Руководство пользователя по онлайнредактору таблиц Р7Офис 2 Интерфейс редактора
 Скачать 3.56 Mb.
|
|
1 Руководство пользователя по онлайн-редактору таблиц Р7-Офис 2 Интерфейс редактора В онлайн-редакторе электронных таблиц Р7-Офис используется вкладочный интерфейс, в котором команды редактирования сгруппированы во вкладки по функциональности. Окно онлайн-редактора электронных таблиц: Интерфейс редактора состоит из следующих основных элементов: 1. В Шапке редактора отображается логотип, вкладки меню, название электронной таблицы. В левой части Шапки редактора расположены кнопки Сохранить, Напечатать файл, Отменить и Повторить. В правой части Шапки редактора отображается имя пользователя и находятся следующие значки: · Открыть расположение файла, с помощью которого в онлайн- версии можно открыть в новой вкладке браузера папку модуля Документы, в которой сохранен файл. · Параметры представления, с помощью которого можно настраивать параметры представления и получать доступ к дополнительным параметрам редактора. · Управление правами доступа (доступно только в онлайн-версии), с помощью которого можно задать права доступа к электронным таблицам, сохраненным в облаке. 2. На Верхней панели инструментов отображается набор команд редактирования в зависимости от выбранной вкладки меню. В настоящее время доступны 3 следующие вкладки: Файл, Главная, Вставка, Макет, Сводная таблица, Совместная работа, Плагины. Опции Копировать и Вставить всегда доступны в левой части Верхней панели инструментов, независимо от выбранной вкладки. 3. Строка формул позволяет вводить и изменять формулы или значения в ячейках. В Строке формул отображается содержимое выделенной ячейки. 4. В Строке состояния, расположенной внизу окна редактора, находятся некоторые инструменты навигации: кнопки навигации по листам, ярлычки листов и кнопки масштаба. В Строке состояния также отображается количество отфильтрованных записей при применении фильтра или результаты автоматических вычислений при выделении нескольких ячеек, содержащих данные. 1. На Левой боковой панели находятся следующие значки: · - позволяет использовать инструмент поиска и замены, · - позволяет открыть панель Комментариев, · (доступно только в онлайн-версии) - позволяет открыть панель Чата. 5. Правая боковая панель позволяет настроить дополнительные параметры различных объектов. При выделении на рабочем листе определенного объекта активируется соответствующий значок на правой боковой панели. Нажмите на этот значок, чтобы развернуть правую боковую панель. 6. В Рабочей области вы можете просматривать содержимое электронной таблицы, вводить и редактировать данные. 7. Горизонтальная и вертикальная Полосы прокрутки позволяют прокручивать текущий лист вверх/вниз и влево/вправо. Для удобства вы можете скрыть некоторые элементы и снова отобразить их при необходимости. Вкладка Файл Вкладка Файл позволяет выполнить некоторые базовые операции с текущим файлом. 4 С помощью этой вкладки вы можете выполнить следующие действия: · сохранить текущий файл с помощью опции Сохранить (если отключена опция Автосохранение), скачать как (сохранить документ в выбранном формате на жестком диске компьютера), сохранить копию как (сохранить копию документа в выбранном формате на портале), распечатать файл или переименовать его, · создать новую таблицу или открыть недавно отредактированную, · просмотреть общие сведения об электронной таблице, · управлять правами доступа , · открыть дополнительные параметры редактора, · открыть в новой вкладке браузера папку модуля Документы, в которой сохранен файл. Вкладка Главная Вкладка Главная открывается по умолчанию при открытии электронной таблицы. Она позволяет форматировать ячейки и данные в них, применять фильтры, вставлять функции. Здесь также доступны некоторые другие опции, такие как цветовые схемы, функция Форматировать как шаблон таблицы и т.д. С помощью этой вкладки вы можете выполнить следующие действия: · задавать тип, размер, стиль и цвета шрифта, · выравнивать данные в ячейках, · добавлять границы ячеек и объединять ячейки, · вставлять функции и создавать именованные диапазоны, · выполнять сортировку и фильтрацию данных, 5 · изменять формат представления чисел, · добавлять или удалять ячейки, строки, столбцы, · копировать и очищать форматирование ячеек, · применять шаблон таблицы к выделенному диапазону ячеек. Вкладка Вставка Вкладка Вставка позволяет добавлять в электронную таблицу визуальные объекты и комментарии. С помощью этой вкладки вы можете выполнить следующие действия: · вставлять изображения, фигуры, текстовые поля и объекты Text Art, диаграммы, · вставлять комментарии и гиперссылки, · вставлять формулы. Вкладка Макет Вкладка Макет позволяет изменить внешний вид электронной таблицы: задать параметры страницы и определить расположение визуальных элементов. С помощью этой вкладки вы можете выполнить следующие действия: · настраивать поля, ориентацию, размер страницы, · задавать область печати, · выравнивать и располагать в определенном порядке объекты (изображения, диаграммы, фигуры). Вкладка Сводная таблица Примечание: эта возможность доступна только в онлайн-версии. Вкладка Сводная таблица позволяет изменить оформление существующей сводной таблицы. 6 С помощью этой вкладки вы можете выполнить следующие действия: · выделить всю сводную таблицу одним кликом, · выделить некоторые строки или столбцы, применив к ним особое форматирование, · выбрать один из готовых стилей таблиц. Вкладка Совместная работа Вкладка Совместная работа позволяет организовать совместную работу над электронной таблицей: предоставлять доступ к файлу, выбирать режим совместного редактирования, управлять комментариями. С помощью этой вкладки вы можете выполнить следующие действия: · задавать настройки совместного доступа, · переключаться между Строгим и Быстрым режимами совместного редактирования, · добавлять комментарии к электронной таблице, · открывать панель Чата. Вкладка Плагины Вкладка Плагины позволяет получить доступ к дополнительным возможностям редактирования, используя доступные сторонние компоненты. В настоящее время по умолчанию доступны следующие плагины: · Клипарт позволяет добавлять в электронную таблицу изображения из коллекции картинок, · Подсветка кода - позволяет подсвечивать синтаксис кода, выбирая нужный язык, стиль, цвет фона, · Фоторедактор позволяет редактировать изображения: обрезать, отражать, поворачивать их, рисовать линии и фигуры, добавлять иконки и текст, загружать маску и применять фильтры, такие как Оттенки серого, Инверсия, Сепия, Размытие, Резкость, Рельеф и другие, · Таблица символов позволяет вставлять в текст специальные символы, 7 · Синонимы - позволяет находить синонимы и антонимы какого-либо слова и заменять его на выбранный вариант, · Переводчик позволяет переводить выделенный текст на другие языки, · YouTube позволяет встраивать в электронную таблицу видео с YouTube. 8 Базовые операции Создание новой таблицы или открытие существующей Чтобы создать новую таблицу В онлайн-редакторе 1. нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, 2. выберите опцию Создать новую. Чтобы открыть недавно отредактированную таблицу В онлайн-редакторе 1. нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, 2. выберите опцию Открыть последние, 3. выберите нужную электронную таблицу из списка недавно отредактированных электронных таблиц. Если в ходе редактирования электронной таблицы требуется открыть еще один файл, можно вернуться к списку документов, нажав на значок Открыть расположение файла в правой части шапки редактора. Можно также перейти на вкладку Файл на верхней панели инструментов и выбрать опцию Открыть расположение файла. Вырезание / копирование / вставка данных Использование основных операций с буфером обмена Для вырезания, копирования и вставки данных в текущей электронной таблице используйте контекстное меню или соответствующие значки, доступные на любой вкладке верхней панели инструментов: · Вырезание - выделите данные и используйте опцию Вырезать, чтобы удалить выделенные данные и отправить их в буфер обмена компьютера. Вырезанные данные можно затем вставить в другое место этой же электронной таблицы. · Копирование - выделите данные, затем или используйте значок Копировать на верхней панели инструментов, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Копировать, чтобы отправить выделенные данные в 9 буфер обмена компьютера. Скопированные данные можно затем вставить в другое место этой же электронной таблицы. · Вставка - выберите место, затем или используйте значок Вставить на верхней панели инструментов, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт Вставить, чтобы вставить ранее скопированные или вырезанные данные из буфера обмена компьютера в текущей позиции курсора. Данные могут быть ранее скопированы из этой же электронной таблицы. В онлайн-версии для копирования данных из другой электронной таблицы или какой-то другой программы или вставки данных в них используются только сочетания клавиш: · сочетание клавиш Ctrl+X для вырезания; · сочетание клавиш Ctrl+C для копирования; · сочетание клавиш Ctrl+V для вставки. Примечание: вместо того, чтобы вырезать и вставлять данные на одном и том же рабочем листе, можно выделить нужную ячейку/диапазон ячеек, установить указатель мыши у границы выделения (при этом он будет выглядеть так: ) и перетащить выделение мышью в нужное место. Использование функции Специальная вставка После вставки скопированных данных рядом с правым нижним углом вставленной ячейки/диапазона ячеек появляется кнопка Специальная вставка . Нажмите на эту кнопку, чтобы выбрать нужный параметр вставки. При вставке ячейки/диапазона ячеек с отформатированными данными доступны следующие параметры: · Вставить - позволяет вставить все содержимое ячейки, включая форматирование данных. Эта опция выбрана по умолчанию. · Следующие опции можно использовать, если скопированные данные содержат формулы: o Вставить только формулу - позволяет вставить формулы, не вставляя форматирование данных. o Формула + формат чисел - позволяет вставить формулы вместе с форматированием, примененным к числам. o Формула + все форматирование - позволяет вставить формулы вместе со всем форматированием данных. o Формула без границ - позволяет вставить формулы вместе со всем форматированием данных, кроме границ ячеек. o Формула + ширина столбца - позволяет вставить формулы вместе со всем форматированием данных и установить ширину столбцов исходных ячеек для диапазона ячеек, в который вы вставляете данные. · Следующие опции позволяют вставить результат, возвращаемый скопированной формулой, не вставляя саму формулу: o Вставить только значение - позволяет вставить результаты формул, не вставляя форматирование данных. 10 o Значение + формат чисел - позволяет вставить результаты формул вместе с форматированием, примененным к числам. o Значение + все форматирование - позволяет вставить результаты формул вместе со всем форматированием данных. · Вставить только форматирование - позволяет вставить только форматирование ячеек, не вставляя содержимое ячеек. · Транспонировать - позволяет вставить данные, изменив столбцы на строки, а строки на столбцы. Эта опция доступна для обычных диапазонов данных, но не для форматированных таблиц. При вставке содержимого отдельной ячейки или текста в автофигурах доступны следующие параметры: · Исходное форматирование - позволяет сохранить исходное форматирование скопированных данных. · Форматирование конечных ячеек - позволяет применить форматирование, которое уже используется для ячейки/автофигуры, в которую вы вставляете данные. При вставке текста с разделителями, скопированного из файла .txt, доступны следующие параметры: Текст с разделителями может содержать несколько записей, где каждая запись соответствует одной табличной строке. Запись может включать в себя несколько текстовых значений, разделенных с помощью разделителей (таких как запятая, точка с запятой, двоеточие, табуляция, пробел или другой символ). Файл должен быть сохранен как простой текст в формате .txt. 11 · Сохранить только текст - позволяет вставить текстовые значения в один столбец, где содержимое каждой ячейки соответствует строке в исходном текстовом файле. · Использовать мастер импорта текста - позволяет открыть Мастер импорта текста, с помощью которого можно легко распределить текстовые значения на несколько столбцов, где каждое текстовое значение, отделенное разделителем, будет помещено в отдельной ячейке. Когда откроется окно Мастер импорта текста, из выпадающего списка Разделитель выберите разделитель текста, который используется в данных с разделителем. Данные, разделенные на столбцы, будут отображены в расположенном ниже поле Просмотр. Если вас устраивает результат, нажмите кнопку OK. Если вы вставили данные с разделителями из источника, который не является простым текстовым файлом (например, текст, скопированный с веб-страницы и т.д.), или если вы применили функцию Сохранить только текст, а теперь хотите распределить данные из одного столбца по нескольким столбцам, вы можете использовать опцию Текст по столбцам. Чтобы разделить данные на несколько столбцов: 1. Выделите нужную ячейку или столбец, содержащий данные с разделителями. 2. Нажмите кнопку Текст по столбцам на правой боковой панели. Откроется Мастер распределения текста по столбцам. 12 3. В выпадающем списке Разделитель выберите разделитель, который используется в данных с разделителем, просмотрите результат в расположенном ниже поле и нажмите кнопку OK. После этого каждое текстовое значение, отделенное разделителем, будет помещено в отдельной ячейке. Если в ячейках справа от столбца, который требуется разделить, содержатся какие-то данные, эти данные будут перезаписаны. Использование функции автозаполнения Для быстрого заполнения множества ячеек одними и теми же данными воспользуйтесь функцией Автозаполнение: 1. выберите ячейку/диапазон ячеек, содержащие нужные данные, 2. поместите указатель мыши рядом с маркером заполнения в правом нижнем углу ячейки. При этом указатель будет выглядеть как черный крест: 3. перетащите маркер заполнения по соседним ячейкам, которые вы хотите заполнить выбранными данными. Примечание: если вам нужно создать последовательный ряд цифр (например 1, 2, 3, 4...; 2, 4, 6, 8... и т.д.) или дат, можно ввести хотя бы два начальных значения и быстро продолжить ряд, выделив эти ячейки и перетащив мышью маркер заполнения. Заполнение ячеек в столбце текстовыми значениями Если столбец электронной таблицы содержит какие-то текстовые значения, можно легко заменить любое значение в этом столбце или заполнить следующую пустую ячейку, выбрав одно из уже существующих текстовых значений. Щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Выбрать из списка. 13 Выберите одно из доступных текстовых значений для замены текущего значения или заполнения пустой ячейки. Отмена / повтор действий Для выполнения операций отмены / повтора используйте соответствующие значки в левой части шапки редактора: · Отменить - используйте значок Отменить , чтобы отменить последнее выполненное действие. · Повторить - используйте значок Повторить , чтобы повторить последнее отмененное действие. Примечание: операции отмены / повтора можно также выполнить, используя cочетания клавиш Ctrl+Z и Ctrl+Y. Обратите внимание: при совместном редактировании электронной таблицы в Быстром режиме недоступна возможность Отменить/Повторить последнее действие. Сохранение и печать таблицы Сохранение По умолчанию онлайн-редактор электронных таблиц автоматически сохраняет файл каждые 2 секунды, когда вы работаете над ним, чтобы не допустить потери данных в случае непредвиденного закрытия программы. Если вы совместно редактируете файл в Быстром режиме, таймер запрашивает наличие изменений 25 раз в секунду и сохраняет их, если они были внесены. При совместном редактировании файла в Строгом режиме изменения автоматически сохраняются каждые 10 минут. При необходимости можно легко выбрать предпочтительный режим совместного редактирования или отключить функцию автоматического сохранения на странице Дополнительные параметры. Чтобы сохранить текущую электронную таблицу вручную в текущем формате и местоположении: · щелкните по значку Сохранить в левой части шапки редактора, или · используйте сочетание клавиш Ctrl+S, или 14 · нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов и выберите опцию Сохранить. Скачивание Чтобы в онлайн-версии скачать готовую электронную таблицу и сохранить ее на жестком диске компьютера, 1. нажмите на вкладку |