Руководство пользователя по онлайнредактору таблиц Р7Офис 2 Интерфейс редактора
 Скачать 3.56 Mb.
|
|
Удалить, а затем - Удалить строку/столбец. Совместное редактирование электронных таблиц Используя веб-версию редактора, вы можете работать над электронной таблицей совместно с другими пользователями. Эта возможность включает в себя следующее: · одновременный многопользовательский доступ к редактируемой электронной таблице · визуальная индикация ячеек, которые редактируются другими пользователями · мгновенное отображение изменений или синхронизация изменений одним нажатием кнопки · чат для обмена идеями по поводу отдельных частей электронной таблицы · комментарии, содержащие описание задачи или проблемы, которую необходимо решить Совместное редактирование В редакторе электронных таблиц можно выбрать один из двух доступных режимов совместного редактирования: · Быстрый используется по умолчанию, в нем изменения, вносимые другими пользователями, отображаются в реальном времени. 98 · Строгий режим позволяет скрывать изменения, внесенные другими пользователями, до тех пор, пока вы не нажмете значок Сохранить , чтобы сохранить ваши изменения и принять изменения, внесенные другими. Режим можно выбрать в Дополнительных настройках. Нужный режим также можно выбрать, используя значок Режим совместного редактирования на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов: Обратите внимание: при совместном редактировании электронной таблицы в Быстром режиме недоступна возможность Отменить/Повторить последнее действие. Когда электронную таблицу редактируют одновременно несколько пользователей в Строгом режиме, редактируемые ячейки, а также ярлычок листа, на котором находятся эти ячейки, помечаются пунктирными линиями разных цветов. При наведении курсора мыши на одну из редактируемых ячеек отображается имя того пользователя, который в данный момент ее редактирует. В Быстром режиме действия и имена участников совместного редактирования отображаются непосредственно в процессе редактирования. Количество пользователей, которые в данный момент работают над текущей электронной таблицей, отображается в правой части шапки редактора - . Чтобы увидеть, кто именно редактирует файл в настоящий момент, можно щелкнуть по этому значку или открыть панель Чата с полным списком пользователей. Если файл не просматривают или не редактируют другие пользователи, значок в шапке редактора будет выглядеть следующим образом: . C его помощью можно непосредственно из документа управлять пользователями, имеющими доступ к файлу: приглашать новых пользователей предоставляя им права на редактирование, просмотр или комментирование электронной таблицы, или запрещать доступ к файлу для некоторых пользователей. Нажмите на этот значок для управления доступом к файлу; это можно сделать и в отсутствие других пользователей, которые просматривают или совместно редактируют документ в настоящий момент, и при наличии других пользователей, когда значок выглядит 99 так: . Права доступа также можно задать, используя значок Совместный доступ на вкладке Совместная работа верхней панели инструментов. Как только один из пользователей сохранит свои изменения, нажав на значок , все остальные увидят в левом верхнем углу примечание, которое сообщает о наличии обновлений. Чтобы сохранить внесенные вами изменения и сделать их доступными для других пользователей, а также получить обновления, сохраненные другими пользователями, нажмите на значок в левом верхнем углу верхней панели инструментов. Чат Этот инструмент можно использовать для оперативного согласования процесса совместного редактирования, например, для того, чтобы договориться с другими участниками, кто и что должен делать, какой абзац вы собираетесь сейчас отредактировать и т.д. Сообщения в чате хранятся только в течение одной сессии. Для обсуждения содержания документа лучше использовать комментарии, которые хранятся до тех пор, пока вы не решите их удалить. Чтобы войти в чат и оставить сообщение для других пользователей: 1. нажмите на значок на левой боковой панели или переключитесь на вкладку Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку Чат, 2. введите текст в соответствующем поле ниже, 3. нажмите кнопку Отправить. Все сообщения, оставленные пользователями, будут отображаться на панели слева. Если есть новые сообщения, которые Вы еще не прочитали, значок чата будет выглядеть так - Чтобы закрыть панель с сообщениями чата, нажмите на значок на левой боковой панели или кнопку Чат на верхней панели инструментов еще раз. Комментарии Чтобы оставить комментарий: 1. выделите ячейку, в которой, по Вашему мнению, содержится какая-то ошибка или проблема, 2. переключитесь на вкладку Вставка или Совместная работа верхней панели инструментов и нажмите на кнопку Комментарий или используйте значок на левой боковой панели, чтобы открыть панель Комментарии, и нажмите на ссылку Добавить комментарий к документу или щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной ячейки и выберите в меню команду Добавить комментарий, 100 3. введите нужный текст, 4. нажмите кнопку Добавить. Комментарий появится на панели слева. В правом верхнем углу ячейки, к которой Вы добавили комментарий, появится оранжевый треугольник. Если требуется отключить эту функцию, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры... и снимите флажок Включить отображение комментариев в тексте. В этом случае ячейки, к которым добавлены комментарии, будут помечаться, только если Вы нажмете на значок . Для просмотра комментария щелкните по ячейке. Вы или любой другой пользователь можете ответить на добавленный комментарий, чтобы дать ответ на вопросы или отчитаться о проделанной работе. Для этого надо нажать на ссылку Добавить ответ. Вы можете управлять добавленными комментариями следующим образом: · отредактировать их, нажав значок · удалить их, нажав значок · закрыть обсуждение, нажав на значок , если задача или проблема, обозначенная в комментарии, решена; после этого обсуждение, которое Вы открыли своим комментарием, приобретет статус решенного. Чтобы вновь его открыть, нажмите на значок . Если Вы хотите скрыть решенные комментарии, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов, выберите опцию Дополнительные параметры... и снимите флажок Включить отображение решенных комментариев. В этом случае решенные комментарии будут подсвечиваться, только когда Вы нажмете на значок . Если Вы используете Строгий режим совместного редактирования, новые комментарии, добавленные другими пользователями, станут видимыми только после того, как Вы нажмете на значок в левом верхнем углу верхней панели инструментов. Чтобы закрыть панель с комментариями, нажмите на значок еще раз. Инструменты и настройки Просмотр сведений о файле Чтобы получить доступ к подробным сведениям о редактируемой электронной таблице, нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов и выберите опцию Сведения о таблице. Общие сведения Сведения о файле включают название электронной таблицы, приложение, в котором была создана электронная таблица, автора, размещение, дату создания. 101 Примечание: используя онлайн-редакторы, вы можете изменить название электронной таблицы непосредственно из интерфейса редактора. Для этого нажмите на вкладку Файл на верхней панели инструментов и выберите опцию Переименовать..., затем введите нужное Имя файла в новом открывшемся окне и нажмите кнопку OK. Сведения о правах доступа Используя веб-версию редактора, вы можете просматривать сведения о правах доступа к электронным таблицам, сохраненным в облаке. Примечание: эта опция недоступна для пользователей с правами доступа Только чтение. Чтобы предоставить доступ к этой электронной таблице по внешней ссылке или изменить права доступа, выберите опцию Права доступа... на левой боковой панели, затем нажмите на кнопку Изменить права доступа в разделе Люди, имеющие права. Чтобы закрыть панель Файл и вернуться к электронной таблице, выберите опцию Закрыть меню. Дополнительные параметры редактора электронных таблиц Вы можете изменить дополнительные параметры редактора электронных таблиц. Для перехода к ним откройте вкладку Файл на верхней панели инструментов и выберите опцию Дополнительные параметры.... Можно также нажать на значок Параметры представления в правой части шапки редактора и выбрать опцию Дополнительные параметры. В разделе Общие доступны следующие дополнительные параметры: · Отображение комментариев - используется для включения/отключения опции комментирования в реальном времени: o Включить отображение комментариев в тексте - если отключить эту функцию, ячейки, к которым добавлены комментарии, будут помечаться на листе, только когда Вы нажмете на значок Комментарии на левой боковой панели. o Включить отображение решенных комментариев - эта функция отключена по умолчанию, чтобы решенные комментарии были скрыты на листе. Просмотреть такие комментарии можно только при нажатии на значок Комментарии на левой боковой панели. Включите эту опцию, если требуется отображать решенные комментарии на листе. · Автосохранение - используется в онлайн-версии для включения/отключения опции автоматического сохранения изменений, внесенных при редактировании. 102 · Стиль ссылок - используется для включения/отключения стиля ссылок R1C1. По умолчанию эта опция отключена, и используется стиль ссылок A1. Когда используется стиль ссылок A1, столбцы обозначаются буквами, а строки - цифрами. Если выделить ячейку, расположенную в строке 3 и столбце 2, ее адрес, отображаемый в поле слева от строки формул, выглядит следующим образом: B3. Если включен стиль ссылок R1C1, и строки, и столбцы обозначаются числами. Если выделить ячейку на пересечении строки 3 и столбца 2, ее адрес будет выглядеть так: R3C2. Буква R указывает на номер строки, а буква C - на номер столбца. Если ссылаться на другие ячейки, используя стиль ссылок R1C1, ссылка на целевую ячейку формируется на базе расстояния от активной ячейки. Например, если выделить ячейку, расположенную в строке 5 и столбце 1, и ссылаться на ячейку в строке 3 и столбце 2, ссылка будет такой: R[-2]C[1]. Числа в квадратных скобках обозначают позицию ячейки, на которую дается ссылка, относительно позиции текущей ячейки, то есть, целевая ячейка находится на 2 строки выше и на 1 столбец правее от активной ячейки. Если выделить ячейку, расположенную в строке 1 и столбце 2, и ссылаться на ту же самую ячейку в строке 3 и столбце 2, ссылка будет такой: R[2]C, то есть целевая ячейка находится на 2 строки ниже активной ячейки и в том же самом столбце. · Режим совместного редактирования - используется для выбора способа отображения изменений, вносимых в ходе совместного редактирования: o По умолчанию выбран Быстрый режим, при котором пользователи, участвующие в совместном редактировании документа, будут видеть изменения в реальном времени, как только они внесены другими пользователями. o Если вы не хотите видеть изменения, вносимые другими пользователями, (чтобы они не мешали вам или по какой-то другой причине), выберите Строгий режим, и все изменения будут отображаться только 103 после того, как вы нажмете на значок Сохранить с оповещением о наличии изменений от других пользователей. · Стандартное значение масштаба - используется для установки стандартного значения масштаба путем его выбора из списка доступных вариантов от 50% до 200%. · Хинтинг шрифтов - используется для выбора типа отображения шрифта в редакторе электронных таблиц: o Выберите опцию Как Windows, если Вам нравится отображение шрифтов в операционной системе Windows, то есть с использованием хинтинга шрифтов Windows. o Выберите опцию Как OS X, если Вам нравится отображение шрифтов в операционной системе Mac, то есть вообще без хинтинга шрифтов. o Выберите опцию Собственный, если хотите, чтобы текст отображался с хинтингом, встроенным в файлы шрифтов. · Единица измерения - используется для определения единиц, которые должны использоваться для измерения параметров элементов, таких как ширина, высота, интервалы, поля и т.д. Можно выбрать опцию Сантиметр, Пункт или Дюйм. · Язык формул - используется для выбора языка отображения и ввода имен формул. · Региональные параметры - используется для выбора формата отображения денежных единиц и даты и времени по умолчанию. Чтобы сохранить внесенные изменения, нажмите кнопку Применить. Параметры представления и инструменты навигации В редакторе электронных таблиц доступен ряд инструментов для навигации, облегчающих просмотр и выделение ячеек в больших таблицах: настраиваемые панели, полосы прокрутки, кнопки навигации по листам, ярлычки листов и кнопки масштаба. Настройте параметры представления Чтобы настроить стандартные параметры представления и установить наиболее удобный режим работы с электронной таблицей, щелкните по значку Параметры представления в правой части шапки редактора и выберите, какие элементы интерфейса требуется скрыть или отобразить. Из выпадающего списка Параметры представления можно выбрать следующие опции: · Скрыть панель инструментов - скрывает верхнюю панель инструментов, которая содержит команды. Вкладки при этом остаются видимыми. Чтобы показать панель инструментов, когда эта опция включена, можно нажать на любую вкладку. Панель инструментов будет отображаться до тех пор, пока вы не щелкнете мышью где-либо за ее пределами. Чтобы отключить этот режим, нажмите значок Параметры представления и еще раз щелкните по опции Скрыть панель инструментов. Верхняя панель инструментов будет отображаться постоянно. 104 Примечание: можно также дважды щелкнуть по любой вкладке, чтобы скрыть верхнюю панель инструментов или отобразить ее снова. · Скрыть строку формул - скрывает панель, которая располагается под верхней панелью инструментов и используется для ввода и просмотра формул и их значений. Чтобы отобразить скрытую строку формул, щелкните по этой опции еще раз. · Скрыть заголовки - скрывает заголовки столбцов сверху и заголовки строк слева на рабочем листе. Чтобы отобразить скрытые заголовки, щелкните по этой опции еще раз. · Скрыть линии сетки - скрывает линии вокруг ячеек. Чтобы отобразить скрытые линии сетки, щелкните по этой опции еще раз. · Закрепить области - закрепляет все строки выше активной ячейки и все столбцы слева от нее таким образом, что они остаются видимыми при прокрутке электронной таблицы вправо или вниз. Чтобы снять закрепление областей, щелкните по этой опции еще раз или щелкните в любом месте рабочего листа правой кнопкой мыши и выберите пункт меню Снять закрепление областей. Правая боковая панель свернута по умолчанию. Чтобы ее развернуть, выделите любой объект (например, изображение, диаграмму, фигуру) и щелкните по значку вкладки, которая в данный момент активирована. Чтобы свернуть правую боковую панель, щелкните по этому значку еще раз. Можно также изменить размер открытой панели Комментарии или Чат путем простого перетаскивания: наведите курсор мыши на край левой боковой панели, чтобы курсор превратился в двунаправленную стрелку, и перетащите край панели вправо, чтобы увеличить ширину панели. Чтобы восстановить исходную ширину, перетащите край панели влево. Используйте инструменты навигации Для осуществления навигации по электронной таблице используйте следующие инструменты: Полосы прокрутки (внизу или справа) используются для прокручивания текущего листа вверх/вниз и влево/вправо. Для навигации по электронной таблице с помощью полос прокрутки: · нажимайте стрелки вверх/вниз или вправо/влево на полосах прокрутки; · перетаскивайте ползунок прокрутки; · щелкните в любой области слева/справа или выше/ниже ползунка на полосе прокрутки. Чтобы прокручивать электронную таблицу вверх или вниз, можно также использовать колесо прокрутки мыши. Кнопки Навигации по листам расположены в левом нижнем углу и используются для прокручивания списка листов вправо и влево и перемещения между ярлычками листов. · нажмите на кнопку Прокрутить до первого листа , чтобы прокрутить список листов текущей электронной таблицы до первого ярлычка листа; 105 · нажмите на кнопку Прокрутить список листов влево , чтобы прокрутить список листов текущей электронной таблицы влево; · нажмите на кнопку Прокрутить список листов вправо , чтобы прокрутить список листов текущей электронной таблицы вправо; · нажмите на кнопку Прокрутить до последнего листа , чтобы прокрутить список листов текущей электронной таблицы до последнего ярлычка листа; Можно активировать соответствующий лист, щелкнув по ярлычку листа внизу рядом с кнопками Навигации по листам. Кнопки Масштаб расположены в правом нижнем углу и используются для увеличения и уменьшения текущего листа. Чтобы изменить выбранное в текущий момент значение масштаба в процентах, щелкните по нему и выберите в списке один из доступных параметров масштабирования или используйте кнопки Увеличить или Уменьшить . Параметры масштаба доступны также из выпадающего списка |