Инструкция (обновленная). Програмний комплекс Єдина Державна Електронна База з питань Освіти (єдебо) інструкція webклієнту зміст про програму. Загальні положення 3 робота з єдебоклієнт
 Скачать 12.56 Mb.
|
|
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Додано можливість завантажувати фото студентів з власних систем У вікні «Студенти» також можна редагувати дані студентів, для яких створюється підтвердження замовлення дипломів. При натисненні кнопки з’явиться можливість корегування вказаної кваліфікації: 234 При натисненні кнопки можна додавати студентів за параметрами, вказаними в замовленні. Для додання відзнак студентам, для яких замовляється атестат про закінчення повної загальної середньої освіти, необхідно вибрати відповідне замовлення та натиснути кнопку «Студенти». Після чого необхідно обрати потрібного студента та натиснути кнопку «Редагувати». В формі, що з’явилась необхідно встановити позначку на відповідній відзнаці: 7) Друк Для друку (або збереження та подальшого редагування) виводяться форми: «Замовлення на виготовлення студентських квитків» або «Підтвердження замовлення на виготовлення дипломів». 235 236 8.1.2. Замовлення на виготовлення документів 1) Додати Для формування зведеної форми на замовлення студентських квитків від навчального закладу (лише для студентських квитків), а також експорту файлів з даними та фотографіями у верхній таблиці «Заяви для замовлення»поставте позначки у строках з списками, що будуть включені до зведеної форми (архіву), та натисніть на робочій панелі нижньої таблиці . За необхідності повторіть дії з іншими списками. 2) Знищити 3) Оновити 4) Друк ВАЖЛИВО! Для друку (або збереження та подальшого редагування) виводиться тільки форма «Підтвердження замовлення на виготовлення студентський квитків». 5) Експорт З бази експортуються файли з даними та фотографіями. В результаті експорту з ЄДЕБО даних для замовлення документів файли повністю готові для подальшого імпорту до програми Education. 237 Зберігається архів у форматі *.zip (приклад його вмісту): Для подальшого імпорту до програми Education файл архіву необхідно розархівувати. Детальну інформацію по роботі з програмою Е викладено у Посібнику користувача програмного забезпечення по створенню замовлення на виготовлення документів про освіту та студентських/учнівських квитків скачайте файл instruction_dp2000 за адресою osvita.net/download.php). Для пошуку студентів, які знаходяться в списках на видачу документів, необхідно натиснути кнопку та обрати параметри, за якими буде проводитись пошук: Після застосування пошуку за обраним параметром в таблиці виведуться всі списки видачі документів, в яких присутня необхідна персона. Для закриття панелі пошуку необхідно повторно натиснути кнопку «Пошук». 238 8.2. Видача документів Інформацію щодо видачі студентам документів про освіту (студентські/учнівські квитки, дипломи) необхідно обов'язково заповнити у вкладці «Видача документів». До визначеної форми внесіть серію та номер документа, інші дані для їх зберігання в Єдиній базі. У вкладці відкриється таблиця для внесення даних. Оберіть навчальний рік. 1) Додати Внесіть дані отриманих документів про освіту (студентських/учнівських квитків) до форми, що відкриється, для їх подальшої видачі. Спочатку оберіть Тип документа, дані щодо яких будуть вноситись: 239 для студентських/учнівських квитків заповніть ; для документів про освіту – заповніть Для пошуку студентів, для яких необхідно внести дані документів, оберіть Тип пошуку» та натисніть кнопку «Вибір»: Тип пошуку З замовлень на виготовлення» У переліку замовлень документів оберіть необхідний список зі студентами та натисніть «Застосувати»: У таблиці, що відкриється, відображені студенти, включені до замовлення на виготовлення документів. 240 У таблиці в поле «Документи» внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів та натисніть «Зберегти»: Попередження! Для збереження списку видачі документів про освіту наказ на закінчення навчання студентів, що присутні у списку, має бути верифікованим. Тип пошуку За параметрами навчання» У вікні, що відкриється, введіть відповідні параметри для пошуку студентів та натисніть «Застосувати»: 241 Стовбці таблиці мають наступне значення: – № навч. – номер запису про навчання студента, що вказаний в картці; – ПІБ – Народж. – дата народження студента; – Серія – серія виданого документа; – Номер – номер виданого документа – № у Жур. – порядковий номер студента в журналі видачі документів навчального закладу; – Д – документ не додається у картці студента (у випадку, якщо він вже внесений в картку); – В – документ з відзнакою; Сер бал – середній бал документа (полене обов’язкове для заповнення); – Інформація – параметри навчання студента, за якими видається документ Коментар – виводиться повідомлення щодо наявності незаповнених полів та інші попередження. У таблиці до стовбців поля Документ внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів, номер запису у журналі видачі документів навчального закладу та натисніть, за необхідності зазначте середній бал документа : 242 Увага! Поле «№ у Жур.» є обов’язковим для заповнення. Тип пошуку За ПІБ» Оберіть відповідний тип пошуку та натисніть на кнопку «Вибір». Внесіть дані до форми, що відкриється, та натисніть : У нижченаведеній формі виділіть строку з даними студента та натисніть «Застосувати»: Заповніть серію та номер документу про освіту та натисніть на «Зберегти» 243 Для автоматичного заповнення полів «Серія» та Номер для студентських/учнівських квитків збережіть сформований список студентів не зазначаючи ці дані. Зверніть увагу! Автоматичне заповнення даних студентського квитка буде доступним лише для тих записів, в яких ці поля залишились пустими. При цьому виводиться повідомлення про незаповнені поля. Закрийте виведене повідомлення та продовжуйте роботу зі списком. Натисніть кнопку «Заповнення» і дані студентських квитків будуть автоматично заповнені з бази документів. Натисніть кнопку «Зберегти» для збереження даних списку. 244 Дані документів про освіту на того чи іншого студента будуть збережені в Єдиній базі. Під час редагування списку студентів на видачу документів про освіту можна додавати або видаляти того чи іншого студента відповідними кнопками. Для перенесення документів студентів/учнів», дані про які в списку зазначаються з помилкою, в окремий список виданих документів оберіть запис в якому присутні помилки та натисніть кнопку Перенести Створіть або оберіть з переліку запис про видані документи та натисніть кнопку «Застосувати» після чого студенти/учні будуть перенесені в обраний список. Зверніть увагу!. Студенти/учні обраного запису будуть перенесені в список виданих докмуентів, який створено з типом пошуку За ПІБ студента (учня)». Кількість студентів/учнів з помилкою в обраному записі має бути меншою, ніж вся кількість осіб запису, інакше базою буде виведено повідомлення:. інакше буде виведено повідомлення: 245 – Тільки після збереження документів в Єдиній базі, для зручності, є можливість експортувати даний список студентів у формат Xls натиснувши Після відкриття файлу у формат Xls з даними студентів можливо редагувати тільки серію та номер документу про освіту. Всі інші дані не редагуються. Після заповнення серії та номерів документів про освіту даний файл можливо імпортувати в Єдину базу натиснувши кнопку Увага! Неможливо імпортувати файлу форматі Xls, в який були вписані всі дані про студентів самостійно, а саме без експорту даних з Єдиної бази. 2) Додаткові дії 1. Автоматичне перенесення усіх помилок Для перенесення документів студентів, дані про які в списку зазначаються з помилкою, в окремий список виданих документів оберіть запис в якому присутні помилки та натисніть кнопку «Автоматичне перенесення усіх помилок» 246 Створіть або оберіть з переліку запис про видані документи та натисніть кнопку «Застосувати» після чого студенти/учні будуть перенесені в обраний список. Зверніть увагу!. Студенти/учні обраного запису будуть перенесені в список виданих докмуентів, який створено з типом пошуку За ПІБ студента (учня)». Кількість студентів/учнів з помилкою в обраному записі має бути меншою, ніж вся кількість осіб запису, інакше базою буде виведено повідомлення:. інакше буде виведено повідомлення: 2. Редагування дати документа Зміна дати видачі / дати дії документу здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни. У вікні відредагуйте дату та натисніть кнопку «Застосувати»: 3. Xls 4. Редагувати навчальний рік Зміна навчального року здійснюється адміністратором навчального закладу. Зміна проводиться у тому випадку, якщо список виданих документів створений в помилковому навчальному році. Наприклад, документи видані в 2012/2013 навчальному році, а список сформовано в 2013/2014 навчальному році. Для зміни навчального року оберіть (виділіть помаранчевим кольором) список виданих документів та натисніть кнопку «Додаткові дії» / Редагувати навчальний рік оберіть навчальний рік, в який буде перенесено список та натисніть кнопку «Застосувати»: 247 3) Пошук Для пошуку студентів, які знаходяться в списках на видачу документів, необхідно натиснути кнопку та обрати параметри, за якими буде проводитись пошук: Після застосування пошуку за обраним параметром в таблиці виведуться всі списки видачі документів, в яких присутня необхідна персона. Для закриття панелі пошуку необхідно повторно натиснути кнопку «Пошук». 4) Друк Для друку витягу з журналу реєстрації оберіть запис та натиснуть кнопку «Друк». На верифікацію завантажується файл, роздрукований з Єдиної бази, підписаний керівником навчального закладу. Нижче вказується дата підпису витягу керівником. 248 249 9. АНУЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ Модуль «Анулювання документів» призначений для блокування в Єдиній базі документів, виданих навчальним закладом (документи про освіту, студентські/учнівські квитки. Блокування необхідне для документів, які виготовлені з помилкою або втрачені. За потреби замовляється дублікат документа. Про анулювання документа зазначається в офіційному документі навчального закладу наказ, розпорядження тощо) та оформляється відповідний запис у Журналі видачі документів. Блокування в Єдиній базі студентських / учнівських квитків з інших причин (відрахування студента, надання академічної відпустки, переведення студента з денної форми навчання на іншу, зміна ПІБ, закінчення навчання) планується здійснювати автоматично (після верифікації наказу, яким особі встановлений відповідний статус. Поки зазначена функція не реалізована, навчальний заклад проводить дію в модулі «Анулювання документів». 1. Додати, Редагувати Натисніть кнопку «Додати» для створення списку студентів (учнів), яким дані щодо отриманих документів про освіту, студентських/учнівських квитків будуть анульовані (заблоковані в картці). 250 1) Зазначте параметри заявки на ануляцію – дату та номер офіційного документа навчального закладу. 2) Оберіть з переліку тип документа, що буде анульовано: Для вибору осіб натисніть кнопку «Додати»: В полі пошуку зазначте ПІБ особи або номер документа, який буде анульовано, та натисніть кнопку : З переліку оберіть причину анулювання документа 251 Оберіть (виділіть помаранчевим кольором) особу та натисніть кнопку «Вибрати»: Кнопками «Додати» та «Видалити» можете відповідно додавати/видаляти осіб в список. Для зміни причини анулювання натисніть кнопку «Змінити причину»,оберіть причину та натисніть кнопку «Застосувати»: Після закінчення формування списку осіб, яким необхідно анулювати документ, натисніть кнопку «Застосувати». 252 2. Верифікація Документ буде заблоковано в картці особи після верифікації створеної заявки. Оберіть (виділіть помаранчевим кольором) запис та натисніть кнопку «Додати сторінки». На верифікацію завантажується сканована копія документа, що є підставою для ануляції. В картці особи анульований (заблокований) документ буде виділено сірим кольором та матиме наступний вигляд: 253 10. ПОШУК ДОКУМЕНТІВ Модуль розроблено для перевірки дійсності документів про освіту. Для виконання перевірки документів: 1. Оберіть тип документа У відповідних полях зазначте серію та номер документа після чого натисніть кнопку Пошук. 254 В полі Результат пошуку» виводиться інформація про володільця документу (ПІБ, дата народження, ким і коли видано документ) та решта даних про документ. При відсутності документів в ЄДЕБО зверніться до регіонального центру, в якому виготовлялись документи. 255 11. НОВИНИ В цій вкладці Ви завжди можете отримати актуальну інформацію від ЄДЕБО. 256 12. ПОШУК ПЕРСОН Пошук персон здійснюється: за номером документа або маска ПІБ, або GUID * персони (атестат, диплом, тощо); за ідентифікатором (кодом) заяви за ідентифікатором (кодом) навчання особи за ідентифікатором (кодом) історії навчання; за ідентифікатором (кодом) особи. * GUID (Globally Unique Identifier) є статистично унікальний 128-бітний ідентифікатор. Його головна особливість — унікальність, яка дозволяє уникнути конфліктів, що визиваються співпадінням ідентифікаторів. Наприклад, запит для пошуку персони: за номером сертифікату ЗНО (атестату) – 1234567; за ПІБ – Петренко Іван Васильович. Якщо Вине знаєте повні дані персони або не впевнені у правильності їх написання, можна здійснити пошук за частковими даними з використанням %_% (наприклад, за прізвищем – %Петренко%). Якщо персону не знайдено, це означає, що інформацію щодо особи, яку Ви шукаєте, не внесено до ЄДЕБО. В особовій картці знайденої персони відображено: – основні дані; – документи, що внесено адресу – контактні дані. Нижче інформацію розподілено на 4 вкладки в залежності від статусу осіб: 257 12.1. Абітурієнт 1) Заяви, подані вступником Адміністратору навчального закладу надано права щодо: – редагування даних в особовій картці персони: основні дані (крім прізвищ, внесених автоматично, документи (крім атестатів, до яких вже прикріплено заяви, інші дані. У разі помилкового прикріплення сертифікату ЗНО до персони, внесенні помилкової інформації щодо атестату про повну загальну середню освіту вступника навчальному закладу необхідно надати до служби підтримки (на ел.пошту reg@inforesurs.gov.ua) дані щодо персони (ПІБ, сертифікат ЗНО, атестат з додатком, паспорт тощо) для виправлення помилки. При повному співпадінні серії та номеру документів (паспорт, свідоцтво тощо) навчальному закладу необхідно направити до служби підтримки лист з описом проблеми та сканкопіями документів для прийняття рішення. – зміни статусів заяви (за рішенням приймальної комісії) в особовій картці персони або безпосередньо в заяві: ВІДМОВА на ДОПУЩЕНО, ДОПУЩЕНО (або ВІДМОВА) на СКАСОВАНО – за умови, що було виявлено технічну помилку з провини навчального закладу (при цьому у разі статусу СКАСОВАНО спроба вступнику не зараховується). Зміну статусу СКАСОВАНО на інший не передбачено (за необхідності заява створюється повторно. 258 У разі помилкового надання статусу «Відхилено», адміністратору навчального закладу надано можливість повторно встановлювати заяві статус Допущено. Після оновлення дані вступника знов з’являться в «хвилі». При цьому слід пам’ятати, що, з метою запобігання зловживанням, в ЄДЕБО зберігається інформація щодо користувача, який вніс дані, здійснив відповідні зміни! В «Історії зміни статусів» заявок (у цьому розділі, а також у вкладці Заяви) виводиться інформація щодо ПІБ та посад користувачів, які змінювали статуси. Для внесення до особової картки вступника даних щодо документу, якого немає в базі, в розділі «Документи» натисніть «Додати», оберіть необхідний тип документу та внесіть інформацію. У випадку, якщо студент/абітурієнт втратив один із документів, зазначених в картці, його можна |