Руководство по аутсорсингу Lignes directrices relatives l'exteriorisation
Скачать 1.54 Mb.
|
Клиент Сустав ПоставщикДиаграмма А.1 — Комитеты по вопросам управления и структура заседанийДисциплина встреч важна для поддержания своевременной, продуктивной и конструктивной дискуссии. Каждое совещание должно проводиться на основе наглядной и добровольной приверженности друг другу с четко определенными обязанностями и правами на принятие решений для обеспечения надлежащего расширения прав и возможностей отдельных лиц и их партнеров. На периодических совещаниях должны отражаться приоритеты и цели деловых кругов, а все невыполненные действия и решения должны быть четко определены и зарегистрированы. 54 © ISO 2014 – Все права защищены ИСО 37500:2014(Э) Приложение В (познавательно) Контрольный список потенциальных рисков аутсорсинга для каждого этапа --`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`--- Общее Частью оценки организационных последствий аутсорсинга (см. 6.4) является выявление, ассисирование иотслеживание возможных рисков и разработка контрмер для смягчения их негативного воздействия (см. таблицу В.1). Каждый риск должен быть оценен и сопоставлен с аппетитом к риску. ПРИМЕЧАНИЕ Для получения дополнительной информации о процессах управления рисками см. ISO 31000. © ISO 2014 – Все права защищены 55 ИСО 37500:2014(Э) Таблица В.1 — Перечень потенциальных рисков, связанных с привлечением внешних подрядчиков, в разбивке по этапам
Таблица В.2 может быть полезна для администрирования рисков , отслеживания рисков или регистрации рисков . 5 6--',,,,,,,,''',,,,©',''I,,'S,'O','2'-'0-',1,',4,','A-l l ri g HTS Reserved ИСО 37500:2014(Э) Таблица В.2 — Перечень потенциальных рисков, связанных с аутсорсингом, в разбивке по этапам
ПРИМЕЧАНИЕ Вероятность возникновения и возможная серьезность оцениваются так, как если бы проект аутсорсинга был выполнен, например, не снижая риск, предполагая, что существует 40% -ная вероятность того , что проект аутсорсинга не начнется. Порядок действий после проведения оценки рисков Риски фазы 1 Эта первоначальная оценка риска должна быть проведена на этапе 1. Поэтому важно, чтобы в отношении рисков, влияющих на текущую фазу, как можно скорее были приняты контрмеры. Это делается для того, чтобы гарантировать качество результатов текущейфазы. Риски фазы 2, 3 и 4 На последующих этапах необходимо уточнить оценку риска и принять решения относительно соответствующих мер по смягчению последствий. --`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`--- ЗАМЕТКА Трекер рисков обновляется каждый раз, когда появляется новая информация, связанная с рисками. Для получения дополнительной информации на управление риском см. ИСО 31000. © ISO 2014 – Все права защищены 57 ИСО 37500:2014(Э) Приложение С (познавательно) Этап 1 Контрольный список для бизнес-кейса аутсорсинга Контрольный перечень, приведенный в таблице С.1, служит напоминанием о том, какие затраты/выгоды могут быть учтены в экономическом обосновании внешнего подряда. Это служит для анализа вклада каждого сценария в бизнес, функциональную стратегию и цели снабжения. Это не исчерпывающий контрольный список, и могут возникнуть дополнительные затраты и выгоды. |
Текущие услуги | Текущие уровни обслуживания |
Уровень удовлетворенности внутреннего клиента, для внутреннего клиента аутсорсера, например, отдела X | |
Уровень удовлетворенности внешних клиентов, внешний клиент организации | |
Текущие операционные расходы | |
Прямые: сотрудники, FTE | |
Прямые: активы, оборудование, техника, амортизация | |
Косвенные: будущие инвестиции | |
Косвенные: внутренние распределенные расходы | |
Переход | Уровни трансферного обслуживания |
Уровень удовлетворенности внутреннего клиента, для внутреннего клиента аутсорсера, например, отдела X | |
Уровень удовлетворенности внешних клиентов, внешний клиент организации | |
Стоимость трансфера | |
Внутренний/внешний персонал проекта | |
Затраты на оснастку | |
Затраты на подключение | |
Выходное пособие | |
Прочие расходы на реорганизацию | |
Другие качественные аспекты | |
Риск передачи | |
Риск сбоя обслуживания во время передачи | |
Будущие аутсорсинговые услуги или трансформированные услуги | Будущие инвестиции в инновации и преобразования, когда это применимо |
Будущие уровни обслуживания | |
Уровень удовлетворенности внутреннего клиента, для внутреннего клиента аутсорсера, например, отдела X | |
Уровень удовлетворенности внешних клиентов, внешний клиент организации | |
Будущие оперативные расходы | Постоянные и переменные затраты на предоставление внешних услуг , счет-фактура от поставщика |
Краткосрочные расходы на обслуживание | |
Удержание персонала/организация спроса и управление поставщиками | |
Эффекты от совместного развития бизнеса |
58 © ISO 2014 – Все права защищены
ИСО 37500:2014(Э)
Таблица С.1 (продолжение)
Другие качественные аспекты | Влияние на персонал, улучшение/снижение морального духа сотрудников, перевод сотрудников к поставщику, затраты на увольнение |
Правовые последствия, например, передача активов и интеллектуальной собственности | |
Уровень контроля | |
Риск сбоя в обслуживании | |
Резервные возможности в случае временного сбоя службы | |
Требования к возможностям выхода в случае длительного сбоя в обслуживании | |
Соответствие по зрелости организации для аутсорсинга | |
Зависимость между провайдером/принимающей организацией | |
Технологические инновации/риски | |
Позиционирование организации для приобретений | |
Получение новых компетенций через партнерство | |
Другие риски |
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
© ISO 2014 – Все права защищены 59
ИСО 37500:2014(Э)
Приложение D
(познавательно)
Этап 2 Типичные темы, включенные в контрольный список для request для информации
В таблице D.1 приведен контрольный перечень потенциально актуальных тем, которые могут быть включены в запрос о предоставлении информации. При выдаче запроса о предоставлении информации следует учитывать следующее:
анкета достаточно недвусмысленна, чтобы не допустить слишком большого количества вопросов;
запрашиваемая информация обращается к нужному уровню детализации: слишком мало деталей для клиента неэффективно, но слишком много деталей на этом этапе может отпугнуть потенциально хороших кандидатов;
готовность отвечать на вопросы (возможности, инструменты);
обмен информацией о вопросах и ответах со всеми возможными кандидатами (петля обратной связи);
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
несколько Вопросы ар родственный Кому конфиденциальный информация: этот следует быть держать в ум когда Спрашивать и ответы на такие вопросы и при оценке ответов; это может быть решено соглашением о неразглашении подписано соответствующим образом.
60 © ISO 2014 – Все права защищены
ИСО 37500:2014(Э)
Таблица D.1 — Просьба о включении информационных тем
Специфика компании | Размер |
Местоположение | |
Дата основания | |
Контактные данные для запроса предложений | |
Специфика сервиса | Объем бизнеса по запрашиваемым услугам |
Экспертиза и опыт в запрашиваемых услугах | |
Количество клиентов для конкретной услуги | |
Количество сотрудников | |
Эталонное тестирование | Сопоставимые референтные клиенты и отраслевой опыт |
Репутация провайдера | |
Удовлетворенность и лояльность | Степень удовлетворенности клиента и клиентоориентированный подход , связанный с конкретной услугой |
Скорость оборачиваемости клиентов | |
Споров | |
Количество досрочных спасений по портфелю | |
Качество возможностей | Наличие соответствующих сертификатов и квалификаций |
Возможности инфраструктуры | |
Возможности техники | |
Потенциал в области управления знаниями | |
Возможности в области управления качеством и эффективностью | |
Возможность соблюдения нормативных требований | |
Кадровый потенциал | |
Наличие квалифицированного персонала для запрашиваемых услуг | |
Согласие на детальный аудит клиента | |
Способность к рискам и соблюдению требований | Наличие лучших отраслевых практик |
Наличие соответствующих сертификатов и квалификаций | |
Наличие необходимых разрешений/выданных властями | |
Наличие кодекса поведения | |
Соответствуют ли услуги требованиям законодательства вашей страны (достаточный опыт)? | |
Платежеспособность и преемственность | Доказательства стабильности компании |
Ликвидность, эффективность и прибыльность сервисного кластера по запрашиваемой услуге |
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
© .ISO 2014 – Все Права защищены 61
ИСО 37500:2014(Э)
Приложение Е
(познавательно)
Этап 2 Контрольный перечень для запроса предложений
Запрос предложений должен обеспечивать сопоставимость предложений поставщиков вточной, объективной и структурированной форме. Анализ уникальных критериев отбора и взвешивания поступающего предложения должен быть определен и отражать критичность бизнеса, финансовые последствия и общую важность процесса предоставления услуг. Информациявысокого уровня о критериях отбора и взвешивании может быть изложена в запросе предложений.
Запрос предложений должен, по крайней мере, включать информацию, содержащуюся в таблице Е.1.
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
Стол Е.1 — Просьба для Пропосоль
Информация для провайдера | Объем и цель запроса |
Порядок и сроки запроса предложений и его контактные лица | |
Планируемый срок действия контракта | |
Информация, касающаяся передачи людских ресурсов, контрактов и активов | |
Особые правила закупок | |
Обязательная информация | Уточненная информация об ответах на запрос о предоставлении информации |
Предоставление персонала и имущества | |
Квалификационный профиль сотрудников | |
Структура управления и соответствия требованиям | |
Бизнес-стратегия | |
Соответствующие субподрядчики | |
Соглашение о неразглашении, если оно еще не согласовано во время запроса информации. | |
Запрашиваемые услуги на основе каталога услуг . | |
Проект генерального соглашения/общих условий . | |
Шаблон предложения, включая инструкции по заполнению формы. | |
Шаблон прайс-листа с инструкциями по заполнению формы. |
62 © ISO 2014 – Все права защищены
ИСО 37500:2014(Э)
Приложение F
(познавательно)
Этап 2 Примеры тем соглашения
Темы, перечисленные в таблице F.1, должны быть рассмотрены в соглашении об аутсорсинге. Этот список не является исчерпывающим, но предоставляется в качестве руководства для рассмотрения вопроса о том, что включить в соглашение.
Таблица F.1 — Примеры тем по вопросам сельского хозяйства
Услуги Уровни обслуживания Переход и трансформация Предоставление услуг по обеспечению непрерывности Соглашения о переходном периоде Перевод сотрудников и льготы Субподряд Проекты провайдеров Обучение по провайдерам Качество Развитие технологий Техническое обслуживание и модернизация технологий Обвинения Условия оплаты Налог Порядок приемки Обязанности клиента Оговорки о выходе | Временные рамки Вступайте в права и гарантии Интеллектуальная собственность Конфиденциальность и публичность Компенсация Страхование и ограничение ответственности Выход и последствия выхода Форс-мажорные обстоятельства Ревизия Эталонное тестирование Порядок изменения договора Защита данных и конфиденциальность данных Разрешение споров Уведомления и отказ от прав Посредничество Применимый суд Прочие юридические вопросы Тестирование Борьба со взяточничеством |
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
© ISO 2014 – Все права защищены 63
ИСО 37500:2014(Э)
Приложение G
(познавательно)
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
Фаза 3 Контрольный перечень из переход план
В таблице G.1 приведен перечень соответствующих тем, которые могут быть частью передачи услуг.
Таблица G.1 — Соответствующие термины для передачи услуг
Создайте проектную команду | Идентификация менеджера по переходу клиентов |
Определение менеджера по смене поставщика | |
Определение основной переходной команды | |
Определите профильных экспертов от клиента | |
Разработать матрицу ответственности для проектной команды | |
Назначение ролей и обязанностей проектной команде | |
Определение экспертов по управлению изменениями в составе переходной команды | |
Создание инфраструктуры доступа и ИТ-инфраструктуры на территории клиента для переходной группы | |
Создание аутсорсингового управления | Определение ключевых заинтересованных сторон для управления переходным периодом |
Разработайте матрицу ответственности | |
Назначение ролей и обязанностей группе управления переходом | |
Разработайте план коммуникации и эскалации | |
Проведение проверок управления переходным периодом | |
Определение ключевых рисков управления переходным периодом | |
Разработка планов по снижению рисков управления переходным периодом | |
Проверка и получение одобрения от группы управления переходом | |
Уточнение оперативных рамок и плана перехода | Проведение анализа пробелов по всем операционным структурам |
Доработка фреймворков по мере необходимости | |
Ознакомьтесь с планом перехода на предмет необходимых изменений | |
Получение подписи на пересмотренный план перехода | |
Разработка метрик и плана измерений | |
Разработка подробных планов перехода и определение ключевых этапов | |
Ролевая подгонка | Определите удержанную команду |
Разработайте план повторной выдачи значков , если это применимо | |
Определение менеджера по предоставлению услуг и основной группы доставки | |
Определите координатора поставщика в месте нахождения клиента, бизнес-менеджера на месте | |
План найма на предстоящие должности | |
Осуществление передачи знаний/людей, процессов и технологий | Проводите профсоюзные коммуникации, если это применимо |
Выполните план повторной выдачи бейджей , если это применимо |
64 © ISO 2014 – Все права защищены
ИСО 37500:2014(Э)
Таблица G.1 (продолжение)
Сорсинг и онбординг (рекрутинг) | Подтвердите количество ролей и ресурсов для найма |
Создание должностных инструкций | |
Доступ к каналам поиска поставщиков для поиска кандидатов | |
Профиль и шорт-лист кандидатов на собеседование | |
Запланируйте кандидатов на собеседование и оценку | |
Доработка кандидатов для подачи предложений | |
Рассылка писем с предложениями | |
Адаптация кандидатов | |
Поиск и адаптация завершены | |
Заготовка | Подать заявку |
Закупка оборудования в соответствии со спецификациями | |
Наладка оборудования | Конструкция и технические характеристики |
Получите подробное предложение по инфраструктуре | |
Одобрение покупки | |
Отгрузка и получение оборудования | |
Создание инфраструктуры | |
План передачи знаний | Создание плана передачи знаний |
Отправить план передачи знаний | |
Ознакомьтесь с планом передачи знаний и оставьте отзыв | |
Внесите необходимые изменения в план передачи знаний | |
Отправка и подписание плана передачи знаний | |
Развертывание передачи знаний | Обучение технологиям, обучение процессам |
Mid assessment - оценка уровня знаний | |
Обучение технологиям, обучение процессам | |
Итоговая оценка | |
Завершение передачи знаний | |
Оперативные рамки | Подготовка среды и инфраструктуры |
Распределяйте ресурсы в соответствии с возможностями и вводите задачи и обязанности | |
Реализуйте штатный план, график, план смены, если это применимо | |
Обучение и сертификация ресурсов | |
Внедрение политик, процедур и элементов управления, включая шаблоны | |
Планирование непрерывности бизнеса | Построение плана обеспечения непрерывности бизнеса в соответствии с согласованными требованиями |
Отправка плана обеспечения непрерывности бизнеса | |
Пересмотр плана обеспечения непрерывности бизнеса | |
Внесение изменений в план обеспечения непрерывности бизнеса | |
Повторная отправка плана обеспечения непрерывности бизнеса | |
Подписание плана обеспечения непрерывности бизнеса | |
Приобретение знаний Клиентские задачи | Делиться с провайдером всей необходимой и актуальной информацией, необходимой для эффективного выполнения функции процесса/бизнеса. |
Ознакомьтесь с планом приобретения знаний на месте | |
Подтвердите малый и средний бизнес для приобретения знаний и обеспечьте доступность | |
Обеспечьте наличие инфраструктуры, конференц-залов для получения знаний на месте | |
Предоставьте документ о том, что можно и чего нельзя делать для переходной команды. |
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
© ISO 2014 – Все права защищены 65
ИСО 37500:2014(Э)
Таблица G.1 (продолжение)
Задачи провайдера Логистика перехода | Окончательная доработка плана командировок команды (для перехода) |
Определите визовые требования, если это необходимо | |
Подача заявления на визу и ее обработка | |
Бронируйте авиабилеты | |
Бронируйте отели | |
План приобретения знаний на месте | Создание плана сбора знаний на месте |
Отправка плана приобретения знаний на месте | |
Внесите необходимые изменения в план сбора знаний на месте | |
Отправка и подписание плана сбора знаний на месте | |
Тренинг по предварительному приобретению знаний для переходной команды | |
Получение знаний на месте, включая документирование | Технологическое обучение, технологическое обучение и т.д. |
ПОДАЧКА | Создание соответствующей документации по СОП |
Отправка СОП | |
Ознакомьтесь с СОП и оставьте отзыв | |
Внесите необходимые изменения в СОП | |
Отправка и подписание СОП | |
Развернуть оперативные каркасные работы | Подготовка среды и инфраструктуры |
Распределяйте ресурсы в соответствии с возможностями и вводите задачи и обязанности | |
Реализуйте штатный план, график, план смены, если это применимо | |
Обучение и сертификация ресурсов | |
Внедрение политик, процедур и элементов управления, включая шаблоны | |
Тестирование возможностей предоставления услуг | Планирование тестовых мероприятий |
Назначение ресурсов для тестирования | |
Донесение графика тестирования до сведения всех заинтересованных сторон | |
Исполнение | Тестовая инфраструктура |
Тестовая рабочая среда | |
Проверка прав доступа пользователей, уровней доступа | |
Тестирование процедур коммуникации и эскалации | |
Вызов планов обеспечения непрерывности бизнеса | |
Проверьте навыки работы с людьми | |
Просмотр результатов теста | Сопоставление результатов теста |
Документирование результатов испытаний | |
Оценка результатов теста | |
Доложите об этом руководящему комитету и получите одобрение | |
Архивирование тестовых артефактов | |
Пилот | Проведение комплексных испытаний оборудования и людей |
Проведение пилотного проекта в соответствии с планом рампы | |
Мониторинг производительности | |
Получите голос клиента | |
Представление рекомендаций руководящему комитету | |
Получение подписей | |
Официальная передача |
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
СтолГ.2 Предоставляет a сводка из Документы для тем Передача От тем «Переход» Кому тем «Доставить значение» фаза.
66 © ISO 2014 – Все права защищены
ИСО 37500:2014(Э)
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
Спасибобл Г.2 — Сводка из Документы для тем Передача От тем «Переход» Кому тем «Доставить значение» фаза
Должен был иметь | Приятно иметь |
Все клиентские соглашения План перехода (актуальный) Реализованный процесс коммуникации и эскалации Предлагаемая структура группы доставки Результаты пилотного проекта с официальной передачей и подписанием поставки Базовый уровень производительности клиента и экономическое обоснование Подготовленный план и макет инфраструктуры Запланированная инфраструктура на случай непредвиденных обстоятельств вместе с идентифицированной командой/ ресурсы Согласованные клиентские результаты, сроки Открытые элементы , которые должны быть завершены в ценности доставки Штатное расписание и графики ПОДАЧКА Свяжите начальную документацию/руководство с работой Описание системы и карты процессов Описание ИТ-системы Схема рабочего процесса бизнес-процесса или система , где она применима Система управления качеством (план постоянного улучшения, план отбора проб, процесс калибровки, механизм обратной связи, корректирующие действия , предупреждающие действия) План производственного контроля Структура управления Система управления активами и знаниями | Инвентаризация систем Сведения о конфигурации Техническая эксплуатация и детали программ Глоссарий используемых терминов Руководство по техническому обслуживанию Технические руководства, учебные пособия и пособия, план обучения, учебная среда, сертификация инструкторов Методология оценки Анализ ресурсов План принятия и снижения рисков |
© ISO 2014 – Все права защищены 67
ИСО 37500:2014(Э)
Приложение Н
(познавательно)
Фаза 4 Пример процесса воронки инноваций
Характер любого конкретного соглашения об аутсорсинге должен определятьсястратегией клиента по работе с клиентами. Если краеугольным камнем стратегии поиска поставщиков (или конкретного соглашения об аутсорсинге) является ценность за счет инноваций или требуется долгосрочное партнерство, влияние на бизнес и затраты на переключение высоки, то и клиент , и поставщик должны четко понимать, каковы эти ценностные ожидания и какова их соответствующая роль в их реализации. Бизнес-стратегия должна меняться с течением времени, и процесс innovation должен быть обновлен, чтобы поддерживать актуальность и постоянно приносить пользу. Таким образом, процесс совместного управления должен давать директивы для инновационной воронки, согласовывая все с пересмотренными амбициями. Инновации в этих условиях считаются решающими для долгосрочного успеха и должны быть в состоянии адаптироваться к меняющимся требованиям рынка.
--`,,,,,,,,```,,,,`,,``,,,``,```-`-`,,`,,`,`,,`---
Характер отношений между клиентом и поставщиком должен отражать стремление к совместной работе и тем ожидаемый результат от такого способа работы. Стиль работы, который поощряет работу в качестве партнёрство есть существенный если традиционный Нормы ар Кому быть Оспаривается около тем исследование и эксплуатация инновационных идей. И клиент, и поставщик должны совместно согласовать свод руководящих принципов, которые четко описать принципы работы, обоснование и поведенческий менталитет, лежащий в основе сотрудничества работающий. Тем управление из тем нововведение воронка есть следовательно из Прекрасно важность Кому оба тем клиент и провайдер. Решения об инвестициях в инновации и стремлении к конкретным и жизнеспособным инновациям Возможности, как правило, должны быть совместными решениями, поскольку и клиент, и поставщик должны получать выгоду. Собственность из интеллектуальная собственность следует тоже быть Элемент тем Договор аутсорсинга.