Инструкция (обновленная). Програмний комплекс Єдина Державна Електронна База з питань Освіти (єдебо) інструкція webклієнту зміст про програму. Загальні положення 3 робота з єдебоклієнт
 Скачать 12.56 Mb.
|
|
Інструкцію щодо формування наказу про зарахування абітурієнтів до вищого навчального закладу та додатку до наказу (згідно до вимог наказу МОНмолодьспорту від 30.07.2012 № 863) розміщено на сайті inforesurs.gov.ua в розділі ЗАВАНТАЖЕННЯ / ІНСТРУКЦІЇ. Зарахування вступників здійснюється на основі базової та повної загальної середньої освіти на денну форму навчання: за державним замовленням – не пізніше 11 серпня; за кошти фізичних та юридичних осіб – після зарахування на місця державного замовлення відповідного напряму (спеціальності), але не пізніше 25 серпня. Строки зарахування вступників, які вступають на навчання за освітньо- кваліфікаційними рівнями спеціаліста, магістра (на основі базової або повної ВИЩОЇ освіти), а також зі скороченими термінами навчання, зазначаються у правилах прийому до вищого навчального закладу. Накази про зарахування на навчання видаються керівником вищого навчального закладу на підставі рішення приймальної комісії та оприлюднюються на інформаційному стенді приймальної комісії і веб-сайті вищого навчального закладу у вигляді списку зарахованих. Післяпідписання наказу на зарахування статус заяви на вступ До наказу є кінцевим та залишається незмінним. Особа переходить з категорії абітурієнт до категорії студент. Якщо наказ на зарахування підписано, але отримано письмову заяву вступника щодо його небажання навчатися у навчальному закладі, видається наказ про відрахування 156 вказаного студента (додається до наказів на зарахування у паперовому вигляді, що надсилаються до МОНмолодьспорту). При цьому статус його заяви на вступ не змінюється. Переведення студентів між напрямами (спеціальностями) в межах навчального закладу оформлюється аналогічним чином. Порядок внесення до ЄДЕБО інформації щодо відрахування студентів, їх переведення в межах навчального закладу описано створюється у розділі «Учбовий процес» (вкладки «Студенти» та «Накази по студентам. Зарахування інших абітурієнтів на місця, що звільнились, здійснюється за окремими наказами. Особи, які без поважних причин не приступили до занять протягом 10 днів від дня їх початку, відраховуються з вищого навчального закладу. На звільнені при цьому місця може проводитися додаткове зарахування за конкурсом осіб, які подали сертифікати ЗНО (успішно склали вступні випробування, що проводить вищий навчальний заклад) до цього чи іншого вищого навчального закладу і не пройшли за конкурсом на навчання. Вкладка «Створення наказів» має наступний вигляд: Стовбці таблиці мають наступне значення: – № – загальний номер створеного наказу в ЄДЕБО; В – стан верифікації документу верифікований – , ні – ; – ПВ – наявність документів у статусі «Потребує верифікації»: є – , ні – (перевіряється одночасно по наказу та додатку до нього); Номер, Дата – номер та дата, надані створеному наказу навчальним закладом – Коментар – довідкова інформація навчального закладу до наказу (за необхідності); – Фінансування – за державним замовленням або за кошти фізичних та юридичних осіб; Форма – форма навчання; – Кваліф. рівень – кваліфікаційний рівень навчання, зазначений у відповідній пропозиції; Структур. підрозділ – структурний підрозділ навчального закладу, до якого відноситься пропозиція; – № протоколу, дата рішення – дані щодо рішення приймальної комісії; 157 Тип – студент або курсант Курс – курс, на який здійснюється зарахування; – Рік – навчальний рік, в який зараховуються студенти; З – стан наказу в ЄДЕБО. При позначці наказ є закритим для редагування та видалення, особи в статусі «Абітурієнт», включені до нього, переводяться в статус Студент 1) Додати Навчальний заклад має можливість створити новий наказ на зарахування до нього, обравши на робочій панелі . Після цього відкриється наступне вікно. Внесіть всі необхідні дані, що пропонуються у «випадаючих» вікнах, та натисніть «Застосувати». № наказу – номер, встановлений у навчальному закладі. Дату та номер наказу, за необхідності, можна внести до бази після його підписання керівником навчального закладу (але дані вносяться обов’язково). Поля «Структурний підрозділ» та «Кваліфікаційний рівень» заповнюються навчальним закладом за необхідності. При їх незаповненні наказ буде створений за всіма структурними підрозділамита (або)кваліфікаційними рівнями з однаковими іншими параметрами, за якими є списки рекомендованих у статусі До наказу та абітурієнти ще не були включені до попередніх наказів. За кожною пропозицією, що відповідає параметрам створеного наказу, формується окремий додаток. Вступники у додатках розташовані за алфавітом. ВАЖЛИВО! Наказ на зарахування створюється без деталізації за напрямами (спеціальностями). До нього включаються всі вступники, які за визначеними параметрами наказу мають статус До наказу. 158 До наступного наказу за тими ж визначеними параметрами вступники, що вже були включені до попередніх наказів, не включаються (тобто для однієї пропозиції, за необхідності, можливе формування декількох наказів (наприклад, по мірі надання оригіналів документів вступниками, за «хвилями» тощо). Разом з тим, для того, щоб створити один наказ за визначеними параметрами без розподілу за структурними підрозділами), залишіть значення цього параметру пустим. У абітурієнтів, які включені до наказів про зарахування, повинен залишатись статус До наказу (у тому числі у випадку, коли особа забрала документи та відрахована з навчального закладу. Вказані зміни призведуть до викривлення звітності навчального закладу щодо вступної кампанії. У разі, якщо таке сталось таза умови, що наказ ще не затверджено, необхідно внести виправлення для відновлення статусу До наказу (при статусі «Відхилено» спочатку перевести в статус Допущено. 2) Редагувати 3) Знищити 4) Оновити Для оновлення переліку наказів у вікні натисніть «Оновити». 5) Абітурієнти Встановлено можливість перегляду переліку абітурієнтів, включених до наказу, його друку або експорту у форматі *.xls. В наказі є можливість вказати групи, в яких навчатимуться студенти, щоб у вкладці «Студенти» повторно їх не розподіляти. У разі помилки при виборі курсу зарахування у затверджених та верифікованих наказах є можливість змінити курс для визначених осіб. Для цього спочатку отримайте доступ для внесення змін, направивши звернення Адміністратору Єдиної бази. Потім поставте позначки проти потрібних абітурієнтів та натисніть «Редагувати». У новому вікні оберіть правильний курс та натисніть «Застосувати»: Значення курсу зміниться у вказаних студентів. При цьому уважно перевірте історію навчання цих студентів, тому що подальші зміни автоматично не здійснюються. Також необхідно змінити групу навчання для студентів, що 159 вже розподілені (після зміни курсу у вкладці «Студенти» створюється строчка з новим записом). Також є можливість анулювання запису щодо зарахування студента, що помилково з помилкою) включений до наказу про зарахування на навчання, який вже затверджений та верифікований. Для цього необхідно створити наказ про скасування навчання у навчальному закладі(вкладка «Накази по студентам, який завантажується на верифікацію встановленим порядком. В полі «Коментар» обов’язково вказується причина анулювання запису. За необхідності в подальшому створюється нова заява студента. 6) Додаткові дії 6.1) Затвердити Після перевірки даних, включених до наказу, та його підписання керівником можна зробити наказ закритим для редагування та видалення в ЄДЕБО, для чого натисніть «Затвердити». У вікні, що відкриється, встановіть потрібні параметрита натисніть «Застосувати». 160 Особи, включені до наказу про зарахування, знаходяться в статусі «Абітурієнт», після наказу переводяться в статус Студент У строчці затвердженого наказу про зарахування встановлюється позначка УВАГА! Цей статус автоматично встановлюється після успішної верифікації наказу з додатком. Затвердження з наказів про зарахування зняти неможливо. 6.2) Змінити дату Для зміни у затверджених та верифікованих наказах дати зарахування абітурієнтів, що була внесена з помилкою, необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблемита зазначенням номеру наказу. 6.3) Змінити навчальний рік Для зміни у затверджених та верифікованих наказах навчального року зарахування, що був встановлений помилково, необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» з описом проблемита зазначенням номеру наказу. 6.4) Доступ З метою отримання доступу для внесення змін до затверджених та верифікованих наказів у разі помилки при виборі курсу зарахування необхідно направити офіційний лист на адресу Адміністратора ЄДЕБО – ДП «Інфоресурс» – з описом проблеми, зверненням щодо відкриття тимчасового доступу до редагування зазначених наказів про зарахування на навчання та переліком осіб, при зарахуванні яких допущено помилку. При позитивному рішенні адміністратору навчального закладу повідомляють про відкриття доступу на добу. При цьому внесення до бази інших даних студентів, включених до «відкритих» наказів, можливе тільки після закриття доступу (закінченні дій по зміні курсу. При достроковому завершенні внесення змін адміністратору навчального закладу необхідно звернутись до оператора ЄДЕБО для закриття доступу. 161 7) Друк Кнопка містить в собі дві дії: «Друк наказу з шапкою, «Друк наказу без шапки та «Друк додатку». Для друку документів спочатку збережіть їх у форматі *.pdf, потім відкрийте файл та роздрукуйте. У разі внесення змін до наказу (або додатку) інформація оновлюється після повторної підготовки документів до друку (натисніть «Друк наказу («Друк додатку»). Винятком є додання осіб до списку абітурієнтів – наказ необхідно видалити та сформувати заново. 6.6.2. Верифікація наказів Сформовані накази з додатками до них підлягають верифікації (перевірці на достовірність). Передача даних здійснюється шляхом завантаження документів до бази ЄДЕБО. До сканкопій наказів на зарахування та додатків до них, які потребують верифікації, визначені наступні вимоги: – документи мають відповідати чинному законодавству України; – дані в документах повинні бути достовірні, актуальні, повні; – дотримано стандартизовану форму документів (згідно наказу МОНмолодьспорту № 863 від 30.07.2012 та правил документообігу в автоматичному режимі); – документи підписані керівником навчального закладу (або особою, яка його офіційно заміщує) згідно Правил прийому до навчального закладу та правил документообігу; у наказі обов’язкова наявність гербової печатки – документи завантажувати в горизонтальному розвороті (накази – в книжковій орієнтації, додатки – в альбомній орієнтації); – файли мають бути у форматі *.jpg (один файл не більше 1 МБ); – сканкопії документів мають бути якісними та чіткими. 1) Завантажити файл Оберіть у таблиці на сторінці відповідний наказа потім завантажте скановані копії документів (Наказ про зарахування» та «Додаток до наказу про зарахування») кнопкою «Додати сторінки». ВАЖЛИВО! Завантажувати на верифікацію потрібно тільки ті документи, що відносяться саме до цього наказу. 162 Завантажте до ЄДЕБО для верифікації встановленим порядком(розділ 11 Інструкції «Функціональні кнопки на робочій панелі», п. 6) сканкопіюствореного та підписаного наказу (тобто необхідно завантажити документ (або декілька документів) та встановити йому статус «Потребує верифікації»). Порядок дій наступний: – натисніть (вибір файлу) та додайте файл з документом – якщо документ має більше однієї сторінки, додайте необхідні файли за допомогою «Додати». За потреби додати сторінки пізніше – повторіть операцію, сторінки будуть прикріплені до завантажених раніше (у кінці); для збереження документу натисніть «Завантажити», а потім кнопку «Додати»; – повідомлення про те, що документ завантажено, можна переглянути в стовбці «Чи є файл. Таким же чином завантажте додатки до відповідного наказу. Повторіть дії для всіх створених наказів. ВАЖЛИВО! У завантажених на верифікацію документах зустрічаються наступні типові помилки документу встановлюється статус Не верифіковано» з необхідністю виправлення помилок та повторного завантаження документу – завантажено неякісну сканкопію документу документ завантажений не в горизонтальному розвороті; дата та номер наказу не відповідає вказаним у додатку (або їх не вказано взагалі); – кількість сторінок додатків не відповідає вказаним у наказі (або їх не вказано взагалі). (особливість збереження та друку у форматі *.pdf – іноді формуються пусті сторінки. У цьому разі вказувати у наказі та завантажувати на верифікацію тільки сторінки додатків з таблицями); – кількість осіб у завантаженому додатку не відповідає кількості осіб у додатку, сформованому в ЄДЕБО; порушено порядок додатків. 163 Конкретну причину неверифікації документу вказано у вікні «Перегляд документу у таблиці з історією зміни статусів. 2) Верифікувати Після завантаження документу необхідно встановити йому статус «Потребує верифікації» (встановлюється з статусу «Новий»), після чого документ буде автоматично направлено на верифікацію (тобто на перевірку достовірності) оператору ЄДЕБО (розділ 11, п. 7 Інструкції). Якщо окремі документи знаходяться у, спочатку переведіть їх у статус "Новий" у вікні «Перегляд документу. У вікні «Перегляд документу можливо: – переглянути завантажений документ по сторінках; – знищити всі завантажені сторінки документу – знищити одну сторінку завантаженого документу (останню); – повернутися у верхню частину сторінки за допомогою кнопки На початок. Після успішної верифікації наказу з додатком автоматично встановлюється статус наказу «Затверджено» (з забороною його редагування та знищення). 3) Оновити Нагадуємо, що згідно переліку абітурієнтів, включених до наказів до зарахування, формуються списки на замовлення студентських квитків! 164 6.7. Правила прийому Згідно наказу МОН України від 29.10.2013 № 1510 всіма вищими навчальними закладами незалежно від форми власності та підпорядкування в ЄДЕБО створюються додатки до Правил прийому до ВНЗ на 2014 рік. Навчальним закладом здійснюється заповнення таблиць у вкладці «Умови прийому» відповідними даними з подальшим виведенням на друк (або збереженням у файл. Додатки до Правил прийому заповнюються в ЄДЕБО всіма навчальними закладами, що мають у базі окремий код. Звертаємо увагу, що правила прийому до вищого навчального закладу І-ІІ рівнів акредитації – структурного підрозділу ВНЗ ІІІ-ІV рівнів акредитації розробляються окремо для кожного структурного підрозділу (формувати додатки та завантажувати на верифікацію Правила прийому з додатками до них необхідно на окремому коді в Єдиній базі) та включаються як додаток до Правил прийому до вищого навчального закладу ІІІ-ІV рівня акредитації, у структурі якого вони знаходяться. Обов’язковою умовою для створення додатків до Правил прийому є заповнення даних ліцензії. Заповнення додатків здійснює адміністратор навчального закладу або користувач, якому встановлено роль «Адміністратор». В МОНприймаються на перевірку Правила прийому, додатки до яких створені в ЄДЕБО. Правила прийому необхідно завантажити до ЄДЕБО після їх підписання та затвердження в МОН. Перед цим до бази вносяться остаточні зміни до додатків. Номери додатків не змінюються (у разі відсутності інформації для якогось з додатків до Правил прийому прикладається незаповнена форма. У вкладці Правила прийому» створюється таблиця з переліком створених навчальним закладом додатків: 165 1) Додати Навчальний заклад має можливість створити нові додатки, обравши на робочій панелі . Відкриється наступне вікно: У вікні необхідно обрати вступний сезон, для якого складаються Правила прийму, та структурний підрозділ (стосується ВНЗ, що мають у структурі коледжі, інститути тощо), після чого натиснути |