Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
 Скачать 5.18 Mb.
|
|
Тема 3.2. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации Цель – познакомиться с информационными потоками организации. Задачи : ● изучить информационные потоки организации; 91 ● уметь документировать движение информационных потоков в ор- ганизации; ● узнать методы исследования документооборота и информацион- ных потоков в организации; ● иметь представление о системе электронного документооборота (СЭД) как средстве оптимизации информационных потоков организации. Задания : 1. Дайте определение термина «информационные потоки». 2. Чем информационные потоки отличаются от документопотоков? 3. Охарактеризуйте три основных информационных потока органи- зации. 4. Какая существует связь между информационными потоками и до- кументооборотом? 5. Какие методы исследования документооборота выделяют специа- листы? 6. Организационная структура компании выглядит следующим обра- зом: Определите путь движения приказа по основной деятельности, письма, полученного от партнеров, и письма, направленного партнерам. Оформите в виде схем движение данных документов в организации. 92 Задания для самостоятельной работы: 1. Организационная структура компании выглядит следующим обра- зом: Выполните задания: 1.1. Составьте штатное расписание организации. 1.2. Представьте проект номенклатуры дел. 1.3. Определите движение информационных потоков в организации (все возможные варианты). 2. Дайте сравнительную характеристику СЭД «Дело», «1С», «Босс- референт», «Directum» (критерии для сравнения выделите и определите самостоятельно). Ответ оформите в виде таблицы. При выполнении зада- ния допустимо рассмотреть иные СЭД (сравнение 2–3 вариантов). Опреде- лите, какая программа лучше подходит для небольшой фирмы, а какая для крупной организации? Проверь себя: 1. Какая существует связь между документопотоками и администра- тивной структурой организации? 2. В каком документе представлена административная структура ор- ганизации? Как этот документ взаимосвязан с номенклатурой дел? 3. Какова роль СЭД в информационном обеспечении деятельности руководителя? 93 Темы рефератов и эссе для подготовки к практическим занятиям по дисциплине « Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации » Раздел 1. Документационное обеспечение деятельности организации Тема 1.1. Понятие документа , видовой состав организационно - распорядительной документации 1. История появления документа. 2. Документ и документированная информация: общее и особенное. 3. Электронные документы: особенности и проблемы использования. 4. Видовой состав управленческой документации в дореволюцион- ной России. 5. Протокол – распорядительная или информационно-справочная до- кументация? 6. Виды записок как документа. Тема 1.2. Нормативная основа организационно - документационного обеспечения 1. Трудовой кодекс как основа документирования трудовых отношений. 2. Федеральные законы, регламентирующие правила работы с доку- ментами. 3. Архивное законодательство. 4. Проблемы современного законодательства в области работы с до- кументами. 5. Зарубежное законодательство по вопросам работы с документами. Тема 1.3. Составление и оформление управленческой документации 1. Официально-деловой стиль управленческой документации. 2. Текст документа как его основой реквизит: требования к постро- ению в зависимости от видового состава документов. 94 3. Система кадровой документации и документы по личному соста- ву: понятие и видовой состав. Тема 1.4. Разработка локальных нормативных актов , регламентирующих работу секретаря 1. Должностная инструкция: дискуссия вокруг обязательности доку- мента. 2. Роль и значение организационно-правовой документации в деятель- ности организации. 3. Особенности передачи текста организационно-правовой докумен- тации. 4. Проблемы нормативного регулирования разработки локальных до- кументов организации. 5. Роль секретаря в разработке локальных документов организации. Тема 1.5. Организация работы с документами в приемной руководителя 1. Документооборот организации: понятие и характеристики. 2. Правила организации работы с документами. 3. Связь документооборота с управлением организацией. 4. Методы исследования документооборота организации. 5. Оптимизация работы с документами. 6. Оптимизация документооборота организации. Тема 1.6. Организация хранения документов в приемной руководителя 1. Роль и значение номенклатуры дел в системе управления докумен- тальным фондом организации. 2. Экспертиза ценности документов: правила проведения. 3. Нормативное регулирование хранения документов в организации. 4. Ответственность работодателя за неправильную организацию ра- боты с документами и их хранение. 5. Архив организации как структурное подразделение, осуществляю- щее хранение архивных документов. 95 Раздел 2. Организационное обеспечение деятельности руководителя организации Тема 2.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени 1. Методики планирования рабочего времени: виды, способы, меха- низмы. 2. Планирование рабочего дня руководителя (долгосрочное, кратко- срочное). 3. Составление циклограммы деятельности руководителя. 4. Автоматизированные системы планирования времени. 5. Тайм-менеджмент. Тема 2.2. Планирование рабочего дня секретаря 1. Самоменеджмент. 2. Принцип Парето: суть, разработчик, механизм. 3. Метод «Альпы»: суть, разработчик, механизм. 4. Матрица Эйзенхауэра: суть, разработчик, механизм. 5. Фотография рабочего дня. Тема 2.3. Организация телефонных переговоров руководителя 1. Правила ведения телефонных переговоров. 2. Этикет делового телефонного разговора. 3. Телефонограмма. 4. Мини-АТС: виды, механизм работы, примеры. 5. Секретарь-референт и офис-менеджер: квалификационные требо- вания. Тема 2.4. Организация командировок руководителя 1. Особенности подготовки зарубежной командировки. 2. Пакет документов, необходимых для командирования сотрудника организации. 3. Выбор гостиницы и номера для служебной командировки. 96 4. Составление заявки на бронирование номеров в гостиничном ком- плексе. 5. Роль секретаря в организации командировок руководителя. Тема 2.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя 1. Методы разрешения конфликтных ситуаций и противодействие стрессу в деятельности секретаря. 2. Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем. 3. Этика и психология делового общения. 4. Особенности деятельности секретаря в приемной руководителя. 5. Тонкости офисного гостеприимства. Тема 2.6. Организация подготовки , проведения и обслуживания конферентных мероприятий 1. Организация культурной программы конферентного мероприятия. 2. Деловой протокол. 3. Технические средства подготовки и проведения презентаций. 4. Виды конферентных мероприятий. 5. Повестка дня: этапы и принципы составления. Тема 2.7. Организация исполнения решений , осуществление контроля исполнения поручений руководителя 1. Роль и место секретаря в управленческой структуре организации. 2. История секретарской службы в России. 3. Взаимоотношения секретаря со своим профессиональным окруже- нием. Служебная субординация. 4. Помощник руководителя на современном рынке труда. 5. Роль секретаря в организации документооборота организации. Тема 2.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя 1. Эргономика рабочего места. 97 2. Личный дресс-код помощника руководителя. 3. Организация поздравлений и выбор подарков от лица руководителя. 4. Типы печатающих устройств. 5. Виды оргтехники, необходимой для организации работы секретаря. Раздел 3. Информационное обеспечение деятельности руководителя организации Тема 3.1. Обеспечение руководителя информацией 1. Информационное пространство организации. 2. Формы предоставления управленческой информации. 3. Информационная среда секретаря руководителя. 4. Достоверные источники управленческой информации. 5. Информационные системы организации как средство работы с уп- равленческой информацией. Тема 3.2. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации 1. Внешние и внутренние информационные потоки: состав, особен- ности формирования. 2. Критерии систематизации информации для создания баз данных. 3. Базы данных организации. 4. Современные технические средства коммуникации и связи, вы- числительной техники для обработки управленческой информации. 5. Методы обработки управленческой информации. 98 Задания для выполнения контрольной работы по дисциплине « Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации » Контрольная работа состоит из трех заданий: первое задание связано с нормативным обеспечением работы с документами, второе – закрепляет знания правил работы с документами, третье – развивает навыки проекти- рования конкретных видов документов. Вариант 1 1. Характеристика ГОСТ Р 7.0.97–2016. 2. Организация и поддержка функционального рабочего пространст- ва приемной и кабинета руководителя. 3. Оформите комплект документов при приеме сотрудника на работу. Вариант 2 1. Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией: характери- стика и особенности применения в практической деятельности. 2. Порядок работы с документами. 3. Задокументируйте решение руководителя о внедрении в организа- ции системы менеджмента качества. Вариант 3 1. Конституция РФ и регламентация работы с документами. 2. Информационное поле сотрудников организации. 3. Подготовьте приказ об оптимизации документооборота организации. Вариант 4 1. Ответственность за нарушение законодательства по вопросам ор- ганизации работы с документами и их хранения. 2. Управленческая информация: понятие и характеристики. 3. Оформите комплект документов о командировании директора фирмы по служебным вопросам в г. Москву. Вариант 5 1. Федеральные законы и регламентация работы с документами. 2. Регистрация документов. 3. Составьте протокол заседания рабочей группы по вопросу внедре- ния в организации системы менеджмента качества. 99 Вариант 6 1. Нормативные правовые акты, регламентирующие работу с доку- ментами в финансовой организации. 2. Документооборот. Схемы движения документов. 3. Составьте документ, фиксирующий факт обнаружения вскрытого конверта в поступившей в организацию корреспонденции. Вариант 7 1. Локальные нормативные акты, регламентирующие работу с доку- ментами в организации. 2. Правила формирования дел. 3. Оформите документы по результатам проведения экспертизы цен- ностей документов, хранящихся в приемной руководителя. Вариант 8 1. Архивное законодательство и хранение документов в организации. 2. Номенклатура дел: понятие, виды, особенности использования и разработки. 3. Оформите телефонограмму о необходимости присутствия руково- дителя на следующий день на совещании в подведомственном министер- стве. Вариант 9 1. Закон «О персональных данных» и работа с документами органи- зации, содержащими персональные данные. 2. Правила проведения деловых переговоров. 3. Оформите проект приказа об утверждении Инструкции по дело- производству в организации. Вариант 10 1. Международные стандарты в области управления документами: характеристика, проблемы применения. 2. Организация телефонных переговоров руководителя. 3. Оформите приглашение партнерам на выставку продукции. 100 Вопросы для подготовки к экзамену по дисциплине « Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации » 1. Понятие документа. Документ и информация: соотношение понятий. 2. Нормативная основа организации работы с документами. 3. Система организационно-распорядительный документации: поня- тие, видовой состав. 4. Характеристика ГОСТ Р 7.0.97–2016. 5. Бланки документов: понятие, виды. 6. Реквизиты организационно-распорядительных документов: поня- тие, состав. 7. Правила оформления распорядительной документации. 8. Письмо как информационно-справочный документ: понятие, виды, правила оформления. 9. Правила оформления информационно-справочной документации. 10. Протокол как информационно-справочный документ: понятие, ви- ды, особенности оформления. 11. Акт как информационно-справочный документ: понятие, виды, особенности оформления. 12. Унифицированные формы документов. 13. Организационно-правовая документация предприятия: понятие, видовой состав, особенности оформления. 14. Видовой состав кадровой документации. 15. Трудовой договор как обязательный документ, заключаемый ме- жду работником и работодателем. 16. Трудовая книжка: понятие, правила заполнения. 17. Порядок работы с документами. 18. Документооборот. Схемы движения документов. 19. Электронный документооборот: проблемы внедрения и пути их решения. 20. Регистрация документов. 21. Ведение срокового текущего и предупреждающего контроля. 22. Формирование дел. 101 23. Номенклатура дел: понятие, виды, особенности использования и разработки. 24. Архив как учреждение, осуществляющее хранение документаль- ного наследия народов Российской Федерации. 25. Классификаторы технико-экономической и социальной информа- ции как основа единой системы классификации и кодирования информации. 26. Управленческая информация: понятие и характеристики. 27. Информационное обеспечение управления: понятие и задачи. 28. Информационные системы: понятие и виды. 29. Информационная среда организации. 30. Информационные ресурсы организации. 31. Информационное пространство организации. 32. Информационное поле сотрудников организации. 33. Профессия секретаря и ее роль в деятельности организации. 34. Должностная инструкция секретаря/помощника руководителя. 35. Принципы и правила планирования рабочего времени руководи- теля. 36. Правила проведения деловых переговоров. 37. Планирование рабочего времени секретаря. 38. Организация телефонных переговоров руководителя. 39. Организация командировок руководителя. 40. Организация работы с посетителями в приемной руководителя. 41. Организация подготовки, проведения и обслуживания конфе- рентных мероприятий. 42. Организация и поддержка функционального рабочего простран- ства приемной и кабинета руководителя. 43. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». 44. Офисные средства организационной техники. 102 Тесты Тема « Документационное обеспечение деятельности организации » Выберите один или несколько вариантов ответа: 1. Какие виды документов относятся к справочно-информационной документации? а) протокол; б) положение; в) приказ; г) расписка; д) штатное расписание. 2. Какие виды документов относятся к распорядительной докумен- тации? а) протокол; б) акт; в) договор; г) приказ; д) решение. 3. Кто несет ответственность за издание распорядительного до- кумента на основе единоначалия? а) лицо, подписавшее документ; б) руководитель организации; в) составитель документа. 4. Что означает виза юриста в приказе? а) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противо- речит закону; б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу. 5. В соответствии с каким документом помещают на бланках эмб- лему организации? а) устав организации; б) штатное расписание; в) должностная инструкция; г) Инструкция по делопроизводству; 103 д) ГОСТ Р 7.0.97–2016. 6. Установление единообразия состава и форм управленческих доку- ментов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функ- ций и задач, называется: а) стандартизацией; б) унификацией; в) документацией; г) классификацией; д) типизацией. 7. Приказы, указания, распоряжения, решения относятся к группе… а) организационных документов; б) справочно-информационных документов; в) распорядительных документов; г) исходящих документов; д) служебной переписки. 8. Какие документы называются информационно-справочными? а) документы, регламентирующие структуру, задачи, функции пред- приятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов; б) документы, характеризующие трудовые отношения между пред- приятием и работником; в) документы, содержащие информацию о фактическом положении дел, служащие основанием для принятия решений, издания распоряди- тельных документов; г) документы, обращенные к нижестоящим организациям, группам или отдельным лицам; д) документы, отражающие договорные отношения между предпри- ятиями. 9. Где располагается реквизит «Наименование организации – авто- ра документа»? а) после реквизита «Регистрационный номер документа»; б) под реквизитом «Эмблема»; в) в центре верхнего поля; г) в оформляющей части; д) под реквизитом «Адресат». 104 10. В каких документах указывают справочные данные о предприя- тии? а) во всех документах; б) во внешних документах; в) во внутренних документах; г) в приказах по основной деятельности; д) в распорядительных документах. 11. Как называется информация о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, зафиксиро- ванная на материальном носителе с реквизитами? а) документ; б) формуляр; в) бланк документа; г) система документации; д) компьютер. 12. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности? а) «Наименование организации – автора документа»; б) «Дата документа»; в) «Место составления (издания) документа»; г) «Текст документа»; д) «Адресат». 13. Воспроизводить на бланке организации ее эмблему (товарный знак, знак обслуживания) одновременно с гербом РФ или ее субъекта: а) категорически не допускается; б) допускается; в) этот вопрос решается организацией самостоятельно. 14. Дата документа оформляется: а) словесно-цифровым способом; б) цифровым способом; в) цифровым или словесно-цифровым способом. 15. Реквизит «Дата документа» оформляется следующим образом: а) 25/5–19г.; б) 25.05.2019; в) 25.05.2019 г.; г) 25.05.19. 105 16. Какой из перечисленных реквизитов при оформлении должен со- ответствовать нормам, закрепленным в учредительном документе? а) «Наименование вида документа»; б) «Наименование организации – автора документа»; в) «Подпись»; г) «Печать». 17. В каком виде документа не проставляется реквизит «Наимено- вание вида документа»? а) заявление; б) письмо; в) докладная записка; г) должностная инструкция. 18. Если в тексте письма (на бланке организации) есть приложение, то оно оформляется: а) в произвольной форме; б) с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97–2016; в) только в тексте письма. 19. Резолюция указывается на документе соответствующим долж- ностным лицом и включает: а) фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату; б) фамилии исполнителей, подпись и дату; в) содержание поручения, подпись и дату. 20. Реквизит «Гриф согласования документа» размещается на до- кументе: а) в левом верхнем углу документа; б) в нижней части документа; в) в правом верхнем углу документа. 21. По какой причине реквизит «Отметка о контроле» не ставится в приказе по основной деятельности? а) последний пункт приказа по основной деятельности содержит све- дения о должностном лице, осуществляющем контроль исполнения этого документа; б) в каждом пункте приказа определено должностное лицо, которое должно контролировать исполнение конкретного поручения. 106 22. Реквизит «Индекс документа» ставится на бланке: а) на одной строке с датой документа после нее; б) на одной строке с датой документа до нее; в) ниже даты документа; г) выше даты документа. 23. Текст приказа по основной деятельности состоит из следующих частей: а) констатирующая и распорядительная; б) констатирующая и постановляющая; в) констатирующая и предлагающая. 24. Вводная часть протокола оформляется в следующей последова- тельности: а) Председатель, Секретарь, ПРИСУТСТВОВАЛИ, Повестка дня; б) Председатель, Секретарь, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕНЫ, Повестка дня; в) Председатель, Секретарь, Повестка дня, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕНЫ. 25. Основная часть протокола строится по следующей схеме: а) СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ГОЛОСОВАЛИ, РЕШИЛИ; б) СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; в) СЛУШАЛИ, ГОЛОСОВАЛИ, РЕШИЛИ. 26. Текст акта состоит из следующих частей: а) вводная и констатирующая; б) вводная, констатирующая и распорядительная; в) вводная и постанавливающая. 27. Какие форматы бумаги используются для бланков? а) только А4; б) А4 и А5; в) только А5; г) только А3; д) А6 и А4. 28. Какие реквизиты отсутствуют в формуляре служебного письма? а) «Подпись»; б) «Дата документа»; в) «Наименование вида документа»; 107 г) «Справочные данные организации»; д) «Адресат». 29. На какие части делится документ при оформлении? а) на заголовочную, основную и заключительную; б) на заголовочную, основную и оформляющую; в) на начало, середину и конец; г) на первую, вторую и третью. 30. Какие сведения не вносятся в трудовую книжку? а) сведения о работнике; б) сведения о выполняемой работе; в) сведения о переводах работника на другую постоянную работу; г) сведения о награждениях работника; д) сведения о взысканиях. 31. Какие документы в личные дела не подшиваются? а) трудовой договор; б) автобиография; в) справка о состоянии здоровья; г) личная карточка работника. 32. Текст какого документа имеет раздел «Цель»? а) автобиография; б) характеристика; в) резюме; г) анкета. 33. В каком случае трудовой договор имеет юридическую силу? а) если трудовой договор подписан руководителем предприятия и за- верен печатью; б) если трудовой договор подписан руководителем и работником; в) если трудовой договор подписан руководителем и работником и за- верен печатью; г) если трудовой договор подписан работником. 34. Укажите документы, имеющие утвержденные унифицирован- ные формы: а) структура и штатная численность; б) штатное расписание; в) трудовой договор; г) личная карточка работника; 108 д) личный листок по учету кадров. 35. Что такое номенклатура дел? а) список заголовков дел; б) систематизированный перечень заголовков дел; в) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. 36. В номенклатуру дел не включаются: а) все документы организации; б) печатные издания; в) документы общественных организаций; г) справочники. 37. В каком документе определяется фонд заработной платы ра- ботников организации? а) штатная численность; б) штатное расписание. 38. В какой резолюции срок исполнения указан правильно? а) «Подготовить ответ, срок 10 дней»; б) «Подготовить ответ до 25.10.2003»; в) «Подготовить комплексную программу к 25.10.2003»; г) «Подготовить комплексную программу, срок две недели». 39. Отчеты за 2018 г., составленные в 2019 г., будут помещены в дело: а) 2018 г.; б) 2019 г.; в) 2020 г. 40. Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, составляют: а) бланки документов; б) дело; в) формуляр документа; г) портфолио. |