «к исполнению», по- скольку в нем менять было нечего – его форма была закреплена норматив- ным актом. В конечном итоге более 10 дней документ «гулял» по управ- ленческой иерархии, а обрабатывался всего за 1 ч, причем самым низкооп- лачиваемым исполнителем. 2. Изучите приведенную ниже таблицу и проанализируйте ее. Объект контроля Размер компании Ответственный за обеспечение контроля До 20 чел. Руководитель организации До 100 чел. Юрист, бухгалтер До 500 чел. Юридическая служба, бухгалтерия Нормы и требования законодательства Более 500 чел. Юридическая служба и руководи- тели соответствующих направле- ний деятельности До 20 чел. Руководитель организации До 100 чел. Секретарь руководителя До 500 чел. Помощник руководителя Приказы руководи- теля Более 500 чел. Помощник и руководители соответ- ствующих направлений деятельно- сти До 20 чел. Руководитель организации До 100 чел. Секретарь руководителя До 500 чел. Помощник руководителя Требования локаль- ных нормативных до- кументов Более 500 чел. Руководители соответствующих направлений деятельности До 20 чел. Руководитель организации До 500 чел. Секретарь руководителя Отдельные распоря- жения руководителя Более 500 чел. Помощник руководителя До 1500 чел. Помощник руководителя До 2500 чел. Помощник руководителя и секрета- риат Поручения, поступа- ющие от корпора- тивного центра Более 2500 чел. Управление делами 83 3. Многие секретари ведут журнал контроля исполнения поручений. По Вашему мнению, какие графы должны быть в данном журнале? Ответ оформите в виде таблицы. Задание для самостоятельной работы На основании разработанного журнала контроля исполнения пору- чений составьте список из 5 поручений, данных руководителем Вашей ор- ганизации своим сотрудникам, а затем составьте отчет об исполнении по- ручений. Проверь себя Выполните тест (выберите один или несколько вариантов ответа): 1. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них по- ручений осуществляют: а) руководители; б) заместители руководителей; в) начальники отдела кадров; г) уполномоченные лица. 2. На контрольных карточках и документах, поставленных на кон- троль, проставляется: а) знак контроля «К» или штамп «Контроль»; б) отметка «Исполнен»; в) отметка «Продлен»; г) отметка «Исполнен в срок». 3. Срок исполнения документа исчисляется с момента: а) поступления; б) подписания; в) регистрации; г) составления. 4. Что включает в себя работа по контролю за исполнением доку- ментов? а) систематическое наблюдение за фактическим исполнением доку- мента; б) принятие мер, способствующих своевременному исполнению; в) напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; г) проверку своевременного доведения документа до исполнителя. 84 5. Сроки исполнения документов могут быть: а) типовыми; б) индивидуальными; в) автоматизированными; г) исполненными. Тема 2.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя Цель –изучить процесс организации и поддержания функциональ- ного рабочего пространства приемной и кабинета руководителя. Задачи : ● рассмотреть особенности оборудования рабочего места руководи- теля необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, персональным компьютером, системами хранения до- кументов, вспомогательной техникой; ● уметь организовать приемную офиса в соответствии с требовани- ями эргономики и культуры труда. Задания : 1. Познакомьтесь с нормативными требованиями к рабочим местам, а также к технике безопасности и охране труда при работе с вычислитель- ной техникой. Сделайте краткий конспект данных документов: ● Об утверждении СанПиН 2.2.4.3359–16 «Санитарно-эпидемиологи- ческие требования к физическим факторам на рабочих местах»: постанов- ление Главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 г. № 81; ● О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нор- мативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340–03 «Гигиенические требования к персо- нальным электронно-вычислительным машинам и организации работы»: постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 30.05.2003 г. № 118. 2. Нарисуйте схему П-образной планировки рабочего места секрета- ря в соответствии с изученной ранее информацией. Предложите вариант заказа мебели и ее расстановки в секторе обслуживания посетителей. 85 3. Какие предметы и рабочие аксессуары рекомендуется располо- жить на рабочем столе секретаря? Продумайте и запишите свой ответ. Задание для самостоятельной работы Разработайте предварительную смету, а также идеальный, на Ваш взгляд, интерьер кабинета директора туристической фирмы ООО «Мир наизнанку» в соответствии с требованиями, изложенными в вышеприве- денных нормативных документах. Проверь себя Выполните тест (выберите один или несколько вариантов ответа): 1. Под рабочим местом служащего понимается: а) пространство, в пределах которого работник, не перемещаясь, вы- полняет возложенную на него работу; б) зона трудовой деятельности работника, оснащенная необходимы- ми средствами труда; в) описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда; г) часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность. 2. Что такое организация рабочего места? а) система мероприятий по планированию рабочего места; б) система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению; в) система мероприятий по выбору и функциональному размещению мебели на рабочем месте. 3. Что обычно входит в комплект мебели для организации основной рабочей зоны секретаря? а) стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для техниче- ских средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, стол для посетителей, стул (стулья) для посетителей; б) стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для техниче- ских средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках; в) стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для техниче- ских средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, мягкие стулья (кресла), журнальный столик. 4. Стул для секретаря должен быть: а) подъемно-поворотным на колесиках; 86 б) подъемно-поворотным; в) подъемно-поворотным на колесиках, вращающимся, с регулиру- емой спинкой. 5. Рабочее место руководителя состоит из следующих зон: а) основная зона, вспомогательная зона, зона обслуживания посети- телей; б) рабочая зона, зона совещания, зона отдыха; в) рабочая зона, вспомогательная зона, зона отдыха. 87 Раздел 3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ Тема 3.1. Обеспечение руководителя информацией Цель – познакомиться с управленческой информацией, ее видами и особенностями. Задачи : ● рассмотреть понятие управленческой информации; ● выделить качественные характеристики управленческой информации, определить способы ее получения; ● узнать требования, предъявляемые к управленческой информации; ● выделить структурные элементы управленческой информации; ● познакомиться с единой системой классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Задания : 1. Найдите несколько определений термина «управленческая инфор- мация», проанализируйте их (сравнительная характеристика). Какими структурными элементами должна обладать управленческая информация? 2. Выделите качественные характеристики управленческой инфор- мации. Какова их роль в информационном обеспечении деятельности ру- ководителя? 3. Какие существуют способы получения информации? 4. Изучите принципы и задачи создания единой системы классифи- кации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Подготовьте выступление на тему «Общероссийские классификаторы как основа единой системы классификации и кодирования технико-экономи- ческой и социальной информации». 5. Дайте анализ одному из общероссийских классификаторов, при от- вете используйте следующий план: ● Полное название и выходные данные классификатора, дата приня- тия, его разработчики. ● Область применения классификатора. ● Задачи построения классификатора. 88 ● Объект классификации. ● Метод классификации, который используется при распределении классифицируемых объектов. ● Особенности кодирования классифицированных объектов, струк- тура кода, методы кодирования. ● Методика расчета контрольного числа. 6. С помощью классификаторов закодируйте или декодируйте сле- дующую информацию: 6.1. Из «Общероссийского классификатора профессий рабочих, долж- ностей служащих и тарифных разрядов» выпишите все профессии, связан- ные со сферой организационного и документационного обеспечения дея- тельности организации, их кодовые обозначения. 6.2. С помощью «Общероссийского классификатора управленческой документации» декодируйте следующие обозначения: 0211111, 0211151, 0306004, 0315001, 0317018, 0401026, 0402156, 0501010, 0501129, 0607001, 0607038, 0710001, 0710005, 1001103, 1005011. 6.3. С помощью «Общероссийского классификатора стран мира» зако- дируйте с помощью буквенных и цифровых кодов следующие страны: Рос- сия, Германия, США, Англия, Франция, Италия, Вьетнам, Китай, Япония. 6.4. С помощью «Общероссийского классификатора административ- но-территориального деления» определите кодовое обозначение места, где Вы родились. Задания для самостоятельной работы: 1. Какова роль управленческой информации в формировании инфор- мационного пространства и информационной среды организации? Обоснуй- те свой ответ. 2. Найдите другие способы кодирования информации (управленче- ской информации). 3. Какая качественная характеристика управленческой информации является, на Ваш взгляд, самой важной? Почему? 4. Дайте характеристику методов обработки управленческой инфор- мации. 5. Нарисуйте пирамиду информационных потребностей для страте- гического, тактического и оперативного уровней управления. 89 Проверь себя: 1. Заполните схему: 2. Выполните тест (выберите один или несколько вариантов ответа): 1. Пирамида информационных потребностей выглядит следующим образом (снизу вверх): а) информация для оперативного управления – информация для так- тического управления – информация для стратегического управления; б) информация для тактического управления – информация для стра- тегического управления – информация для оперативного управления; в) информация для стратегического управления – информация для тактического управления – информация для оперативного управления. 2. Управленческая информация характеризуется следующими при- знаками: а) достоверность, объем, ценность, насыщенность; б) объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость; в) ценность, объем, достоверность, открытость. 3. Что такое реквизит-признак? а) реквизит показателя, описывающий качественные характеристики объекта; б) реквизит показателя, описывающий количественные характери- стики объекта; в) обязательный элемент документа. 4. Сколько показателей может содержаться в документе? а)два; б) четыре; в) много. 5. Для какого уровня характерна неточная, неограниченная, незапро- граммированная, полученная извне информация: а) для тактического уровня управления; 90 б) для оперативного уровня управления; в) для стратегического уровня управления. 6. Что такое управленческая информация? а) сведения, факты; б) сведения об окружающем мире, которые уменьшают существую- щую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний; в) совокупность сообщений, несущих новизну и полезность для при- нятия обоснованных решений. 7. Управленческая информация характеризуется следующими ха- рактеристиками: а) избыточный объем; б) абсолютная достоверность; в) высокая насыщенность; г) высокая ценность. 8. Что составляет единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ? а) нормативно-правовые документы; б) ГОСТы и нормативно-правовые документы; в) классификаторы. 9. Блок идентификации объектов классификации включает: а) порядковый номер объекта; б) код объекта; в) наименование объекта. 10. Определите контрольное число для кода 0702008: а) 0; б) 1; в) 2; г) 3; д) 4. |