Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
 Скачать 5.18 Mb.
|
|
М. Б. Ларионова, И. Е. Сафронович ПРАКТИКУМ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ М. Б. Ларионова, И. Е. Сафронович ПРАКТИКУМ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ Екатеринбург РГППУ 2019 Министерство науки и высшего образования Российской Федерации ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» М . Б . Ларионова , И . Е . Сафронович ПРАКТИКУМ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ Учебное пособие © ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет», 2019 ISBN 978-5-8050-0683-9 Екатеринбург РГППУ 2019 УДК 005(076.5) ББК С8я7-5 Л 25 Авторы: М. Б. Ларионова (введение, разд. 1, 3, заключение, приложения), И. Е. Сафронович (разд. 1, 2) Ларионова , Марина Бариевна. Л 25 Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации: учебное пособие / М. Б. Ларионова, И. Е. Сафронович. Екатеринбург: Изд-во Рос. гос. проф.-пед. ун-та, 2019. 206 с. URL: http://elar.rsvpu.ru/ 978-5-8050-0683-9. Текст: электронный. ISBN 978-5-8050-0683-9 Последовательно и в доступной форме изложены вопросы и практические задания для освоения дисциплины «Практикум по организацион- ному и документационному обеспечению деятельности организации» с учетом требований нового ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управленческой деятельности». Пособие адресовано студентам высших учебных заведений, преподавателям и всем, кто интересуется вопросами работы с документами в организациях разного уровня и любой организационно-правовой формы. Рецензенты: кандидат исторических наук, доцент М. В. Софьина (ФГБОУ ВО «Пермский государственный институт культуры»); кандидат исторических наук, доцент С. Л. Разинков (ФГАОУ ВО «Российский государственный профессио- нально-педагогический университет») Системные требования: Windows XP/2003; программа для чтения pdf-файлов Adobe Acrobat Reader Учебное издание Редактор Е. В. Суворова; компьютерная верстка Н. А. Ушениной Утверждено постановлением редакционно-издательского совета университета Подписано к использованию 03.12.19. Текстовое (символьное) издание (5,4 Мб) Издательство Российского государственного профессионально-педагогического университета. Екатеринбург, ул. Машиностроителей, 11 © ФГАОУ ВО «Российский государственный профессионально-педагогический университет», 2019 3 Оглавление Введение............................................................................................................... 5 Раздел 1. Документационное обеспечение деятельности организации.............. 8 Тема 1.1. Понятие документа, видовой состав организационно-рас- порядительной документации........................................................................ 8 Тема 1.2. Нормативная основа организационно-документационного обеспечения.................................................................................................... 11 Тема 1.3. Составление и оформление управленческой документации......... 15 Тема 1.4. Разработка локальных нормативных актов, регламенти- рующих работу секретаря ............................................................................ 47 Тема 1.5. Организация работы с документами в приемной руково- дителя ............................................................................................................. 52 Тема 1.6. Организация хранения документов в приемной руково- дителя ............................................................................................................. 58 Раздел 2. Организационное обеспечение деятельности руководителя организации........................................................................................................ 62 Тема 2.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабо- чего времени .................................................................................................. 62 Тема 2.2. Планирование рабочего дня секретаря....................................... 65 Тема 2.3. Организация телефонных переговоров руководителя.............. 68 Тема 2.4. Организация командировок руководителя ................................ 71 Тема 2.5. Организация работы с посетителями в приемной руко- водителя.......................................................................................................... 74 Тема 2.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий ........................................................................ 77 Тема 2.7. Организация исполнения решений, осуществление кон- троля исполнения поручений руководителя .............................................. 81 Тема 2.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя .................................... 84 Раздел 3. Информационное обеспечение деятельности руководителя организации........................................................................................................ 87 Тема 3.1. Обеспечение руководителя информацией ................................. 87 Тема 3.2. Организация информационного взаимодействия руково- дителя с подразделениями и должностными лицами организации ......... 90 Темы рефератов и эссе для подготовки к практическим занятиям по дисциплине «Практикум по организационному и документационно- му обеспечению деятельности организации» ................................................ 93 Задания для выполнения контрольной работы по дисциплине «Практикум по организационному и документационному обеспече- нию деятельности организации» ..................................................................... 98 4 Вопросы для подготовки к экзамену по дисциплине «Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельнос- ти организации»............................................................................................... 100 Тесты................................................................................................................. 102 Заключение ...................................................................................................... 115 Список рекомендуемых нормативно-правовых актов и литературы ........ 116 Приложение 1. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информа- ции, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архив- ное дело. Термины и определения: приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 г. № 1185-ст (извлечения) ..................................................................................................... 123 Приложение 2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное де- ло. Термины и определения: постановление Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28 (отменен, извлечения) .................................................... 137 Приложение 3. ГОСТ Р 7.0.97–2016. Система стандартов по инфор- мации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-рас- порядительная документация. Требования к оформлению докумен- тов: приказ Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст ................................. 140 Приложение 4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ (ред. от 02.08.2019 г., извлечения) ...................................................................................................... 167 Приложение 5. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ (ред. от 02.08.2019 г., извлечения) ......................... 169 Приложение 6. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ (ред. от 18.07.2019 г., извлечения) ........ 178 Приложение 7. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть четвертая от 18.12.2006 г. № 230-ФЗ (ред. от 18.07.2019 г., извлечения) ....... 179 Приложение 8. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019 г., извлечения)........................ 182 Приложение 9. Об архивном деле в Российской Федерации: Феде- ральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017 г., извле- чения)................................................................................................................ 186 Приложение 10. Об акционерных обществах: Федеральный закон от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ (ред. от 15.04.2019 г., извлечения)................... 187 Приложение 11. Об обществах с ограниченной ответственностью: Фе- деральный закон от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ (ред. от 23.04.2018 г., из- влечения) .......................................................................................................... 198 Приложение 12. О государственных и муниципальных унитарных предприятиях: Федеральный закон от 14.11.2002 г. № 161-ФЗ (ред. от 28.11.2018 г., с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019 г., извлечения)....... 203 5 Введение Представленное учебное пособие содержит задания для проведения практических занятий по дисциплине «Практикум по организационному и до- кументационному обеспечению деятельности организации» студентам, обу- чающимся по направлению подготовки 44.03.04 Профессиональное обучение (по отраслям) основной профессиональной образовательной программы «Пе- ревод и реферирование в сфере профессиональной коммуникации (английский язык)», реализуемой в ФГАОУ ВО «Российский государственный профессио- нально-педагогический университет». Изучение данной дисциплины направ- лено на закрепление знаний студентов в области работы с документами и орга- низационных вопросов деятельности руководителя организации. Цель изучения дисциплины «Практикум по организационному и до- кументационному обеспечению деятельности организации» – формирова- ние общекультурных и общепрофессиональных компетенций через усвое- ние студентами знаний и овладение умениями и навыками в области орга- низационного и документационного обеспечения деятельности организации. Задачи дисциплины: ● научить студентов использовать документированную информацию для повышения эффективности управленческой деятельности; ● познакомить студентов с современной нормативно-правовой базой организации делопроизводства; ● научить студентов правильно составлять и оформлять управленче- ские документы, работать с ними; ● познакомить студентов со средствами персонального менеджмента, с особенностями современных технических средств, используемых для создания и обработки документов. Дисциплина «Практикум по организационному и документационно- му обеспечению деятельности организации» направлена на формирование следующих общекультурных (ОК), общепрофессиональных (ОПК) и про- фессиональных (ПК) компетенций: ● ОК-4 – способность к коммуникации в устной и письменной фор- мах на русском и иностранном языках для решения задач межличностного и межкультурного взаимодействия; ● ОПК-3 – способность осуществлять письменную и устную комму- никацию на государственном языке и осознавать необходимость знания второго иностранного языка; 6 ● ПК-35 – готовность к организации и обслуживанию рабочего места в соответствии с современными требованиями эргономики; ● ПК-36 – готовность к производительному труду. В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать: З 1 – основные понятия и определения в области документационного обеспечения управления; З 2 – нормативно-методическую базу управления документами госу- дарственных и коммерческих организаций, предназначенную для внутрен- него и внешнего пользования; З 3 – специфику взаимодействия руководителя с сотрудниками орга- низации; З 4 – правила создания и оформления различных видов организаци- онной, распорядительной, информационно-справочной и кадровой доку- ментации; З 5 – принципы организации работы с официальными документами, особенности формирования службы делопроизводства на предприятии; З 6 – правила эргономики; уметь: У 1 – осуществлять организационное обеспечение деятельности ру- ководителя организации; У 2 – осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответ- ствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременно- сти поступления, точности и достоверности, оптимальности систематиза- ции, непрерывности сбора и обработки информации; У 3 – работать с информацией, предоставлять ее в удобном для вос- приятия виде; У 4 – применять правила эргономики; У 5 – осуществлять письменную и устную коммуникацию на госу- дарственном языке; владеть: В 1 – системой эвристических методов и приемов; В 2 – методами применения основ эргономики. Тематический план освоения дисциплины «Практикум по организа- ционному и документационному обеспечению деятельности организации» включает три большие темы, посвященные документационному, организа- 7 ционному и информационному обеспечению деятельности организации, которые делятся на подтемы. Объем аудиторных часов в виде практиче- ских занятий в соответствии с учебным планом составляет 68 ч. При разработке практических заданий дисциплины учитывались требования нового ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информа- ции, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распоряди- тельная документация. Требования к оформлению документов», профес- сионального стандарта «Специалист по организационному и документаци- онному обеспечению управленческой деятельности», а также положения действующих нормативно-правовых и нормативно-методических докумен- тов в вопросах организационного и документационного обеспечения дея- тельности организации. Представленные в практикуме задания в виде вопросов, задач, кейс- заданий позволят студентам освоить правила документирования управлен- ческой деятельности, технологии работы с документами, систему инфор- мационного обеспечения управления, основы персонального менеджмента. 8 Раздел 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ Тема 1.1. Понятие документа , видовой состав организационно - распорядительной документации Цель – познакомиться с дефинициями документа и видовым соста- вом управленческой документации. Задачи : ● проанализировать существующие дефиниции документа; ● изучить видовой состав управленческой документации; ● рассмотреть виды организационно-распорядительной документации. Задания : 1. Выявите дефиниции понятия «документ», представленные в норма- тивной документации и выделенные специалистами из разных областей. 2. Сравните понятия документа в ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стан- дартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроиз- водство и архивное дело. Термины и определения (прил. 1) и в утратившем силу ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре- деления (прил. 2), укажите отличия. С чем связано внесение изменений в дефиницию документа? 3. Из государственного стандарта РФ «Система стандартов по информа- ции, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное де- ло. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8–2013) выпишите все виды доку- ментов и данные им определения. 4. Проведите анализ понятия документа, делая упор на управленче- ские, правовые, информационные, документоведческие, архивоведческие его аспекты и синергетическую теорию документа. Сформулируйте свое понятие документа, которое бы охватывало все его составляющие. 5. Используя «Общероссийский классификатор управленческой до- кументации», выпишите все унифицированные системы управленческой документации. 6. Используя «Общероссийский классификатор управленческой до- кументации», определите видовой состав организационно-распорядитель- ной документации. 9 Задание для самостоятельной работы Напишите эссе на одну из предложенных тем, указав аргументы в поддержку Вашей точки зрения: ● Можно ли в современном мире обойтись без документов? ● Роль и значение документов в современном мире /обществе/ для конкретного человека. ● Как будут работать с документами в будущем? ● Бумажные или электронные документы? Проверь себя: 1. Вставьте пропущенные слова: Документ – это ___________________ на носителе ______________ с реквизитами, позволяющими ее __________________. Официальный документ – это документ, созданный ______________, оформленный в установленном________. Архивный документ – это документ, __________ или подлежащий ________________в силу его _____________ для граждан, общества, госу- дарства. Электронный документ – это_________, информация которого пред- ставлена в _______________ форме. Документированная информация – это ___________ информация, зафиксированная на________________. 2. Заполните схему: 3. Перечисленные ниже виды документов распределите по подгруп- пам организационно-распорядительной документации. Ответ оформите в виде таблицы. Приказ, штатное расписание, служебное письмо, акт, устав, распо- ряжение, положение о структурном подразделении, протокол, постановле- ние, служебная записка, должностная инструкция, решение, учредитель- ный договор, указание, справка. Организационно-право- вая документация Распорядительная документация Информационно-спра- вочная документация 10 4. Соотнесите понятия и их определения: А. Документ 1. Документ, созданный организацией, долж- ностным лицом или гражданином, оформ- ленный в установленном порядке Б. Изобразительный документ 2. Документ, содержащий речевую информа- цию, зафиксированную любым типом пись- ма или любой системой звукозаписи В. Фотодокумент 3. Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию Г. Электронный документ 4. Изобразительный или аудиовизуальный до- кумент, созданный фотографическим или элек- тронным (цифровым) способом, фиксирую- щий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов Д. Видеодокумент 5. Изобразительный документ, в котором изо- бражение объекта получено посредством ли- ний, штрихов, светотени, точек, цвета Е. Фонодокумент 6. Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную лю- бой системой звукозаписи Ж. Кинодокумент 7. Аудиовизуальный документ, созданный спо- собом видеозаписи, фиксирующий инфор- мацию в виде последовательно расположен- ных изображений – динамичных образов З. Графический документ 8. Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (циф- ровым) способом, фиксирующий информа- цию в виде отдельных изображений – ста- тичных образов И. Аудиовизуальный доку- мент 9. Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для гра- ждан, общества, государства К. Текстовой документ 10. Документ, информация которого пред- ставлена в электронной форме Л. Официальный документ 11. Документ, информация которого зафик- сирована знаками письменности М. Письменный документ 12. Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта Н. Архивный документ 13. Зафиксированная на носителе информа- ция с реквизитами, позволяющими ее иден- тифицировать 11 |