Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
 Скачать 5.18 Mb.
|
|
Тема 1.4. Разработка локальных нормативных актов , регламентирующих работу секретаря Цель – получить навыки проектирования локальных документов: долж- ностной инструкции, положения о структурном подразделении (секрета- риате), инструкции по делопроизводству. 48 Задачи : ● познакомиться с нормативными документами, регламентирующи- ми правила разработки организационно-правовой документации; ● изучить требования к тексту организационно-правовой документа- ции организации; ● научиться проектировать должностную инструкцию, положение о структурном подразделении, инструкцию по делопроизводству. Задания : 1. Найдите определение должностной инструкции. Какова ее роль в де- ятельности организации? 2. Используя правовые базы «Гарант» и «Консультант плюс», выяви- те нормативно-методические документы, которые можно использовать при разработке организационно-правовой документации организации. 3. Найдите несколько типовых должностных инструкций секретаря руководителя. Проведите их сравнительный анализ, ответив на вопросы и выполнив задания: 3.1. Какие реквизиты необходимо оформить при составлении долж- ностной инструкции? 3.2. Какой бланк используется при проектировании должностной ин- струкции? 3.3. Выделите особенности передачи текста должностной инструкции. 3.4. Сравните структуры текстов выявленных должностных инструк- ций. Насколько разделы текстов отличаются друг от друга? 3.5. Каким образом формируется раздел «Функциональные (должност- ные) обязанности»? Сравните этот раздел с требованиями, предъявляемы- ми к должности секретаря руководителя в «Квалификационном справоч- нике должностей руководителей, специалистов и других служащих». 3.6. Определите оптимальные структурные части текста должност- ной инструкции. Сформулируйте и обоснуйте свою позицию. 4. Спроектируйте должностную инструкцию помощника генерального директора ООО «Солнышко» Ивана Сергеевича Молодцова, чьи функцио- нальные обязанности включают в себя следующие направления деятельности: ● принимает поступающую на рассмотрение руководителя коррес- понденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структур- ные подразделения для использования в процессе работы или конкретным исполнителям для выполнения заданий; 49 ● ведет делопроизводство, выполняет различные операции с приме- нением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; ● принимает документы и личные заявления на подпись руководите- лю предприятия; ● следит за своевременным рассмотрением и представлением струк- турными подразделениями и конкретными исполнителями подготовленных документов, проверяет правильность их оформления, обеспечивает качест- венное их редактирование; ● организует проведение телефонных переговоров для руководителя, за- писывает в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает сообщения (телефоно- граммы) по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.); ● выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводи- мых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участни- ков о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; ● ведет контрольно-регистрационную картотеку; ● обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средст- вами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, созда- ет условия, способствующие его эффективной работе; ● печатает по указанию руководителя служебные материалы, необхо- димые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных; ● организует прием посетителей, содействует оперативности рас- смотрения просьб и предложений работников; ● формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; ● копирует документы; ● переводит материалы переписки предприятия с зарубежными орга- низациями, а также материалы конференций, совещаний, семинаров и т. п., осуществляет редактирование переводов; ● информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях; ● контролирует размещение и расстановку молодых специалистов и мо- лодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведение их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности; 50 ● осуществляет документационное оформление приема, перевода и уволь- нения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой дея- тельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подго- товку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также вносит соответствующую информацию в банк данных о персонале предприятия. 5. Спроектируйте должностную инструкцию секретаря директора ООО «Каменный цветок» Ирины Владимировны Огородниковой, чей план рабочего дня выглядит следующим образом: План рабочего дня секретаря 8:40 Приход на работу. Подготовка рабочего места 9:00 Начало рабочего дня. Прием и регистрация входящих документов 10:00 Подготовка дел к временному хранению 11:30 Резервное время 12:00 Подготовка совещания 13:00 Обед 14:00 Составление и оформление исходящих документов 15:30 Резервное время 16:00 Передача документов на подпись руководителю 17:00 Оформление документов на компьютере 17:45 Подготовка плана на следующий день 18:00 Рабочий день закончен 6. Найдите несколько разных положений о секретариате. Проведите их сравнительный анализ, ответив на вопросы и выполнив задания: 6.1. Какие реквизиты необходимо оформить при составлении Поло- жения о секретариате? 6.2. Какой бланк используется при проектировании Положения о сек- ретариате? 6.3. Выделите особенности передачи текста Положения о секретариате. 6.4. Сравните структуры текстов выявленных положений о секрета- риате. Насколько разделы текстов отличаются друг от друга? 6.5. Определите оптимальные структурные части текста Положения о секретариате. Сформулируйте и обоснуйте свою позицию. 7. Найдите несколько разных инструкций по делопроизводству. Про- ведите их сравнительный анализ, ответив на вопросы и выполнив задания: 7.1. Какие реквизиты необходимо оформить при составлении Инст- рукции по делопроизводству? 51 7.2. Какой бланк используется при проектировании Инструкции по де- лопроизводству? Может ли данный документ иметь отдельный титульный лист? С кем должен быть согласован текст Инструкции по делопроизводству? 7.3. Выделите особенности передачи текста Инструкции по делопро- изводству. 7.4. Сравните структуры текстов выявленных инструкций по дело- производству. Насколько разделы текстов отличаются друг от друга? 7.5. Каким нормативно-методическим документам должно соответ- ствовать содержание текста разделов Инструкции по делопроизводству? Задания для самостоятельной работы: 1. Ознакомьтесь с существующей дискуссией об обязательности должностной инструкции. Какой точки зрения Вы придерживаетесь? 2. Организация является источником комплектования государствен- ного архива. Кто должен разрабатывать Инструкцию по делопроизводст- ву? Кто должен ее утверждать? С кем должен быть согласован ее текст? Проверь себя: 1. Найдите и исправьте ошибки в оформлении первой страницы долж- ностной инструкции делопроизводителя: УТВЕРЖДАЮ: Генеральный директор Иванов И. И. ________________ «_______»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических испол- нителей. 1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Делопроизводитель подчиняется заведующему канцелярией. 1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование – высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание дело- производства, программ Microsoft Office. 1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности: – нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопро- изводства на предприятии; – Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии; – Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка… 52 2. Выполните тест (выберите один или несколько вариантов ответа): 1. Должностная инструкция оформляется: а) на общем бланке; б) не на бланке; в) на бланке конкретного вида документа; г) на бланке делового письма. 2. При проектировании текста какого локального документа при- меняют положения ГОСТ Р 7.0.97–2016? а) Инструкции по делопроизводству; б) должностной инструкции; в) Устава организации; г) Положения о структурном подразделении. 3. Требуется ли размещать официально зарегистрированную эмбле- му организации на должностной инструкции секретаря руководителя? а) да; б) нет; в) да, но при условии, если руководитель дал на это свое согласие. Тема 1.5. Организация работы с документами в приемной руководителя Цель – познакомиться с правилами организации работы с документа- ми в приемной руководителя. Задачи : ● изучить правила работы с документами; ● научиться регистрировать документы; ● познакомиться с процедурой контроля исполнения документов, уз- нать о сроках их исполнения; ● уметь осуществлять справочно-информационную работу с доку- ментами. Задания : 1. Определите источники поступления документов в организацию? Ответ оформите в виде схемы. 53 2. Организационная структура предприятия выглядит следующим об- разом: Директор Финансы Кадры Снабжение Разработка продукции Производство продукции Реализация продукции Начертите схему движения приказа внутри этого предприятия. 3. Определите последовательность работы с входящими, внутренни- ми и исходящими документами, выбрав необходимые действия из приве- денных ниже операций: ● отправка документа; ● контроль исполнения документа; ● проставление отметки о поступлении документа; ● проставление отметки о направлении документа в дело; ● определение сроков хранения документа; ● исполнение документа; ● составление проекта документа; ● регистрация документа; ● согласование проекта документа; ● вскрытие конверта и проверка вложений; ● подшивка документа в дело; ● проверка правильности адресования; ● заполнение регистрационной карточки; ● передача документа исполнителю; ● проверка правильности оформления документа; ● передача документов руководителю; ● подписание документа руководителем; ● рассмотрение документа руководителем и фиксирование своего решения в резолюции; ● предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) документов. 54 Ответ оформите в виде таблицы. Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы 4. Расскажите об особенностях следующих делопроизводственных опе- раций: предварительное рассмотрение и сортировка поступающих доку- ментов в приемную руководителя; подготовка документов для рассмотре- ния руководителем. 5. Какие формы регистрации документов выделяются специалистами? 6. Какие существуют отличия в регистрации внутренней, входящей и исходящей документации? 7. Какие правила регистрации документов Вы знаете? 8. Выделите информационные элементы «Отметки о поступлении до- кумента». Найдите и исправьте ошибки в оформлении реквизита: ОАО «Импульс» «12» декабря 2018 г Входящий номер 537/п Канцелярия 13.12.2018 № 538/936+архив ООО «Солнышко» Вх. № 37962_______ От «__» ______2018. 9. В соответствии с общепринятыми правилами соотнесите регист- рационный номер и вид документа: Регистрационный номер Вид документа 345–2018 Приказ 123/лс Письмо-приглашение 276-о Трудовой договор 01/05–67 Приказ о предоставлении отпуска 79 Приказ о приеме на работу 55 10. Изучите образец регистрационно-контрольной карточки, обрати- те внимание на особенности ее оформления. 11. Какие реквизиты документа вносятся в регистрационно-кон- трольную карточку? 12. Изучите графы журнала регистрации входящей документации. Дата по- ступления документа Регистра- ционный номер Адресат Краткое содержа- ние Кем подпи- сан доку- мент Испол- нитель Отметка об испол- нении 1 2 3 4 5 6 7 56 Сравните реквизиты документа в регистрационно-контрольной кар- точке и в журнале регистрации? Как Вы считаете, какая форма регистра- ции информативнее? 13. Заполните регистрационно-контрольную карточку на следующий входящий документ. 57 14. В каких документах установлены типовые сроки исполнения до- кументов? 15. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов? 16. Что представляет собой сроковая картотека? 17. Изучите образец регистрационно-контрольной карточки сроко- вой картотеки. 18. Какие реквизиты документа вносятся в регистрационно-контроль- ную карточку сроковой картотеки? 19. В каком реквизите установлены сроки исполнения приказа, полу- ченного письма? Задание для самостоятельной работы Какие существуют особенности работы с конфиденциальной инфор- мацией? Объясните, в чем сходство и различие открытого и конфиденци- ального делопроизводства? Проверь себя: 1. В приемную руководителя ООО «Книга» поступило 10 писем, среди которых одно письмо было вскрыто, у другого – надорван конверт, третье письмо по ошибке почтовой службы поступило не по адресу, чет- вертое письмо имело личный характер. Какие действия должен предпри- нять помощник руководителя? 2. Секретарь руководителя И. Н. Куркова, выйдя на работу после от- пуска, увидела на столе неразобранную корреспонденцию. На части писем 58 уже стояли отметки о поступлении документов в организацию. Разбирая корреспонденцию, она вновь зарегистрировала все лежащие на столе до- кументы. Правильны ли действия И. Н. Курковой? Обоснуйте свой ответ. Каковы должны быть действия секретаря в данной ситуации? 3. К помощнику руководителя обратился сотрудник организации с просьбой найти письмо, полученное месяц назад от вышестоящей орга- низации. Что должен предпринять помощник руководителя? 4. Секретарь директора ООО «БИКМАКС» А. Н. Куликова обнаружи- ла, что поручение директора не было выполнено в указанные в резолюции сроки. Каковы должны быть действия секретаря директора? 5. Заказное письмо было доставлено в ООО «Стройсуперинвест- холл» в субботу в 22:00 и принято службой охраны под роспись в бланке доставленной организации. В понедельник утром письмо передали по- мощнику руководителя. Какой датой он должен зарегистрировать коррес- понденцию? Тема 1.6. Организация хранения документов в приемной руководителя Цель – научиться организовывать оперативное хранение документов в приемной руководителя. Задачи : ● ознакомиться с правилами формирования дел, научиться оформ- лять обложку дела; ● изучить особенности использования номенклатуры дел в работе, выучить правила разработки номенклатуры дел; ● исследовать правила подготовки и передачи дел в архив организации. Задания : 1. Используя правовые базы «Консультант плюс» и «Гарант», выяви- те нормативно-методические документы, регламентирующие хранение до- кументов. 2. Изучите правила формирования дел, выделите основные признаки этой делопроизводственной операции. 3. Из каких информационных элементов состоит обложка дела? 4. Изучите требования к заголовку дела. Выделите информационные элементы заголовка дела. 59 5. Оформите обложку дела, в котором хранятся следующие документы: ● приказы директора ООО «Солнышко» по основной деятельности за период с 01 января 2015 г. по 31 декабря 2017 г.; ● служебные записки руководителей структурных подразделений на имя директора ООО «Солнышко» за период с 01 января 2012 г. по 31 де- кабря 2017 г.; ● приказы о предоставлении отпуска сотрудникам ООО «Солнышко» за период с 01 января 2013 г. по 31 декабря 2016 г. 6. Определите сроки хранения следующих документов: ● устав организации; ● приказы по основной деятельности; ● трудовые книжки; ● документы по личному составу; ● акты об уничтожении документов. 7. Изучите, что такое номенклатура дел, какие виды номенклатуры дел выделяют специалисты, какие существуют общие требования к разра- ботке и ведению номенклатуры дел, расскажите о методике ее составления и оформления. 8. Правильно определите этапы разработки номенклатуры дел, соот- неся правый и левый столбики. 1-й этап Составление итоговой записи к номен- клатуре дел 2-й этап Определение расположения заголов- ков дел внутри раздела 3-й этап Составление заголовков дел 4-й этап Определение сроков хранения дел 5-й этап Разработка классификационной схемы номенклатуры дел 6-й этап Определение системы индексации 7-й этап Определение круга документов для включения в номенклатуру дел 8-й этап Оформление удостоверения номенкла- туры дел 60 9. Разработайте классификационную схему номенклатуры дел, если организационная структура предприятия выглядит следующим образом: Генеральный директор Коммерческий директор Финансовый директор Директор по маркетингу Директор по персоналу Директор по информационным технологиям Администра- тивный директор Руководи- тель отдела закупок Руководи- тель отдела планирова- ния товаро- оборота Руководи- тель отдела розничных продаж Руководи- тель отдела оптовых продаж Руководи- тель отдела сервиса Главный бухгалтер Руково- дитель казна- чейства Руково- дитель отдела финансо- вого анализа Руково- дитель отдела внутрен- него аудита Руково- дитель отдела рекламы Руково- дитель отдела марке- тинга Руково- дитель информа- ционно- справоч- ной службы Руково- дитель отдела кадров Руково- дитель учебного центра Руководитель системного отдела Руководитель отдела внедрения Руководи- тель канцелярии Руководи- тель сек- ретариата Руководи- тель хозяйствен- ного отдела Руководи- тель отде- ла без- опасности 10. Составьте и правильно оформите номенклатуру дел канцелярии, в которой хранятся следующие документы: штатное расписание, устав ор- ганизации, Положение о канцелярии, должностные инструкции сотрудни- ков канцелярии, Инструкция по делопроизводству, приказы генерального директора по основной деятельности, акты уничтожения документов, пе- реписка с разными организациями, номенклатура дел организации, прото- колы оперативных совещаний, служебные записки. 11. Найдите информацию о том, что такое экспертиза ценностей доку- ментов, где она проводится, какие документы оформляются по ее итогам. Задания для самостоятельной работы: 1. Найдите форму акта об уничтожении документов и форму описи документов, изучите их. 2. Какие виды описей составляются по итогам проведения эксперти- зы ценностей документов? 61 3. Чем отличается проведение экспертизы ценностей документов в де- лопроизводстве и в архиве организации? Проверь себя: 1. Где можно взять форму документа «Номенклатура дел структур- ного подразделения»? 2. Какие три этапа проведения экспертизы ценностей документов выделяют специалисты? 3. В деле собраны приказы директора за 2017 г. Нужно ли составлять внутреннюю опись? Обоснуйте свой ответ. 4. Когда обычно должна проводиться экспертиза ценности документов? 5. Решите ситуационные задачи: 5.1. Секретарь руководителя К. Л. Кузнецова в одно дело помещала документы временного и постоянного сроков хранения. Допустима ли данная ситуация? 5.2. Помощник директора ООО «Солнышко» Ф. С. Семенова обнару- жила пропажу учредительных документов. Какие последующие действия должен предпринять помощник директора? 5.3. Организация в октябре 2018 г. приступила к разработке и утвер- ждению плана развития на ближайшие 5 лет. Он был утвержден в ноябре того же года. Где должен храниться такой документ и как долго? 5.4. В деле хранятся приказы о предоставлении отпуска сотрудникам организации за 2010–2014 гг. Срок хранения приказов – 5 лет. Когда долж- на быть проведена экспертиза ценности таких документов? Документы за какой период будут уничтожены? Приказы за какой период будут оставле- ны на хранение? 5.5. Секретарь директора П. Р. Романова, проводя экспертизу ценно- стей хранящихся у нее документов, выделила к уничтожению Акты об уничтожении документов за 2005–2007 гг., составила об этом Акт об унич- тожении и принесла его на утверждение руководителю, но он отказался его подписывать. Правильно ли поступил руководитель? Насколько пра- вомочны действия П. Р. Романовой? Имеется ли в этой ситуации наруше- ние законодательства? Если да, то какая мера ответственности может быть применена к секретарю руководителя? 5.6. Организация открылась 5 лет назад. Перед секретарем директора была поставлена задача избавиться от «ненужных» документов, скопившихся за 5 лет ее существования. Каковы должны быть действия секретаря? |