Инструкция (обновленная). Програмний комплекс Єдина Державна Електронна База з питань Освіти (єдебо) інструкція webклієнту зміст про програму. Загальні положення 3 робота з єдебоклієнт
 Скачать 12.56 Mb.
|
|
переведення (з іншого ВНЗ) (за згодою керівників обох навчальних закладів, з передачею особової справи); – поновлення (з іншого ВНЗ) (студента, який раніше навчався в іншомунавчальному закладі та був відрахований,поновлюють на навчання, він вступає з академдовідкою); – випуск студента з ВНЗ (закінчення навчання студентів в учбовому закладі та отримання ними дипломів). – продовження навчання для здачі ДЕК – подовження строку навчання до терміну роботи державної комісії із складання ДЕК студентам, які не складали ДЕК з поважної причини Крім того, здійснюється: – розподіл студентів між групами (перенесення) обраного спрямування без створення наказів; – проставлення (зняття) позначок, що студентів зараховано на поповнення на вакантні місця наборів попередніх років. 181 У вікні також можна позначити все у списку або зняти позначки: , оновити список та зберегти список в форматі *.xls. Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон там же, де й абітурієнт). Якщо дата встановлення статусу студента в ЄДЕБО (дата дії: переведення, відрахування, зміна фінансування тощо) не відповідає даті, вказаній в наказі (помилково вказана невірна дата, її можна змінити, натиснувши кнопку «Змінити дату. Дату можна змінити певному студенту або всім студентам обраного наказу : Зверніть увагу! Для зміни дати встановлення статусу студентам, наказ має знаходитись у статусі «Новий». Якщо студент внесений в наказ за певним типом, але номер наказу вказаний в ЄДЕБО не відповідає паперовому, обраного студента можна перенести в наказ із таким типом (з іншим номером) в даному навчальному році натиснувши кнопку Перенести. 1) Довнесення Для початковоговведення до Єдиної бази інформації щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі (перейшли на наступний курс) або не приймають участі в конкурсному відборі для зарахування натисніть «Довнесення студента, заповніть всі поля у вікні, що відкриється, та натисніть «Застосувати». При внесенні даних необхідно забезпечити виконання наступних вимог: – студенти вносяться до бази на підставі наказу керівника навчального закладу про переведення на наступний курс за виключенням тих, які знаходяться в академвідпустці або поновлюються з іншого навчального закладу. Всі зміни, що відбулися після видання такого наказу, відображуються окремими наказами з метою досягнення прозорості та впорядкування даних накази по студентам необхідно створювати та завантажувати в базу окремо за кожним типом (про переведення, відрахування тощо); – до ЄДЕБО вноситься актуальна інформація про студента. Наприклад, додаються дані про отриманий паспорт, прізвище вноситься вже змінене (при цьому при доданні документа, на основі якого був вступ, ставиться позначка «Некоректний документ) тощо; 182 – у полі «Поповнення» проставляються позначки щодо студентів, яких було зараховано на поповнення на вакантні місця наборів попередніх років; у листі МОНмолодьспорту від 21.09.2012 № 1/9-658 зазначено, що відповідно до Закону України Про захист персональних даних” перед внесенням даних про студента до ЄДЕБО необхідно отримати від нього згоду на обробку його персональних даних у ЄДЕБО за формою згідно додатку до листа Міністерства від 19.04.2012 р. № 1/9-302. При доданні студента в ЄДЕБО про отриману згоду ставиться відповідна позначка. Для створення в ЄДЕБО особової картки студента натисніть «Повна форма додання вступника»: Порядок заповнення форми викладено у розділі 6.2 Заяви. 183 При внесенні в ЄДЕБО даних студентів у повній формі додання додано обов’язкове поле «Отримано згоду на внесення персональних даних» (остання строчка. Пільги, які мають студенти можна додавати у картці особи визначеним раніше для абітурієнтів порядком. Оберіть потрібний тип наказу для внесення даних студента Звертаємо увагу: – щодо студентів, які рахуються в контингенті, але знаходяться в академвідпустці, – тип наказу «Надання академвідпустки»; – щодо студентів, які навчаються на екстернаті, – тип наказу «Переведення на курс, на й курс, вносити дані наказу про зарахування на навчання; – при початковому внесенні в ЄДЕБО даних щодо студентів старших курсів медичних ВНЗ додано можливість введення кодів спеціальностей згідно нормативних документів попередніх редакцій («Старі коди», були діючими під час зарахування студента. У разі аналогічної потреби за іншими спеціальностями – надсилайте офіційні звернення зоб рунтуванням необхідності додання (назви з ліцензій згідно попередніх редакцій документів не є підставою!). 184 – у випадку поновлення студента, який навчався в іншому навчальному закладі, що був ліквідований або знаходиться за кордоном (тобто ВНЗ відсутній в ЄДЕБО), у полі Код НЗ» проставляється «0». При виборі спеціальності (напряму) у вікні «Довнесення студента кодспеціальності (напряму) необхідно ввести у верхню строку та натиснути «Пошук» (у таблицю, що знаходиться нижче, вводяться дані для фільтрації знайденої інформації при її значному обсязі). ВАЖЛИВО! При переведенні чи поновленні студента з іншого навчального закладу в картку відповідного студента ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно внести академічну довідку в розділ «Документи». 2) Довнесення даних за наказами попередніх років Основною особливістю є необхідність вибору для створення наказу та внесення даних студента того навчального року, в якому виданий наказ. Запис щодо студента буде відображено у тому ж навчальному році. У разі видання наказу у наступному навчальному році запис щодо студента буде переміщено. 185 Кнопкою «Змінити» встановлено наступні можливості внесення змін параметрів навчання студентів: 1. Змінити ОКР – зміна освітньо-кваліфікаційного рівня (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни); 2. Змінити дату закінчення навчання Зазначте дату закінчення навчання студенту та натисніть «Застосувати»: 3. Змінити дату початку навчання Зазначте дату початку навчання студенту та натисніть «Застосувати»: 4. Змінити статус післядипломної освіти – встановіть/приберіть позначку, що зазначає студента, який здобуває післядипломну освіту (проходить перепідготовку), та натисніть «Застосувати». 186 5. Змінити курс – зміна курсу навчання студента (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни); 6. Змінити навчальний рік – зміна навчального року для студента (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни); 7. Змінити структурний підрозділ – зміна структурного підрозділу студенту, якщо він зазначений з помилкою або взагалі не був зазначений. Натисніть «+» та оберіть з переліку структурний підрозділ та натисніть кнопку «Застосувати»: 7.2.2. Студенти без груп На вкладці відкривається таблиця з переліком напрямів (спеціальностей), за якими є студенти, зараховані на навчання, але не розподілені до навчальних груп. 187 Призначення функціональних кнопок аналогічне описаному у попередній вкладці « Студенти за групами» за виключенням кнопки «Групи». Після розподілу студента до навчальної групи він зникає з цього списку та, відповідно, з’являється в обраній групі у вкладці « Студенти за групами». 7.2.3. Пошук студента Встановлено можливість здійснення пошукустудентів за їх ПІБ або його номером у базі. Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон там же, де й абітурієнт). 7.2.4. Іноземці У вкладці відображається перелік студентів-іноземців, які навчаються або навчались (були відраховані або закінчили навчання) в обраному навчальному році. Для відображення студентів-іноземців за відповідний навчальний рік оберіть його з випадаючого списку . Для експорту переліку студентів-іноземців в файл *.Xls натисніть кнопку 7.2.5. Всі У вкладці відображається перелік всіх студентів, які навчаються або навчались (були відраховані або закінчили навчання) в обраному навчальному році. 188 Для відображення студентів за відповідний навчальний рік оберіть його з випадаючого списку . Для експорту переліку студентів в файл *.Xls натисніть кнопку 189 7.3. Накази по студентах У цій вкладці навчальний заклад створює накази щодо зміни стану студентів протягом їх навчання у цьому закладі. Встановлено наступні типи наказів по студентах – відрахування студентів; – зміна джерела фінансування навчання (державне замовлення, кошти фізичних (юридичних) осіб); – переведення (зміна ОКР, форми навчання, факультету, групи, спеціальності тощо); – переведення на курс (щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі та перейшли на наступний курс – поновлення студента, який раніше навчався у цьомунавчальному закладі та був відрахований,поновлюють на навчання); – надання (продовження) академвідпустки, повернення з академвідпустки; – переведення (з іншого ВНЗ) (за згодою керівників обох навчальних закладів, з передачею особової справи); – поновлення (з іншого ВНЗ) (студента, який раніше навчався в іншомунавчальному закладі та був відрахований,поновлюють на навчання, він вступає з академдовідкою); не атестовані – для внесення студентів, які прослухали теоретичний курс навчання та не здали ДЕК (не були випущені з навчального закладу – продовження навчання для здачі ДЕК – подовження строку навчання до терміну роботи державної комісії із складання ДЕК студентам, які не складали ДЕК з поважної причини – закінчення навчання студентів в учбовому закладі та отримання ними дипломів; на зміну ПІБ – для зміни даних в особовій картці студента (завантажуються в базу копії трьох документів: наказу по ВНЗ (витяг з наказу, свідоцтво (документ, що є підставою 190 для змін), паспорту (1-3 сторінки). Після зміни ПІБ студенту навчальним закладам, в яких навчаються студенти, надходить повідомлення про зміни. – скасування – для анулювання запису щодо зарахування студента, що помилково з помилкою) включений до наказу про зарахування на навчання, який вже затверджений та верифікований, а також для скасування навчання студента, що був помилково введений до навчального закладу. – повторне навчання (надання, повернення) – можливість проходження студентом повторного курсу навчання; Звертаємо увагу при підготовці наказів на виконання вимог Закону України Про вищу освіту», Положення про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів вищих закладів освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України № 245 від 15.07.96 р, Положення про академічні відпустки та повторне навчання у вищих закладах освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України та Міністерства освіти України № 191/153 від 06.06.96 тощо. 1) Період Всі накази розміщені водному вікні (незалежно від навчального року. Для встановлення діапазону дат, за які виведені накази, натисніть «Період», оберіть початкову і кінцеву дати та натисніть «Застосувати». Навчальний рік, до якого відноситься наказ відображено у колонці «Рік». 191 Для більш швидкої роботи доцільно встановити невеликий період часу. 2) Додати Внесіть номер та дату наказу (або витягу з наказу, оберіть його тип та натисніть «Додати»: Позначка «Витяг» встановлюється при створенні в Єдиній базі витягу з відповідного наказу. Номери наказів та витягів можуть співпадати тільки за умови наявності відповідної позначки «Витяг» 3) Редагувати 4) Видалити 5) Оновити 6) Студенти У вікні відображається перелік студентів, «прикріплених» до створеного наказу. При цьому, кількість студентів, включених до наказу, повинна відповідати кількості студентів у наказі, завантаженому на верифікацію. 192 Для перенесення студента до іншого наказу вказаного типу натисніть Перенести Для додання до наказу студентів необхідно у вкладці «Студенти» вибрати особу та натиснути «Дії» – та вибрати необхідну дію: 1. Відрахування Оберіть дату відрахування студента з навчального закладу, причину відрахування студента та номер наказу, за яким це буде здійснено: 193 Причини відрахування: ВАЖЛИВО! Дата відрахування студента не може бути меншою ніж дата наказу (для прикладу, можна провести аналогію Кодекс законів про працю, Трудове право – особу можна звільнити тільки у день видачі трудової книжки. Наказ можна обрати зі створених (але не закритих для редагування) або додати новий: При встановленні причини відрахування «Закінчив теоретичний курс навчання та не атестований ДЕК студенти, що були відраховані з цієї причини, відображаються у вкладці «Відраховані». 194 2. Повторна атестація Студентам, яких необхідно допустити до здачі Державної атестації (поновити для здачі Державної атестації), необхідно вибрати дію «Державна атестація (повторно на вкладці «Відраховані». Студенти, які знаходяться у вкладці «Повторна атестація» (поновлені для здачі ДЕК, можуть бути відраховані або випущені з навчального закладу. 3. Зміна фінансування Оберіть дату, тип фінансування та номер наказу за яким це буде здійснено: Типи фінансування: Бюджет Контракт. 195 Наказ можна обрати зі створених (але не закритих для редагування) або додати новий: Звертаємо увагу на виконання вимог Положення про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів вищих закладів освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України № 245 від 15.07.96 р. 4. Переведення Для зміни параметрів навчання у межах навчального закладу (зміна ОКР, форми навчання, факультету, спеціальності тощо) натисніть «Переведення», заповніть всі поля у вікні, що відкриється, та натисніть «Застосувати». 5. Переведення, Поновлення (з іншого НЗ) Для переведення чи поновлення особи з іншого навчального закладу (особи, яка вже була внесена в ЄДЕБО) необхідно спочатку внести в картку студента академічну довідку, видану навчальним закладом, в якому навчалась особа. В поле Код НЗ» необхідно ввести код (номер в ЄДЕБО), що присвоєний навчальному закладу, з якого прийшов студент. Для введення інформації про освіту з іншого навчального закладу необхідно натиснути на «+» – відкривається вікно вибору, «–» – видалиться раніше внесена в поле інформація. Якщо навчальний заклад, з якого переводиться (поновлюється) студент, відсутній в ЄДЕБО (ліквідований, іноземний тощо), при заповненні даних в таблиці у полі Код навчального закладу, з якого переводиться студент вкажіть «0». Дозвіл на довнесення даних таких студентів до ЄДЕБО надається Міністерством освіти і науки України, після чого навчальному закладу адміністратором ЄДЕБО буде відкрито доступ до ЄДЕБО для 196 внесення зазначеної інформації, про що повідомляється за телефоном адміністратору навчального закладу. 6. Переведення на курс Застосовується для переведеннястудентів на наступний курс навчання (крім го. У полі «Навчальний рік» необхідно зазначити рік, в який будуть переведені студенти на наступний курс. 7. Продовження навчання для здачі ДЕК Для продовження строку навчання до наступного терміну роботи державної екзаменаційної комісії студентам, які не складали ДЕК з поважної причини, виділіть запис необхідного студента та оберіть дію «Продовження навчання для ДЕК. Післязаповнення всіх полів натисніть «Застосувати». 197 8. Поновлення Для поновлення студента до того ж навчального закладу, з якого він був відрахований раніше, необхідно знайти студента у вкладці «Відраховані» та обрати дію – «Поновлення». Спочатку необхідно внести вкартку студента академічну довідку. Заповніть всі поля та натисніть «Застосувати». 9. Академвідпустка Застосовується для оформлення надання студентам академвідпустки, її продовження та повернення з неї. |