Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
 Скачать 5.18 Mb.
|
|
Тема 2.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени Цель –сформировать и закрепить навыки оказания помощи руково- дителю организации в планировании его рабочего времени. Задачи : ● уметь осуществлять правильный выбор формы планирования и оформ- лять планировщик (органайзер) руководителя; ● проводить анализ причин дефицита рабочего времени и находить пути решения данных проблем; ● научиться определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время; ● вносить информацию в планировщик (органайзер) и согласовывать с руководителем временные планы; ● выбирать оптимальные способы информирования партнеров, кли- ентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о плани- руемых мероприятиях. Задания : 1. Подумайте и заполните таблицу «Почему рабочего времени не хва- тает?» аналогично примеру: Причина дефицита рабочего времени Описание проблемы Неоправданная спешка Руководитель постоянно торопит- ся сам и поторапливает подчинен- ных. В результате важные задачи выполняются поверхностно Большое скопление неоконченных дел Отсутствие четкого плана и при- вычка браться за несколько дел сра- зу приводят к нагромождению ра- боты 63 2. Рекомендуется иметь отдельный план для каждого временного пе- риода рабочего времени руководителя (день, неделя, месяц, год). Попро- буйте составить еженедельный план – список наиболее важных дел гене- рального директора строительной компании: Время Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница 9:00–10:00 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 10:00–11:00 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. 3. Соотнесите формулу и метод планирования времени. Формула Метод планирования времени 60:40, где 60 % – рабочее время, а 40 % – свободное Принцип Парето 20:80, где 20 % рабочего вре- мени дает 80 % результата Матрица Эйзенхауэра Все дела можно разделить на четыре категории: А – срочные и важные; B – важные, но несрочные; C – неважные, но срочные; D – неважные и несрочные Метод «Альпы» 4. Рассмотрите делегирование полномочий как важную составную часть работы руководителя, необходимую в процессе планирования рабо- чего времени. Выберите правильные ответы на следующие вопросы: 4.1. При делегировании полномочий руководитель продумывает, как повысить ответственность подчиненного за порученное дело. Какие дейст- вия руководителя могут этому помешать: ● раскрывает подчиненному значимость цели и меру ответственно- сти при движении к ней; ● дозирует передачу полномочий; ● участвует в принятии решений вместе с подчиненным; ● продумывает способы стимулирования. 4.2. Хороший руководитель умеет передавать часть своих функций другим работникам. Какую работу он не должен делегировать своим под- чиненным: ● рутинную работу; 64 ● частные вопросы, которые могут мотивировать сотрудника и спо- собствовать росту его профессионализма; ● установление целей; ● экспертизу качества выпускаемой продукции. 4.3. Руководитель делегирует свои полномочия непосредственно своим подчиненным. Кому в первую очередь он может передать часть сво- их полномочий: ● самым талантливым сотрудникам; ● сотрудникам, способным взять дополнительную работу или имею- щим свободное время; ● подчиненным, чьи способности надо проверить или раскрыть шире; ● работникам, которые хотят взять на себя трудные задачи и желают приобрести соответствующий опыт. 5. Для планирования рабочего времени руководителю необходимо иметь ежедневник. Помощник руководителя может вести карту рабочего времени, он должен знать стандартный распорядок дня своего начальника. Определите последовательность приведенных ниже этапов планирования рабочего времени: ● Выделить время на отдых и приемы пищи. ● Сделать отметки о степени важности всех дел. ● Определить стандартный распорядок дня. ● Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие. ● Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благо- даря чему руководитель сможет избежать спешки. ● Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести их в ежедневник в порядке очередности исполнения. ● Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие. Задание для самостоятельной работы Составьте примерный перечень дел (план на день) начальника отдела материально-технического снабжения промышленного предприятия (про- изводство детских игрушек из пластмасс). В разработанном плане укажите дела, которые желательно делегировать, и дела, которые необходимо деле- гировать. Определите, кому конкретно следует делегировать каждое из этих дел (по должности). 65 Проверь себя Выполните тест (выберите варианты ответа): 1. Как называется процесс постановки целей и задач с оптимальным распределением ресурсов, которые потребляются для их достижения? а) планирование; б) прогнозирование; в) анализ; г) делегирование. 2. Как называется процесс передачи части функций руководителя другим сотрудникам для достижения конкретных целей? а) прогнозирование; б) анализ; в) делегирование; г) планирование; 3. Что выберет секретарь для записи каждодневных сведений и те- кущей информации? а) самоклеящийся блок для записей; б) тетрадь; в) календарь на целый месяц; г) органайзер / ежедневник. 4. Выполнение каких дел целесообразно планировать на первую поло- вину рабочего дня? а) короткие и непродолжительные мероприятия; б) трудоемкие и ответственные мероприятия. 5. Краткосрочное планирование – это планирование: а) в пределах календарного месяца; б) в пределах календарного года; в) на период, превышающий календарный год. Тема 2.2. Планирование рабочего дня секретаря Цель – изучить структуру и главные правила планирования рабочего дня секретаря. Задачи : ● научиться осуществлять правильный выбор формы планирования и оформлять планировщик (органайзер); 66 ● уметь эффективно распределять рабочее время (на день, неделю, перспективу); ● правильнорасставлять приоритеты, выделять важное и срочное (очередность выполнения работ); ● выбирать оптимальный ритм работы; ● анализировать причины невыполнения задач и их переноса на дру- гой срок. Задания : 1. Составьте конспект рассматриваемой темы по плану: ● Важнейшая задача секретаря при планировании рабочего дня. ● Время, наиболее благоприятное для творческих и трудных заданий. ● Оптимальный ритм работы. Цикл рабочей недели (по дням). ● Правила планирования рабочего дня. ● Виды планирования. ● Рекомендации по планированию рабочего дня. ● Последствия неправильно организованного рабочего дня. 2. Для эффективного планирования рабочего дня нужно понять, сколько времени уходит на ту или иную традиционную ежедневную опе- рацию. Фотография рабочего дня позволяет изучить распределение време- ни конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документиро- вания всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих опера- ций в течение рабочего дня. Подумайте и заполните таблицу «Фотография рабочего дня секретаря»: Текущее время Затраты рабочего времени Время, затраченное на операцию, мин 9:00–9:07 Начало наблюдения. Приход секретаря на ра- бочее место 7,0 9:07–9:15 Включение компьютера и другой оргтехники 8,0 … 67 3. После заполнения «Фотографии рабочего дня секретаря» оформи- те предложения – перечень мероприятий, цель которых – повышение эф- фективности рабочего дня секретаря. 4. Попробуйте распределить рабочее время секретаря на завтрашний день с помощью матрицы Эйзенхауэра. Для этого заполните следующую схему: B A D C Важные дела Неважные дела Срочные дела Несрочные дела Задание для самостоятельной работы Составьте примерную схему рабочего времени секретаря-референта генерального директора большой международной компании по производ- ству сыра. Проверь себя Выполните тест (ответьте на вопрос или выберите вариант(ы) ответа): 1. Как можно охарактеризовать работу секретаря-референта в те- чение каждого рабочего дня? а) сложная и простая; б) срочная и несрочная; в) повторяющаяся и неповторяющаяся. 2. Перечислите 3 основных фактора, которые необходимо учиты- вать при разработке схемы рабочего дня секретаря. ___________________________________________________________ 3. С какой целью проводятся ежедневные беседы руководителя и секретаря? ___________________________________________________________ 4. Какие временные периоды можно выделить в рабочем дне секре- таря? а) первая и вторая половины дня; 68 б) утро, день и вечер; в) начало, первая половина, вторая половина и конец рабочего дня. 5. При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченно- го плана секретарь должен: а) переделать план работы на день; б) проинформировать об изменении плана руководителя; в) во чтобы то ни было выполнить план работы на день; г) предложить вариант решения проблемы. Тема 2.3. Организация телефонных переговоров руководителя Цель –научиться пользоваться современными средствами телефон- ного общения, правильно организовывать телефонные переговоры, прово- дить фильтрацию телефонных звонков. Задачи : ● изучить правильность ведения и использования в работе базы дан- ных телефонных контактов руководителя; ● научиться обеспечивать руководителя необходимыми материалами для телефонных переговоров; ● сформировать знания и навыки ведения учетных регистрационных форм, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя; ● правильно устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и раз- вивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров; ● уметь соблюдать служебный этикет, сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения; ● знать способы получения необходимых сведений и передачи санк- ционированной информации по телефону. Задания : 1. Проведите следующие телефонные переговоры: Ситуация 1. Вы звоните новому (старому) клиенту, потребности и вкусы которого Вам неизвестны (известны). Вам необходимо располо- жить к себе клиента и убедить его сделать заказ. Спроектируйте Ваш раз- говор. 69 Ситуация 2.Начальнику структурного подразделения, секретарем ко- торого Вы являетесь, звонит генеральный директор с важным вопросом, а Вашего руководителя нет на месте. Спрогнозируйте несколько вариантов ответов. Ситуация 3.Вам нужно позвонить в другой город и уточнить сроки и программу командировки Вашего руководителя, а также предупредить о времени его приезда и месте остановки. Спроектируйте Ваш разговор. 2. Заполните таблицу, ответив на следующие вопросы: Вопрос Ответ Какие звонки секретарь должен пе- реадресовать подчиненным или в дру- гие подразделения? Какие сведения секретарь может по- лучить непосредственно у абонента? С какими лицами секретарь не дол- жен соединять руководителя? Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту? 3. Составьте и правильно оформите телефонограмму, в случае необ- ходимости добавьте недостающую информацию. В Вашу образовательную организацию позвонил секретарь министра образования с краткой информацией о мастер-классе «Современные педа- гогические технологии», который будет проходить 2 апреля текущего года в 15:00 по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 55. Необходимо участие одного представителя от Вашей организации. 4. Ответьте на вопросы: 4.1. Кто первый прекращает разговор или прощается? 4.2. Кто должен перезвонить, если связь прервалась? 4.3. Какова продолжительность деловой беседы? 5. Перечислите важнейшие функции современной мини-АТС. Приве- дите примеры их использования в профессиональной деятельности секре- таря. 70 Задание для самостоятельной работы Найдите и исправьте ошибки в оформлении телефонограммы: Проверь себя Выполните тест (ответьте на вопрос или выберите вариант(ы) ответа): 1. Основная задача секретаря в работе с телефоном: а) прием телефонных вызовов; б) соединение руководителя с абонентом; в) освобождение руководителя от вызовов, к нему не адресованных; г) решение оперативных вопросов по телефону. 2. Дайте название следующей форме документа: ___________________________________________________________ 71 3. Что такое телефонограмма? а) документ, передаваемый по каналам телеграфной связи; б) обобщенное название различных по содержанию документов, вы- деляемых в связи с особым способом передачи текста – по почте; в) обобщенное название различных по содержанию документов, вы- деляемых в связи с особым способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. 4. Трубку телефона рекомендуется снимать после … звонков: а) после 1-го; б) после 3–4; в) после 5–6. 5. Выберите правильную форму первой фразы на входящий звонок: а) «Приемная генерального директора, добрый день!» б) «Приемная генерального директора, секретарь, добрый день!» в) «Приемная генерального директора, секретарь Ольга Владими- ровна Семенова, добрый день!» г) «Приемная, добрый день!» Тема 2.4. Организация командировок руководителя Цель – изучить и сформировать навыки по организации служебных командировок руководителя. Задачи : ● проанализировать структуру всех документов, необходимых для оформления служебной командировки / визы / заграничного паспорта; ● изучить процесс заказа (покупки) железнодорожных и авиабиле- тов, бронирования гостиниц, транспортного обеспечения руководителя; ● уметь правильно организовывать встречи руководителя с принима- ющей стороной, оформлять программу поездки, уточнять особенности протокола планируемых мероприятий. Задания : 1. Дайте определение понятия «служебная командировка». 2. Как оформляется передача полномочий руководителя на время его командировки? 72 3. Ознакомьтесь с правилами подготовки служебных поездок, запол- ните таблицу: Вопросы, которые необходимо согласовать с руководителем Вопросы, которые необходимо согласовать с приглашающей стороной Даты (день, месяц) приезда (отъезда) Даты (день, месяц) приезда (отъезда) Список сопровождающих сотрудни- ков, руководитель группы (ФИО, должности) Предварительная программа – инфор- мация обо всех официальных и не- официальных мероприятиях (при не- обходимости внести изменения и уточ- нения в планы руководителя) Оплата проезда и проживание Возможность оказания помощи в бро- нировании гостиницы, обязательность встречи в аэропорту, обеспечение пе- редвижения по городу (машина с во- дителем) Необходимость оформления визы Специальные пожелания Способ передвижения (машина, са- молет, поезд), удобное время при- бытия (отправления), форма оплаты билета (наличный, безналичный рас- чет, кредитные карточки) Бронирование мест в гостинице (уро- вень гостиницы, тип бронируемого номера, форма оплаты – наличный, безналичный расчет, кредитные кар- точки) Предварительная программа пребы- вания Предварительный список участников Необходимость подготовки реклам- ных или информационных материа- лов 4. Опишите алгоритм бронирования гостиницы через Интернет. 5. Составьте пакет документов, необходимых для оформления ко- мандировки сотрудников организации. 73 6. Заполните форму заявки на бронирование мест в гостиничном ком- плексе для генерального директора ПАО «ФИНАНСРУССКОМП» И. В. Ива- нова, в случае необходимости добавьте недостающую информацию: 74 Задание для самостоятельной работы Представьте следующую ситуацию: Ваш руководитель собирается в зарубежную командировку на деловые переговоры по вопросу сотрудни- чества с международной организацией (Великобритания). Какие действия (операции) Вы должны предпринять как помощник руководителя? Под- робно опишите процедуру подготовки к данной командировке. Проверь себя Выполните тест (ответьте на вопрос или выберите вариант(ы) ответа): 1. Что такое служебная командировка? а) поездка работника в другую местность; б) поездка куда-либо с целью выполнения задания; в) поездка работника по распоряжению работодателя на определен- ный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 2. Какие документы нужно обязательно оформить при направлении работника в командировку за границу? а) приказ и задание на командировку; б) приказ и командировочное удостоверение. 3. Какую информацию об условиях командировки стоит уточнить у руководителя? ___________________________________________________________ 4. Что такое программа пребывания (командировки) руководителя? а) последовательность инструкций, предназначенных для исполне- ния устройством управления вычислительной машины; б) совокупность инструкций и алгоритмов, описывающих порядок определенных действий; в) перечень мероприятий, встреч, действий с указанием дат, времени и мест проведения, составляющих содержание деловой поездки (команди- ровки). |