Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
 Скачать 5.18 Mb.
|
|
Тема « Организационное обеспечение деятельности руководителя организации » Выберите один или несколько вариантов ответа: 1. В перечне основных обязанностей руководителя уберите лишнее: а) обработка информации; 109 б) постановка целей и задач; в) планирование; г) подготовка и реализация управленческого решения; д) подготовка и передача документов в архив; е) контроль реализации управленческого решения. 2. Как называется вид связи, используемый для передачи по телефо- ну на расстоянии информации в виде текстов, чертежей, рисунков? а) телефонная связь; б) электронная связь; в) факсимильная связь. 3. При организации приема посетителей помощник руководителя не должен знать: а) структуру предприятия, направления его деятельности; б) распределение обязанностей и вопросов между руководящими ра- ботниками; в) домашние адреса посетителей. 4. Подготовка планового совещания с большим числом участников включает в себя следующие этапы: а) уточняется дата, место и время проведения совещания; б) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков со- вещания; в) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания; г) все ответы правильные. 5. При направлении сотрудника в командировку оформляется следу- ющий документ: а) приказ о направлении работника в командировку; б) командировочное удостоверение; в) инструкция; г) транспортная накладная. 6. Что такое презентация? а) мероприятие, носящее рекламный характер, центром которого яв- ляется представление нового продукта (товара, услуги, проекта, идеи и т. п.); б) официальное мероприятие для узкого круга приглашенных; в) открытое мероприятие для широкого круга гостей; г) заседание, посвященное обсуждению какой-либо темы. 110 7. Что такое служебная командировка? а) поездка работника в другую местность; б) поездка куда-либо с целью выполнения задания; в) поездка работника по распоряжению работодателя на определен- ный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 8. Что не является целью использования метода «Фотография ра- бочего дня»? а) выявление наиболее затратных операций в течение рабочего дня; б) распределение рабочего времени; в) проверка правильной расстановки мебели и оргтехники на рабо- чем месте; г) выяснение причин невыполнения заданий в срок. 9.В документе, поставленном на контроль: а) проставлен штамп «Контроль» в верхнем поле документа; б) проставлен штамп «Контроль» в нижнем поле документа; в) в тексте будут обозначены сроки исполнения документа; г) проставлена «Отметка об исполнителе». 10. Уберите лишнюю графу журнала записи сотрудников на прием к руководителю: а) «Дата и время приема»; б) «ФИО, должность посетителя»; в) «Семейное положение посетителя»; г) «Время, необходимое для обсуждения»; д) «Резолюция руководителя (принятое решение)»; е) «Срочность вопроса». 11. Секретарь ответил на входящий звонок. Выберите правильную фразу (действие): а) «Говорите»; б) «Да»; в) «Слушаю (Вас)»; г) назвать свою фирму и поприветствовать («Добрый день»); д) назвать свою фирму и себя (фамилию или должность); е) назвать фирму, отдел, фамилию. 111 12. Выберите правильную фразу (действие) секретаря, если входя- щий звонок поступил во время обеденного перерыва: а) «Все обедают»; б) «Никого нет»; в) «Пожалуйста, перезвоните (время)»; г) записать информацию, номер телефона и через некоторое время перезвонить. 13. Что такое распределение рабочего времени в пределах суток или другого календарного периода? а) режим рабочего времени; б) суммированный учет рабочего времени; в) разделение рабочего времени. 14. Выберите функции, которые выполняет секретарь: а) ведение документации предприятия; б) работа с бухгалтерскими документами при наличии должности глав- ного бухгалтера; в) планирование рабочего дня руководителя. 15. Выберите функции, которые не относятся к должностным обя- занностям секретаря: а) прием посетителей; б) ведение кадровой документации при наличии отдела кадров; в) решение административных вопросов в пределах руководства ор- ганизацией. Тема « Информационное обеспечение деятельности руководителя организации » Выберите один или несколько вариантов ответа либо выполните за- дание: 1. Вся документация, циркулирующая в организации, принадлежит: а) двум информационным системам; б) десяти унифицированным системам документации; в) организационно-распорядительной документации. 2. При каком методе кодирования код объекта классификации обра- зуется с использованием кодов последовательно расположенных подчи- ненных группировок? а) параллельный; 112 б) последовательный; в) порядковый. 3. Какой метод кодирования необходимо использовать, если струк- тура кода выглядит следующим образом: ХХ . – класс; ХХ .Х – подкласс; ХХ .ХХ – группа; ХХ .ХХ.Х – подгруппа; ХХ .ХХ.ХХ – вид. а) порядковый; б) серийно-порядковый; в) последовательный; г) параллельный. 4. Для какого метода классификации характерны следующие недос- татки:неполное использование емкости; нетрадиционность; сложность применения? а) для иерархического; б) для фасетного. 5. Соотнесите понятия и их определения: 1. Управление А. Вид деятельности, направленный на сбор, систематизацию и использование информа- ции, необходимой для принятия управлен- ческих решений 2. Информационные техноло- гии Б. Совокупность содержащейся в базах дан- ных информации и обеспечивающих ее об- работку информационных технологий и тех- нических средств 3. Информационное обеспе- чение управления В. Процесс, использующий совокупность ме- тодов и средств реализации операций сбо- ра, регистрации, передачи, накопления и об- работки информации на базе программно- аппаратного обеспечения для решения управ- ленческих задач 4. Информационная система Г. Целенаправленное воздействие на орга- низацию, которое обеспечивает достиже- ние поставленных целей 113 6. Соотнесите понятия и их определения: 1. База данных А. Информация о данных или схема, лежащая в основе базы данных 2. Данные Б. Информация, представленная в формализованном виде, пригодном для ее передачи, интерпретации и обработки 3. Метаданные В. Поименованная совокупность записей, хранящихся или обрабатываемых как единое целое 4. Файл Г. Совокупность данных, предназначенных для удовле- творения информационных потребностей организации 7. Через управленческие документы руководитель получает: а) 75–80 % информации; б) 15–20 % информации; в) 10–15 % информации. 8. Установите соответствие между уровнем принятия управленче- ских решений и степенью структурированности информации: 1. Стратегический уровень А. Высокоструктурированная информация 2. Оперативный уровень Б. Частичноструктурированная информация 3. Тактический уровень В. Слабоструктурированная информация 9. Из перечисленных характеристик информации выберите те, ко- торыми должна обладать управленческая информация: а) субминимальный объем; б) доверительный уровень достоверности; в) высокая насыщенность; г) высокая ценность. 10. Какой метод кодирования был использован в следующем случае: XX XX XXX Х Класс форм | | | | ———————————————————————————— | | | Подкласс форм | | | ———————————————————————————— | | Регистрационный номер | | ———————————————————————————— | Контрольное число | ————————————————————————————— а) последовательный; б) порядковый; 114 в) серийно-порядковый; г) параллельный. 11. По своему статусу общероссийские классификаторы приравнены: а) к закону; б) к ГОСТу; в) не являются нормативными документами. 12. Что из перечисленного можно считать классификатором? а) номенклатура дел; б) табельный номер; в) код структурного подразделения. 13. Что входит в состав показателя? а) один реквизит-признак и один реквизит-основание; б) группа реквизитов-признаков; в) один реквизит-основание и все его реквизиты-признаки. 14. Соотнесите понятия и их определения: 1. Мнемокод А. Способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос 2. Классификатор Б. Условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам 3. Код В. Систематизированный свод однородных наимено- ваний и их кодовое значение 4. Штрих-код Г. Условное короткое буквенное обозначение объекта 15. Неточная, неограниченная, незапрограммированная, полученная извне информация характерна: а) для тактического уровня управления; б) для оперативного уровня управления; в) для стратегического уровня управления. 16. Арифметической обработке подвергаются: а) реквизиты-основания; б) реквизиты-признаки. 17. Какие документы образуют циркулирующие в управлении доку- ментопотоки? а) внутренние и внешние; б) вертикальные и горизонтальные; в) внутренние и внешние, вертикальные и горизонтальные. 115 Заключение Выполнение всех разработанных и представленных в учебном посо- бии «Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации» заданий позволит сформировать у студентов необходимые компетенции, направленные на знание нормативных основ документационного, организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя организации, а также умения применять нормы российского законодательства при организации документационного, орга- низационного и информационного обеспечения деятельности руководите- ля организации, в том числе при проектировании конкретных видов управ- ленческой документации, организации работы с документами, их регистра- ции, осуществлении контроля за сроками исполнения, оперативного хра- нения, а также правильной и эффективной помощи руководителю в плани- ровании рабочего времени, организации командировок, подготовке и про- ведении конферентных мероприятий, эффективной работе секретариата в целом. Следование прописанным в законодательстве нормам и правилам организации документационного, организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя позволит его помощнику эффек- тивно осуществлять необходимую помощь в управлении организацией. Знание основ правильной работы с документами и организационных функций поможет секретарю грамотно исполнять свои непосредственные обязанности, что является неотъемлемой составляющей при подготовке специалистов в области документационного и организационного обеспе- чения деятельности руководителя организации. 116 Список рекомендуемых нормативно - правовых актов и литературы Нормативные правовые акты Конституция Российской Федерации: [принята всенародным голо- сованием 12.12.1993 г., с изм. от 30.12.2008 г.]. Текст: непосредственный // Российская газета. 2009. 21 янв. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный кон- ституционный закон от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ [ред. от 20.12.2017 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая: Федераль- ный закон от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ [ред. от 18.07.2019 г.]. URL: http:// www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть четвертая: Феде- ральный закон от 18.12.2006 г. № 230-ФЗ [ред. от 18.07.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Кодекс Российской Федерации об административных правонаруше- ниях: Федеральный закон от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ [ред. от 02.08.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ [ред. от 02.08.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Уголовный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ [ред. от 02.08.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. О государственной тайне: закон Российской Федерации от 21.07.1993 г. № 5485–1. Текст: непосредственный // Российская газета. 1993. 21 сент. О государственном языке Российской Федерации: Федеральный закон от 01.06.2005 г. № 53-ФЗ [ред. от 05.05.2014 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. О государственных и муниципальных унитарных предприятиях: Фе- деральный закон от 14.11.2002 г. № 161-ФЗ [ред. от 28.11.2018 г., с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ. Текст: непосредственный // Российская газета. 2004. 5 авг. 117 О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Текст: непосредственный // Российская газета. 2006. 29 июля. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ [ред. от 27.12.2018 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об акционерных обществах: Федеральный закон от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ [ред. от 15.04.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: элек- тронный. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ [ред. от 28.12.2017 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об информации, информационных технологиях и о защите инфор- мации: Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. Текст: непосредст- венный // Российская газета. 2006. 29 июля. Об обществах с ограниченной ответственностью: Федеральный закон от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ [ред. от 23.04.2018 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ [ред. от 23.06.2016 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: указ Президента РФ от 06.03.1997 г. № 188. Текст: непосредственный // Российская газета. 1997. 14 марта. О трудовых книжках: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 [ред. от 25.03.2013 г.]. Текст: непосредственный // Российская газе- та. 2003. 22 апр. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничто- жения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Рос- сийской Федерации: постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. № 268 [ред. от 17.03.2018 г.]. Текст: непосредственный // Собрание зако- нодательства РФ. 1996. № 2. Ст. 123. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 [ред. от 26.04.2016 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: элек- тронный. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотеч- ному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины 118 и определения: приказ Росстандарта от 17.10.2013 г. № 1185-ст [документ опубликован не был]. URL: base.garant.ru/70650732/. Текст: электронный. ГОСТ Р 7.0.97–2016. Система стандартов по информации, библиотеч- ному и издательскому делу. Организационно-распорядительная докумен- тация. Требования к оформлению документов: приказ Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст [ред. от 14.05.2018 г.]. Москва: Стандартинформ, 2017. 35 с. Текст: непосредственный. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования: приказ Ростехрегулирования от 12.03.2007 г. № 28-ст. Москва: Стандартинформ, 2007. 34 с. Текст: непосредственный. Государственная система документационного обеспечения управле- ния (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33. Москва: Госстандарт, 1991. 46 с. Текст: непосредственный. Инструкция по заполнению трудовых книжек: постановление Мини- стерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 [ред. от 31.10.2016 г.]. Текст: непосредственный // Российская газета. 2003. 19 нояб. Квалификационный справочник должностей руководителей, специа- листов и других служащих: постановление Министерства труда РФ от 21.08.1998 г. № 37. Москва: Минтруд РФ, 1998. 196 с. Текст: непосредст- венный. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по до- кументационному обеспечению управления: постановление Министерства труда РФ от 25.11.1994 г. № 72 [документ опубликован не был]. URL: docs.cntd.ru/document/1200005606. Текст: электронный. О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нор- мативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персо- нальным электронно-вычислительным машинам и организации работы»: постановление главного государственного санитарного врача РФ от 30.05.2003 г. № 118. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных доку- ментов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хра- нения: приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 [ред. от 16.02.2016 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. 119 Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи: приказ Ми- нистерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 г. № 234 [ред. от 27.03.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федера- ции и других архивных документов в органах государственной власти, ор- ганах местного самоуправления и организациях: приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г. № 526. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Об утверждении СанПиН 2.2.4.9959-16 «Санитарно-эпидемиологи- ческие требования к физическим факторам на рабочих местах»: постанов- ление главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 г. № 81. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Общероссийский классификатор административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТД): постановление госстандарта России от 31.07.1995 г. № 412 [ред. от 17.07.2019 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей слу- жащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР): постановление гос- стандарта РФ от 26.12.1994 г. № 367. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Общероссийский классификатор стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001 (ОКСМ): постановление госстандарта России от 14.12.2001 г. № 529-ст. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011–93 (ОКУД): постановление Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299 [ред. от 11.09.2018 г.]. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных до- кументов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиоте- ках, организациях Российской академии наук: приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19 [с изм. от 16.02.2009 г. № 68]. Москва: [Б. и.], 2009. 297 с. Текст: непосредственный. Профессиональный стандарт специалиста по организационному и до- кументационному обеспечению управления организации: приказ Мини- стерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 г. № 276-н. URL: http://www.pravo.gov.ru. Текст: электронный. 120 Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Текст: непосредственный // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. № 5. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре- деления: постановление Госстандарта России от 27.02.1998 г. № 28 [утратил силу]. Москва: Изд-во стандартов, 1998. 12 с. Текст: непосредственный. |