Менеджмент2. Тема Основные понятия менеджмента Вопрос Понятие менеджмент
 Скачать 1.75 Mb.
|
|
Тема 5. Планирование деятельности организации Вопросы темы: 1. Понятие планирования. 2. Основные виды планирования. 3. Принципы эффективного планирования. Изучив тему занятия, вы будете: Знать: понятие «планирование»; понятие «миссия организации»; структуру типового плана организации; основные виды планов в организации; принципы эффективного планирования деятельности организации. Уметь: формулировать примеры целей деятельности организации (подразделения); разрабатывать простейший план работы подразделения; разрабатывать план личного развития. Полученные знания будут необходимы вам: при дальнейшем изучении дисциплины «Менеджмент»; при изучении дисциплины «Теория организации» и других специальных дисциплин; в вашей будущей профессиональной деятельности. Основные понятия: план; цель; ресурсы; стратегический, тактический и оперативный планы организации; миссия организации; принципы эффективного планирования. Вопрос 1. Понятие планирования. Если бы у меня было восемь часов, чтобы срубить дерево, шесть я бы потратил на затачивание топора. Авраам Линкольн Как вы помните из первой темы, планирование является начальным этапом процесса управления. Если менеджер не понимает целей деятельности организации или не знает, какие ресурсы и методы необходимы для их достижения, то он не может приступать к реализации других функций управления. Чтобы лучше понять сущность и содержание планирования, сначала определимся, что в менеджменте понимается под термином «цель».
Цели, которые ставит перед собой организация, должны удовлетворять определенным требованиям (рис. 27).  Рис. 27. Требования, предъявляемые к целям организации 1.Достижимость. Нет смысла ставить цели, если заведомо известно, что достичь их организации не удастся (например, из-за недостатка средств, опыта, особенностей внешнего окружения и т.п.). Объявление в компании о намерении реализовать такие цели только вызовет непонимание, нервозность в коллективе и убежденность сотрудников в том, что не все цели, о которых заявляет руководство, следует пытаться воплощать в жизнь. Разумеется, все это негативно скажется на будущем компании. 2.Конкретность и измеримость. Представьте себе, что генеральный директор компании заявил на совещании: «Мы в самом ближайшем будущем должны значительно повысить производительность труда и существенно увеличить объемы продаж нашей продукции». Что это? Цель? Нет, это больше похоже на мечту: «в самом ближайшем будущем… значительно повысить… существенно увеличить». Такие формулировки не имеют количественных измерений, а значит, они не конкретны. Достижима ли такая цель? Трудно сказать. Ведь под «самым ближайшим будущим» сотрудники компании могут понять, например, пять-шесть лет, а под «существенным увеличением объемов продаж» – всего один процент. Для того чтобы цель могла стать основой плана организации, она должна звучать примерно так: «В течение одного года мы должны вдвое увеличить производительность труда и на пятьдесят процентов – объем продаж нашей продукции». 3.Ориентация во времени. Собственно говоря, в предыдущем примере мы уже показали, что такое ориентированность целей во времени, когда сформулировали цель, начинающуюся со слов «в течение одного года…». Однако ориентация во времени – более сложное понятие, предполагающее, что все цели организации должны быть связаны друг с другом так, чтобы было возможным их последовательное достижение. Это требование напрямую связано со следующим. 4.Взаимоподдерживаемость. Другим словами, цели должны быть согласованными между собой. Достижение ближайших целей должно гарантировать возможность достижения последующих (более отдаленных) целей. Кроме того, при формировании системы целей компании надо понимать, что зачастую для выполнения целей одного подразделения необходимо, чтобы свои цели реализовали другие (смежные) подразделения. В противном случае может разрушиться вся система целей компании. Правильно построенная система взаимосвязанных, согласованных, ориентированных во времени целей называется «деревом целей» организации (рис. 28).  Рис. 28. «Дерево целей» организации Таким образом, процесс планирования деятельности организации можно определить следующим образом:
Другими словами, планирование – это процесс составления планов организации. Что же такое план?
В процессе планирования деятельности организации и ее подразделений менеджерам приходится составлять различные планы, однако при всем их разнообразии планы имеют общую структуру. Рассмотрим структуру типового плана (табл. 4). В некоторых планах могут присутствовать и другие элементы. Таблица 4. Структура типового плана
Изучите учебный пример плана (табл. 5). Таблица 5. Учебный пример: план закупки товара торговой фирмой
Часто для повышения удобства составления плана и контроля его исполнения, менеджеры пользуются специальными инструментами, например составляют т.н. диаграмму Гантта (рис. 29). Каждый заштрихованный прямоугольник диаграммы показывает, в течение какого периода времени должен выполняться данный пункт плана (этап работы), как этапы связаны между собой, какие из них должны выполняться параллельно и т.п.  Рис. 29. Пример диаграммы Гантта В любой организации составление планов – это очень ответственная процедура. В процессе планирования менеджмент компании решает сразу несколько важных задач: 1.Обоснование деятельности организации.Ставя перед собой цели и определяя пути развития компании, менеджмент фактически отвечает на вопросы: «Для чего создана компания?», «Чем она занимается?», «Что она хочет изменить в своей деятельности?» и «Как она собирается делать это?» и т.п. (рис. 30).  Рис. 30. Простейшая иллюстрация функции планирования 2.Обеспечение целенаправленного развитияорганизации в целом и отдельных структурных подразделений в частности. Как правило, менеджеры ставят такие цели, которые обеспечивают улучшение экономических характеристик и имиджа компании, укрепление ее конкурентной позиции, а значит – обеспечивают ее целенаправленное развитие. 3.Мотивация трудовой активности персонала. На первый взгляд может показаться, что эта задача не относится к планированию, т.к. речь в ней идет о другой функции менеджмента – мотивации. Однако в практической деятельности менеджмента все функции тесно связаны между собой, зависят друг от друга. Как же связано планирование с мотивацией? Дело в том, что, составляя планы, менеджеры указывают, за какой этап работы отвечает каждый сотрудник организации, к какому времени и с каким качеством он должен выполнить свои задачи и отчитаться перед руководством. Все это оказывает сильное мотивирующее воздействие на персонал организации. Чем точнее сотрудники понимают цели своей работы, свои права и обязанности, тем более они заинтересованы в эффективном и производительном труде.[13] 4.Основание для принятия управленческих решений. Как вы знаете, менеджерам постоянно приходится принимать управленческие решения. Иногда эти решения бывают экстренными, незапланированными. Но в хорошей организации большая часть решений заготовлена заранее. Это очень удобно и рационально, т.к. при наступлении определенного времени сотрудники уже знают, что и как им нужно делать. Поэтому планы можно рассматривать как своеобразные «сборники управленческих решений», ведь каждый пункт в них заранее продуман, принят и утвержден соответствующим руководителем. 5.Создание критериев для оценки и контроля результатов деятельности. Эта задача указывает на связь планирования с функцией контроля.[14] Менеджеры могут правильно контролировать работу организации только в том случае, если им известны критерии (иначе говоря – стандарты и нормы), описывающие желаемый результат. Хорошо составленный план содержит такие критерии и нормы, а значит – является основанием для эффективного контроля. Например, если в плане работы цеха записано, что к концу текущего месяца он должен изготовить пятьсот изделий, соответствующих техническим нормам и стандартам, то у менеджмента появляется основание требовать у начальника цеха объяснений или даже привлечь его к ответственности в случае невыполнения цехом этого требования. 6.Информационное обеспечение процессов управления. Планы составляются на различные периоды времени, они относятся к работе всей компании в целом и ее подразделений и даже отдельных сотрудников. Они охватывают все сферы деятельности организации, содержат в себе информацию обо всех имеющихся и будущих ресурсах. Все это позволяет рассматривать систему планов компании как своеобразную «базу данных» обо всех аспектах деятельности организации в каждый период времени. Такая база данных помогает менеджерам лучше понимать происходящие в организации события и прогнозировать их развитие. Прогнозирование – это еще одна функция менеджмента, с которой тесно связано планирование.
Строго говоря, без прогнозов невозможно составить качественный и, главное, – реалистичный план работы. Ведь при составлении некоторых планов менеджерам часто приходится опираться не на имеющуюся у них (фактическую) информацию о произошедших (или происходящих) событиях, а на предположения о возможности таких событий в будущем. Для этого руководителям приходится использовать различные методы получения т.н. прогнозных оценок. Прогнозные оценки необходимы для того, чтобы правильно выбрать стратегические цели развития организации. Как правило, прежде чем сформулировать стратегические цели, менеджмент проводит анализ состояния своей компании и ее внешнего окружения. Такой анализ часто называют SWOT-анализом. SWOT – это англоязычная аббревиатура (первые буквы слов) (рис. 31):  Рис. 31. SWOT-анализ компании
Одной из важнейших задач такого анализа является прогнозирование изменений, происходящих во внешней среде (иначе говоря – во внешнем окружении организации).
Внешнюю среду условно делят на: внешнюю среду прямого воздействия (микросреду, или среду делового окружения) и внешнюю среду косвенного воздействия (макросреду) (рис. 32).  Рис. 32. Внешняя среда организации Внешняя среда прямого воздействия – это набор таких факторов, которые непосредственно влияют на деятельность организации (рис. 33).  Рис. 33. Важнейшие факторы внешней среды прямого воздействия Примеры влияния государственных и муниципальных органов на деятельность коммерческих организаций: а) Федеральная налоговая служба: контроль и надзор за соблюдением законодательства РФ о налогах и сборах; регистрация учреждения, реорганизация и ликвидация юридических лиц и т.п. б) Государственная инспекция труда: государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. в) МЧС России: надзор за выполнением организациями и гражданами установленных требований по гражданской обороне и пожарной безопасности. г) Пенсионный фонд РФ: обеспечивает целевой сбор и аккумуляцию страховых взносов, контроль с участием налоговых органов за своевременным и полным поступлением страховых взносов. д) Фонд обязательного медицинского страхования: обязательное медицинское страхование работников с целью обеспечения конституционных прав граждан на получение бесплатной медицинской помощи, регистрация организаций в качестве страхователей. Внешняя среда косвенного воздействия – это набор факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на организацию, но могут сказаться на ее деятельности косвенно (через изменение факторов среды делового окружения) или с течением времени (рис. 34).  Рис. 34. Некоторые факторы внешней среды косвенного воздействия Вопрос 2. Основные виды планирования. Как вы помните, менеджмент формирует систему целей развития компании, одна из которых является самой главной, стратегической, отвечающей на вопрос: «Где мы хотим быть?». А это значит, что для определения путей достижения этих целей менеджерам приходится составлять систему планов. Иначе говоря, планы организации можно разделить на несколько уровней. Какими же бывают планы организации? Прежде всего, менеджмент и собственники компании формулируют т.н. миссию компании. На ее основе разрабатывается стратегический план развития компании. Затем формируются тактические планы, а на их основе – оперативные (текущие планы) (рис. 35). Рассмотрим эти виды планов подробнее.  Рис. 35. Уровни планирования деятельности организации Миссией организации принято называть представление собственников и менеджмента компании о ее предназначении, уникальности, социальной значимости и ценностях.
В миссии не принято указывать, что в качестве главной цели компания рассматривает получение прибыли. Прибыль необходима любой компании для нормальной работы и, например, выплаты дивидендов ее акционерам. Хорошо сформулированная миссия указывает, что для данной компании является ценным, что она дает своим клиентам, покупателям, чем она лучше других фирм. Часто в бизнесе употребляется слово «вижн» (от англ. vision – «зрение, предвидение»), оно указывает на перспективы развития компании, представление менеджмента о ее будущем. Познакомьтесь с формулировками миссий компаний (табл. 6). Какие из них вам понравились больше других? Почему? Таблица 6. Примеры формулировок миссий компаний (источники: официальные сайты компаний)
Стратегические планыотносятся ко всей организации в целом и рассчитаны на воплощение в долгосрочной перспективе – пять или более лет. Задачей стратегического планирования является обеспечение изменений внутри организации для ее адекватной реакции на изменения, происходящие во внешней среде. Формируя стратегический план, менеджмент компании тем самым пытается дать ответы на вопросы: «Что изменилось в нашем окружении?» и «Как нам следует измениться, чтобы стать лучшими?». Некоторые компании могут ставить стратегические цели на более отдаленные периоды времени (например, на десять и более лет). Однако в неблагоприятных экономических условиях период стратегического планирования может уменьшаться до одного-двух лет. Втактических планах указываются действия конкретных подразделений организации, обеспечивающие достижение стратегических целей. Тактические планы обычно рассчитаны на срок до 1 года. Успешное последовательное исполнение нескольких тактических планов обеспечивает претворение в жизнь стратегического плана компании. Воперативных (текущих) планахопределяются цели конкретных отделов и даже отдельных сотрудников организации на ближайшее полугодие или квартал (три месяца) с детализацией по месяцам и даже дням. Кроме того, в организациях могут реализовываться различные проекты, для них разрабатываются отдельные планы – планы проектов. Будешь увлекаться долгосрочным планированием – запустишь дела, будешь заниматься только текущей работой – упустишь стратегию. Распределить ограниченные временные, эмоциональные и интеллектуальные ресурсы между этими вещами – главное искусство руководителя. Игорь Пономарев Вопрос 3. Принципы эффективного планирования. Для того чтобы быть эффективным, планирование деятельности организации должно соответствовать ряду важных принципов (рис. 36):  Рис. 36. Принципы эффективного планирования 1. Принцип единства.Организация – это целостная система, поэтому ее составные части должны развиваться в едином направлении. Планы каждого подразделения должны быть связаны с планами всей организации. 2. Принцип участия.Каждый член организации становится участником плановой деятельности независимо от занимаемой должности. В процесс планирования должны вовлекаться все, кого он затрагивает.Планирование, основанное на принципе участия, называется «партисипативным». 3. Принцип непрерывности.Внешняя среда организации неопределенна и изменчива, поэтому компания должна корректировать и уточнять свои планы с учетом этих изменений. Процесс планирования должен осуществляться постоянно. 4. Принцип гибкости.В компании должна быть обеспечена возможность изменения планов при возникновении непредвиденных обстоятельств. 5. Принцип точности.Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая необходима для его правильного исполнения. Итак, вы познакомились с тем, как менеджеры осуществляют важнейшую функцию – планирование деятельности организации. Вопросы для самопроверки: 1. Что такое планирование? 2. Назовите основные элементы типового плана организации. 3. Что называют миссией организации? Приведите пример формулировки миссии. 4. Какие виды планов формируются в организациях? 5. Перечислите основные принципы эффективного планирования. |
